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Comment bien s’organiser ? C’est une question que la plupart des personnes se posent. Et cela est tout à fait normal puisque ce n’est généralement pas quelque chose qu’on nous apprend à l’école. C’est la raison pour laquelle vous pouvez rencontrer en milieu professionnel des personnes ayant fait de brillantes études mais qui ne sont pourtant pas organisées au quotidien. Vous comprenez donc que l’organisation va au-delà des capacités intellectuelles. 

Le dictionnaire Larousse définit l’organisation comme l’action d’organiser, de structurer, d’arranger, d’aménager ou la manière dont quelque chose se trouve structuré, agencé.

Ces deux définitions mettent en évidence la notion d’ordre. Bien s’organiser suppose donc de mettre de l’ordre dans un domaine donné de notre vie. Vous pouvez mettre de l’ordre dans vos documents administratifs, dans votre cuisine, dans vos vêtements, dans vos finances, dans votre alimentation, dans vos relations, etc. De manière ultime, il s’agit de définir une organisation personnelle qui puisse répondre à vos besoins.

Tout le monde peut mettre de l’ordre dans son quotidien de manière ponctuelle. Mais cela n’a pas un grand intérêt. Si on parle de s’organiser au quotidien, cela suppose une certaine durabilité et permanence. Or pour mettre en place quelque chose de durable et de permanent, il convient de mettre en place un système.

Concevoir l’organisation comme un système 

Pour être capable de mettre en place votre organisation en la pensant comme un système, il est important au préalable de bien comprendre ce qu’est un système.

Chaque système est régi par trois composantes majeures qui sont d’ailleurs interdépendantes :

  • Une mission : la raison d’être et les objectifs à atteindre par le système
  • Des principes : les règles de fonctionnement du système
  • Des ressources : les outils sur lesquels il s’appuie pour bien fonctionner

Voici quelques exemples de systèmes :

Le système de production dans une usine :

– Il a une mission : par exemple fabriquer des bouteilles, fabriquer des voitures, emballer des produits, etc. en allant plus vite que si on le faisait manuellement

– Il comprend des règles de fonctionnement telles que la manière de s’habiller (bleu de travail, chaussures de sécurité, etc), la manière dont la production est organisée (par séries de X produits, Y séries par jour, etc.

– Il utilise des ressources telles que le Kanban, le SMED, les 5S, le PDCA, etc. pour assurer le performance du système

Le système éducatif dans un pays :

– Il a une mission : donner accès à l’éducation pour former tous les citoyens et permettre à chacun d’être au service de son pays dans la sphère publique ou privée

– Il comprend des règles de fonctionnement qui sont bien évidemment variables selon les pays : éducation gratuite pour tous, enseignement obligatoire de 6 ans à 16 ans, choix entre des filières générales et techniques, signes religieux acceptés ou refusés, etc.

– Il utilise des ressources telles que les rectorats pour assurer une organisation administrative, des inspections pour s’assurer du bon fonctionnement des règles en place, des plateformes d’inscription et d’admission pour faciliter l’accès à différents cursus, etc.

De la même manière que la production est gérée dans une usine ou l’éducation dans un pays, vous devez penser à votre organisation de manière systémique pour pouvoir faciliter son implémentation et surtout la maintenir dans la durée.

Comment mettre en place votre système d’organisation ?

S’il est vrai que certaines personnes ont des aptitudes naturelles d’organisation et font peu d’efforts pour être organisées dans leur quotidien, il est néanmoins important de comprendre que l’organisation est une compétence que tout le monde peut acquérir.

Puisque nous parlons de système, chaque personne peut en réalité mettre en place son propre système d’organisation. Et c’est d’ailleurs ce que je recommande. La vérité est que nous sommes tous différents, il ne peut donc pas avoir un système d’organisation qui puisse fonctionner pour tout le monde.

Etape 1 – Identifier la mission de son système d’organisation

Pour bien penser votre organisation, il est important de vous demander quelle est la raison d’être de votre système. En d’autres termes :

  • Quels changements souhaitez-vous obtenir ?
  • Quels résultats souhaitez-vous atteindre ?
  • Quels objectifs souhaitez réaliser ?

L’une des manières les plus simples de trouver des réponses à ces questions est d’identifier le(s) domaine(s) de votre vie dans lesquels vous souhaitez mettre de l’ordre.

Il peut s’agir :

– du rangement des placards de votre cuisine ;

– du rangement des vêtements dans votre penderie ;

– du classement de vos documents administratifs ; 

– de la gestion de vos différents projets ;

– etc. 

Vous pouvez aller plus loin en vous demandant :

  • Quel est votre point de départ ? Cela vous permet d’identifier vos lacunes actuelles et d’entrevoir vos potentiels axes de progrès.
  • Ce que vous pouvez faire pour changer la situation actuelle et progresser vers votre idéal

Une fois votre mission bien définie, vous pouvez à présent passer à la définition des principes sur lesquels reposera votre système d’organisation.

 

Etape 2 – Définir les principes de fonctionnement de votre système d’organisation

A ce niveau, il ne s’agit pas de réinventer la roue mais de s’appuyer sur les principes d’organisation déjà existants. En matière d’organisation personnelle, quel que soit le domaine dans lequel vous souhaitez mettre de l’ordre dans votre vie, il existe de nombreux principes.

Parmi les principes fondamentaux d’organisation, nous pouvons citer :

  • la gestion des informations : toutes les informations relatives à l’implémentation et au suivi de votre système d’organisation doivent pouvoir être gérées
  • la gestion du temps : elle repose sur des piliers importants tels que la planification, la fixation des priorités, la productivité, etc.
  • la gestion de l’attention : comment vous concentrer efficacement dans la mise en oeuvre des actions nécessaires au fonctionnement optimal de votre organisation
  • la gestion de l’énergie : comment votre énergie peut avoir un impact sur l’efficacité de votre organisation et pourquoi il est important de faire attention à votre sommeil, votre alimentation et votre forme physique

Il faut connaître ces principes pour bien composer avec eux. Mais il est encore plus important de vous les approprier ou encore d’identifier ceux qui sont les plus adaptés pour vous.

Par exemple, on vous dira très souvent de mettre en place des routines matinales. S’il a été démontré que les personnes ayant des routines matinales sont souvent productives, la vérité est que tout le monde n’est pas du matin. Certaines personnes ont besoin de beaucoup de temps le matin avant d’émerger. Elles seront donc difficilement productives tôt le matin.

Un autre exemple : il est recommandé à un adulte de dormir entre 7 et 9 heures. C’est ce que disent les spécialistes du sommeil. Mais force est de constater que certaines personnes dorment moins de 7 heures et d’autres plus de 9 heures. Nos organismes ne fonctionnant pas de la même façon, nous n’allez pas vous contraindre à dormir 10 heures chaque nuit alors que 6 heures sont suffisantes à votre organisme pour recharger vos batteries.

Identifiez donc les principes qui vous correspondent, ceux-là qui sont en adéquation avec votre fonctionnement. Faites-en la fondation de votre système d’organisation.

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Etape 3 – Trouver les ressources les plus adaptées à votre organisation

Pour vous organiser au quotidien, il existe une panoplie de ressources (méthodes, techniques, applications, outils) pour tous les types d’usage. Que vous aimiez ou pas la technologie, il est aujourd’hui possible de trouver une ou plusieurs ressources pour gérer votre organisation.

Les ressources d’organisation peuvent être catégorisés en 4 familles :

  • Les outils de capture : ils vous permettent de noter vos idées, vos projets, bref ce que vous souhaitez faire. Ces informations sont centralisées à un endroit et vous pourrez ainsi plus facilement les trier, les prioriser et les planifier. Vous pouvez utiliser un simple calepin, un bullet journal ou des outils numériques tels que Evernote, WorkflowyNotion, etc.
  • Les outils d’exécution : ils ont pour objectif de faciliter l’exécution des différentes actions identifiées pour bien vous organiser. Voici quelques-uns : la technique du pomodoro, la technique des 2 min, la technique des 5 min, des applications mobiles ou des extensions internet qui permettent de travailler de manière focalisée (Forest, Motion, Freedom, etc.)
  • Les outils de contrôle : ils vous permettent de suivre la performance de votre système d’organisation et de l’améliorer au fur et à mesure. Vous pouvez commencer avec Rescue Time, c’est un outil qui va mesurer la manière dont vous utilisez votre temps. Il est également important de mettre en place des revues périodiques (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles) pour faire le point, savoir ce que vous faites bien et identifier vos axes d’optimisation.

Les ressources sont une composante importante d’un système d’organisation mais elles ne vous seront pas vraiment utiles si vous n’avez pris le temps de clarifier les deux étapes précédentes à savoir la mission et les principes.

Ne vous précipitez donc pas pour commencer à utiliser telle ou telle application ou tel ou tel outil si vous n’avez pas pris le temps de poser les fondations. Sinon vous aurez des résultats très mitigés et vous risquez d’abandonner rapidement votre désir de bien vous organiser.

Vous l’aurez bien compris, les ressources sont importantes mais elles doivent être abordées en dernier.

Conclusion

Que vous ayez ou pas des aptitudes naturelles d’organisation, vous avez besoin de mettre en place un système d’organisation si vous voulez avoir des résultats prévisibles dans la vie.

Pour le mettre en place, il est important de suivre les 3 étapes suivantes dans l’ordre :

  • Assigner une mission à votre système d’organisation
  • Identifier les principes qui le soutiennent
  • Choisir les outils qui vous conviennent et que vous allez utiliser au quotidien pour faire vivre votre système

Il n’y a pas de système unique et universel qui colle aux besoins de tout le monde. Mais il appartient à chacun de construire son propre système en se basant sur les principes et les outils existants qui ont fait leurs preuves. 

Henri M. Missola

Henri M. Missola

Je vous aide à optimiser votre organisation, à gérer efficacement votre temps pour vous focaliser sur vos priorités, décupler votre productivité et élever votre niveau de performance personnelle et professionnelle.