Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans une deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

Les bénéfices de la mise en place

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Comme nous l’avons souligné dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe de nombreuses méthodes d’organisation (GTD, PARA, ZTD, 5S, etc.) que vous pouvez vous approprier et personnaliser le cas échéant selon vos besoins et vos attentes.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à une méthode moins populaire mais qui tout aussi intéressante que les autres. Il s’agit de la méthode NERAC.

Nous verrons ce qu’est la méthode NERAC et comment vous pouvez la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

Comprendre ce qu’est la méthode NERAC

Cette méthode tire son origine de l’acronyme NERAC qui signifie :

Noter les tâches à effectuer

Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

Réserver du temps pour les imprévus

Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

Contrôler la réalisation des tâches

Bien plus qu’une méthode théorique, c’est un véritable outil opérationnel que vous pouvez adopter pour optimiser votre organisation personnelle ou professionnelle et exécuter vos tâches de manière plus efficace.

Pour faciliter la compréhension de la méthode, elle est souvent illustrée visuellement sous la forme d’un tableau.

Comment utiliser la méthode NERAC de manière pratique ?

Après avoir défini succinctement la méthode NERAC, voyons à présent voir comment la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

1- Noter

Cette première étape consiste à mettre à l’écrit ce que vous avez à faire. Notez-y en vrac toutes vos tâches sans vous préoccuper de l’importance, de l’urgence ou encore de la date d’échéance. Ces éléments seront pris en compte à l’étape 4 – Arbitrer.

L’objectif de cette étape est d’éviter d’oublier ce que vous avez à faire et de vous vider l’esprit. Si vous décidez d’adopter cette méthode dans votre fonctionnement quotidien, notez tout au long de la journée ce qui vous viendra à l’esprit. Vous serez ainsi sûr d’avoir à un endroit l’ensemble de vos tâches.

2- Estimer

Maintenant que les tâches sont notées, il est nécessaire d’évaluer le temps que cela vous prendra pour les réaliser. L’estimation de la durée peut sembler difficile de prime abord mais vous pouvez arriver à faire une estimation juste en vous référant à des tâches similaires que vous avez pu effectuer dans le passé. Vous l’aurez bien compris, vos expériences passées vous seront utiles dans cette étape. 

L’objectif de cette étape est que vous sachiez le temps nécessaire dont vous aurez besoin pour exécuter correctement vos tâches. Veillez à ne pas le sous-évaluer ou le surévaluer. Si jamais vous vous trompez, vous corrigerez l’estimation pour les prochaines fois.

3- Réserver

Cette troisième étape consiste à se prémunir des imprévus. La vérité est qu’on a beau prendre le temps de bien planifier le travail que nous avons à faire, il peut y avoir des éléments extérieurs hors de notre contrôle.
Les choses peuvent donc ne pas se passer comme prévu et retarder l’exécution des tâches.

Pour faire face à cela, il faut prévoir une marge de manoeuvre. Vous pouvez par exemple prévoir 50 % de temps en plus pour une tâche que vous maîtrisez et 100 % de temps en plus pour une tâche non maîtrisée. Cela veut dire que si la tâche vous prend habituellement 1 heure, vous réservez 30 min si vous la maîtrisez et 1h si ce n’est pas le cas.

L’objectif de cette étape est d’apprendre à anticiper les imprévus en prévoyant une marge de manoeuvre pour pouvoir dans tous les cas exécuter vos tâches.

4- Arbitrer

Cette quatrième étape consiste à prioriser les tâches que vous avez à effectuer en vous basant sur le niveau d’importance et d’urgence. 

Lorsqu’on parle des notions d’importance et d’urgence, on pense nécessairement à la matrice d’Eisenhower qui permet d’effectuer une hiérarchisation des tâches en 4 catégories :

– les tâches importantes et urgentes : ces tâches sont à exécuter le plus rapidement possible

– les tâches importantes et non urgentes : ces tâches sont à planifier pour une exécution ultérieure

– les tâches non importantes et urgentes : ces tâches sont à déléguer

– les tâches non importantes et non urgentes : ces tâches sont à reporter ou même à supprimer dans certains cas

Après avoir décidé quoi faire pour chaque tâche, vous pourrez alors renseigner l’échéance d’exécution.

L’objectif de cette étape est de vous aider à identifier l’ordre d’exécution de vos tâches. Cela vous permettra de ne pas vous disperser et de faire les bonnes choses au bon moment.

5- Contrôler

La cinquième et dernière étape consiste à suivre votre travail en faisant le point sur le travail accompli et en mesurant vos progrès.

Il s’agit notamment de :

– examiner si vos tâches ont été réalisées dans les temps

– identifier les tâches en retard et pourquoi

– faire les ajustements nécessaires dans votre planification en décalant par exemple certaines échéances ou en supprimant certaines tâches dont le niveau d’importance et/ou d’urgence a évolué

L’objectif de cette étape est de vous aider à faire des points réguliers sur l’état d’avancement de la réalisation de vos tâches, analyser votre travail pour vous ajuster et apprendre de vos erreurs pour aller plus vite et travailler de manière plus efficace à l’avenir.

Conclusion

La méthode NERAC peut être considérée comme un outil opérationnel qui vous permet de bien vous organiser au quotidien et d’exécuter vos tâches efficacement. Elle se décompose en 5 étapes : 

1 – Noter les tâches à effectuer

2 – Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

3 – Réserver du temps pour les imprévus

4 – Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

5 – Contrôler la réalisation des tâches

Il ne vous reste plus qu’a vous approprier ces différentes étapes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.

L’agenda fait partie des outils incontournables à utiliser lorsqu’on aspire à bien organiser. Encore faut-il savoir bien l’utiliser pour tirer profit des différents avantages qu’il procure. Bien utiliser un agenda comprend deux dimensions : premièrement savoir quels types d’activités y positionner, deuxièmement être conscient des erreurs à ne pas faire dans son utilisation au quotidien. C’est sur cette deuxième dimension que je vais me concentrer dans le cadre de cet article.

J’ai identifié quatre erreurs principales que je vais partager avec vous et je vous propose sans plus tarder de rentrer dans le vif du sujet.

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

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Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

Conclusion

Bien utiliser un agenda peut paraître simple de prime abord, mais comme vous avez pu le constater tout au long de l’article, il est facile de faire des erreurs qui peuvent impacter la stabilité de votre organisation ainsi que votre productivité. Nous avons notamment passé en revue 4 erreurs majeures :

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

Il vous appartient maintenant d’identifier l’erreur dans laquelle vous vous retrouvez le plus souvent et de définir les actions à mettre en oeuvre pour reprendre le contrôle de la situation.

Proposée par le blogueur Léo Babauta, auteur du blog Zen Habits, la méthode ZTD (Zen To Done) est une version simplifiée et allégée qui s’inspire de la méthode GTD dont le principe de fonctionnement est rappelé par le schéma synthétique ci-dessous :

Grand admirateur de la méthode GTD, Léo Babauta reprend ses meilleures pratiques tout en comblant ses lacunes. En effet, il a identifié 5 problèmes majeurs que rencontrent la plupart des personnes ayant adopté la méthode GTD, et propose donc des solutions pour les résoudre.

Après avoir passé en revue les 5 problèmes de la méthode GTD, nous verrons les 10 habitudes proposées par la méthode ZTD.

Les 5 problèmes de la méthode GTD

Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes 

Le premier problème auquel sont confrontés les utilisateurs de la méthode GTD et qui les empêche d’ailleurs de réussir à bien l’utiliser est qu’elle demande une série de plusieurs changements d’habitudes à faire en même temps. Or pour obtenir des résultats durables, il faut se concentrer sur une habitude à la fois et l’intégrer à sa vie avant d’adopter une nouvelle. En effet, lorsqu’on veut changer plusieurs choses en même temps, on finit très rapidement par revenir en arrière à nos vieilles habitudes sans avoir réussi à changer quoi que ce soit.

La solution préconisée par ZTD est donc de changer les habitudes une par une et au fur et à mesure. Cela veut dire qu’il n’est pas recommandé d’essayer de maîtriser le fonctionnement du système GTD d’un coup car cela serait fastidieux, pénible et décourageant. Il est donc plus adapté de l’adopter en plusieurs étapes.

Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action

Bien que GTD (Getting Things Done) signifie faire les choses ou encore avancer dans l’exécution des choses, on réalise que dans la pratique, c’est un système qui est plutôt très efficace dans le tri, l’organisation et le classement des informations (idées, projets, activités, tâches) mais qui ne pousse pas tellement à l’action proprement dite. C’est la raison pour laquelle, lorsqu’on décide d’adopter la méthode GTD, on se retrouve très rapidement à passer plus de temps à se poser des questions sur la meilleure façon de classer ou d’organiser, que de passer à l’action. Ce qui alourdit et complexifie l’organisation personnelle.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser davantage sur l’action. Cela signifie qu’il est plus important de consacrer son énergie à trouver la meilleure façon d’exécuter ses tâches pour obtenir les résultats escomptés.

Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes

Avoir une structure est fondamental pour travailler efficacement et avancer dans l’accomplissement de ses objectifs, parce qu’on a une visibilité globale de l’organisation de notre travail.

Avec la méthode GTD, l’accent est mis sur la prise de décision instantanée et il y a peu ou pas de planification. Ce qui peut être frustrant, désorientant ou encore source de confusion pour la plupart des personnes car un cadre d’organisation est quand même nécessaire pour mieux appréhender ses journées.

La solution préconisée par ZTD est développer une série de plusieurs petites habitudes telles que définir ses 3 TPIs (Tâches les Plus Importantes) de la journée, créer des routines quotidiennes et hebdomadaires de fonctionnement et prendre le temps de se poser pour planifier ses activités et ses tâches.

Problème 4 – GTD en fait un peu trop

Le système GTD ne fait pas de distinction particulière entre les éléments qui rentrent dans la boîte de réception. Il permet de classer absolument tout ! A première vue, cela est une très bonne chose. Mais à trop faire rentrer des éléments dans la boîte de réception, on peut se retrouver rapidement en situation de surcharge et de stress parce qu’on peut se sentir dans une sorte d’obligation de tout classer en permanence. Et dans le cas où on ne le fait pas, on aura alors le sentiment de ne pas bien faire les choses.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser sur la simplification. L’idée ici est de ne pas chercher continuellement à tout trier mais de se concentrer sur l’essentiel, ce qui est réellement important.

Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Avec le système GTD, il n’y a aucune réflexion sur le lien entre les tâches exécutées et les objectifs qu’on souhaite atteindre. On trie simplement les informations au fur et à mesure qu’elles arrivent et on décide de ce qui sera ou pas fait. Mais peut-être que les choses qui seront faites ne sont pas les plus importantes, ni les plus alignées avec les objectifs. On constate donc que l’approche ici est davantage réactive que proactive. 

La solution préconisée par ZTD est d’identifier les activités et les tâches les plus importantes de votre journée et de votre semaine. S’agissant de ce que vous jugez comme le plus important, vous devez donc les réaliser en priorité.

Après avoir vu les problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD et les solutions proposées par la méthode ZTD, voyons à présent les caractéristiques de la méthode ZTD.

Les 10 habitudes de la méthode ZTD

Léo Babauta résume sa méthode à 10 habitudes majeures. Son approche est de pousser la personne qui veut les adopter à les tester les unes après les autres et d’observer le changement qu’elles produiront dans sa vie. Ceci étant dit, il ne faut donc aucunement considérer ces habitudes comme des règles à respecter mais plutôt comme des pistes d’organisation à explorer.

Habitude 1 – La capture

Cette première habitude consiste à collecter, recenser, répertorier les idées, les projets, les activités et les tâches qui vous viennent à l’esprit.

Vous pouvez utilisez le système que vous voulez (bloc-notes, post-it, application mobiles, etc), cela importe peu. Le plus important est que votre système de capture soit facile à utiliser et à transporter.

L’objectif visé par cette première habitude est de désencombrer et de libérer votre esprit. 

Habitude 2 – Le traitement

Cette deuxième habitude consiste à prendre l’habitude de traiter au moins une fois par jour, les informations se trouvant dans votre système de capture et de ne pas les laisser s’accumuler sans agir car cela impacte négativement la prise de décisions. 

Traitez les différentes informations en vous basant sur le circuit décisionnel de la méthode GTD :

• Si l’information à traiter prend moins de 2 min, vous la traitez tout de suite
• Si elle n’est pas importante, vous la jetez à la poubelle
• Si elle s’adresse à quelqu’un d’autre, vous la déléguez
• Si vous souhaitez la sauvegarder, vous pouvez alors l’archiver 
• Si vous souhaitez la planifier, ajoutez-la à votre calendrier ou mettez-la dans votre to-do list

L’objectif visé par cette deuxième habitude est de prendre la meilleure décision pour chaque information dans votre système de capture.

Habitude 3 – La planification

Cette troisième habitude consiste à choisir chaque jour entre 1 et 3 TPIs qu’on souhaite avoir absolument réalisé avant la fin de la journée. En raison de leur niveau d’importance, les TPIs doivent être accomplies en priorité, idéalement en début de journée, au moment où l’énergie et la concentration sont à leur maximum. 

L’objectif visé par cette troisième habitude est de passer à l’action et de s’assurer de faire le plus important chaque jour.

Habitude 4 – L’action

Cette quatrième habitude est l’une des plus importantes de la méthode ZTD. Elle consiste à se concentrer exclusivement sur la tâche qu’on a choisi d’exécuter en évitant les distractions. Cela sous-entend bien évidemment qu’il faut éviter le multitâche.

Pour y arriver plus facilement, il convient de se déconnecter de toutes les sources de distraction (boîte email, téléphone, réseaux sociaux, etc.) Si jamais une personne vous interrompt pour une demande quelconque, il est recommandé de la noter quelque part pour se souvenir de s’en occuper plus tard. Vous l’aurez bien compris, une telle interruption ne doit pas vous empêcher de continuer votre travail. 

L’objectif visé par cette quatrième habitude est de passer à l’action de manière focalisée chaque jour.

Habitude 5 – La systématisation

Cette cinquième habitude consiste à construire et à maintenir des listes simples à utiliser. Pour rendre cela possible, la méthode ZTD utilise des liste contextuelles telles que @travail pour toutes les tâches professionnelles, @famille pour les tâches relatives à vos obligations familiales, @courses pour toutes les tâches relatives aux courses. En fonctionnant ainsi, les choses restent simples et lisibles, et on passe moins de temps à gérer le système et plus de temps à avancer sur l’accomplissement des objectifs. 

L’objectif visé par cette cinquième habitude est de garder les choses très simples pour en faciliter la gestion.

Habitude 6 – L’organisation

Cette sixième habitude consiste à s’assurer régulièrement que chaque information ou chaque élément soit au bon endroit c’est-à-dire dans la bonne liste contextuelle ou le bon dossier. Cela permet bien évidemment de gagner du temps lorsque vient le moment de passer l’action.

L’objectif visé par cette sixième habitude est de ne pas attendre que les choses s’entassent pour les classer mais de garder constamment votre système organisé.

Habitude 7 – L’examination

Cette septième habitude consiste à vérifier régulièrement le fonctionnement de votre système et à passer en revue vos objectifs de manière hebdomadaire. De manière pratique, il s’agit d’examiner votre progression dans l’accomplissement de vos objectifs et d’identifier ce qui vous reste à faire, ce que vous pouvez optimiser, ce que vous pouvez améliorer, etc. Vous pouvez en plus faire des revues mensuelles et trimestrielles.

L’objectif visé par cette septième habitude est de vous assurer que vous avancez bien dans la bonne direction et ne vous laissez pas distraire par des choses qui ne sont pas importantes.

Habitude 8 – La simplification

Cette huitième habitude est l’essence même de la philosophie de la méthode ZTD. Elle consiste à apprendre à toujours aller à l’essentiel et à ne pas s’encombrer de choses inutiles qui pourraient vous empêcher de progresser vers l’atteinte de vos objectifs.

L’objectif visé par cette huitième habitude est comme vous vous doutez la simplicité pour éviter de se surcharger de choses inutiles. 

Habitude 9 – Des routines

Cette neuvième habitude consiste à définir des routines car elles aident à mieux structurer ses journées et à créer une certaine régularité dans son fonctionnement quotidien. La particularité des routines est qu’elles doivent vous être propres. N’essayez donc pas de reproduire mécaniquement ce que fait une autre personne. Au contraire, testez des choses et trouvez ce qui fonctionne pour vous et vous convient. Vous pouvez par exemple commencer vos journées en regardant votre agenda, en examinant vos listes contextuelles et en définissant vos TPIs pour la journée, etc.

L’objectif visé par cette neuvième habitude est d’arriver à automatiser certaines de vos actions quotidiennes. 

Habitude 10 – La passion

Cette dixième habitude consiste à orienter vos efforts et votre énergie vers un travail qui vous passionne. La passion a ceci de particulier qu’elle vous permet de travailler avec plaisir. En effet, quand on est passionné par son travail, on se lève chaque matin pleinement motivé et rempli d’énergie positive. De plus, on procrastine rarement dans la mesure où on aime beaucoup ce qu’on fait. 

L’objectif visé par cette dixième habitude, qui peut d’ailleurs être considérée comme la plus importante, est de vous aider à trouver ce qui vous fait vibrer dans la vie et vous met des étoiles dans les yeux. Si vous aimez ce que vous faites, la réussite sera toujours à portée de main. 

Conclusion

La méthode ZTD prend appui sur la méthode GTD, conserve ses points forts, l’allège et propose des solutions face aux problèmes rencontrés par ceux qui l’utilisent. Son objectif ultime est de la simplifier afin de la rendre plus pratique. 

Pour rappel, les 5 problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD sont les suivants :

• Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes

• Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action 
  

• Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes

• Problème 4 – GTD en fait un peu trop 

• Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Et voici les 10 habitudes sur lesquelles repose la méthode ZTD :

• Habitude 1 – La capture : désencombrez et libérez votre esprit

• Habitude 2 – Le traitement : prenez la meilleure décision pour chaque information

• Habitude 3 – La planification : passez à l’action en faisant le plus important chaque jour

• Habitude 4 – L’action : passez à l’action de manière focalisée chaque jour

• Habitude 5 – La systématisation : gardez les choses simples dans un système pour en faciliter la gestion 

• Habitude 6 – L’organisation : gardez votre système constamment ordonné 

• Habitude 7 – L’examination : assurez-vous régulièrement que vous avancez dans la bonne direction

• Habitude 8 – La simplification : évitez de vous surcharger de choses inutiles, allez à l’essentiel 

• Habitude 9 – Des routines : mettez en place des rituels pour automatiser certaines de vos actions quotidiennes

• Habitude 10 – La passion : trouvez un travail qui vous passionne et passez à l’action avec plaisir 

Il ne vous reste plus qu’a tester ces différentes habitudes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.

Comme nous l’avons vu dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe plusieurs méthodes d’organisation populaires. Aujourd’hui, j’aimerais vous parler de la méthode des 5S.

La méthode des 5S est une technique japonaise d’amélioration continue des tâches exécutées dans les chaînes de fabrication des produits dans les usines. Elle a été élaborée dans le cadre du système de production de Toyota encore appelé TPS (Toyota Production System).

Les 5S proviennent de la première lettre des cinq opérations qui constituent les principes de cette méthode. Ces cinq opérations commencent toutes par un S : 

• Seiri (整理) : supprimer ou se débarrasser de l’inutile ;
• Seiton (整頓) : situer les choses c’est à dire les ranger ou les ordonner ;
• Seiso (清掃) : nettoyer ou encore (faire) scintiller ;
• Seiketsu (清潔) : garder en ordre ou encore standardiser les règles ;
• Shitsuke (躾) : suivre et progresser ou encore être rigoureux.

La démarche de la méthode 5S peut être traduite en français par le mot ORDRE qui signifie :

• Ordonner ;
• Ranger ;
• Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies ;
• Rendre évident ;
• Être rigoureux

Dans cet article, nous allons voir comment transposer cette méthode initialement utilisée en usine, à votre organisation personnelle au quotidien. De manière pratique, l’usine est un endroit physique dédié à la production des biens moyennant une gestion efficace des ressources. son équivalent dans votre vie pourrait donc être votre espace de travail ou votre bureau, puisqu’il vous permet de “produire” des projets assimilables aux biens produits dans une usine.

Vous l’aurez bien compris, la question à laquelle nous allons répondre est celle de savoir comment optimiser l’organisation de votre bureau (physique ou digital) afin de gagner en productivité. Nous verrons donc tour à tour chacun des 5S.

1. Seiri ou Ordonner

Cette première étape consiste à alléger votre espace de travail de tout ce qui ne vous sert pas ou qui est inutile. Seiri a pour objectif d’éliminer le superflu et de désencombrer votre espace de travail.

En d’autres termes, il faut :

• Enlever de votre bureau physique tous les objets, tous les appareils et tous les dossiers dont vous ne vous servez pas ou très peu

• Supprimer, recycler, classer ou archiver tous les fichiers et dossiers que vous n’avez pas ouvert depuis longtemps 

Quelques exemples concrets :

• Vous avez dû imprimer un rapport pour le relire et corriger toutes les fautes avant de l’envoyer à votre manager. Cela fait déjà 2 semaines mais les feuilles du rapport occupent toujours un coin de votre bureau.

• Il y a des fournitures sur votre bureau que nous n’allez pas utiliser immédiatement. Au lieu de les laisser occuper inutilement le bureau, vous pouvez les enlever et les ranger dans un endroit approprié.

• Il y a des applications sur votre smartphone ou des logiciels sur votre ordinateur que vous n’utilisez presque jamais, désinstallez-les parce qu’ils occupent inutilement la mémoire de votre téléphone ou de votre ordinateur.

• Faire le ménage dans votre boîte de réception email qui comprend des centaines d’emails depuis des mois.

2. Seiton ou Ranger

Maintenant que vous avez mis de l’ordre dans votre bureau, il est temps de ranger ce qui reste. Seiton a pour objectif d’optimiser votre espace de travail en rangeant et en classant les différents éléments, de manière à ce qu’une place bien définie soit assignée à chaque élément. 

La règle de base est de rendre le plus accessible possible les éléments que vous utilisez régulièrement. Pour retrouver facilement les choses, vous pouvez les ranger par ordre alphabétique, par catégories ou encore par thématiques. 

Quelques exemples concrets :

• Mettez toutes vos fournitures d’écriture (stylos, crayons, stabilos, gommes, etc.) dans un pot dédié

• Utilisez un bac à documents que vous aurez à portée de main pour les dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement

• Classez tous les dossiers terminés dans un tiroir spécifique de votre bureau qui vous servira d’archives

• Procurez-vous un range câbles qui vous permettra de centraliser tous les câbles qui traînent au niveau de votre bureau

• Organisez les applications de votre smartphone par dossiers thématiques : shopping, productivité, réseaux sociaux, jeux, etc.

• Créez des dossiers dans votre ordinateur et regroupez les différents fichiers par thématiques au lieu de les laisser éparpillés

• Créez des sous-dossiers ou des étiquettes dans votre boîte email pour pouvoir traiter plus facilement vos emails

Si vous voulez aller plus loin et apprendre de manière pratique à organiser votre bureau, je vous recommande le livre Comment organiser son bureau pour être productif

3. Seiso ou Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

Vous avez bien avancé ! Votre espace de travail est maintenant désencombré et rangé. Une fois que cela est fait, vous devez l’entretenir. C’est l’objectif même du Seiso. C’est une étape importante de cette méthode parce qu’elle vous permet de “surveiller” ce que vous avez mis en place et d’identifier d’éventuels dysfonctionnements ou des anomalies qui doivent être corrigées. C’est également ce qui rend votre espace agréable et motivant pour le travail, tant il est ordonné et inspirant.  

La mise en oeuvre du Seiso est simple :

• Vérifiez que chaque élément est bien à sa place

• Procédez à l’entretien en nettoyant l’espace de travail 

Quelques exemples concrets :

• Assurez-vous que vos stylos, crayons et stabilos ne traînent pas sur le bureau mais sont bien dans le pot dédié. Si ce n’est pas le cas, mettez-les dans le pot

• Vérifiez que les dossiers dans le bac posé sur le bureau sont bien des dossiers en cours de traitement. Si c’est des dossiers déjà terminés, mettez-les dans le tiroir des dossiers archivés.

• Dépoussiérez votre bureau et nettoyez le matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) 

• Changez l’ampoule de votre lampe de bureau qui est grillée 

• Rangez dans des dossiers les fichiers libres qui traînent sur le bureau de votre ordinateur

• Changez le protège-écran cassé de votre smartphone ou le fil de son chargeur qui est bien effiloché 

4. Seiketsu ou Rendre évident

Votre bureau a maintenant une organisation optimale. Mais vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin ! Il est à présent temps de le maintenir dans cet été le plus longtemps possible. C’est tout l’enjeu du Seiketsu. Son objectif est de rendre les choses évidentes en standardisant vos actions et en gardant l’ordre. Il vous appartient alors de trouver les meilleures façons de le faire et que vous pouvez perpétuer pour que l’organisation de votre bureau demeure optimale.

L’expérience démontre que pour garder le plus longtemps possible des habitudes que vous souhaitez mettre en place des habitudes, elles doivent être simples à répéter.

Quelques exemples concrets :

• Définissez des règles de nommage de vos fichiers et de vos dossiers pour faciliter le classement et la recherche ultérieurement. Par exemple pour les fichiers, on peut avoir ceci :  AAAAMMJJ_Sujet_Catégorie. Ce qui donnera pour un fichier Word : 20200701_CR_Projet ABC. Ce dernier sera classé dans le dossier CR Projets

• Créez des règles de classement automatique des emails dans les bons dossiers de votre boîte email. Par exemple, vous pouvez avoir une règle qui dit que tous les emails ayant dans leur objet le mot Facture vont directement dans le dossier Factures

• Mettez un plumeau et des lingettes pour matériel informatique dans un tiroir de votre bureau de manière à pouvoir dépoussiérer votre bureau et nettoyer votre matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) régulièrement

• Installez un logiciel de nettoyage sur votre smartphone ou votre ordinateur et effectuez un nettoyage chaque mois

5. Shitsuke ou Être rigoureux

Ceci est la dernière étape de la méthode 5S qui consiste simplement à faire usage de rigueur pour respecter et faire fonctionner tout ce que vous avez défini dans les quatre précédentes étapes.

Vous l’aurez bien compris, cette étape est déterminante parce que sans elle, vous ne pourrez pas maintenir votre espace de travail propre, rangé et bien organisé sur le long terme.

Pour être rigoureux, il est essentiel de définir des points de contrôle réguliers qui vous permettront de suivre dans quelle mesure vous respectez le fonctionnement que vous avez mis en place.

Quelques exemples concrets :

• Chaque fin de journée, avant de quitter votre bureau physique ou digital, assurez-vous que chaque chose est bien à sa place 

• Chaque fin de semaine, programmez une opération de dépoussiérage du bureau et de nettoyage du matériel informatique 

• Toutes les deux semaines, prévoyez une opération d’archivage des dossiers. Ce qui vous permettra de classer tous les dossiers terminés qui ne sont pas encore dans les archives  

• Tous les mois, lancez votre logiciel de nettoyage et faites le ménage dans votre ordinateur ou votre smartphone

Conclusion

Initialement conçue pour l’optimisation des environnements de production dans les usines, nous venons de voir que la méthode 5S est tout à fait applicable à l’organisation de votre bureau physique ou digital.

A titre de rappel, les 5 étapes de la méthode sont : 

• Seiri ou encore Ordonner

• Seiton ou encore Ranger

• Seiso ou encore Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

• Seiketsu ou encore Rendre évident

• Shitsuke ou encore Être rigoureux 

L’équivalent français des 5S pourrait est donc ORDRE pour avoir un moyen de le retenir plus facilement.

Vous l’avez certainement constaté, cette méthode est simple à mettre en oeuvre et vous permet de garder un espace de travail propre et organisé.

Il ne vous reste plus qu’à vous approprier la méthode et l’appliquer. Vous serez vous-même surpris de l’augmentation de votre niveau de productivité puisque vous passerez plus facilement à l’action (votre bureau étant propre et attrayant) et mettrez moins de temps à trouver vos documents (chaque document étant correctement rangé au bon endroit).

Dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, nous avons évoqué la méthode P.A.R.A. proposée par le blogueur américain d’origine brésilienne Tiago Forte, qui tient le blog Praxis, un média de référence en matière de productivité.

La méthode P.A.R.A est un système d’organisation qui permet d’organiser sa vie entière. Il est novateur, intéressant et très pratique parce qu’il est :

• Universel : permettant de gérer n’importe quel type d’information, peu importe la source (articles de blog, audios, vidéos, PDF, emails, etc.)

• Flexible : fonctionnant avec tous les types de projets et d’activités 

• Simple : facile à utiliser, il ne requiert pas une lourde maintenance au quotidien pour le faire fonctionner

• Adaptable : pouvant s’intégrer aisément avec les méthodes existantes de gestion de tâches et de gestion de projets

• Transverse : pouvant s’utiliser avec toutes les plateformes et applications (Box, Evernote, Dropbox, Google Drive, OneNote, Todoist, etc.)

• Orienté résultats : structurant les informations de manière à mieux les exploiter au quotidien 

• Modulable : permettant de gérer les informations sur plusieurs niveaux en les affichant ou les cachant selon les besoins du travail en cours

Dans cet article, nous allons voir comment fonctionne la méthode P.A.R.A et comment vous pouvez l’utiliser pour vous organiser au quotidien. 

Comment fonctionne la méthode P.A.R.A ?

L’acronyme P.A.R.A signifie :

• Projects (Projets)

• Areas of responsability (Sphères de responsabilité)

• Resources (Ressources)

• Archives (Archives)

Comme nous l’avons souligné plus haut, le système d’organisation P.A.R.A permet de mieux structurer vos différentes informations et données provenant de multiples sources. Mais c’est également un excellent système personnel de gestion des connaissances encore appelé Knowledge Management System (KMS) en anglais. Il permet ainsi d’organiser, de classer, de stocker et de trier efficacement toutes vos connaissances (articles de blog, conférences, cours, formations, podcasts, vidéos, etc.). Dans la philosophie de Tiago Forte, votre KMS constitue en quelque sorte votre deuxième cerveau parce qu’il stocke toutes vos données importantes et vous permet d’y accéder à tout moment sans solliciter votre cerveau.

Voyons à présent en détail chacune des lettres de la méthode P.A.R.A.

Project (Projet)

C’est un ensemble de tâches liées à un objectif fixé avec une date d’échéance bien fixée. 

Voici quelques exemples de projets :

• Faire un business plan

• Organiser un mariage

• Ecrire et publier un livre

• Préparer un voyage

• Organiser un atelier

Area of responsabilité (Sphère de responsabilité)

Ce sont les domaines de votre vie dont vous allez vous occuper sur une certaine durée. Autrement dit vous en avez une certaine responsabilité sur le long terme.

Voici quelques exemples de sphères de responsabilité :

• Votre famille (faire des activités avec vos enfants, être présent pour votre conjoint, etc.)

• Vos finances (constituer une épargne, faire des investissements)

• Votre santé (manger sainement, faire de l’exercice physique, bien dormir)

• Votre carrière (progresser professionnellement, vous former, etc.)

• Vos loisirs (voyager, faire des activités récréatives, etc.)

• Votre développement personnel (écrire, lire, vous former, etc.)

Différence entre Projet et Sphère de responsabilité

Un projet a une échéance définie avec un objectif précis qui doit être atteint. Le projet a donc une date butoir et est limité dans le temps. À l’opposé, une sphère de responsabilité n’est pas limitée dans le temps. Nous avons une responsabilité vis-à-vis d’elle à l’infini. Par exemple, tant qu’on est vivant, on n’arrête pas de s’occuper de sa santé en mangeant sainement et en faisant de l’exercice physique. On s’occupe donc de sa santé de manière indéfinie. De la même manière, quand on est un actif, on n’arrête pas de développer ses compétences professionnelles, on le fait continuellement. La sphère de responsabilité requiert dont notre attention de manière constante.

Les Projets font partie des Sphères de responsabilité. Voici quelques exemples :

• Dans la sphère Santé, “participer au marathon de Paris” est un projet 

• Dans la sphère Développement Personnel, “lire 1 livre par mois” est un projet

• Dans la sphère Finances, “se constituer une épargne de 10 000 euros dans les prochains 18 mois” est un projet 

• Dans la sphère Loisirs, “visiter l’île de Zanzibar” est un projet

• Dans la sphère Famille, “organiser un dîner en amoureux pour votre anniversaire de mariage” est un projet

Dans les exemples ci-dessus, si vous vous penchez sur chaque projet en détail, vous constaterez qu’il a forcément une échéance à laquelle il doit avoir été réalisé. Alors que les projets peuvent avoir un statut “Réalisé” ou “Non réalisé”, les sphères de responsabilité quant à elles n’ont pas de statut, elles sont gérées de manière indéfinie.

En plus des Projets, les Sphères de responsabilité renferment également :

• Les tâches qui ne sont pas associées à un projet en particulier : c’est le cas notamment de certaines choses courantes telles que classer la paperasse, faire les courses, préparer les goûters des enfants, faire le ménage, etc. Ces tâches ne sont associées à aucun projet mais elles concernent en réalité la sphère Cuisine ou Famille. 

• Toute la documentation associée : les différents projets d’une sphère comprennent plusieurs documents qui leur sont associés. Par exemple, dans la sphère Finances, on aura des fichiers Excel de planification budgétaire et de simulation d’investissements que vous souhaitez faire. Dans la sphère Loisirs, on trouvera des informations sur les différents pays que vous souhaitez visiter ou encore les photos des voyages que vous avez prises lors de vos précédents voyages. 

Resource (Ressource)

Il s’agit ici de données ou d’informations que vous jugez utiles et pertinentes, et que vous allez stocker dans votre base de données personnelle dans le but de vous y référer plus tard selon vos besoins. 

Voici quelques exemples de ressources :

• Des articles de blog sur une thématique qui vous passionne

• Des vidéos intéressantes que vous souhaitez regarder ou que vous avez regardées et que vous ne voulez pas perdre de vue

• Des formations auxquelles vous voulez vous inscrire pour parfaire vos connaissances dans un domaine donné 

Archive (Archive)

Ce sont tous les éléments inactifs provenant des 3 autres catégories. 

Voici quelques exemples d’archives :

• Tous les projets déjà terminés

• Toutes les sphères dont on n’a plus la responsabilité. Par exemple, on fait du sport en club mais suite à un accident, on ne peut plus le pratiquer. Du coup toute la documentation relative à notre pratique du sport sera archivée.

• Toutes les ressources qu’on n’utilise plus ou qui ne nous intéressent plus (fichiers, applications, outils, etc.) 

Après avoir passé en revue les projets, les sphères de responsabilité, les ressources et les archives qui constituent les 4 dimensions de la méthode P.A.R.A, voyons à présent comment mettre en place cette méthode étape par étape pour organiser votre vie.

Après avoir passé en revue les projets, les sphères de responsabilité, les ressources et les archives qui constituent les 4 dimensions de la méthode P.A.R.A, voyons à présent comment mettre en place cette méthode étape par étape pour organiser votre vie.

S’organiser concrètement avec la méthode P.A.R.A

Etape 1 : Listez vos projets

La première étape pour utiliser la méthode PARA de manière pratique est de lister les différents projets que vous souhaitez réaliser.  

Voici quelques exemples de projets :

• Organiser les vacances d’été de la famille
• Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles
• Préparer l’assemblée générale de l’association
• Faire un étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée

Une fois qu’on a listé tous nos projets, on peut les décomposer en identifiant les différentes tâches à réaliser. Voici deux exemples :

Organiser les vacances d’été de la famille

• Trouver un lieu et faire la réservation
• Acheter les billets de train ou d’avion
• Déterminer les activités à réaliser (lieux à visiter, attractions, etc.)

Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles

• Etablir le plan du livre
• Trouver un titre percutant 
• Déterminer le mode d’édition (éditeur, autoédition)

Etape 2 : Identifiez à quelles sphères de responsabilité ils se rattachent

Personnellement, je regroupe les sphères de responsabilité en dix domaines majeurs : 

• Spirituel
• Intellectuel
• Emotionnel
• Physique
• Couple
• Familial
• Social
• Professionnel
• Loisirs
• Financier

Dans mon exemple, les quatre projets peuvent se répartir de la manière suivante :

– Organiser les vacances d’été de la famille –> Familial

– Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles –> Intellectuel

– Préparer l’assemblée générale de l’association –> Social

– Faire une étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée –> Professionnel

Si vous prenez le temps de réfléchir à tous vos projets, il y a de fortes chances que vous en trouviez qui se rattachent à chaque sphère de responsabilité.

Etape 3 : Organisez votre espace de travail en conséquence 

L’idée ici est d’utiliser la méthode P.A.R.A pour organiser les informations concernant ces différents projets peu importe le système que vous utilisez pour votre espace de travail (dossiers dans votre ordinateur, Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, etc.) 

Si vous utilisez votre ordinateur, vous aurez par exemple ceci :

Si vous utilisez Evernote, vous aurez ceci :

Comme nous avons vu que les projets font partie des sphères de responsabilité et que ces dernières pouvaient également contenir toute la documentation reliée aux projets, on peut donc organiser les dossiers différemment en gérant directement tout au niveau des Sphères de responsabilité. On se limiterait ainsi à 2 niveaux de dossiers :

• Le niveau Sphères de responsabilité dans lequel on a les projets et les ressources rattachées

• Le niveau Archives dans lequel on archivera les projets de toutes les sphères

Conclusion

Vous l’aurez bien compris, la méthode P.A.R.A (Projects, Areas, Resources, Archives) est une méthode d’organisation universelle, flexible, simple, pratique, transverse et facilement adaptable, peu importe le type d’espace de travail ou de plateforme numérique que vous utilisez.

Pour facilement l’implémenter dans votre vie, je vous ai recommandé les 3 étapes suivantes :

• Lister vos différents projets

• Identifier les sphères de responsabilité auxquelles ils se rattachent

• Organiser votre espace de travail en conséquence

Il ne vous reste plus qu’à vous l’approprier et à la mettre en place pour tous les projets de votre vie, avec la plateforme que vous utilisez pour gérer votre espace de travail.