4 étapes simples pour devenir plus productif

Beaucoup de gens pensent qu’ils sont improductifs parce qu’ils ont des problèmes de volonté et de procrastination. Cependant, ce n’est pas toujours vrai. Vous pouvez éviter de vous apitoyer sur vous-même en vous concentrant sur vos objectifs et en vous préparant à la réussite. Pour ne pas vous retrouver dans la même situation que la plupart des personnes, qui passent leur temps à éteindre des feux, vous pouvez avoir la tranquillité d’esprit en mettant en place un processus qui vous permettra de travailler de manière plus productive.

Nous verrons dans cet article un processus simple en quatre étapes pour augmenter considérablement votre productivité grâce à un peu de planification préalable.

1 – Commencez toujours votre journée par la tâche la plus importante

Il y a environ 100 ans, le consultant en relations publiques Ivy Lee a partagé avec Charles Schwab, PDG de Bethlehem Steel, une technique de gestion du temps qui a considérablement augmenté sa productivité. La méthode était très simple. Dressez la liste de vos 6 tâches les plus importantes de la journée et attaquez-vous à elles par ordre d’importance. Cette technique simple a rapporté des millions à Schwab et a aidé la Bethlehem Steel Company, alors inconnue, à devenir le plus grand producteur d’acier indépendant au monde.

Aujourd’hui, vous connaissez mieux cette technique sous le nom de liste de tâches prioritaires, qui met l’accent sur la réalisation de la tâche la plus importante en premier.

Pour déterminer votre tâche la plus importante, demandez vous ceci : si je ne me concentrais que sur UN seul domaine/objectif/tâche, quelle serait ma grande victoire ou satisfaction de l’année ?

Une autre façon de me poser cette question est de la tourner à l’envers : “Dans quel domaine/objectif/tâche, si je ne faisais PAS de progrès, serais-je insatisfait de mon année ?”

2 – Réservez des blocs de temps pour travailler sur vos activités importantes

Si vous ne prévoyez pas un temps spécifique dans la journée pour vos activités les plus importantes, il y a de fortes chances qu’elles ne soient pas réalisées.

Êtes-vous réaliste en vous levant une heure plus tôt à 5 heures du matin pour commencer votre nouvelle habitude de gym ? Êtes-vous prêt à vous coucher plus tôt et à adapter votre emploi du temps en conséquence ? Ou peut-être serait-il préférable de vous coucher tard le soir ?

La technique des blocs de temps n’est pas simplement une décision rationnelle consistant à dire : “Je vais faire cette activité importante à X heure à Y heure”. Il y a également une forte composante émotionnelle  qu’il convient de ne pas négliger. En effet, il faut s’assurer la réservation des blocs de temps est cohérente avec votre rythme et s’intègre bien dans votre planning global. Vigilance et ajustement constants peuvent donc s’avérer nécessaires pour vérifier que vos objectifs déclarés s’intègrent durablement dans votre emploi du temps.

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3 – Travaillez de manière focalisée sur vos activités

Une fois que vous avez programmé des blocs temps pour votre travail le plus important, il est temps d’éliminer les distractions pour accomplir ce travail. Voici quelques actions simples que vous pouvez faire : mettre votre téléphone en mode silencieux, limiter votre accès à Internet en exécutant vos tâches, travailler dans un endroit calme et bien organisé.

Pour travailler de manière focalisée, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro. Elle consiste à travailler pendant 25 minutes d’affilée sans être interrompu, puis faire une pause de 5 minutes. Mais vous pouvez personnaliser l’utilisation de cette technique en augmentant ou en diminuant la durée de votre temps de travail. Si vous travaillez plus longtemps ou moins longtemps, ajustez le temps/la période de pause selon vos besoins. La pause doit être un temps d’arrêt, vous pouvez vous hydrater, faire des étirements, vous dégourdir les jambes, etc.

4. Effectuez des revues régulières

Si vous ne prenez jamais de recul pour examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, il devient très difficile de d’améliorer votre productivité. C’est la raison pour laquelle vous devez apprendre à vous arrêter à la fin de la journée ou de la semaine pour évaluer votre état d’avancement et faire également le point sur vos réussites et vos échecs, et identifier des axes d’amélioration ou d’optimisation sur lesquels vous pouvez agir. En effet, le simple fait de se poser la question “comment aurais-je pu améliorer ma journée/semaine” ou d’évaluer sa productivité sur une échelle de 1 à 10 à la fin de la journée ou de la semaine, et de définir des mesures pour l’améliorer à l’avenir fait assurément une GRANDE différence au fil du temps.

Faire ce travail de revue vous permettra de comprendre par exemple pourquoi une tâche sur laquelle vous deviez passer 10 minutes a fini par prendre une heure, ou encore pourquoi vous n’arrivez pas à travailler efficacement à telle ou telle période de la journée. La compréhension de ces éléments vous donnera ainsi l’opportunité de faire les ajustements nécessaires à votre fonctionnement pour travailler de manière plus productive.

Conclusion

Dans cet article, nous avons vu qu’il est possible de mettre en place un processus tout simple pour travailler de manière plus productive au quotidien. Ce processus en 4 étapes comprend les étapes suivantes :

1. Commencez toujours votre journée par la tâche la plus importante

2. Réservez des blocs de temps pour travailler sur vos activités importantes

3. Travaillez de manière focalisée sur vos activités

4. Effectuez des revues régulières

Il vous appartient à présent de mettre en pratique dans votre vie, ce que vous avez appris dans chacune de ces 4 étapes.

Si vous voulez aller plus loin dans la gestion de votre temps, je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité.

4 mythes populaires à bannir sur la productivité

Il existe de nombreux mythes qui empêchent tellement de personnes d’être réellement productives. S’il est vrai que chaque mythe contient en lui une certaine part de vérité, il n’en demeure pas moins vrai qu’ils sont à bannir parce qu’ils induisent plus d’une personne en erreur.

Sans être exhaustif, nous discuterons dans cet article de 4 mythes (je suis sûr qu’il y en a certainement beaucoup d’autres !) et nous verrons pourquoi il faut arrêter d’y croire.

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

C’est certainement l’un des mythes les plus répandus en matière de productivité : vous devez être une “personne du matin” pour accomplir des choses. Mais ce n’est pas du tout vrai !

Pourquoi ? Parce que nous avons des rythmes biologiques différents et nous ne pouvons tout simplement pas tous être du matin. En effet, nos niveaux d’énergie ne sont pas tous hauts le matin. La vérité est que de nombreuses personnes ont besoin de plusieurs cafés pour être bien réveillées. Cela ne sert donc à rien pour elles de forcer la productivité le matin.

S’il est vrai que certaines personnes sont naturellement plus productives le matin, il existe de nombreuses qui sont tout aussi productives dans l’après-midi, dans la soirée ou dans la nuit quand les autres dorment. Le plus important est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et de vous y tenir. Si vous êtes du matin, tant mieux ! Et si vous êtes du soir, ce n’est absolument pas un problème !

Dans tous les cas, assurez-vous de dormir suffisamment pour être au mieux de votre forme pendant vos heures les plus productives, et avoir le bon niveau d’énergie pour réaliser vos tâches.

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Un autre mythe courant en matière de productivité est le suivant : beaucoup de personnes pensent que pour être plus productif, il faut travailler plus longtemps. Mais la vérité est que travailler plus longtemps ne fera pas nécessairement de vous une personne plus productive.

En effet, d’après la loi d’Illich, passé un certain nombre d’heures à travailler, notre productivité décline significativement. Illich parle même d’un « seuil de productivité négative », c’est-à-dire qu’à un moment, notre attention devient si mauvaise qu’on commence même à commettre des erreurs. Autrement dit, de longues heures de travail peuvent entraîner une baisse de la productivité, et même une contre-productivité !

Comment donc être plus productif sans passer sa vie à travailler ? Il vous appartient de travailler de manière plus intelligente. Pour cela, commencez par définir de façon claire ce que vous avez à faire, identifiez ensuite vos priorités et focalisez-vous sur une priorité à la fois en prenant le soin de dompter les distractions qui pourraient vous empêcher d’aller au bout de vos tâches. Entre 2 tâches, n’oubliez pas de faire de petites pauses !

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Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Dans notre ère digitale actuelle où tout va très vite, il n’est pas étonnant de rencontrer tant de personnes qui croient que le multitâche est la clé d’une productivité accrue.

En réalité, il existe 2 types de multitâches : le multitâche simple qui consiste à faire des tâches habituelles (par exemple repasser des vêtements en regardant la télévision) et le multitâche complexe (par exemple, être au téléphone en conversation avec une personne et écrire un email en même temps).

Vous vous rendrez compte que le multitâche simple est généralement possible sans faire trop d’efforts. Mais en ce qui concerne le multitâche complexe, la tâche est plus difficile parce que vous devez vous concentrer sur une tâche pour bien la faire jusqu’au bout. Lorsque vous essayez de vous concentrer sur les deux tâches en même temps, en réalité, vous n’arrivez à bien faire aucune d’entre-elles. Parce que votre cerveau est surchargé et il lui devient difficile tout simplement de se concentrer. En matière de productivité, le multitâche se révèle donc être un mythe car il entraîne une baisse de productivité.

Vous comprenez donc qu’au lieu d’essayer de tout faire en même temps, concentrez-vous sur une seule chose à la fois et accordez-lui toute votre attention. Vous serez surpris de constater à quel point vous êtes plus productif lorsque vous n’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois !

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Si vous travaillez de chez vous, on vous a certainement déjà dit que vous avez besoin d’un bureau pour être productif. La vérité est qu’un bureau formel, défini et fixe ne convient simplement pas à tout le monde.

 

S’il est vrai qu’un bureau peut aider certaines personnes à rester concentrées et organisées, il y a de nombreuses personnes qui sont tout aussi productives en travaillant de manière nomade (à domicile, dans un café, dans un coworking, etc.). En effet, nous expérimentons tous à un moment ou un autre ce qu’on appelle des cycles de productivité. Des moments où nous sommes très productifs et des moments où nous sommes moins productifs. Pour sortir de la baisse de productivité, l’un des moyens est de changer son environnement de travail. En changeant de notre cadre habituel, la nouveauté stimule notre créativité et nous permet de travailler de manière plus productive.

Vous comprenez donc que l’essentiel est de trouver ce qui fonctionne pour vous et de vous y tenir. Si un bureau vous aide à rester concentré, tant mieux ! Sinon, ce n’est pas grave non plus ! Assurez-vous simplement que votre espace de travail soit confortable et propice à la concentration. Et n’hésitez pas à changer d’espace de travail de temps en temps pour stimuler votre créativité.

Conclusion

Dans cet article, nous avons mis l’accent sur 4 mythes et avons montré pourquoi il faut arrêter d’y croire pour devenir une personne plus productive.

Les points suivants ont été discutés :

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Il vous appartient maintenant de mettre en pratique les principes discutés dans votre vie.

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7 astuces pour garder votre bureau bien rangé

Êtes-vous du genre à perdre beaucoup de temps à chercher des objets ou des documents sur votre bureau parce qu’il n’est pas bien rangé ?

La vérité est que si nous ne sommes pas vigilants, des choses peuvent s’amasser rapidement sur le bureau. Et là, bonjour la galère lorsqu’on cherche un doucement bien précis !

Dans cet article, je partage avec vous 7 astuces pour garder votre bureau propre et toujours bien rangé.

1 – Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

La plupart des documents qui encombrent votre bureau sont des papiers. Je vous propose le système ci-dessous que vous pouvez utiliser pour bien gérer vos documents et dossiers divers. L’idée ici est d’assigner un lieu de rangement à chacun des éléments de votre bureau.

Pour cela, vous aurez besoin de :
Une boîte de réception : il s’agit d’un bac à papier standard empilable. Mettez-y tous vos documents dont l’emplacement n’a pas encore été défini. Il peut s’agir de mémos, de documents imprimés ou tout autre objet.
Un bac à incubation : au-dessus de votre bac de réception, empilez un autre bac à papier pour y mettre tous les dossiers qui sont “en attente”. Il peut s’agir de dossiers que vous avez commencé mais sur lesquels il vous manque des éléments pour avancer, d’articles que vous envisagez de lire, de plans de projets en attente de validation, etc.
Un bac de projets en cours : au-dessus de votre bac à incubation, mettez un autre bac pour y ranger les dossiers des projets en cours. Créez un dossier par projet.
Un bac de choses à faire : au-dessus de votre bac de projets en cours, mettez un autre bac et placez-y les documents nécessitant des actions rapides de votre part. Il peut s’agir d’éléments tels que des formulaires à remplir ou des documents à relire et pour lesquels il faut faire un retour.
Une boîte à archives : il s’agit de l’endroit dédié à vos projets terminés que vous pourrez consulter à l’avenir. Placez dans un classeur les projets terminés et tous les documents y afférant que vous pourriez vouloir consulter à nouveau. Organisez-les de préférence par ordre alphabétique. Vous pouvez utiliser une armoire pour les stocker ou alors un tiroir du caisson de votre bureau.
Les boîtes à ordures : il s’agit de la poubelle et de la déchiqueteuse (si vous en avez une).
La poubelle vous permet de vous débarrasser de tout ce que vous n’utilisez plus. Quant à la déchiqueteuse, elle vous permet de détruire en toute sécurité les documents confidentiels.

2 – Bannissez les Post-it

N’utilisez plus de Post-it pour vous rappeler des informations importantes. Ils sont trop faciles à perdre et si vous vous amusez à les coller sur votre écran, ils risquent de s’accumuler et occuper une bonne partie de votre écran. À la place, gardez un petit carnet sur votre bureau pour y noter vos rappels. Si vous voulez utiliser des Post-it, faites-le pour laisser des mémos à vos collègues pour des dossiers sur lesquels vous travaillez ensemble.

3 – Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

Beaucoup de documents imprimés encombrent nos bureaux alors que nous n’en avons plus besoin. Après avoir imprimé un fichier et effectué l’action qui lui est associée, jetez-le. Vous en avez déjà une copie sur votre ordinateur, vous n’avez donc pas besoin de la laisser traîner sur votre bureau.

4 – Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

Si vous ne classez pas, c’est probablement qu’il est trop fastidieux de trouver des dossiers et de les étiqueter. Avec une pile de chemises vierges et une étiqueteuse ou un marqueur à portée de main, vous n’avez plus d’excuse.

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5 – Jetez les stylos inutilisés

Pourquoi avez-vous besoin de tant de stylos ? Jetez tous ceux que vous n’utilisez plus surtout ceux-là qui n’ont pas de capuchons et qui salissent votre boîte à stylos avec l’encre qui coule. Gardez juste 2 ou 3 stylos (bleu, rouge, noir), 1 ou 2 crayons et 2 ou 3 surligneurs. C’est largement suffisant pour faire votre travail.

6 – Évitez de manger sur votre bureau

J’avoue que je ne respecte pas strictement cette règle puisqu’il m’arrive souvent de grignoter à mon bureau. Bonjour les miettes sur le clavier !

Manger à votre bureau encourage à laisser traîner des choses telles que les sacs en papier, les tasses, les couverts sur votre bureau. Pour éviter cela, mangez ailleurs.

Cela vous permettra également de faire une pause mentale et de savourer votre repas sans être interrompu par les emails qui arrivent sur votre ordinateur.

7 – Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il peut arriver que vous vous trompiez sans vous en rendre compte en affectant un dossier à un mauvais bac, ou que vous ayez laissé traîner un peu trop longtemps sur le bureau, une tasse ou encore des couverts de l’un de vos déjeuners.

 

En prenant un temps spécifique pour mettre les choses en ordre et nettoyer, vous aurez l’occasion de remettre chaque chose à sa place. Ce sera aussi l’occasion de dépoussiérer et de nettoyer votre clavier et votre écran.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir tout au long de l’article, il existe des astuces toutes simples pour garder votre bureau bien rangé.

Voici ce qu’il convient de retenir :

1. Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

2. Bannissez les Post-it

3. Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

4. Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

5. Jetez les stylos inutilisés

6. Évitez de manger sur votre bureau

7. Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il ne vous reste plus qu’à les en pratique ces astuces pour votre bureau.

Comment mettre en place la méthode P.A.R.A : le guide pas-à-pas

Dans un précédent article, j’ai expliqué ce qu’est la méthode P.A.R.A et comment elle pouvait facilement être adoptée comme méthode d’organisation en raison de son caractère universel, flexible, simple, adaptable, transverse, modulable et orienté résultats.

Mais avant de l’adopter, il se peut que vous ayez déjà un autre type d’organisation en place. Comment donc faire pour basculer de votre organisation actuelle à l’organisation P.A.R.A ? 

En prenant comme hypothèse que vos informations et documents devant être organisés se trouvent dans votre ordinateur, dans cet article, nous verrons en 5 étapes majeures, comment implémenter la méthode P.A.R.A dans votre ordinateur.

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

L’idée ici est de faire table rase du passé et recommencer à zéro au lieu d’essayer de faire “migrer” des centaines d’anciens fichiers vers un nouveau système. Cela risquerait de vous prendre tellement de temps que vous pourriez abandonner en chemin.

En déplaçant les anciens fichiers dans le nouveau dossier, vous ne les perdez pas. Si vous avez vraiment besoin de retrouver un document d’un ancien projet, il vous suffira simplement de vous plonger dans les archives et de faire quelques recherches. Vous retrouverez tout exactement comme vous l’avez laissé. Mais en attendant, ils sont hors de votre vue et de votre esprit, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos nouveaux projets.

Dans le dossier Documents de votre ordinateur, vous passerez de ce qui est probablement un ensemble de fichiers mal organisés qui encombrent votre espace de travail, à des archives centralisées :

Méthode PARA

Étape 2 – Créez des dossiers pour chacun de vos projets en cours

Après que vous ayez fait table rase du passé, vous pouvez à présent structurer votre espace pour stocker les nouvelles informations que vous allez capturer et les nouveaux documents que vous allez créer.

Mais avant de créer un dossier pour chacun de vos projets, prenez quelques instants pour faire un travail d’identification de vos différents projets. Vous pouvez pour cela passer en revue les domaines de votre vie (spirituel, familial, couple, santé, financier, professionnel, etc.) pour voir ce qui est actuellement en cours et ce que vous avez prévu de faire.

Maintenant, créez un dossier (et un seul) pour chacun de vos projets en cours. Une fois que vous aurez créé un dossier pour chacun des projets que vous avez identifiés, vous disposerez à présent de dossiers pour stocker tout ce sur quoi vous travaillez :

Méthode PARA
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Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets

L’idée ici est de déplacer tous ces dossiers projets dans un dossier principal appelé “Projets”, afin de pouvoir les retrouver à un seul endroit.

Méthode PARA

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Déplacez l’archive des fichiers existants dans un nouveau dossier appelé simplement “Archives”, afin de pouvoir séparer ce qui a été enregistré avant la date d’aujourd’hui de ce qui sera enregistré dans le futur :

Méthode PARA
Il vous reste donc les deux dossiers P.A.R.A essentiels : Projets et Archives. Le premier sera utilisé utilisé pour stocker les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement, et le second pour archiver tout ce dont vous avez fini de vous occuper. 

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Vous vous dites peut-être que vous pourriez déplacer des anciens fichiers dans vos dossiers de projets nouvellement créés, mais il n’est pas recommandé de le faire. Pourquoi ? Pour la simple raison qu’il faudrait passer du temps pour trier les fichiers afin de savoir lesquels peuvent être utiles, et pour quels projets actuels ou futurs. Du coup, il est préférable de les laisser là où ils sont. Au lieu de faire un gros travail pour les organiser et les affecter à des projets, vous pouvez les rechercher seulement si et quand vous en avez besoin.

Les deux autres dossiers P.A.R.A restants – Areas (Sphères de responsabilité) et Ressources – peuvent et doivent venir plus tard, une fois que vous avez quelque chose à y mettre. Les nouvelles informations arrivent généralement par le biais de vos projets sur lesquels vous travaillez activement en ce moment. Mais une fois en action, vous constaterez souvent que certains éléments d’information sont utiles au-delà de ce seul projet.

Par exemple, vous pouvez vous rendre compte qu’une checklist que vous avez utilisée pour organiser un mariage (un projet) est quelque chose que vous aimeriez continuer à faire. Vous pouvez créer un nouveau dossier intitulé “Mariage” et l’y déplacer, afin de toujours savoir où le trouver. Placez ce dossier “Mariage” dans un nouveau dossier appelé “Areas” :

Méthode PARA

Ou peut-être avez-vous appris une nouvelle méthodologie d’optimisation de processus au cours d’une mission pour un client, mais une fois celle-ci terminée, vous décidez que ces connaissances doivent rester disponibles pour de futurs projets. Vous pouvez déplacer la note contenant ces connaissances vers un nouveau dossier intitulé “Méthodologies”, et la placer dans un nouveau dossier “Ressources” :

Méthode PARA

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi les numéroter de 1 à 4 pour les classer par ordre d’applicabilité :

Méthode PARA

Vous avez maintenant un système P.A.R.A entièrement fonctionnel !

Vos projets vous apportent un flux constant d’idées et d’apprentissages, et une partie de ces connaissances est classée dans les “Areas” et les “Ressources” pour vous en servir dans le futur.

Conclusion

Nous venons de voir un guide pratique pas-à-pas pour organiser vos informations et vos documents dans votre ordinateur selon la méthode P.A.R.A en 5 étapes majeures :

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

Étape 2 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets 

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action et à l’implémenter dans votre ordinateur.

Si vous voulez en savoir plus sur la philosophie de productivité de Tiago Forte, je vous recommande fortement son livre Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential.

Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans un deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

Avant de cuisiner un repas chez vous, vous décidez d’abord en amont de la recette que vous allez faire. Vous vous demandez ensuite si vous avez les ingrédients et les ustensiles nécessaires pour la réaliser.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité de ce dont vous avez besoin, vous ne commencez pas à faire à manger immédiatement, mais vous préparez d’abord le terrain en sortant les ustensiles, en pesant les quantités, en découpant les ingrédients qui le nécessitent, en préchauffant le four, etc. Quand les préparations sont prêtes, on dira que vous avez fait la mise en place. Vous êtes maintenant dans les conditions optimales pour réaliser votre recette.

Dans une cuisine professionnelle, la mise en place se passe d’une manière similaire avec quand même quelques différences significatives en ce qui concerne la précision et la rigueur. En effet, les professionnels feront preuve d’une attention particulière en ce qui concerne les ustensiles et les appareils utilisés. Sans être exhaustif, le chef cuisinier veillera à ce que :

– ses couteaux soient bien limés ;

– les quantités d’ingrédients lui permettent d’assurer ses différents services de la journée ;

– l’huile de la friture soit remplacée à l’issue de plusieurs utilisations ;

– le four soit en excellent état de fonctionnement ;

– il n’y ait aucun problème avec la chambre froide ;

– Etc.

Que pourrait-il se passer si le cuisinier amateur à la maison ou le chef cuisinier au restaurant procédaient sans mise en place ? Ils risquent par exemple d’oublier des ingrédients ou des ustensiles dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas en stock ou qui sont en panne.

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

En nous inspirant de la technique de la mise en place, nous pouvons tirer quelques principes applicables à l’organisation quotidienne pour optimiser la productivité et améliorer la manière dont nous gérons nos tâches.

Commençons en faisant d’abord quelques parallèles :

– la recette que le cuisinier veut réaliser peut s’assimiler à un projet sur lequel vous travaillez

– les ingrédients constituent l’ensemble des tâches que vous avez identifiées et qu’il faut exécuter pour mener à bien votre projet

– les ustensiles sont les outils que vous allez utiliser pour faciliter l’exécution de vos tâches

– la cuisine dans laquelle intervient le cuisinier correspond à votre environnement de travail (bureau fermé, open space, coworking)

Même si les contextes culinaire et personnel sont différents, nous pouvons quand même identifier des similitudes en ce qui concerne les apports de la mise en place : meilleures préparation et planification, organisation en amont pour faciliter l’exécution des tâches.

Voici 4 étapes simples qui vous permettront de tirer profit de la technique de la mise en place :

  • Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

     

  • Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

     

  • Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.
  • Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et en minimisant les bruits.

Si vous voulez approfondir vos connaissances dans l’implémentation de la technique de la mise en place dans votre organisation personnelle, je vous recommande le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind

Les bénéfices de la mise en place

Utiliser la technique de la mise en place dans l’organisation d’une cuisine ou dans la vie quotidienne comprend plusieurs bénéfices :

Premièrement, la mise en place vous permet d’anticiper vos besoins et de planifier votre travail en avance. En faisant les choses en avance, vous avez la possibilité de faire des ajustements ou des modifications si vous le jugez nécessaire avant de passer réellement à l’action. Ce n’est pas le cas lorsque vous faites les choses sans préparation. 

Deuxièmement, la mise en place favorise l’optimisation de votre manière de travailler. Cela est rendu possible en vous assurant que les ressources et les outils dont vous avez besoin sont préparés, organisés et disposés de manière à faciliter votre passage à l’action et à minimiser les interruptions. Vous pourrez ainsi travailler de manière plus focalisée. 

Troisièmement, la mise en place vous permet de vous sentir en confiance et d’avoir le contrôle de la situation. Ceci est vrai car l’organisation en amont apporte la tranquillité d’esprit, minimise les risques d’oubli et les erreurs, et fait gagner du temps lors de l’exécution grâce à une anticipation des étapes requises pour bien effectuer le travail.

Sans être exhaustifs, ces 3 bénéfices nous montrent que la mise en place réduit la charge mentale, facilite le passage à l’action et permet de réaliser ses projets plus aisément. 

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Comment s’organiser avec la méthode NERAC ?

Comme nous l’avons souligné dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe de nombreuses méthodes d’organisation (GTD, PARA, ZTD, 5S, etc.) que vous pouvez vous approprier et personnaliser le cas échéant selon vos besoins et vos attentes.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à une méthode moins populaire mais qui tout aussi intéressante que les autres. Il s’agit de la méthode NERAC.

Nous verrons ce qu’est la méthode NERAC et comment vous pouvez la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

Comprendre ce qu’est la méthode NERAC

Cette méthode tire son origine de l’acronyme NERAC qui signifie :

Noter les tâches à effectuer

Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

Réserver du temps pour les imprévus

Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

Contrôler la réalisation des tâches

Bien plus qu’une méthode théorique, c’est un véritable outil opérationnel que vous pouvez adopter pour optimiser votre organisation personnelle ou professionnelle et exécuter vos tâches de manière plus efficace.

Pour faciliter la compréhension de la méthode, elle est souvent illustrée visuellement sous la forme d’un tableau.

Méthode NERAC

Comment utiliser la méthode NERAC de manière pratique ?

Après avoir défini succinctement la méthode NERAC, voyons à présent voir comment la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

1- Noter

Cette première étape consiste à mettre à l’écrit ce que vous avez à faire. Notez-y en vrac toutes vos tâches sans vous préoccuper de l’importance, de l’urgence ou encore de la date d’échéance. Ces éléments seront pris en compte à l’étape 4 – Arbitrer.

L’objectif de cette étape est d’éviter d’oublier ce que vous avez à faire et de vous vider l’esprit. Si vous décidez d’adopter cette méthode dans votre fonctionnement quotidien, notez tout au long de la journée ce qui vous viendra à l’esprit. Vous serez ainsi sûr d’avoir à un endroit l’ensemble de vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 1 - Noter

2- Estimer

Maintenant que les tâches sont notées, il est nécessaire d’évaluer le temps que cela vous prendra pour les réaliser. L’estimation de la durée peut sembler difficile de prime abord mais vous pouvez arriver à faire une estimation juste en vous référant à des tâches similaires que vous avez pu effectuer dans le passé. Vous l’aurez bien compris, vos expériences passées vous seront utiles dans cette étape. 

L’objectif de cette étape est que vous sachiez le temps nécessaire dont vous aurez besoin pour exécuter correctement vos tâches. Veillez à ne pas le sous-évaluer ou le surévaluer. Si jamais vous vous trompez, vous corrigerez l’estimation pour les prochaines fois.

Méthode NERAC - Etape 2 - Estimer

3- Réserver

Cette troisième étape consiste à se prémunir des imprévus. La vérité est qu’on a beau prendre le temps de bien planifier le travail que nous avons à faire, il peut y avoir des éléments extérieurs hors de notre contrôle.
Les choses peuvent donc ne pas se passer comme prévu et retarder l’exécution des tâches.

Pour faire face à cela, il faut prévoir une marge de manoeuvre. Vous pouvez par exemple prévoir 50 % de temps en plus pour une tâche que vous maîtrisez et 100 % de temps en plus pour une tâche non maîtrisée. Cela veut dire que si la tâche vous prend habituellement 1 heure, vous réservez 30 min si vous la maîtrisez et 1h si ce n’est pas le cas.

L’objectif de cette étape est d’apprendre à anticiper les imprévus en prévoyant une marge de manoeuvre pour pouvoir dans tous les cas exécuter vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 3 - Réserver

4- Arbitrer

Cette quatrième étape consiste à prioriser les tâches que vous avez à effectuer en vous basant sur le niveau d’importance et d’urgence. 

Lorsqu’on parle des notions d’importance et d’urgence, on pense nécessairement à la matrice d’Eisenhower qui permet d’effectuer une hiérarchisation des tâches en 4 catégories :

les tâches importantes et urgentes : ces tâches sont à exécuter le plus rapidement possible

les tâches importantes et non urgentes : ces tâches sont à planifier pour une exécution ultérieure

les tâches non importantes et urgentes : ces tâches sont à déléguer

les tâches non importantes et non urgentes : ces tâches sont à reporter ou même à supprimer dans certains cas

Après avoir décidé quoi faire pour chaque tâche, vous pourrez alors renseigner l’échéance d’exécution.

L’objectif de cette étape est de vous aider à identifier l’ordre d’exécution de vos tâches. Cela vous permettra de ne pas vous disperser et de faire les bonnes choses au bon moment.

Méthode NERAC - Etape 4 - Arbitrer

5- Contrôler

La cinquième et dernière étape consiste à suivre votre travail en faisant le point sur le travail accompli et en mesurant vos progrès.

Il s’agit notamment de :

– examiner si vos tâches ont été réalisées dans les temps

– identifier les tâches en retard et pourquoi

– faire les ajustements nécessaires dans votre planification en décalant par exemple certaines échéances ou en supprimant certaines tâches dont le niveau d’importance et/ou d’urgence a évolué

L’objectif de cette étape est de vous aider à faire des points réguliers sur l’état d’avancement de la réalisation de vos tâches, analyser votre travail pour vous ajuster et apprendre de vos erreurs pour aller plus vite et travailler de manière plus efficace à l’avenir.

Méthode NERAC - Etape 5 - Contrôler

Conclusion

La méthode NERAC peut être considérée comme un outil opérationnel qui vous permet de bien vous organiser au quotidien et d’exécuter vos tâches efficacement. Elle se décompose en 5 étapes : 

1 – Noter les tâches à effectuer

2 – Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

3 – Réserver du temps pour les imprévus

4 – Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

5 – Contrôler la réalisation des tâches

Il ne vous reste plus qu’a vous approprier ces différentes étapes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.