Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Sep 20, 2020 | Outils Numériques

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il est très difficile de savoir laquelle choisir pour son organisation quotidienne. Et il est même naturel, voire légitime de se demander : quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Cela est tout à fait normal, puisque le marché des applications de prise de notes est un marché très dynamique au point où les analyses des spécialistes prévoient qu’il devrait représenter 1,35 milliards de dollars d’ici 2026. Il y a donc de très grandes chances que chaque mois ou tous les 2 ou 3 mois, une nouvelle application arrive sur le marché. Ce qui ne facilite pas les choses, puisque la nouveauté est souvent attractive.

Dans un précédent article, je partagé une checklist de 6 critères qui me semblaient être les plus importants pour bien choisir son application de prise de notes. Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le faire.

Dans le paysage des applications de prise de notes, existe-t-il vraiment une application meilleure que les autres ? La vérité est que chaque outil est différent et chaque utilisateur également. Et si la bonne question était plutôt de se demander quelle est l’application de prise de notes la plus adaptée à mon fonctionnement ou encore à mon approche organisationnelle ?

Dans un de ses tweets récents, la blogueuse Anne-Laure Le Cunff, en s’inspirant d’une citation de l’écrivain George R. R. Martin (le créateur de Games of Thrones), propose une approche très pertinente en comparant 3 outils de prise de notes à savoir Notion, Roam Research et Evernote.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Selon elle, il existe 3 types de profils en matière d’utilisation des applications de prise de notes : les architectes, les jardiniers et les bibliothécaires. En poussant la réflexion plus loin dans le même sens qu’elle, j’identifie un quatrième profil plutôt hybride, qui est une combinaison des autres. Il peut ainsi être un archijardinier, un jardithécaire ou encore un archithécaire. Ce profil étant un mélange des autres, on appellera les personnes de cette catégorie, les chimistes. En effet, la chimie est par nature “la science des mélanges” puisqu’elle fait souvent appel à d’autres sciences (mathématiques, physique, biologie, etc.).

Dans la suite de cet article, nous verrons premièrement les caractéristiques de chaque profil et ensuite nous discuterons des outils adaptés à leur fonctionnement.

1. Comprendre chaque profil de prise de notes

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les architectes : les personnes ayant ce profil aiment conceptualiser leur travail, ont besoin structurer les choses et fonctionnent bien avec des modèles préétablis et réutilisables. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de structurer facilement leurs idées.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les jardiniers : les personnes ayant ce profil explorent souvent plusieurs idées en même temps, peuvent chercher les connexions entre les unes et les autres et veulent pouvoir suivre l’évolution de leurs idées jusqu’à la matérialisation des projets. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de suivre leurs idées tout au long de leur cycle de vie.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les bibliothécaires : les personnes ayant ce profil aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de bien effectuer le classement des informations et qui surtout les retrouver rapidement. 

Peut-être ne vous retrouvez-vous pas complètement dans une catégorie ou une autre ? La vérité est que nous pouvons changer de profil selon le type de projets sur lesquels nous travaillons. Nous pouvons donc être tour à tour architecte, jardinier ou librairie ou être une combinaison de plusieurs. Ce qui nous amène donc au profil hybride.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les chimistes : les personnes ayant ce profil sont généralement des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons. De la même manière que le vrai chimiste dans la vie réelle fait appel à plusieurs disciplines – mathématiques, biologie, physique, SVT, etc. – pour bien accomplir son travail, le profil de type chimiste en prise de notes n’utilise généralement pas un outil mais plusieurs.

Cette approche métaphorique n’est peut-être pas parfaite, mais comprenez simplement que son intérêt est de fixer un cadre de fonctionnement pour faciliter le choix des outils de prise de notes.

2. Les applications appropriées pour chaque profil de prise de notes

Il existe tellement d’applications sur le marché aujourd’hui qu’il serait tout simplement impossible de toutes les citer. Je prends donc le parti de n’en citer que trois pour chaque catégorie.

Les applications de prise de notes pour les profils de type architecte

Ce sont des applications construites avec un système de briques fonctionnelles qui peuvent être agencées les unes avec les autres – un peu à l’image des meubles IKEA ou encore des jouets LEGO – ou utilisées individuellement.

De manière générale, elles nécessitent un certain effort de réflexion et de prise de décision pour savoir comment traiter et organiser toutes les informations entrantes dont vous serez en possession. Autrement dit, quelle est la brique la plus appropriée pour recevoir ou gérer telle ou telle information ?

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus utilisés aujourd’hui :

Notion : c’est certainement l’outil le plus populaire dans cette catégorie. Dans l’écosystème des outils de productivité, c’est l’outil dont toutes les personnes influentes de la communauté parlent actuellement. Et à juste titre d’ailleurs ! C’est un outil tout en un qui permet de gérer des projets et des tâches, de gérer de la documentation, des processus et des workflows et de mettre en place des espaces collaboratifs pour favoriser le travail en équipe. Il propose un très grand nombre de modèles : pour l’organisation personnelle, les étudiants et les enseignants, le travail d’équipe, les designers, les ingénieurs, les RH, les startups, etc.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Nuclino : c’est un outil similaire à Notion dans la manière dont il est organisé. Il intègre en plus une dimension visuelle et met un focus dans la gestion des informations pour les équipes. En effet, il permet de centraliser à un seul endroit toute la documentation nécessaire au travail des équipes (processus, guides, modes opératoires, comptes rendus de réunions, etc.). L’outil propose également des modèles mais il en existe beaucoup moins que chez son concurrent Notion. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Coda : c’est un outil qui ne permet pas que de prendre des notes. Mais il combine les fonctionnalités des documents de traitement de texte avec celles des feuilles de calcul et peut également récupérer les informations auprès d’autres applications tierces, avec pour objectif ultime de rendre votre document aussi puissant qu’une application.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type jardinier

Contrairement aux applications des profils de type architecte qui donnent une structure avec les modèles qu’elles mettent à disposition, celles des profils de type jardinier ont la particularité d’être assez minimalistes et permettent de prendre des notes en faisant des liens avec d’autres notes déjà existantes. Ce qui permet donc de créer un réseau interconnecté de notes.

Elles offrent également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.  

Parmi les outils de ce type, ceux de la liste ci-dessous feront très bien l’affaire : 

Roam Research : c’est certainement l’application de référence de ce segment. Elle permet de prendre des notes de manière non linéaire, de faire de nombreux liens bidirectionnels et d’avoir également un graphe ou encore un visuel de vos connaissances mettant en évidence les différentes notes ayant des liens entre-elles.

Pour les personnes habituées aux outils de prise de notes “classiques”, l’interface peut être un peu déroutante. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez la personnaliser pour qu’elle vous ressemble.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Obsidian : similaire à Roam Research dans le fonctionnement, il permet également de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Par ailleurs, il propose des fonctionnalités annexes avec notamment de nombreux plugins qui vous permettront de personnaliser votre utilisation de l’outil. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

RemNote : c’est une application développée au Massachusetts Institute of Technology (MIT) et qui a été conçue surtout pour les étudiants. En plus des liens bidirectionnels qui peuvent être mis en place entre les notes, elle permet également de créer des flashcards à partir desdites notes, ce qui facilite les révisions. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type bibliothécaire

Pour les personnes du profil de type bibliothécaire, une application de prise de notes doit être dédiée principalement à l’écriture et avoir surtout des fonctionnalités pour faciliter la collecte d’informations et l’enrichissement et le formatage du texte. Il n’est pas utile de s’encombrer d’autres fonctionnalités qui ne sont pas véritablement au service de la fonction d’écriture. 

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus populaires : 

Evernote : c’est certainement l’application la plus populaire et la plus innovante aujourd’hui dans ce segment. Elle dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

OneNote : souvent comparée à Evernote, l’application OneNote a une logique un peu différente puisqu’elle se positionne comme un bloc-notes numérique. En effet, elle permet d’organiser votre contenu avec des bloc-notes qui comprennent des sections et des pages. Vous pouvez les combiner avec des éléments multimédias tels que des audios ou des vidéos. Avec votre doigt ou un stylet, vous pouvez faire des entrées d’informations manuscrites. L’application offre également un système de balises telles que “Important” ou “À faire” que vous pouvez utiliser sur certaines notes nécessitant des actions. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type chimiste

Les personnes de ce profil étant des personnes hybrides, elles feront donc appel à plusieurs outils en fonction de leurs besoins et des projets sur lesquels elles travaillent. 

Si vous vous reconnaissez dans le profil de type chimiste, il vous appartient de faire votre choix dans les différents outils cités dans les catégories précédentes.

On peut imaginer la combinaison suivante :

OneNote : pour la facilité de prise de notes et l’organisation rigoureuse de vos informations

Notion : pour sa flexibilité et la richesse des choses qu’elle peut vous permettre de faire

Obsidian : pour la richesse des plugins qu’elle propose et la personnalisation de votre utilisation 

Conclusion

Cet article nous permet de comprendre que se demander quelle est la meilleure application de prise de notes n’est pas la bonne approche pour effectuer son choix. Il faut plutôt s’interroger sur votre fonctionnement en matière d’organisation. 

Nous avons vu qu’il y a 4 profils en matière d’organisation :

1. Les architectes : ils aiment conceptualiser leur travail et ont besoin de structure et de modèles préétablis et réutilisables. Les outils qui leur conviennent sont des outils tels que Notion, Nuclino ou Coda.

2. Les jardiniers : ils explorent plusieurs idées en même temps, créent des connexions entre elles et aiment suivre leur évolution jusqu’à la matérialisation des projets. Les outils tels que Roam Research, Obsidian ou RemNote peuvent répondre à leurs attentes. 

3. Les bibliothécaires : ils aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Evernote, OneNote ou Bear sont des outils qui peuvent tout à fait les satisfaire.

4. Les chimistes : elles sont une combinaison des 3 autres profils. Ce sont en général des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons en testant de nouvelles choses. En fonction de leurs besoins, elles peuvent faire un choix parmi les applications mentionnées pour les autres profils.

Vous avez à présent toutes les informations utiles. Il ne vous reste plus qu’à identifier votre profil pour effectuer votre choix.

7 questions à se poser pour gérer efficacement son temps

Sep 9, 2020 | Gestion du temps

La gestion du temps est une notion qui préoccupe depuis toujours l’humanité. En effet, l’homme a toujours cherché et cherche d’ailleurs toujours des moyens pour gagner du temps et vivre mieux.

C’est ce qui a donné naissance à des inventions telles que :

  • la voiture (plus rapide que la marche à pieds)
  • le TGV (plus rapide que la voiture)
  • l’avion (plus rapide que le TGV)
  • le lave-vaisselle et le lave-linge (plus rapides et plus efficaces que les mains)
Dans notre monde moderne où les choses vont de plus en plus vite, nous devons plus que jamais gérer efficacement notre temps.

Dans son roman “Si c’était vrai”, Marc Lévy parle du temps sous forme de parabole, il compare CELUI qui nous offre ce temps à un banquier qui nous offrirait tous les matins une cagnotte de 86400 € dans laquelle nous pourrions puiser toute la journée, mais qui nous serait retirée chaque soir sans que nous puissions épargner un seul euro. Tout euro présent peut être dépensé, mais il est impossible d’en épargner un seul, et tous les jours, le banquier refait la même proposition. La seule inconnue est que le banquier peut un jour décider d’interrompre son offre sans prévenir.
Les 86400 euros représentent le nombre de secondes dont nous disposons durant une journée, soit 24×60×60 = 86400 secondes.

Cette parabole nous interpelle sur :
  • l’usage que nous faisons de notre temps
  • le fait que nous avons comme une mission à accomplir chaque jour avec ce temps disponible
  • le fait que notre séjour sur terre n’est pas éternel puisque le “banquier” peut arrêter à tout moment de nous fournir les 84600 euros
Dans cet article, je vais explorer 7 questions, qui de prime abord, paraissent évidentes mais elles vous permettront de mieux appréhender la gestion de votre temps.

1. Qu’est-ce que le temps ?

D’après le petit Larousse, le temps est “une notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les êtres”.

Vous êtes d’accord avec moi que cette définition ne nous aide pas beaucoup dans la compréhension du temps. Elle nous montre que le temps est une notion difficile à appréhender parce que en réalité, chaque personne a une vision et une perception différentes du temps.

A titre d’exemple, quand vous travaillez sur un sujet qui vous passionne, votre perception du temps n’est pas la même que lorsque vous travaillez sur un sujet qui ne nous passionne pas. En général, vous ne voyez pas le temps passer. Vous pouvez travailler jour et nuit, cela ne vous dérangera pas. Même si on ne vous paye pas, ce ne sera pas très grave.

Un autre exemple : quand vous êtes en vacances, votre rapport au temps n’est pas le même que lorsque vous êtes en activité. En général, les choses vont un peu au ralenti, vous êtes un peu plus flexible si les choses ne se passent pas comme prévu.

Il est important d’avoir conscience de ces spécificités dans la gestion de votre temps.

Même si nous avons des perceptions différentes vis à vis du temps et même si ces perceptions peuvent varier selon les contextes,  nous devons néanmoins être conscient de la vérité suivante  : le temps est irréversible et irremplaçable et doit donc être utilisé chaque jour comme si c’était le dernier parce que :
  • ce que vous avez l’opportunité de faire aujourd’hui et que vous reportez à demain par procrastination, rien ne vous garantit que vous le ferez demain ;
  • les 24 heures d’une journée ne peuvent pas être stockées, ni épargnées pour être utilisées plus tard ;
  • vous ne pouvez pas non plus les accélérer, les augmenter ou les ralentir.

Il est donc important de réaliser que le passé ne peut pas toujours se rattraper.

2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ?

La planification est une compétence ô combien importante pour bien gérer votre temps ! Planifier consiste à découper, organiser et positionner vos différentes activités dans un horizon temporellement défini. Cela vous permet d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire et de mieux gérer vos différents engagements.


Pour réussir votre planification, il faut développer l’habitude de visualiser complètement votre journée avant de la commencer. Autrement dit, à la fin de la journée, qu’est ce que vous aimeriez avoir accompli. Cette habitude, Stephen Covey l’appelle “begin with the end in mind” dans son livre “The 7 Habits of Highly Effective People” (Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent).


Pour planifier votre journée, c’est très simple. Vous pouvez utiliser soit un agenda papier, soit un agenda électronique. Moi j’utilise plutôt l’agenda électronique de mon smartphone. Mais en réalité, je l’utilise plus pour faire ma planification hebdomadaire (les grands objectifs de la semaine).

Pour ma planification journalière, je fais en général une liste de tâches à faire pour la journée. Pour cela, j’utilise l’application Todoist (disponible sur Android et Apple Store) qui est un excellent gestionnaire de tâches. Je l’ai connecté à ma boîte de réception Gmail et je peux transformer facilement des emails qui le requièrent en tâches à faire.

A la fin de la journée, vous prenez simplement votre liste et vous faites votre auto-évaluation sur votre productivité.

En matière d’outils, pour résumer j’utilise l’agenda électronique pour ma planification hebdomadaire et la liste de tâches pour ma planification journalière.

Exemple : J’ai un coaching prévu avec une cliente vendredi de 13h à 14h. Je le positionne dans mon agenda. Mais entre lundi et vendredi, je vais avoir des tâches de préparation de ce coaching. Ces tâches, je les note dans la liste journalière de tâches.

En matière de gestion du temps, si vous ne planifiez pas, vous allez souvent vous retrouver à improviser !

Si vous ne planifiez pas, vous risquez de faire passer les priorités des autres avant les vôtres.

Je termine cette question 2 par une petite question que je vous pose : êtes-vous un planificateur ou un improvisateur ? 

3. Qu’est-ce qu’une priorité ?

C’est le fait de considérer une tâche ou une activité plus importante que les autres au point de la faire passer en premier. Ainsi, savoir prioriser c’est être capable de faire la part des choses entre l’important et l’accessoire.

La priorité est une notion à la fois relative et subjective. Ce qui prioritaire pour vous ne le sera pas forcément pour les autres.

Mais comment faire pour savoir que telle tâche est prioritaire par rapport à telle autre tâche.

Pour le savoir il faut se poser 2 questions :

– l’exécution de cette activité vous rapproche t-elle de la réalisation de vos objectifs ?
 
– quel est l’impact de la non-exécution de cette tâche sur l’atteinte de vos objectifs ?

Exemple : un photographe débutant a eu un marché qui lui a rapporté 1000 euros. Son objectif aujourd’hui est d’augmenter son niveau en termes de techniques photographiques et de logiciels de montage. Mais son ordinateur est vieillissant. Avec ces 1000 euros, il hésite entre acheter un sac Channel à sa femme pour ses 30 ans (pour marquer le coup) et investir dans son travail en achetant un ordinateur pour augmenter la valeur ajoutée de son offre pour ses clients.

Dans cet exemple, il est évident que ce qui est vraiment prioritaire c’est d’investir dans la formation afin de devenir un meilleur photographe. Il pourra ainsi avoir des revenus plus conséquents à l’avenir et faire plaisir à sa femme. 

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4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?

Il existe une loi en gestion du temps qui s’appelle la loi de la procrastination créative. Cette loi nous dit ceci : “pour effectuer une tâche, il faut reporter une autre moins importante”.

Du coup face à 2 actions prioritaires, il faut définir la moins importante ou encore la moins prioritaire.

Pour le faire, il faut évaluer les conséquences futures de leur non-exécution sur l’atteinte de vos objectifs.
Celle dont les conséquences futures sont les moins négatives sera considérée comme la moins prioritaire.

Exemple : vous êtes auteur-compositeur et votre objectif est de sortir un CD
Parmi les différentes actions que vous avez à faire, les 2 suivantes sont prioritaires pour vous :
  • rédiger vos compositions pour faire une maquette
  • trouver un producteur qui financera la sortie de votre CD
    Évaluons les conséquences futures de la non-exécution des 2 actions :
    Action 1 : si je ne rédige pas mes compositions, il me sera difficile de faire une maquette et si je n’ai pas de maquette, cela ne sert à rien d’aller voir un producteur
    Action 2 : si je ne trouve pas un producteur, mon album ne pourra pas être financé.
Lorsqu’on compare les conséquences futures des 2 actions, celle qui est la moins prioritaire est l’action 2 parce que même si on trouve un producteur, on ne dispose pas de maquette à lui soumettre pour production. Donc pour le moment, il convient de se focaliser d’abord de se focaliser sur l’action 1.

5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ?

NON est l’un des mots les plus importants dans le monde de la gestion du temps car il vous fera gagner beaucoup de temps si vous savez l’utiliser.

Steve Jobs disait que “Décider de ce qu’on ne doit plus faire est aussi important que de décider quoi faire” 
Sa capacité à ne pas toujours faire comme les autres auraient aimé qu’il fasse a joué un rôle important dans la réussite actuelle de l’entreprise Apple.

Savoir dire NON au bon moment vous évite de vous faire voler votre temps en faisant des tâches qui ne vous rapportent rien ou très peu.


En matière de gestion du temps, vous devez à la fois vous gérer vous même et gérer également des paramètres extérieurs qui ne dépendent pas toujours de vous.

Parmi ce que j’appelle paramètres extérieurs, il y a votre entourage qui peut vous solliciter pour faire des tâches qui ne sont pas toujours prioritaires par rapport à vos objectifs personnels. Dans votre planification, il faut toujours intégrer une plage horaire pour gérer les imprévus car il y en aura toujours que vous le vouliez ou non. 

  • Si la sollicitation extérieure qui vous est faite rentre dans votre plage horaire de gestion des imprévus, vous pouvez dire OUI
  • Si non, vous devez dire NON. Si vous ne dites pas NON, cela peut affecter la gestion de vos priorités
Je sais qu’il n’est pas toujours facile de dire NON, parce que votre entourage peut penser que vous ne voulez pas les aider. Je sais également que face à certaines personnes, il vous est difficile de dire NON et si vous dites NON vous aurez tendance à culpabiliser.
Comment donc dire NON ? C’est l’objet de notre question 6.

6. Existe-il des techniques pour dire “NON” ?

Beaucoup de personnes ont du mal à dire non parce qu’elles ne veulent pas décevoir les personnes qui les entourent, que ce soit au travail ou dans la famille.
Oui il existe de nombreuses techniques pour dire NON. Je vais partager avec vous 2 d’entre elles que je trouve pertinentes :

  • L’offre de compromis : cette technique consiste à consentir à la demande de votre interlocuteur jusqu’à une certaine limite, ou bien à proposer une solution de rechange qui vous implique personnellement. Elle permet également de vous soulager lorsque vous sentez coupable de dire NON à quelqu’un.
Exemple :  votre grande sœur vous demande de garder son fils samedi après-midi jusqu’à 18h. Mais ce samedi vous avez un rendez-vous amoureux à 19h avec votre mari avec qui vous avez passé très peu de temps ces derniers temps. De plus, demain matin il va en voyage d’affaires. Le rendez-vous avec votre mari est donc plus que jamais prioritaire.

Problème 1 : quand votre sœur vous confie son fils Christophe, elle ne vient jamais le chercher à l’heure (elle a souvent 1h à 2h de retard) donc il y a des chances qu’elle vous mette en retard pour votre rendez-vous avec votre mari.

Problème 2 : la dernière fois que votre sœur vous a demandé de garder son fils, vous avez dit NON et vous l’avez très mal vécu après. C’est comme si vous ne vouliez pas l’aider.
Comment donc lui dire NON ? Je vous propose les 2 options suivantes :
– Option 1 : vous lui dites “OUI je veux bien garder ton fils mais j’insiste vraiment sur le fait que je ne peux pas le garder au-delà de 17h en raison d’un programme prévu de longue date avec mon mari “(vous dites 17h en tablant sur le fait que si elle arrive en retard, au pire elle sera là à 18h et ce sera toujours OK pour vous)
–> cette 1 ère solution vous permet de répondre dans une certaine mesure au besoin de votre sœur et de ne pas culpabiliser. 
– Option 2 : vous lui dites “je ne peux vraiment pas garder Christophe samedi, j’ai un programme prévu de longue date avec mon mari. Je sais que la dernière fois que tu m’as demandé de garder Christophe, je n’avais pas pu le faire. Je ne veux surtout pas que tu penses que je ne veux pas t’aider. Je te propose de faire garder Christophe par l’une de mes élèves de piano, c’est une excellente baby-sitter. C’est elle qui garde souvent les enfants de X et de Y. En plus pas besoin de la payer, je m’en occupe”
–> cette 2 ème solution vous permet de dire NON mais de résoudre le problème de votre soeur en lui trouvant une solution de rechange

  • Le disque rayé : cette technique consiste à répéter avec calme, clarté et fermeté ce que l’on veut ou ne veut pas. Elle réclame une certaine patience, de la persévérance, un peu de cran et de volonté.
    Il faut persévérer dans l’expression de votre opinion, de votre souhait ou de votre sentiment sans dévier du point de vue que vous voulez exposer et défendre. Cette technique permet de tenir bon et de ne pas reculer.
Exemple :  vous êtes une femme tranquillement installée à la terrasse d’un café, au soleil, en train de lire un livre passionnant en préparation d’un exposé la semaine prochaine. Un homme vous aborde et propose de vous offrir un verre. Vous n’avez vraiment pas envie, de plus vous n’êtes pas en avance sur la préparation de votre exposé. Comment dire NON ?
Je vous propose le dialogue suivant :
Vous : merci mais non, je suis en train de lire un livre important et je ne suis franchement pas disponible. Je n’ai pas le temps.
Lui : voyons mademoiselle, boire un verre ne vous fera pas perdre beaucoup de temps
Vous : merci, mais non, je ne veux pas interrompre la lecture de mon livre
Lui : vous n’êtes pas gentille
Vous : c’est possible
Lui : je ne suis pas un dragueur, c’est juste pour parler un peu
Vous : il y a d’autres personnes ici avec lesquelles vous pouvez parler, mais pas avec moi. Je vous prie de me laisser tranquille
Si vous vous adressez ainsi à la personne, il y a de fortes chances qu’elle vous laisse tranquille.

7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?

Pour pouvoir définir et bâtir votre stratégie de gestion du temps, vous pouvez procéder en 4 étapes :

Etape 1 : Faire un diagnostic de votre gestion du temps : il s’agit d’avoir un regard critique sur votre gestion actuelle de votre temps. Cela vous aidera à mieux vous connaître et à bien connaître l’usage que vous faites aujourd’hui de votre temps. Quels sont vos points faibles ? Quels sont vos points forts ? Quelles actions pouvez-vous mettre en oeuvre pour vous ajuster ?

Etape 2 : Se fixer des objectifs  : suite à votre diagnostic de gestion du temps, vous devez vous fixer des objectifs pour corriger vos défaillances. 

Exemple 1 :  si vous avez identifié comme défaillance, votre incapacité à dire NON face à des situations bien précises, vous devez vous définir comme objectif de dire NON à l’avenir face à ces situations.

Exemple 2 : si vous avez identifié comme défaillance, votre manque de planification, vous devez vous définir comme objectif de commencer à planifier vos journées. 

Etape 3 : Définir un plan d’action et identifier les ressources nécessaires : après avoir fixé vos différents objectifs, vous devez définir quelles actions mettre en oeuvre et quelles ressources utiliser pour atteindre ces objectifs que vous vous êtes fixés.

Exemple de ressources : lire un livre sur la gestion du temps, participer à une masterclass,  se faire coacher sur la gestion de son temps, etc.

Etape 4 : Suivre et évaluer votre plan d’action : se fixer des objectifs et définir un plan d’action ne sont pas suffisants. Il faut en faire un suivi périodique afin d’évaluer si les objectifs sont atteints ou non. Cela vous permettra de savoir si vos objectifs ne sont trop ambitieux ou bien si les ressources utilisées sont pertinentes.

Conclusion

Se poser des questions est un excellent moyen de progresser dans son apprentissage et d’améliorer notre manière de fonctionner. 

Dans cet article, nous avons passé en revue 7 questions qui je le crois vous ont donné une meilleure compréhension de la gestion de votre temps.

Pour synthétiser, voici les 7 questions auxquelles j’ai répondu :

1. Qu’est-ce que le temps ?

2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ? 

3. Qu’est-ce qu’une priorité ?

4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?

5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ? 

6. Existe-t-il des techniques pour dire “NON” ? 

7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?

Il vous appartient maintenant de mettre en pratique, dans votre gestion du temps, les clés partagées dans les réponses aux différentes questions.

Continuez d’apprendre à gérer efficacement votre temps avec les ressources suivantes : 

>>> La méthode JATO qui vous aidera à optimiser votre organisation personnelle et à bien gérer votre temps au quotidien.

>>> La méthode T.E.M.P.S expliquée dans mon premier livre.

6 critères pour bien choisir son application de prise de notes

Aug 14, 2020 | Outils Numériques

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il n’est pas toujours évident de faire un choix éclairé. Devrais-je plutôt utiliser Evernote, OneNote ou Bear ? Notion, Nuclino ou Slite ? Google Keep ou Simple Note ? Si vous vous posez ce genre de questions, soyez rassuré c’est tout à fait normal ! C’est ce qui arrive lorsqu’il y a de nombreux choix. Mais j’ai une bonne nouvelle pour vous, vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une application de prise de notes. J’en dénombre six qui me semblent les plus importants :

  • la facilité d’écriture
  • l’organisation des informations
  • la collecte d’informations
  • la recherche d’informations
  • le partage des informations
  • les fonctionnalités annexes

Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai des exemples en citant en particulier les outils Evernote, OneNote et Notion parce que ce sont les outils que je connais le mieux parmi les nombreux outils qui existent aujourd’hui sur le marché.

1. La facilité d’écriture

Le premier critère à regarder concerne les différentes possibilités offertes par l’outil pour prendre des notes. Plusieurs éléments sont à prendre en compte : le positionnement du contenu, les options d’enrichissement du texte, l’existence de modèles, l’utilisation de tableaux, etc.

1.1. Le positionnement du contenu : certaines applications permettent de prendre des notes uniquement de manière linéaire c’est à dire les unes après les autres. C’est notamment le cas de Evernote.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

A l’opposé, des applications comme OneNote offrent la possibilité de positionner les blocs de contenu de manière libre sur la note et d’écrire certaines informations côte à côte par exemple.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

Entre ces 2 possibilités, une application comme Notion permet de créer plusieurs colonnes dans la note et d’écrire ainsi des informations différentes dans chaque colonne.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

1.2. Les options d’enrichissement du texte : la plupart des outils proposent la possibilité de souligner, de mettre en gras ou en italiques, d’utiliser des couleurs différentes à l’intérieur du texte.

Les éléments différenciants qu’on peut noter au niveau des applications sont les niveaux de titres H1, H2, H3. Ils ne sont par exemple pas proposés par Evernote. Mais on les retrouve chez Notion ou encore chez OneNote.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

1.3. L’existence de modèles : dans une optique de gain de temps, il peut être intéressant d’utiliser des modèles pré-remplis. Evernote et OneNote en proposent. Mais des outils comme Notion ou Slite ont une base de données de modèles particulièrement fournie. Le seul petit bémol est que la plupart des modèles sont souvent en anglais.

Ci-dessous, quelques modèles proposés par Slite :

Comment choisir votre application de prise de notes ?

En plus d’utiliser les modèles existants, ces outils vous donnent également la possibilité de créer vos propres modèles.

Ci-dessous la catégorisation des modèles chez Evernote :

Comment choisir votre application de prise de notes ?

1.4. L’utilisation de tableaux : pour certaines prises de notes, vous pouvez avoir besoin d’utiliser des tableaux pour présenter des informations (par exemple le suivi des ventes d’un produit, l’état d’avancement d’un projet, etc.)

Les outils offrent 2 possibilités : des tableaux simples avec des informations statiques et des tableaux dynamiques avec des formules de calcul intégrées.

Si Evernote propose de simples tableaux, Notion est un véritable spécialiste des tableaux avec des formules de calcul, comme vous pouvez le voir ci-dessous avec un tableau de suivi commercial.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

OneNote permet également d’utiliser des tableaux dynamiques dans les notes mais pas directement. Cela se fait à travers l’intégration de feuilles Excel dans les notes. Ce qui implique donc la nécessité de double-cliquer sur la feuille Excel lorsqu’on souhaite faire des modifications.

 2. L’organisation des informations

Une fois que vos notes sont prises, il faut pouvoir les organiser et les classer. Il existe globalement 2 manières de le faire : premièrement en utilisant des dossiers, deuxièmement en utilisant des mots-clés.

L’organisation des notes étant très personnelle, il est difficile de dire quelle est la meilleure approche. Je vais néanmoins vous présenter en quoi consiste chacune des deux approches.

2.1. L’organisation en dossiers : cette approche consiste à créer des dossiers thématiques, ce qui vous permet de classer chaque note dans le bon dossier. C’est une manière très classique d’organiser les informations. C’est ce que nous faisons en général dans nos ordinateurs.

Cette approche est présente chez :

  • Evernote et le terme utilisé est carnet de notes : un carnet comporte une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai créé un carnet pour chacun des dix domaines majeurs de ma vie :

Comment choisir votre application de prises de notes ?
  • OneNote et le terme utilisé est section : une section comporte une ou plusieurs notes (encore appelées pages dans le langage OneNote). 

Comment choisir votre application de prise de notes
  • Notion et le terme utilisé est page : une page comprend une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, je vous montre la page “Notes & Drafts” dans laquelle il y a 3 notes. Je peux créer autant de pages que je veux, de ce type.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

2.2. L’organisation avec des mots-clés : dans cette approche, il n’y a pas plusieurs dossiers mais un dossier unique dans lequel toutes les notes sont regroupées. En revanche dans chaque note, vous allez utiliser des mots-clés en rapport avec la thématique abordée. L’intérêt des mots-clés est de vous permettre de faire des recherches plus tard dans votre base de données de notes.

Ce système de mots-clés est une spécificité de l’outil Evernote qui permet notamment d’utiliser des étiquettes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai quatre notes avec l’étiquette “Procrastination” qui sont dans le dossier global CLASSEMENT. Dans ce dossier global, se trouvent également d’autres notes avec des étiquettes différentes.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

Il existe aussi un système similaire chez Notion, le terme utilisé est tag. On peut ajouter un ou plusieurs tags dans une note.

Chez OneNote, il existe un système dit de balises, d’indicateurs ou de marqueurs visuels. Mais le fonctionnement n’est pas absolument pas le même. Alors que les étiquettes permettent d’effectuer le classement des notes dans Evernote, chez OneNote, les balises ne concernent pas la note elle-même mais son contenu et ce sont plutôt des indicateurs d’action. 

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3. La collecte d’informations

La manière de collecter les informations constitue également un critère important lorsqu’il faut choisir son outil de prise de notes.

Il existe globalement 3 manières de collecter rapidement les informations en utilisant un outil de prise de notes : en prenant des notes manuscrites, en prenant une photo, à travers un web clipper. 

3.1. Les notes manuscrites : une note manuscrite permet de dessiner ou d’écrire à la main avec votre doigt ou avec un stylet. Elle est bien pratique pour noter rapidement des informations importantes ou encore pour écrire ou dessiner directement dans une note. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée pour les ordinateurs ou les téléphones dotés d’un écran tactile.

Evernote et OneNote proposent cette fonctionnalité mais elle n’existe pas (encore) chez Notion. Vous pouvez voir ci-dessous les captures d’écran réalisées dans la version mobile de ces 2 applications, et qui montrent cette fonctionnalité.

Comment choisir votre application de prise de notes ?
Comment choisir votre application de prise de notes ?

 3.2. La prise de photos : cette fonctionnalité est bien pratique lorsque vous n’avez pas beaucoup de temps pour noter certaines informations. C’est notamment le cas lorsque vous participez à une réunion durant laquelle toutes les informations importantes sont notées sur un paper board. C’est tellement plus pratique de prendre la photo du paper board !

Cette fonctionnalité est proposée de manière “native” chez Evernote (icône de l’appareil photo sur l’image ci-dessus). Pour pouvoir faire la même chose côté OneNote, il faut en plus utiliser une autre application de Microsoft à savoir Office Lens. Du côté de Notion, cette fonctionnalité n’existe pas pour le moment.

3.3. L’utilisation du web clipper : le web clipper est une puissante fonctionnalité qui vous permet de capturer des informations lorsque vous naviguez sur Internet, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.

C’est l’une des fonctionnalités clés chez Evernote. Tous ses adeptes n’hésiteront pas à vous vanter ses mérites et à juste titre d’ailleurs, puisque le web clipper d’Evernote permet non seulement de capturer des pages sous plusieurs formats mais également d’annoter les informations importantes et de les partager.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

OneNote et Notion proposent également des web clippers. C’est dire à quel point cette fonctionnalité est importante !

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4. La recherche d’informations

Je considère personnellement les applications de prise de notes comme des “deuxièmes cerveaux” ou encore des “cerveaux externes”.

À l’image du cerveau humain, ils doivent pouvoir nous aider à retrouver rapidement les informations qui y sont stockées.

Pour la petite histoire, à ses débuts, le slogan utilisé par Evernote était Remember Everything. À votre avis, pourquoi le logo est un éléphant ? Vous connaissez l’expression “avoir une mémoire d’éléphant” ? Vous comprenez donc que la notion de stockage, d’organisation et de restitution des informations est au coeur même de ces outils.

Comment choisir votre application de prise de notes ?

Les points principaux à regarder sont : la manière dont la recherche est effectuée et le niveau de finesse des résultats remontés lors de la recherche.

4.1. La manière dont les recherches sont effectuées : lorsqu’on fait une recherche, on peut taper le terme recherché et attendre que le résultat nous soit remonté. Mais on peut également s’attendre à ce que la recherche soit intuitive en nous proposant des résultats sur la base des informations stockées dans l’application de prise de notes. On peut en quelque sorte dire que c’est une recherche filtrée, à l’image des recherches effectuées sur le moteur de recherche Google qui fait des propositions de mots-clés ou de termes à l’internaute.

La fonctionnalités de recherche de la plupart des outils sont plutôt optimisées. Notion propose par exemple, lorsqu’on lance une recherche, les précédentes recherches déjà effectuées et Evernote va même plus loin en donnant la possibilité d’enregistrer ses recherches pour pouvoir les réutiliser à l’avenir.

4.2. Le niveau de finesse des résultats : dans une note, en plus du texte, vous pouvez également avoir des images avec du texte ou encore des annotations, des pièces jointes, etc. Une recherche qui remonte des résultats avec un niveau de finesse élevé est une recherche qui retrouve les informations recherchées partout où elles se trouvent.

Evernote et OneNote sont très performants en termes de finesse des résultats de recherche puisque ces 2 outils sont capables d’identifier le texte dans les images, les PDF et tous les documents qui y ont été sauvegardés. Ce qui n’est pas le cas chez Notion.

Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir que la recherche dans Evernote arrive à trouver une information pas écrite dans la note directement mais sur une image. C’est juste puissant !

Comment choisir votre application de prise de notes ?

5. Le partage des informations

De nos jours, l’une des fonctionnalités qui apporte souvent un réel plus à nos usages des outils digitaux est la possibilité de collaborer en partageant des informations avec nos interlocuteurs ou nos partenaires. Les applications de prise de notes n’échappent pas à cette règle !

Quels éléments faut-il regarder en particulier concernant ce point ? De mon point de vue, 2 choses sont importantes : le niveau de détail du partage et le niveau de contrôle que nous avons sur les informations partagées à nos interlocuteurs et partenaires.

5.1. Le niveau de détail du partage : la question à se poser est de savoir jusqu’à quelle granularité vous pouvez partager des informations. Juste la note ou le dossier entier ? Cette question est importante dans le choix de votre outil parce que en fonction de ce qui est possible de faire, vous organiserez vos notes en conséquence.

Chez Notion par exemple, il y a plusieurs façons de partager les informations : publication en ligne et mise à disponible du lien, partage de l’espace de travail, invitation privée à collaborer, partage d’un lien.

Comment choisir son application de prise de notes ?

5.2. Le niveau de contrôle du partage : il s’agit ici des droits que vous donnez à la personne à laquelle vous partagez des informations. Ce point est important et j’en ai fait les frais il y a quelques mois… J’ai partagé un document à plusieurs personnes et par mégarde, j’ai donné les pleins droits à tout le monde au lieu de juste leur donner les droits de consultation. Le document a été supprimé par l’une des personnes.

Vous l’aurez bien compris, il y a plusieurs niveaux de droits lorsque vous effectuez un partage : consultation simple, consultation et commentaires, consultation et modification, accès total. L’outil que vous choisissez doit donc avoir suffisamment de flexibilité pour vous permettre de gérer les droits d’accès.

La plupart des outils du marché permettent en général de faire cette gestion des droits d’accès. Voici par exemple ce que propose Evernote :

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6. Les fonctionnalités annexes

Parmi les fonctionnalités annexes, celles qui me paraissent les plus importantes sont les suivantes :

6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement : si les outils les plus populaires comme Evernote, OneNote ou encore Notion disposent d’une application mobile, ce n’est pas toujours le cas des nouveaux entrants sur le marché.

6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports : pouvoir retrouver vos différentes notes que ce soit en ligne, sur ordinateur, sur tablette ou encore sur mobile est un avantage pas du tout négligeable.

6.3. L’intégration d’autres applications : l’intégration d’applications permet de relier une application à une autre afin qu’il y ait un partage d’informations. On peut même aller plus loin en permettant que cette communication inter-applications soit automatisée dans une optique de gain de temps. Pour cela, on utilise des outils d’automatisation dont les plus populaires sont Zapier, IFTTT ou Automate.

Conclusion

Choisir une application de prise de notes requiert de bien savoir quels sont vos besoins et vos attentes, mais également d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités proposées par les différentes applications de prise de notes disponibles sur le marché. 

Comprendre les fonctionnalités des applications de prise de notes, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les fonctionnalités majeures à regarder de près pour choisir votre application : 

1. La facilité d’écriture

1.1. Le positionnement du contenu

1.2. Les options d’enrichissement du contenu

1.3. L’existence de modèles

1.4. L’utilisation de tableaux

2. L’organisation des informations

2.1. L’organisation en dossiers

2.2. L’organisation avec des mots-clés

3. La collecte d’informations

3.1. Les notes manuscrites

3.2. La prise de photos

3.3. L’utilisation du web clipper

4. La recherche d’informations

4.1. La manière dont les recherches sont effectuées

4.2. Le niveau de finesse des résultats

5. Le partage des informations

5.1. Le niveau de détail du partage

5.2. Le niveau de contrôle du partage

6. Les fonctionnalités annexes

6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement

6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports

6.3. L’intégration d’autres applications

Maintenant que vous avez la liste des fonctionnalités principales, il vous appartient de les mettre en regard de vos besoins et de vos attentes et d’estimer leur niveau d’importance pour vous. Ce qui vous permettra de manière ultime d’effectuer votre choix d’application.

Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter un bon travail d’analyse !

Comment s’organiser avec la méthode ZTD ?

Jul 22, 2020 | Organisation

Proposée par le blogueur Léo Babauta, auteur du blog Zen Habits, la méthode ZTD (Zen To Done) est une version simplifiée et allégée qui s’inspire de la méthode GTD dont le principe de fonctionnement est rappelé par le schéma synthétique ci-dessous :

Comment s'organiser avec la méthode GTD ?

Grand admirateur de la méthode GTD, Léo Babauta reprend ses meilleures pratiques tout en comblant ses lacunes. En effet, il a identifié 5 problèmes majeurs que rencontrent la plupart des personnes ayant adopté la méthode GTD, et propose donc des solutions pour les résoudre.

Après avoir passé en revue les 5 problèmes de la méthode GTD, nous verrons les 10 habitudes proposées par la méthode ZTD.

Les 5 problèmes de la méthode GTD

Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes 

Le premier problème auquel sont confrontés les utilisateurs de la méthode GTD et qui les empêche d’ailleurs de réussir à bien l’utiliser est qu’elle demande une série de plusieurs changements d’habitudes à faire en même temps. Or pour obtenir des résultats durables, il faut se concentrer sur une habitude à la fois et l’intégrer à sa vie avant d’adopter une nouvelle. En effet, lorsqu’on veut changer plusieurs choses en même temps, on finit très rapidement par revenir en arrière à nos vieilles habitudes sans avoir réussi à changer quoi que ce soit.

La solution préconisée par ZTD est donc de changer les habitudes une par une et au fur et à mesure. Cela veut dire qu’il n’est pas recommandé d’essayer de maîtriser le fonctionnement du système GTD d’un coup car cela serait fastidieux, pénible et décourageant. Il est donc plus adapté de l’adopter en plusieurs étapes.

Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action

Bien que GTD (Getting Things Done) signifie faire les choses ou encore avancer dans l’exécution des choses, on réalise que dans la pratique, c’est un système qui est plutôt très efficace dans le tri, l’organisation et le classement des informations (idées, projets, activités, tâches) mais qui ne pousse pas tellement à l’action proprement dite. C’est la raison pour laquelle, lorsqu’on décide d’adopter la méthode GTD, on se retrouve très rapidement à passer plus de temps à se poser des questions sur la meilleure façon de classer ou d’organiser, que de passer à l’action. Ce qui alourdit et complexifie l’organisation personnelle.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser davantage sur l’action. Cela signifie qu’il est plus important de consacrer son énergie à trouver la meilleure façon d’exécuter ses tâches pour obtenir les résultats escomptés.

Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes

Avoir une structure est fondamental pour travailler efficacement et avancer dans l’accomplissement de ses objectifs, parce qu’on a une visibilité globale de l’organisation de notre travail.

Avec la méthode GTD, l’accent est mis sur la prise de décision instantanée et il y a peu ou pas de planification. Ce qui peut être frustrant, désorientant ou encore source de confusion pour la plupart des personnes car un cadre d’organisation est quand même nécessaire pour mieux appréhender ses journées.

La solution préconisée par ZTD est développer une série de plusieurs petites habitudes telles que définir ses 3 TPIs (Tâches les Plus Importantes) de la journée, créer des routines quotidiennes et hebdomadaires de fonctionnement et prendre le temps de se poser pour planifier ses activités et ses tâches.

Problème 4 – GTD en fait un peu trop

Le système GTD ne fait pas de distinction particulière entre les éléments qui rentrent dans la boîte de réception. Il permet de classer absolument tout ! A première vue, cela est une très bonne chose. Mais à trop faire rentrer des éléments dans la boîte de réception, on peut se retrouver rapidement en situation de surcharge et de stress parce qu’on peut se sentir dans une sorte d’obligation de tout classer en permanence. Et dans le cas où on ne le fait pas, on aura alors le sentiment de ne pas bien faire les choses.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser sur la simplification. L’idée ici est de ne pas chercher continuellement à tout trier mais de se concentrer sur l’essentiel, ce qui est réellement important.

Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Avec le système GTD, il n’y a aucune réflexion sur le lien entre les tâches exécutées et les objectifs qu’on souhaite atteindre. On trie simplement les informations au fur et à mesure qu’elles arrivent et on décide de ce qui sera ou pas fait. Mais peut-être que les choses qui seront faites ne sont pas les plus importantes, ni les plus alignées avec les objectifs. On constate donc que l’approche ici est davantage réactive que proactive. 

La solution préconisée par ZTD est d’identifier les activités et les tâches les plus importantes de votre journée et de votre semaine. S’agissant de ce que vous jugez comme le plus important, vous devez donc les réaliser en priorité.

Après avoir vu les problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD et les solutions proposées par la méthode ZTD, voyons à présent les caractéristiques de la méthode ZTD.

Les 10 habitudes de la méthode ZTD

Léo Babauta résume sa méthode à 10 habitudes majeures. Son approche est de pousser la personne qui veut les adopter à les tester les unes après les autres et d’observer le changement qu’elles produiront dans sa vie. Ceci étant dit, il ne faut donc aucunement considérer ces habitudes comme des règles à respecter mais plutôt comme des pistes d’organisation à explorer.

Habitude 1 – La capture

Cette première habitude consiste à collecter, recenser, répertorier les idées, les projets, les activités et les tâches qui vous viennent à l’esprit.

Vous pouvez utilisez le système que vous voulez (bloc-notes, post-it, application mobiles, etc), cela importe peu. Le plus important est que votre système de capture soit facile à utiliser et à transporter.

L’objectif visé par cette première habitude est de désencombrer et de libérer votre esprit. 

Habitude 2 – Le traitement

Cette deuxième habitude consiste à prendre l’habitude de traiter au moins une fois par jour, les informations se trouvant dans votre système de capture et de ne pas les laisser s’accumuler sans agir car cela impacte négativement la prise de décisions. 

Traitez les différentes informations en vous basant sur le circuit décisionnel de la méthode GTD :

  • Si l’information à traiter prend moins de 2 min, vous la traitez tout de suite
  • Si elle n’est pas importante, vous la jetez à la poubelle
  • Si elle s’adresse à quelqu’un d’autre, vous la déléguez
  • Si vous souhaitez la sauvegarder, vous pouvez alors l’archiver 
  • Si vous souhaitez la planifier, ajoutez-la à votre calendrier ou mettez-la dans votre to-do list

L’objectif visé par cette deuxième habitude est de prendre la meilleure décision pour chaque information dans votre système de capture.

Habitude 3 – La planification

Cette troisième habitude consiste à choisir chaque jour entre 1 et 3 TPIs qu’on souhaite avoir absolument réalisé avant la fin de la journée. En raison de leur niveau d’importance, les TPIs doivent être accomplies en priorité, idéalement en début de journée, au moment où l’énergie et la concentration sont à leur maximum. 

L’objectif visé par cette troisième habitude est de passer à l’action et de s’assurer de faire le plus important chaque jour.

Habitude 4 – L’action

Cette quatrième habitude est l’une des plus importantes de la méthode ZTD. Elle consiste à se concentrer exclusivement sur la tâche qu’on a choisi d’exécuter en évitant les distractions. Cela sous-entend bien évidemment qu’il faut éviter le multitâche.

Pour y arriver plus facilement, il convient de se déconnecter de toutes les sources de distraction (boîte email, téléphone, réseaux sociaux, etc.) Si jamais une personne vous interrompt pour une demande quelconque, il est recommandé de la noter quelque part pour se souvenir de s’en occuper plus tard. Vous l’aurez bien compris, une telle interruption ne doit pas vous empêcher de continuer votre travail. 

L’objectif visé par cette quatrième habitude est de passer à l’action de manière focalisée chaque jour.

Habitude 5 – La systématisation

Cette cinquième habitude consiste à construire et à maintenir des listes simples à utiliser. Pour rendre cela possible, la méthode ZTD utilise des liste contextuelles telles que @travail pour toutes les tâches professionnelles, @famille pour les tâches relatives à vos obligations familiales, @courses pour toutes les tâches relatives aux courses. En fonctionnant ainsi, les choses restent simples et lisibles, et on passe moins de temps à gérer le système et plus de temps à avancer sur l’accomplissement des objectifs. 

L’objectif visé par cette cinquième habitude est de garder les choses très simples pour en faciliter la gestion.

Habitude 6 – L’organisation

Cette sixième habitude consiste à s’assurer régulièrement que chaque information ou chaque élément soit au bon endroit c’est-à-dire dans la bonne liste contextuelle ou le bon dossier. Cela permet bien évidemment de gagner du temps lorsque vient le moment de passer l’action.

L’objectif visé par cette sixième habitude est de ne pas attendre que les choses s’entassent pour les classer mais de garder constamment votre système organisé.

Habitude 7 – L’examination

Cette septième habitude consiste à vérifier régulièrement le fonctionnement de votre système et à passer en revue vos objectifs de manière hebdomadaire. De manière pratique, il s’agit d’examiner votre progression dans l’accomplissement de vos objectifs et d’identifier ce qui vous reste à faire, ce que vous pouvez optimiser, ce que vous pouvez améliorer, etc. Vous pouvez en plus faire des revues mensuelles et trimestrielles.

L’objectif visé par cette septième habitude est de vous assurer que vous avancez bien dans la bonne direction et ne vous laissez pas distraire par des choses qui ne sont pas importantes.

Habitude 8 – La simplification

Cette huitième habitude est l’essence même de la philosophie de la méthode ZTD. Elle consiste à apprendre à toujours aller à l’essentiel et à ne pas s’encombrer de choses inutiles qui pourraient vous empêcher de progresser vers l’atteinte de vos objectifs.

L’objectif visé par cette huitième habitude est comme vous vous doutez la simplicité pour éviter de se surcharger de choses inutiles. 

Habitude 9 – Des routines

Cette neuvième habitude consiste à définir des routines car elles aident à mieux structurer ses journées et à créer une certaine régularité dans son fonctionnement quotidien. La particularité des routines est qu’elles doivent vous être propres. N’essayez donc pas de reproduire mécaniquement ce que fait une autre personne. Au contraire, testez des choses et trouvez ce qui fonctionne pour vous et vous convient. Vous pouvez par exemple commencer vos journées en regardant votre agenda, en examinant vos listes contextuelles et en définissant vos TPIs pour la journée, etc.

L’objectif visé par cette neuvième habitude est d’arriver à automatiser certaines de vos actions quotidiennes. 

Habitude 10 – La passion

Cette dixième habitude consiste à orienter vos efforts et votre énergie vers un travail qui vous passionne. La passion a ceci de particulier qu’elle vous permet de travailler avec plaisir. En effet, quand on est passionné par son travail, on se lève chaque matin pleinement motivé et rempli d’énergie positive. De plus, on procrastine rarement dans la mesure où on aime beaucoup ce qu’on fait. 

L’objectif visé par cette dixième habitude, qui peut d’ailleurs être considérée comme la plus importante, est de vous aider à trouver ce qui vous fait vibrer dans la vie et vous met des étoiles dans les yeux. Si vous aimez ce que vous faites, la réussite sera toujours à portée de main. 

Conclusion

La méthode ZTD prend appui sur la méthode GTD, conserve ses points forts, l’allège et propose des solutions face aux problèmes rencontrés par ceux qui l’utilisent. Son objectif ultime est de la simplifier afin de la rendre plus pratique. 

Pour rappel, les 5 problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD sont les suivants :

  • Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes
  • Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action 
  • Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes
  • Problème 4 – GTD en fait un peu trop 
  • Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Et voici les 10 habitudes sur lesquelles repose la méthode ZTD :

  • Habitude 1 – La capture : désencombrez et libérez votre esprit
  • Habitude 2 – Le traitement : prenez la meilleure décision pour chaque information
  • Habitude 3 – La planification : passez à l’action en faisant le plus important chaque jour
  • Habitude 4 – L’action : passez à l’action de manière focalisée chaque jour
  • Habitude 5 – La systématisation : gardez les choses simples dans un système pour en faciliter la gestion 
  • Habitude 6 – L’organisation : gardez votre système constamment ordonné 
  • Habitude 7 – L’examination : assurez-vous régulièrement que vous avancez dans la bonne direction
  • Habitude 8 – La simplification : évitez de vous surcharger de choses inutiles, allez à l’essentiel 
  • Habitude 9 – Des routines : mettez en place des rituels pour automatiser certaines de vos actions quotidiennes
  • Habitude 10 – La passion : trouvez un travail qui vous passionne et passez à l’action avec plaisir 

Il ne vous reste plus qu’a tester ces différentes habitudes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.

Comment s’organiser avec la méthode des 5S ?

Jul 2, 2020 | Organisation

Comme nous l’avons vu dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe plusieurs méthodes d’organisation populaires. Aujourd’hui, j’aimerais vous parler de la méthode des 5S.

La méthode des 5S est une technique japonaise d’amélioration continue des tâches exécutées dans les chaînes de fabrication des produits dans les usines. Elle a été élaborée dans le cadre du système de production de Toyota encore appelé TPS (Toyota Production System).

Les 5S proviennent de la première lettre des cinq opérations qui constituent les principes de cette méthode. Ces cinq opérations commencent toutes par un S : 

  • Seiri (整理) : supprimer ou se débarrasser de l’inutile ;
  • Seiton (整頓) : situer les choses c’est à dire les ranger ou les ordonner ;
  • Seiso (清掃) : nettoyer ou encore (faire) scintiller ;
  • Seiketsu (清潔) : garder en ordre ou encore standardiser les règles ;
  • Shitsuke (躾) : suivre et progresser ou encore être rigoureux.

La démarche de la méthode 5S peut être traduite en français par le mot ORDRE qui signifie :

  • Ordonner ;
  • Ranger ;
  • Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies ;
  • Rendre évident ;
  • Être rigoureux

Dans cet article, nous allons voir comment transposer cette méthode initialement utilisée en usine, à votre organisation personnelle au quotidien. De manière pratique, l’usine est un endroit physique dédié à la production des biens moyennant une gestion efficace des ressources. son équivalent dans votre vie pourrait donc être votre espace de travail ou votre bureau, puisqu’il vous permet de “produire” des projets assimilables aux biens produits dans une usine.

Vous l’aurez bien compris, la question à laquelle nous allons répondre est celle de savoir comment optimiser l’organisation de votre bureau (physique ou digital) afin de gagner en productivité. Nous verrons donc tour à tour chacun des 5S.

1. Seiri ou Ordonner

Cette première étape consiste à alléger votre espace de travail de tout ce qui ne vous sert pas ou qui est inutile. Seiri a pour objectif d’éliminer le superflu et de désencombrer votre espace de travail.

En d’autres termes, il faut :

  • Enlever de votre bureau physique tous les objets, tous les appareils et tous les dossiers dont vous ne vous servez pas ou très peu
  • Supprimer, recycler, classer ou archiver tous les fichiers et dossiers que vous n’avez pas ouvert depuis longtemps 

Quelques exemples concrets :

  • Vous avez dû imprimer un rapport pour le relire et corriger toutes les fautes avant de l’envoyer à votre manager. Cela fait déjà 2 semaines mais les feuilles du rapport occupent toujours un coin de votre bureau.
  • Il y a des fournitures sur votre bureau que nous n’allez pas utiliser immédiatement. Au lieu de les laisser occuper inutilement le bureau, vous pouvez les enlever et les ranger dans un endroit approprié.
  • Il y a des applications sur votre smartphone ou des logiciels sur votre ordinateur que vous n’utilisez presque jamais, désinstallez-les parce qu’ils occupent inutilement la mémoire de votre téléphone ou de votre ordinateur.
  • Faire le ménage dans votre boîte de réception email qui comprend des centaines d’emails depuis des mois.

2. Seiton ou Ranger

Maintenant que vous avez mis de l’ordre dans votre bureau, il est temps de ranger ce qui reste. Seiton a pour objectif d’optimiser votre espace de travail en rangeant et en classant les différents éléments, de manière à ce qu’une place bien définie soit assignée à chaque élément. 

La règle de base est de rendre le plus accessible possible les éléments que vous utilisez régulièrement. Pour retrouver facilement les choses, vous pouvez les ranger par ordre alphabétique, par catégories ou encore par thématiques. 

Quelques exemples concrets :

  • Mettez toutes vos fournitures d’écriture (stylos, crayons, stabilos, gommes, etc.) dans un pot dédié
  • Utilisez un bac à documents que vous aurez à portée de main pour les dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement
  • Classez tous les dossiers terminés dans un tiroir spécifique de votre bureau qui vous servira d’archives
  • Procurez-vous un range câbles qui vous permettra de centraliser tous les câbles qui traînent au niveau de votre bureau
  • Organisez les applications de votre smartphone par dossiers thématiques : shopping, productivité, réseaux sociaux, jeux, etc.
  • Créez des dossiers dans votre ordinateur et regroupez les différents fichiers par thématiques au lieu de les laisser éparpillés
  • Créez des sous-dossiers ou des étiquettes dans votre boîte email pour pouvoir traiter plus facilement vos emails

Si vous voulez aller plus loin et apprendre de manière pratique à organiser votre bureau, je vous recommande le livre Comment organiser son bureau pour être productif

Comment organiser son bureau pour être productif ?

3. Seiso ou Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

Vous avez bien avancé ! Votre espace de travail est maintenant désencombré et rangé. Une fois que cela est fait, vous devez l’entretenir. C’est l’objectif même du Seiso. C’est une étape importante de cette méthode parce qu’elle vous permet de “surveiller” ce que vous avez mis en place et d’identifier d’éventuels dysfonctionnements ou des anomalies qui doivent être corrigées. C’est également ce qui rend votre espace agréable et motivant pour le travail, tant il est ordonné et inspirant.  

La mise en oeuvre du Seiso est simple :

  • Vérifiez que chaque élément est bien à sa place
  • Procédez à l’entretien en nettoyant l’espace de travail 

Quelques exemples concrets :

  • Assurez-vous que vos stylos, crayons et stabilos ne traînent pas sur le bureau mais sont bien dans le pot dédié. Si ce n’est pas le cas, mettez-les dans le pot
  • Vérifiez que les dossiers dans le bac posé sur le bureau sont bien des dossiers en cours de traitement. Si c’est des dossiers déjà terminés, mettez-les dans le tiroir des dossiers archivés.
  • Dépoussiérez votre bureau et nettoyez le matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) 
  • Changez l’ampoule de votre lampe de bureau qui est grillée 
  • Rangez dans des dossiers les fichiers libres qui traînent sur le bureau de votre ordinateur
  • Changez le protège-écran cassé de votre smartphone ou le fil de son chargeur qui est bien effiloché 

4. Seiketsu ou Rendre évident

Votre bureau a maintenant une organisation optimale. Mais vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin ! Il est à présent temps de le maintenir dans cet été le plus longtemps possible. C’est tout l’enjeu du Seiketsu. Son objectif est de rendre les choses évidentes en standardisant vos actions et en gardant l’ordre. Il vous appartient alors de trouver les meilleures façons de le faire et que vous pouvez perpétuer pour que l’organisation de votre bureau demeure optimale.

L’expérience démontre que pour garder le plus longtemps possible des habitudes que vous souhaitez mettre en place des habitudes, elles doivent être simples à répéter.

Quelques exemples concrets :

  • Définissez des règles de nommage de vos fichiers et de vos dossiers pour faciliter le classement et la recherche ultérieurement. Par exemple pour les fichiers, on peut avoir ceci :  AAAAMMJJ_Sujet_Catégorie. Ce qui donnera pour un fichier Word : 20200701_CR_Projet ABC. Ce dernier sera classé dans le dossier CR Projets
  • Créez des règles de classement automatique des emails dans les bons dossiers de votre boîte email. Par exemple, vous pouvez avoir une règle qui dit que tous les emails ayant dans leur objet le mot Facture vont directement dans le dossier Factures
  • Mettez un plumeau et des lingettes pour matériel informatique dans un tiroir de votre bureau de manière à pouvoir dépoussiérer votre bureau et nettoyer votre matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) régulièrement
  • Installez un logiciel de nettoyage sur votre smartphone ou votre ordinateur et effectuez un nettoyage chaque mois

5. Shitsuke ou Être rigoureux

Ceci est la dernière étape de la méthode 5S qui consiste simplement à faire usage de rigueur pour respecter et faire fonctionner tout ce que vous avez défini dans les quatre précédentes étapes.

Vous l’aurez bien compris, cette étape est déterminante parce que sans elle, vous ne pourrez pas maintenir votre espace de travail propre, rangé et bien organisé sur le long terme.

Pour être rigoureux, il est essentiel de définir des points de contrôle réguliers qui vous permettront de suivre dans quelle mesure vous respectez le fonctionnement que vous avez mis en place.

Quelques exemples concrets :

  • Chaque fin de journée, avant de quitter votre bureau physique ou digital, assurez-vous que chaque chose est bien à sa place 
  • Chaque fin de semaine, programmez une opération de dépoussiérage du bureau et de nettoyage du matériel informatique 
  • Toutes les deux semaines, prévoyez une opération d’archivage des dossiers. Ce qui vous permettra de classer tous les dossiers terminés qui ne sont pas encore dans les archives  
  • Tous les mois, lancez votre logiciel de nettoyage et faites le ménage dans votre ordinateur ou votre smartphone

Conclusion

Initialement conçue pour l’optimisation des environnements de production dans les usines, nous venons de voir que la méthode 5S est tout à fait applicable à l’organisation de votre bureau physique ou digital.

A titre de rappel, les 5 étapes de la méthode sont : 

  • Seiri ou encore Ordonner
  • Seiton ou encore Ranger
  • Seiso ou encore Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies
  • Seiketsu ou encore Rendre évident
  • Shitsuke ou encore Être rigoureux 

L’équivalent français des 5S pourrait est donc ORDRE pour avoir un moyen de le retenir plus facilement.

Vous l’avez certainement constaté, cette méthode est simple à mettre en oeuvre et vous permet de garder un espace de travail propre et organisé.

Il ne vous reste plus qu’à vous approprier la méthode et l’appliquer. Vous serez vous-même surpris de l’augmentation de votre niveau de productivité puisque vous passerez plus facilement à l’action (votre bureau étant propre et attrayant) et mettrez moins de temps à trouver vos documents (chaque document étant correctement rangé au bon endroit).