5 familles d’outils numériques pour bien s’organiser au quotidien

Lorsque vous mettez en place un système d’organisation pour optimiser votre manière de fonctionner, il est nécessaire à un moment ou à un autre d’utiliser des outils numériques pour le faire fonctionner efficacement au quotidien. Seulement, il existe aujourd’hui tellement d’outils numériques qu’il est souvent très difficile de s’y retrouver.

Mais la bonne nouvelle est qu’il est possible de regrouper l’ensemble des outils existants en familles. J’ai ainsi pu effectuer un regroupement qui me semble pertinent en les catégorisant en 5 familles : les outils de capture, les outils de planification, les outils d’exécution, les outils de contrôle et les outils de stockage.

Dans cet l’article, nous allons voir quel est le rôle de chaque famille d’outils dans votre organisation, ainsi que quelques exemples d’outils que vous pouvez adopter.  

1. Les outils de capture

Les outils de capture vous permettent de capturer différents types d’informations et de données : texte, images, PDF, audios, etc. L’objectif est de vous vider l’esprit, noter ce que vous avez à faire et ne pas oublier des choses importantes que vous auriez à faire. Il existe plusieurs outils qui peuvent vous servir de système de capture. Ils peuvent être regroupés en 2 catégories : les outils de capture visuels et les outils de capture écrits. 

Les outils de capture visuels : ils permettent de prendre des notes en créant un réseau interconnecté d’idées avec une vision globale. Voici quelques exemples :

Obsidian : c’est un outil qui permet de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Il offre également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Mindmeister : cet outil permet de capturer des informations en créant des cartes mentales. De manière terre à terre, cela commence par une idée principale au centre de votre carte, à laquelle vous pouvez rajouter un nombre illimité de sous-thèmes, en utilisant un code couleur pour plus de clarté et d’élégance. Vous pouvez aussi ajouter du contexte aux sujets avec des pièces jointes, des médias intégrés, etc.

Les outils de capture écrits : ils servent à prendre des notes écrites de manière classique avec des bullet points ou avec des phrases complètes. Voici quelques exemples :

Evernote : c’est une application de prise de notes disposant de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion et de la concentration.

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2. Les outils de planification

Les outils de planification vous permettent de planifier le travail que vous allez effectuer pour réaliser vos projets et atteindre vos différents objectifs. Il existe 2 types d’outils de planification : l’agenda et le gestionnaire de tâches.

L’agenda : il sert à positionner des blocs de temps, des réunions, des mémos pour travailler efficacement sur vos projets. Il existe des agendas papier et électronique. Nous nous focaliserons ici sur la partie électronique. Voici deux exemples :

Google Agenda : c’est l’agenda proposé dans la suite logicielle Google Workspace. Très facile d’utilisation, il vous permet de créer des évènements, des tâches, des objectifs, des rappels selon que vous êtes sur la version web ou la version mobile. Si vous utilisez Gmail, vous pourrez également bénéficier d’une importation automatique d’évènements dans votre agenda. En effet, tous les emails que vous recevez pour une réservation de vol, d’hôtel, de concert ou de restaurant
seront ajoutés automatiquement à votre agenda.
De plus, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Google Agenda

Agenda Outlook : c’est l’agenda relié à Outlook et proposé dans la suite logicielle Microsoft 360. Il vous permet de suivre vos rendez-vous et planifier des réunions avec d’autres personnes. Vous pouvez également enregistrer facilement des évènements de type réservation de vol dans votre agenda, à partir de votre boîte email Outlook.

De la même façon que Google Agenda, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Agenda Outlook

Le gestionnaire de tâches : il complète votre agenda en vous aidant à répertorier et à prioriser les tâches en rapport avec les activités positionnées dans votre agenda. Voici deux exemples :

Todoist : très facile à prendre en main, cette application vous permet de gérer efficacement vos tâches. Vous avez la possibilité de les organiser par projets et de les afficher par horizons temporels (aujourd’hui, prochainement). Vous avez également une boîte de réception dans laquelle vous pouvez enregistrer en vrac vos différentes tâches et les classer ultérieurement.

Todoist

Tick Tick : disponible sur plusieurs plateformes et systèmes d’exploitation, c’est une application qui vous permettra d’organiser facilement les différents aspects de votre vie. Grâce à des fonctionnalités d’enregistrement rapide, vous pouvez créer vos tâches par écrit et par audio, gérer les priorités et collaborer avec d’autres personnes. Vous pouvez également transformer vos emails en tâches. De plus, vous pourrez suivre vos performances grâce aux statistiques.

Todoist

3. Les outils d’exécution

Les outils d’exécution ont pour objectif de faciliter l’exécution des différentes actions identifiées pour réaliser vos projets. Sans être exhaustifs, on peut souligner en particulier 2 catégories de d’outils qui se révèlent être de bons facilitateurs d’exécution.

Les outils de gestion de projets : ils vous aident à faire un rétroplanning de vos projets et à travailler de manière collaborative avec vos collaborateurs et vos partenaires/clients. Voici deux exemples :

Asana : il s’agit d’un outil permettant d’organiser, de planifier et de gérer vos projets en équipe de A à Z. Par ailleurs, il permet de travailler de manière collaborative et d’obtenir une vue d’ensemble du travail pour que les équipes se focalisent sur les tâches prioritaires au bon moment. Asana donne également la possibilité de faire des commentaires sur les tâches et de partager des fichiers relatifs aux projets.

Clickup : c’est une plateforme tout-en-un qui permet de gérer des tâches, les documents, les projets, le travail d’équipe dans plusieurs domaines (ingénierie, marketing, design, ressources humaines, etc.). Concernant la partie gestion des projets, cette solution permet d’organiser les tâches, de collaborer en équipe et d’effectuer le suivi d’avancement du travail en cours.

Les outils de focalisation : ces outils vous permettent de dompter les distractions de votre environnement et de mener votre travail jusqu’au bout avec efficacité. Voici deux exemples :

Noisli : c’est une plateforme numérique mêlant des sons et des bruits de fond qui vous permet de créer un environnement sonore propice à la concentration et à la détente, et stimule votre productivité. Au lieu d’écouter de la musique, vous écoutez ces bruits d’ambiance qui vous aident à vous concentrer dans votre travail.

Freedom : c’est un bloqueur d’applications et de sites Web disponible pour Mac, Windows, Android, iOS et Chrome. Il permet de retrouver concentration et productivité pour accomplir avec efficacité vos tâches.

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4. Les outils de contrôle

Ces outils permettent de contrôler et de suivre l’efficacité de votre système d’organisation afin de pouvoir l’améliorer au fur et à mesure.
Ce sont généralement des outils qui vont mesurer la manière dont vous utilisez votre temps, identifier à quelles activités vous l’allouez. Comme pour les précédents outils, nous allons voir 2 exemples.

Time Doctor : il permet d’effectuer un suivi du temps et des informations sur la productivité pour vous-même et vos équipes, vous donnant ainsi l’opportunité de donner le meilleur de vous-mêmes en rectifiant le tir et corrigeant vos mauvaises habitudes.

Toggl Track : la promesse de cet outil est d’effectuer le suivi de votre temps de travail pour une meilleure qualité de travail, afin de vous éviter des pertes de temps inutiles et surtout du surtravail pouvant conduire au surmenage.

5. Les outils de stockage

Ces outils vous permettent d’organiser votre espace de travail, de stocker la documentation relative à vos différents projets et de travailler également de manière collaborative avec votre équipe, vos collaborateurs ou encore vos partenaires et clients. Il existe aujourd’hui sur le marché, une multitude d’outils de stockage. Nous allons prendre en exemple les 2 solutions les plus populaires actuellement.

Google Drive : c’est la solution de stockage de la suite logicielle Google Workspace. Avec Google Drive, vous avez un accès facile et sécurisé à vos documents. De plus, il s’intègre avec la technologie que vous utilisez déjà. Ainsi, vous pouvez collaborer sur des fichiers Microsoft Office sans avoir à convertir les formats de fichier.

OneDrive : c’est l’espace de stockage proposé par Microsoft. Il vous permet de stocker vos photos et fichiers et d’y accéder depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez. Vous organisez ainsi vos données tout en les protégeant et en restant connecté.

Conclusion

Pour bien vous organiser, vous aurez besoin tôt au tard d’utiliser des outils numériques afin de gagner en productivité. Mais comme nous l’avons vu, il existe une multitude d’outils et le choix n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter la tâche, j’ai fait un regroupement en 5 familles avec une certaine logique :

Les outils de capture pour noter tout ce que vous avez à faire.

Les outils de planification pour planifier votre travail.

Les outils d’exécution pour accomplir efficacement votre travail.

Les outils de contrôle pour savoir comment vous utilisez votre temps.

Les outils de stockage pour stocker de manière sécurisée vos fichiers.

Choisissez un outil dans chacune de ces 5 familles et amenez votre productivité à une dimension supérieure !

Procrastination : le guide ultime pour mieux la comprendre

À un moment ou un autre, tout le monde est confronté à la procrastination. Pour certains, c’est juste passager, cela arrive de temps en temps. Pour d’autres malheureusement, la mauvaise habitude est ancrée. La vérité est que chaque personne qui procrastine de manière régulière aspire au plus profond d’elle-même à s’en débarrasser. Cependant, pour réussir à vaincre la procrastination, il est important de bien la comprendre.

L’objectif de cet l’article est donc de vous donner un ensemble d’informations générales et essentielles que vous devez savoir pour avoir une meilleure compréhension de la procrastination. 

Qu’est-ce que la procrastination ? 

De manière terre à terre, la procrastination c’est tout simplement le fait de reporter inutilement (et sans véritables raisons logiques) des décisions ou des actions qu’on devrait faire à un certain moment. Par exemple, si vous disposez d’une semaine pour terminer un travail, mais que vous le reportez sans cesse jusqu’à la date limite, alors que vous aviez l’intention de le faire plus tôt, alors vous procrastinez.

Généralement, la procrastination résulte de l’incapacité d’une personne à autoréguler son comportement. Cela consiste pour une personne à agir contre son meilleur jugement, en raison d’un manque de maîtrise de soi. Par conséquent, la procrastination est généralement irrationnelle. En d’autres termes, les gens procrastinent même lorsqu’ils se rendent compte que cela est mauvais pour eux, et même lorsqu’ils veulent arrêter.

Si on s’intéresse à la question d’un point de vue psychologique, le principal moteur de la procrastination est la priorité donnée à la réparation de l’humeur et à la régulation des émotions à court terme sur la réalisation et le bien-être à long terme. Cela signifie simplement que lorsque les procrastinateurs ont une aversion pour une tâche pour une raison quelconque, par exemple parce qu’ils sont anxieux ou parce qu’ils la trouvent ennuyeuse, ils la reportent, afin d’éviter de souffrir d’émotions négatives dans le présent. Ils le font en dépit du fait que ce report les empêchera d’atteindre leurs objectifs, et en dépit du fait qu’il pourrait les amener à ressentir davantage d’émotions négatives à long terme, ce qui est particulièrement probable dans les cas où les gens se sentent coupables de leur procrastination.

Quelques chiffres clés sur la procrastination

La procrastination est un phénomène largement répandu. D’après les recherches, environ 20 % de la population adulte et près de 50 % de la population étudiante procrastinent de manière régulière et cela devient problématique pour ces personnes qui éprouvent d’importantes difficultés dans leur vie quotidienne en raison de leur procrastination.

En outre, le nombre de personnes qui procrastinent en général est encore plus élevé. Par exemple, bien qu’environ 50 % des étudiants se considèrent comme des procrastinateurs chroniques, environ 75 % des étudiants se considèrent comme des procrastinateurs en général, et environ 80 à 95 % des étudiants disent qu’ils procrastinent dans une certaine mesure.

Cela démontre également que même si la procrastination est répandue en général, elle l’est particulièrement dans certaines populations. Par exemple, la procrastination est un problème tellement courant chez les étudiants que la tendance à remettre à plus tard les tâches jusqu’à la veille de leur échéance est parfois appelée le syndrome de l’étudiant.

Enfin, il convient de noter que certains éléments indiquent que le taux de procrastination dans la population augmente avec le temps, ce qui est cohérent avec la croissance de problèmes similaires tels que la mauvaise alimentation et les jeux, qui impliquent l’incapacité des gens à s’autoréguler. Cependant, la procrastination est loin d’être un phénomène nouveau, et elle a été documentée par diverses personnes au cours de l’histoire, comme en témoignent, par exemple, les écrits du poète grec Hésiode :

“Ne remets pas ton travail à demain et à après-demain, car l’ouvrier paresseux ne remplit pas sa grange, ni celui qui remet son travail à plus tard : l’industrie fait bien marcher le travail, mais l’homme qui remet à plus tard le travail est toujours aux prises avec la ruine.”

– Hésiode, dans “Les travaux et les jours” (vers 700 avant J.-C.)

Exemples de procrastination

Tout le monde ne procrastine pas de la même manière et pour les mêmes raisons. Les gens procrastinent de différentes manières et dans différents domaines de la vie, en adoptant divers types de comportements. Voici quelques exemples courants de procrastination :

  • Naviguer sur les réseaux sociaux au travail au détriment de vos tâches importantes.
  • Repousser à de nombreuses reprises des travaux académiques jusqu’à la veille du jour où ils doivent être rendus.
  • Vouloir mettre en place une nouvelle bonne habitude, comme faire du sport ou épargner de l’argent, mais la remettre à plus tard tout en vous disant que ce sera fait dans un avenir proche.
  • Vous voulez démarrer une entreprise, mais vous perdez du temps à chercher des informations sans importance au lieu de vous lancer tout simplement et mettre réellement quelque chose en place.

Comme vous pouvez le constater à partir de ces exemples, et comme vous continuerez à le voir dans les sections suivantes, la procrastination est un phénomène complexe, car différentes personnes peuvent la vivre de manière complètement différente et pour des raisons complètement différentes.

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Prédispositions à la procrastination

De nombreux facteurs personnels et contextuels sont associés à la probabilité qu’une personne soit prédisposée à la procrastination. Parmi les facteurs les plus importants, on peut citer :  

LA DÉMOGRAPHIE

Une compilation d’études sur la procrastination a montré que l’âge d’une personne est négativement associé à la probabilité qu’elle procrastine. Les gens ont tendance à moins procrastiner en vieillissant. En outre, cette analyse a montré que le sexe est également associé à la probabilité qu’une personne remette à plus tard, en moyenne les femmes procrastinent moins que les hommes.

Par ailleurs, divers autres facteurs démographiques sont associés à la tendance à la procrastination, comme la nationalité, le niveau d’éducation et l’état civil d’une personne. Certains de ces facteurs sont de nature plus causale, c’est-à-dire qu’ils peuvent rendre une personne plus encline à la procrastination, tandis que d’autres sont de nature plus corrélationnelle, c’est-à-dire qu’ils sont associés à des niveaux plus élevés de procrastination, mais n’incitent pas nécessairement une personne à procrastiner davantage.

Dans l’ensemble, bien que ces facteurs soient tous associés à la procrastination dans une certaine mesure, il est important de noter que la procrastination est présente dans la plupart des populations, ce qui explique pourquoi elle est considérée comme un comportement humain universel.

LA PERSONNALITÉ

Les recherches montrent qu’il existe une relation significative entre certains traits de personnalité et la tendance à la procrastination. Les plus notables d’entre eux sont les suivants :

  • La conscience (ou encore la conscienciosité), qui est la tendance à être discipliné, orienté vers la réussite, travailleur, concentré et organisé, est le trait de personnalité le plus fortement associé à la procrastination, et plus une personne est consciencieuse, moins elle est susceptible de procrastiner.
  • L’impulsivité, qui est la tendance à agir sans planifier ou sans tenir compte des conséquences de ses actions, est également fortement associée à la procrastination, et plus une personne est impulsive, plus elle est susceptible de procrastiner.
  • L’agréabilité, c’est-à-dire la tendance à se soucier des autres et à bien travailler avec eux, est un trait de personnalité qui est associé à la procrastination dans certains cas, et plus particulièrement dans les situations où les personnes ayant un faible niveau d’agréabilité procrastinent comme une forme de rébellion contre les tâches ou les délais qui leur sont imposés par une figure d’autorité qu’elles n’apprécient pas.
  • La recherche de sensations est un trait de personnalité qui est associé à la tendance à la procrastination dans certains cas, et plus particulièrement dans les situations où les personnes procrastinent afin de rendre les tâches plus stimulantes et excitantes, généralement en attendant juste avant la date limite pour les accomplir.

L’INTELLIGENCE

En général, il n’y a pas de corrélation significative entre l’intelligence des personnes et la tendance à la procrastination.

Cependant, lorsque les procrastinateurs travaillent et étudient, ils ont tendance à utiliser moins de stratégies cognitives, telles que la répétition et l’élaboration, ainsi que moins de stratégies métacognitives, telles que la planification préalable et l’autocontrôle. Cela peut avoir un effet négatif sur les performances des procrastinateurs lorsqu’il s’agit de tâches qui demandent un effort cognitif important.

LA GÉNÉTIQUE

Il existe une composante génétique de la procrastination et elle a permis d’établir que la tendance à la procrastination est modérément héritable. Cela concorde avec le fait que les facteurs associés, tels que la maîtrise de soi et la conscience, ont également une forte composante génétique.

L’héritabilité de la tendance d’une personne à la procrastination est fortement associée à l’héritabilité de sa tendance à l’impulsivité, et l’héritabilité de ces deux facteurs est principalement liée à l’héritabilité de la tendance à ne pas définir et maintenir des objectifs sur la durée.

LE TROUBLE DU DÉFICIT DE L’ATTENTION AVEC OU SANS HYPERACTIVITÉ (TDAH)

Les recherches montrent que le trouble du déficit de l’attention est associé à la procrastination à certains égards.

Par exemple, une étude a établi une corrélation significative entre les scores de TDAH et la tendance à la procrastination, ce qui signifie que plus une personne présente de comportements basés sur le TDAH, et plus ces comportements sont sévères, plus cette personne est susceptible de procrastiner.

Ceci est en accord avec le fait que de nombreux comportements basés sur le TDAH peuvent contribuer directement à la procrastination, comme dans le cas de la difficulté à maintenir l’attention pendant le travail, ou la tendance à être facilement distrait par l’environnement. En outre, le comportement de procrastination est parfois utilisé pour aider à diagnostiquer le TDAH, comme dans le cas de l’échelle d’auto-évaluation du TDAH pour adultes, qui demande aux personnes combien de fois elles retardent le début d’une tâche qui demande beaucoup de réflexion.

Par conséquent, la procrastination est généralement considérée comme un symptôme associé au TDAH, et les interventions visant à traiter le TDAH s’attaquent souvent à la tendance à la procrastination.

Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’il existe différents types de TDAH, qui sont associés à la procrastination à différents degrés.

Par exemple, une étude a révélé que les symptômes du TDAH liés à l’inattention sont corrélés à la procrastination, alors que les symptômes liés à l’impulsivité et à l’hyperactivité ne le sont pas. Bien que l’étude présente certaines limites, ce qui signifie qu’il est tout à fait possible que l’impulsivité et/ou l’hyperactivité soient en fait associées à la procrastination, cela indique que différents types et symptômes de TDAH sont associés à la procrastination à différents degrés.

Enfin, notez que les recherches sur le sujet montrent également que les étudiants ayant des difficultés d’apprentissage ont tendance à procrastiner davantage que les étudiants sans difficultés d’apprentissage, et ont également tendance à souffrir davantage de leur procrastination. Cependant, comme il existe un large éventail de problèmes classés dans la catégorie des ” troubles d’apprentissage “, il est donc difficile de généraliser ces résultats à tous les étudiants ayant des troubles d’apprentissage, et il est possible que seuls certains troubles soient associés à la procrastination.

Pourquoi procrastinons-nous ?

Comme nous l’avons souligné plus haut, la procrastination résulte principalement de l’incapacité des gens à autoréguler leur comportement. Cet échec de l’autorégulation peut se produire pour diverses raisons, dont les suivantes qui semblent les principales :

  • Un environnement rempli de distractions ;
  • L’utilisation d’objectifs mal définis ;
  • Un manque de motivation ;
  • Un manque d’énergie ;
  • Une aversion pour la tâche à accomplir ;
  • La peur de l’échec ;
  • La peur de recevoir des commentaires négatifs de la part des autres ;
  • La perception d’un manque de contrôle sur les résultats possibles de votre travail.

Notez toutefois que, même si ces raisons sont parmi les plus courantes, il existe d’autres raisons de procrastiner. Ces raisons seront traitées en détail dans un article dédié.

Les principales conséquences négatives de la procrastination

La procrastination peut avoir des effets négatifs sur les gens de deux manières principales.

Tout d’abord, la procrastination peut affecter les performances des individus et les empêcher d’atteindre leurs objectifs. Par exemple, chez les étudiants, la procrastination est associée à de moins bons résultats aux examens et à de moins bonnes notes, ainsi qu’à un taux plus élevé d’abandons et d’échecs aux cours. De même, la procrastination est également associée à divers problèmes sur le lieu de travail, et des niveaux élevés de procrastination sont associés à un salaire plus faible, à des périodes d’emploi plus courtes et à une probabilité plus élevée d’être au chômage.

Deuxièmement, la procrastination peut également entraîner divers effets secondaires négatifs. Par exemple, la procrastination peut entraîner des niveaux de stress plus élevés, qui peuvent à leur tour causer divers problèmes de santé physique et mentale.

À cet égard, l’insuffisance de sommeil est un autre problème courant qui peut résulter de la procrastination. Cette situation est particulièrement fréquente lorsque les gens se livrent à la procrastination à l’heure du coucher, en repoussant inutilement l’heure d’aller se coucher. De plus, ce problème peut être exacerbé par le fait que le manque de sommeil est associé à des niveaux accrus de procrastination, ce qui peut conduire à un cycle où la tendance d’une personne à procrastiner la prive de sommeil, ce qui l’incite à procrastiner davantage, et ainsi de suite.

Il est à noter que certains facteurs peuvent contribuer à réduire l’impact négatif de la procrastination sur les gens. Par exemple, la pleine conscience, qui consiste à se concentrer sur le présent et à accepter les pensées et les émotions sans porter de jugement, peut contribuer à réduire le stress et les problèmes de santé que les gens rencontrent en raison de leur procrastination, tout en réduisant la probabilité qu’ils procrastinent en premier lieu.

Conclusion

  • La procrastination est le fait de reporter inutilement et de manière  irrationnelle des décisions ou des actions.
  • La procrastination est un phénomène répandu qui touche environ 20 % de la population totale et 50 % de la population étudiante.
  • La procrastination affecte les gens dans tous les domaines de la vie et est associée à une variété de problèmes, tels que de mauvaises notes, des salaires plus bas, un stress accru, et un taux plus élevé de problèmes de santé physique et mentale.
  • Les gens procrastinent pour différentes raisons, dont le manque de motivation, l’aversion pour la tâche, la peur de l’échec, la distractibilité et l’impulsivité.
  • Le fait de procrastiner peut avoir des conséquences négatives dans la vie des personnes concernées. Cela affecte notamment leur performance (non atteinte d’objectifs) et leur santé (stress, insuffisance de sommeil)

Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans un deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

Avant de cuisiner un repas chez vous, vous décidez d’abord en amont de la recette que vous allez faire. Vous vous demandez ensuite si vous avez les ingrédients et les ustensiles nécessaires pour la réaliser.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité de ce dont vous avez besoin, vous ne commencez pas à faire à manger immédiatement, mais vous préparez d’abord le terrain en sortant les ustensiles, en pesant les quantités, en découpant les ingrédients qui le nécessitent, en préchauffant le four, etc. Quand les préparations sont prêtes, on dira que vous avez fait la mise en place. Vous êtes maintenant dans les conditions optimales pour réaliser votre recette.

Dans une cuisine professionnelle, la mise en place se passe d’une manière similaire avec quand même quelques différences significatives en ce qui concerne la précision et la rigueur. En effet, les professionnels feront preuve d’une attention particulière en ce qui concerne les ustensiles et les appareils utilisés. Sans être exhaustif, le chef cuisinier veillera à ce que :

– ses couteaux soient bien limés ;

– les quantités d’ingrédients lui permettent d’assurer ses différents services de la journée ;

– l’huile de la friture soit remplacée à l’issue de plusieurs utilisations ;

– le four soit en excellent état de fonctionnement ;

– il n’y ait aucun problème avec la chambre froide ;

– Etc.

Que pourrait-il se passer si le cuisinier amateur à la maison ou le chef cuisinier au restaurant procédaient sans mise en place ? Ils risquent par exemple d’oublier des ingrédients ou des ustensiles dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas en stock ou qui sont en panne.

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

En nous inspirant de la technique de la mise en place, nous pouvons tirer quelques principes applicables à l’organisation quotidienne pour optimiser la productivité et améliorer la manière dont nous gérons nos tâches.

Commençons en faisant d’abord quelques parallèles :

– la recette que le cuisinier veut réaliser peut s’assimiler à un projet sur lequel vous travaillez

– les ingrédients constituent l’ensemble des tâches que vous avez identifiées et qu’il faut exécuter pour mener à bien votre projet

– les ustensiles sont les outils que vous allez utiliser pour faciliter l’exécution de vos tâches

– la cuisine dans laquelle intervient le cuisinier correspond à votre environnement de travail (bureau fermé, open space, coworking)

Même si les contextes culinaire et personnel sont différents, nous pouvons quand même identifier des similitudes en ce qui concerne les apports de la mise en place : meilleures préparation et planification, organisation en amont pour faciliter l’exécution des tâches.

Voici 4 étapes simples qui vous permettront de tirer profit de la technique de la mise en place :

  • Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

     

  • Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

     

  • Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.
  • Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et en minimisant les bruits.

Si vous voulez approfondir vos connaissances dans l’implémentation de la technique de la mise en place dans votre organisation personnelle, je vous recommande le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind

Les bénéfices de la mise en place

Utiliser la technique de la mise en place dans l’organisation d’une cuisine ou dans la vie quotidienne comprend plusieurs bénéfices :

Premièrement, la mise en place vous permet d’anticiper vos besoins et de planifier votre travail en avance. En faisant les choses en avance, vous avez la possibilité de faire des ajustements ou des modifications si vous le jugez nécessaire avant de passer réellement à l’action. Ce n’est pas le cas lorsque vous faites les choses sans préparation. 

Deuxièmement, la mise en place favorise l’optimisation de votre manière de travailler. Cela est rendu possible en vous assurant que les ressources et les outils dont vous avez besoin sont préparés, organisés et disposés de manière à faciliter votre passage à l’action et à minimiser les interruptions. Vous pourrez ainsi travailler de manière plus focalisée. 

Troisièmement, la mise en place vous permet de vous sentir en confiance et d’avoir le contrôle de la situation. Ceci est vrai car l’organisation en amont apporte la tranquillité d’esprit, minimise les risques d’oubli et les erreurs, et fait gagner du temps lors de l’exécution grâce à une anticipation des étapes requises pour bien effectuer le travail.

Sans être exhaustifs, ces 3 bénéfices nous montrent que la mise en place réduit la charge mentale, facilite le passage à l’action et permet de réaliser ses projets plus aisément. 

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

7 étapes pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité

Tout le monde aspire à bien gérer son temps et à être plus productif. Cette quête de productivité et de performance n’est pas nouvelle et elle ne date pas de notre époque. En effet, depuis la révolution industrielle jusqu’à nos jours, l’Homme n’a jamais cessé de chercher des moyens pour obtenir des résultats plus rapidement en faisant le moins d’efforts possibles. C’est ce qui donne naissance, année après année, à de nombreuses inventions technologiques toutes aussi novatrices les unes que les autres. C’est dire à quel point la gestion du temps et la productivité sont de véritables sujets d’actualité.

Il existe aujourd’hui de nombreux moyens et outils pour bien gérer son temps et devenir une personne productive. Il suffit de faire quelques recherches sur Internet pour en trouver. Mais il n’est pas toujours facile de s’en sortir dans la masse d’informations.

Sur la base de mes études sur le sujet depuis plusieurs années, de mes expériences personnelles et des coachings que j’ai pu faire avec de nombreuses personnes, je vais dans cet article partager avec vous un guide pratique en 7 étapes qui vous permettra certainement de parvenir à une meilleure gestion de votre temps et à l’augmentation de votre productivité.

Étape 1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

Le temps c’est de l’argent, entend t-on souvent dire pour souligner son importance et estimer en quelque sorte sa valeur. Mais la vérité est que la valeur du temps est bien supérieure à celle de l’argent.

Simple et complexe à la fois, le temps est une notion quelque peu difficile à bien appréhender. D’un côté, on dit qu’il est rare mais de l’autre on se rend compte qu’on en dispose tous les jours. Contradictoire non ? De quel côté se positionner alors ? Laissez-moi partager avec vous ma citation préférée en gestion du temps :

Le temps c’est la vie. Il est irréversible et irremplaçable. Perdre votre temps c’est perdre votre vie mais maîtriser votre temps c’est maîtriser votre vie – Alan Lakein

Cette citation d’Alan Lakein est de mon point de vue la meilleure explication de ce qu’est le temps. En effet, il est important de réaliser que votre temps est intrinsèquement lié à votre vie. En d’autres termes, chaque jour qui passe et durant lequel vous n’utilisez pas bien le temps à votre disposition, vous êtes en train de bloquer la manifestation des accomplissements qui doivent sortir de votre vie. Ne pas bien gérer votre temps c’est vous préparer inconsciemment tous les jours à quitter la terre sans avoir accompli les rêves et projets qui font battre votre coeur, sans avoir résolu les problèmes de la société pour lesquels vous êtes une solution. Est-ce que vous voulez ? Je ne le crois pas.

Vous comprenez donc que la valeur de votre temps est aussi inestimable que celle de votre vie. De la même façon que vous faites attention à votre vie, faites donc également attention à votre temps parce qu’un jour viendra où vous ne pourrez tout simplement plus gérer votre temps. Oui un jour vous serez hors du temps, vous ne serez plus de ce monde…

Pourquoi faut-il bien gérer son temps ? Je crois qu’après ce qui vient d’être dit, la question est vite répondue ! LOL. Plus sérieusement, tant que vous n’aurez pas pris le temps de répondre en votre âme et conscience à cette question qui peut paraître banale de prime abord, il vous sera difficile de bien gérer votre temps. La vérité est que votre temps sur terre est limité. Vous le savez, je ne vous apprends rien. Mais en êtes-vous réellement conscient ? Commencez par changer votre rapport au temps et il vous sera ensuite plus facile de le gérer.

Étape 2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs majeurs

Vous n’êtes pas sur terre par hasard ! Personne n’est venu accompagner les autres sur terre ! Vous avez certainement déjà entendu ces phrases ou des phrases similaires et cela sonne peut-être un peu cliché. Vous n’y croyez pas trop ou vous vous posez des questions sur la raison de votre existence ? Vous êtes en bonne voie, vous tenez les choses par le bon bout.

Vous avez certainement chez vous une télévision, un fer à repasser, des assiettes, des verres, un balai ou un aspirateur… Ces objets vous servent-ils à quelque chose ? Certainement sinon vous ne les posséderiez pas. À votre avis, si des objets créés par l’Homme ont une raison d’être (but, mission), à combien plus forte raison l’Homme lui-même, qui a été créé par un être supérieur et plus sage que lui ?

J’aime souvent dire bien gérer son temps dans l’absolu ne veut rien dire. Vous gérez bien ou mal votre temps par rapport à une mission que vous avez à accomplir dans un temps qui vous est imparti. En vérité, c’est la connaissance et la pleine conscience de la mission pour laquelle vous êtes sur terre qui donnera le tempo de la manière dont vous allez gérer votre temps.

La mission de vie ou encore la mission pour laquelle vous êtes sur terre c’est le but de votre vie, la raison de votre existence. La vie terrestre est comme un grand puzzle. Chaque être humain en constitue une pièce. Autrement dit, pour que le puzzle soit complété, chacun doit apporter sa contribution. 

Comment découvre-t-on sa mission de vie ? Question complexe et simple en même temps. Complexe parce que vous imaginez peut-être quelque chose d’extraordinaire et d’inaccessible (superman, batman, wonderwoman… LOL je plaisante ! Une mission de vie ne signifie pas forcément avoir un rôle prépondérant comme président, ministre, DG, maire…) et simple parce que tout est déjà en vous (talents, capacités, battements de coeur, frustrations, aspirations, etc.) et n’attend qu’à être mis en lumière. 

Heureux ceux qui placent en toi leur appui ! Ils trouvent dans leur coeur des chemins tout tracés – Psaumes 84 : 5 (La Bible LSG)

Si vous achetez un appareil électronique et avez des interrogations sur son fonctionnement, vous allez sans doute consulter la notice prévue à cet effet par le fabricant. De la même manière, le meilleur moyen pour l’Homme de saisir sa mission de vie est de se tourner vers son Créateur. En se confiant en Lui, il obtient de la clarté par rapport à ce qu’il est appelé à faire dans la vie.

Et la vision alors dans tout ça ? C’est tout simplement la manière dont vous allez vous y prendre pour accomplir votre mission. C’est l’ensemble des orientations spécifiques et particulières ou encore votre feuille de route. Je parle de spécificités et de particularités parce que vous pouvez avoir la même mission de vie qu’une autre personne mais vous n’allez pas l’accomplir de la même manière. Ce qui vous distinguera des autres ce sera votre singularité.

Une fois que vous avez de la clarté sur votre mission de vie et votre vision, il vous appartient maintenant de vous fixer des objectifs et d’identifier différents jalons qui vous permettront de mesurer votre progression dans l’accomplissement de votre mission. 

À présent que la mission de vie, la vision et les objectifs sont clarifiés, vous pouvez vous demander comment bien gérer votre temps pour maximiser l’accomplissement de votre mission.

Étape 3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

Chaque jour vous avez des idées, des inspirations, des projets qui vous viennent à coeur. Il est important d’en garder une trace pour ne pas les perdre de vue. Lorsque vous prenez le temps de le faire régulièrement, il vous sera plus facile de créer des liens avec votre mission, votre vision et vos objectifs. De ces idées, inspirations et projets découleront des activités et tâches à accomplir qui nécessiteront d’optimiser votre organisation et de bien gérer votre temps.

Avant de voir comment effectuer votre capture, je veux ici souligner l’importance de mettre en place un système de capture. En effet, c’est l’une des fondations de tout système d’organisation. C’est lui qui vous permet de collecter diverses informations venant de multiples sources, de les organiser astucieusement et d’identifier comment les utiliser en les convertissant par exemple en activités et tâches à réaliser. Les informations collectées peuvent également vous servir comme bases, modèles ou sources d’inspiration pour vos différents projets.  

Il existe plusieurs manières de capturer vos idées, inspirations, projets :

Écrit : vous prenez des notes manuscrites ou via une application

Visuel : vous réalisez des cartes conceptuelles (mindmaps) ou des sketchnotes si vous êtes de nature créative avec une fibre artistique

Audio : vous enregistrez des informations en utilisant des supports sonores parce que vous êtes plus à l’aise avec ce moyen

Dans l’absolu il n’y a pas un moyen meilleur qu’un autre. Il s’agit surtout d’identifier celui qui est le plus adapté pour vous. Et cela dépend principalement de 3 paramètres :

Type de mémoire : êtes-vous plutôt auditif, visuel ou kinesthésique ?

Type de contenu que vous “consommez” habituellement : texte (blogs, livres, magazines…), audio (podcasts), vidéo (YouTube, Facebook Vidéos, etc.)

Niveau d’utilisation des nouvelles technologies : avez une utilisation faible, moyenne ou plutôt forte des nouvelles technologies ? Par nouvelles technologies j’entends les outils numériques (applications mobiles, logiciels…) mais également les objets numériques (smartphones, tablettes…) 

Quand votre système de capture est mis en place, vous savez où trouver l’ensemble de vos informations entrantes et extraire les activités et les tâches qui en découlent. Vous pouvez à présent vous demander comment prioriser et planifier l’ensemble de ces activités et tâches. C’est ce que nous verrons dans les 2 prochaines étapes.

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Étape 4 – Prioriser stratégiquement vos activités 

Toutes les activités identifiées dans votre système de capture n’ont pas la même importance. C’est la raison pour laquelle il faut les prioriser. Vous comprenez donc que bien gérer ses priorités est fondamental si vous voulez bien gérer votre temps.

L’important n’est pas de tout faire mais de faire le plus importantFrançois Gamonnet

Prioriser ses activités revient à identifier quoi faire à quel moment ET surtout quoi ne pas faire. Chaque mois, chaque semaine, chaque jour, vous devez savoir quelles sont vos priorités c’est-à-dire quelles sont vos activités les plus importantes, celles qui doivent passer en premier. 

Pour prioriser stratégiquement vos activités, vous ne devez pas perdre de vue votre mission de vie et votre vision. Elles constituent en quelle sorte votre boussole. En fonction de là où vous en êtes dans son accomplissement, vous saurez de “manière naturelle” si vous devez ou pas privilégier tel ou tel projet ou alors reléguer au second plan tel ou tel autre projet. 

On peut distinguer 2 types de priorités : 

les priorités long terme : elles ont un impact sur votre mission de vie et votre vision en ce sens qu’elles peuvent vous détourner de votre destination finale ou vous retarder considérablement. Le respect de ces priorités déterminera où vous serez dans les prochaines années et influencera l’accomplissement de vos objectifs majeurs dans la vie. 
La vérité est que si vous savez où est-ce que vous souhaitez être dans les prochaines 5 ou 10 années, il y a certains projets qui vous mettrez automatiquement de côté et d’autres sur lesquels vous vous focaliserez avec détermination. 

les priorités court/moyen terme : il s’agit des arbitrages que vous devez régulièrement faire entre plusieurs activités dans vos différents projets. L’idée ici est d’arriver à identifier quelles sont les activités qui ont le plus de poids et dont les conséquences futures de leur non exécution seront les plus négatives dans l’atteinte de vos objectifs, l’accomplissement de votre vision et la réalisation de votre mission de vie.

Vous ne pouvez pas échapper à la gestion des priorités si vous voulez bien gérer votre temps. C’est donc une étape qu’il ne faut absolument pas négliger. 

Étape 5 – Planifier astucieusement vos activités

Lorsqu’on parle de gestion du temps, la plupart des personnes pensent presqu’automatiquement à la planification. Et c’est vrai, c’est une étape importante dans la mise en place d’une démarche d’optimisation de la manière dont on gère son temps. La vérité est qu’il n’est tout simplement pas possible d’être un bon gestionnaire de son temps si on n’est pas un bon planificateur.

Planifier c’est amener le futur au présent afin de pouvoir agir aujourd’huiAlan Lakein

Pour planifier stratégiquement vos activités, vous devez BIEN utiliser les 2 outils incontournables de la planification à savoir l’agenda et la liste de tâches.

Beaucoup de personnes utilisent de manière interchangeable ces 2 outils, mais ils n’ont absolument pas la même fonction. S’il est vrai qu’ils travaillent en étroite synergie, chacun a un rôle bien précis. L’agenda vous aide à positionner vos activités dans un calendrier afin d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire. Quant à la liste des tâches, elle vous permet de lister et de prioriser l’exécution de l’ensemble des tâches requises pour réaliser les activités planifiées dans votre agenda. Vous comprenez donc pourquoi ces 2 outils travaillent en synergie.

Il existe aujourd’hui sur le marché plusieurs types d’agendas et de gestionnaires de tâches. Vous pouvez opter pour une version papier ou alors privilégier une version électronique. Même si j’aurais tendance à conseiller un outil électronique, la vérité est que chaque type d’outil a ses avantages et ses inconvénients.

Il n’y a donc pas de mauvaise ou de bonne solution, le plus important est de choisir un outil que vous allez réellement utiliser. En effet, il ne sert à rien de prendre la dernière application à la mode si c’est pour l’utiliser de temps en temps. Ceci étant dit il est également possible d’adopter un fonctionnement hybride : mi-papier, mi-digital.

Étape 6 – Exécuter efficacement vos tâches

Maintenant que vos activités sont priorisées et planifiées et que votre liste de tâches est prête, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action ! Et ce n’est pas forcément l’étape la plus simple…

De nos jours, il n’a jamais été aussi facile de se disperser. Lorsque les sollicitations ne sont pas digitales (nos outils et applications numériques et leurs multiples notifications), ce sont les êtres humains qui prennent le relai en nous interrompant de diverses manières. Il est donc plus que jamais important d’apprendre à travailler de manière focalisée.

En dehors des interruptions sur lesquelles vous n’avez pas toujours de contrôle, il y a 2 mauvaises tendances que vous devez juguler : le multitâche et la procrastination.

Le multitâche est une tendance qui a toujours eu le vent en poupe et de nombreuses personnes se vantent même de la pratiquer. Mais nous avons aujourd’hui des preuves scientifiques de ses effets négatifs sur notre productivité. Les études démontrent que notre cerveau ne sait pas faire plusieurs choses en même temps et soulignent que nous perdons du temps au lieu d’en gagner lorsque nous pratiquons le multitâche.

Il vaut mieux avoir l’oeuf aujourd’hui que la poule demain
Proverbe Grec Antique

Quant à la procrastination, c’est une tendance qui ne date pas de notre époque puisqu’elle existait déjà à l’époque des philosophes grecs comme Socrate et Aristote sous le nom d’acrasie, qui signifie agir à l’encontre de son meilleur jugement. Autrement dit c’est lorsque vous faites une chose en sachant pertinemment que vous devriez plutôt en faire une autre. 

L’impact négatif de la procrastination n’est plus à démontrer lorsque nous voyons le nombre de projets non menés jusqu’à leur terme ou encore le nombre d’objectifs non atteints chaque année par plusieurs personnes. Il est donc de la plus haute importance de mettre en oeuvre des stratégies éprouvées en finir avec cette mauvaise tendance.

Étape 7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

C’est certainement l’étape la plus négligée lorsqu’on décide de mettre en place un système pour optimiser la gestion du temps et augmenter sa productivité. Mais comment pouvez-vous savoir si les actions que vous avez pu mettre en place fonctionnent réellement si vous ne les contrôlez pas ?

Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer
Lord Kelvin

L’idée de cette septième et dernière étape est de vérifier dans quelle mesure ce que vous faites dans les étapes précédentes porte ou pas des fruits. En d’autres termes, contrôler vos résultats c’est vérifier que les actions que vous mettez en oeuvre vous permettent de mener à bien vos projets, d’atteindre vos objectifs et réaliser votre vision et votre mission de vie.

Pour contrôler vos résultats, vous pouvez par exemple vous poser ce genre de questions : 

– la méthode de capture des informations que j’utilise actuellement est-elle réellement adaptée pour moi ?

– la manière dont je priorise mes activités est-elle pertinente ?

– est-ce que j’utilise correctement mon agenda ?

– n’ai-je pas tendance à confondre ma liste de tâches et mon agenda ?

– Etc.

Pour contrôler efficacement vos résultats, vous devez mettre en place :

une revue périodique qui vous permettra de faire des états d’avancement réguliers sur la réalisation de vos projets

des indicateurs de performance qui serviront à mesurer votre productivité sur des éléments bien précis que vous allez définir

un système d’amélioration continue pour effectuer des ajustements suite à la mesure de votre performance, en mettre en place des actions correctives

Avoir un système de contrôle est un véritable incontournable quand on s’engage dans une démarche pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité. Le contrôle vous permet en toute objectivité de savoir si vous allez ou pas dans la bonne direction en ce qui concerne la concrétisation de vos projets. Et en cas de fausse route, il vous permet de demi-tour à temps.

Conclusion

S’il est vrai qu’il existe de nombreux moyens et outils pour apprendre à bien gérer son temps et devenir une personne productive, il faut aussi souligner qu’il est très facile de se noyer dans la masse d’informations qu’on peut trouver sur Internet.

Pour vous faire gagner du temps, dans cet article j’ai exposé les 7 étapes issues de mes expériences et de mes études sur le sujet de l’organisation, de la gestion du temps et de la productivité : 

1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs

3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

4 – Prioriser stratégiquement vos activités

5 – Planifier astucieusement vos activités

6 – Exécuter efficacement vos tâches

7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

Vous voulez aller plus loin en approfondissant ces 7 étapes pour les mettre efficacement en pratique dans votre vie ? Je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité qui vous aidera à (re)prendre le contrôle de votre temps.

Comment s’organiser avec la méthode NERAC ?

Comme nous l’avons souligné dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe de nombreuses méthodes d’organisation (GTD, PARA, ZTD, 5S, etc.) que vous pouvez vous approprier et personnaliser le cas échéant selon vos besoins et vos attentes.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à une méthode moins populaire mais qui tout aussi intéressante que les autres. Il s’agit de la méthode NERAC.

Nous verrons ce qu’est la méthode NERAC et comment vous pouvez la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

Comprendre ce qu’est la méthode NERAC

Cette méthode tire son origine de l’acronyme NERAC qui signifie :

Noter les tâches à effectuer

Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

Réserver du temps pour les imprévus

Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

Contrôler la réalisation des tâches

Bien plus qu’une méthode théorique, c’est un véritable outil opérationnel que vous pouvez adopter pour optimiser votre organisation personnelle ou professionnelle et exécuter vos tâches de manière plus efficace.

Pour faciliter la compréhension de la méthode, elle est souvent illustrée visuellement sous la forme d’un tableau.

Méthode NERAC

Comment utiliser la méthode NERAC de manière pratique ?

Après avoir défini succinctement la méthode NERAC, voyons à présent voir comment la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

1- Noter

Cette première étape consiste à mettre à l’écrit ce que vous avez à faire. Notez-y en vrac toutes vos tâches sans vous préoccuper de l’importance, de l’urgence ou encore de la date d’échéance. Ces éléments seront pris en compte à l’étape 4 – Arbitrer.

L’objectif de cette étape est d’éviter d’oublier ce que vous avez à faire et de vous vider l’esprit. Si vous décidez d’adopter cette méthode dans votre fonctionnement quotidien, notez tout au long de la journée ce qui vous viendra à l’esprit. Vous serez ainsi sûr d’avoir à un endroit l’ensemble de vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 1 - Noter

2- Estimer

Maintenant que les tâches sont notées, il est nécessaire d’évaluer le temps que cela vous prendra pour les réaliser. L’estimation de la durée peut sembler difficile de prime abord mais vous pouvez arriver à faire une estimation juste en vous référant à des tâches similaires que vous avez pu effectuer dans le passé. Vous l’aurez bien compris, vos expériences passées vous seront utiles dans cette étape. 

L’objectif de cette étape est que vous sachiez le temps nécessaire dont vous aurez besoin pour exécuter correctement vos tâches. Veillez à ne pas le sous-évaluer ou le surévaluer. Si jamais vous vous trompez, vous corrigerez l’estimation pour les prochaines fois.

Méthode NERAC - Etape 2 - Estimer

3- Réserver

Cette troisième étape consiste à se prémunir des imprévus. La vérité est qu’on a beau prendre le temps de bien planifier le travail que nous avons à faire, il peut y avoir des éléments extérieurs hors de notre contrôle.
Les choses peuvent donc ne pas se passer comme prévu et retarder l’exécution des tâches.

Pour faire face à cela, il faut prévoir une marge de manoeuvre. Vous pouvez par exemple prévoir 50 % de temps en plus pour une tâche que vous maîtrisez et 100 % de temps en plus pour une tâche non maîtrisée. Cela veut dire que si la tâche vous prend habituellement 1 heure, vous réservez 30 min si vous la maîtrisez et 1h si ce n’est pas le cas.

L’objectif de cette étape est d’apprendre à anticiper les imprévus en prévoyant une marge de manoeuvre pour pouvoir dans tous les cas exécuter vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 3 - Réserver

4- Arbitrer

Cette quatrième étape consiste à prioriser les tâches que vous avez à effectuer en vous basant sur le niveau d’importance et d’urgence. 

Lorsqu’on parle des notions d’importance et d’urgence, on pense nécessairement à la matrice d’Eisenhower qui permet d’effectuer une hiérarchisation des tâches en 4 catégories :

les tâches importantes et urgentes : ces tâches sont à exécuter le plus rapidement possible

les tâches importantes et non urgentes : ces tâches sont à planifier pour une exécution ultérieure

les tâches non importantes et urgentes : ces tâches sont à déléguer

les tâches non importantes et non urgentes : ces tâches sont à reporter ou même à supprimer dans certains cas

Après avoir décidé quoi faire pour chaque tâche, vous pourrez alors renseigner l’échéance d’exécution.

L’objectif de cette étape est de vous aider à identifier l’ordre d’exécution de vos tâches. Cela vous permettra de ne pas vous disperser et de faire les bonnes choses au bon moment.

Méthode NERAC - Etape 4 - Arbitrer

5- Contrôler

La cinquième et dernière étape consiste à suivre votre travail en faisant le point sur le travail accompli et en mesurant vos progrès.

Il s’agit notamment de :

– examiner si vos tâches ont été réalisées dans les temps

– identifier les tâches en retard et pourquoi

– faire les ajustements nécessaires dans votre planification en décalant par exemple certaines échéances ou en supprimant certaines tâches dont le niveau d’importance et/ou d’urgence a évolué

L’objectif de cette étape est de vous aider à faire des points réguliers sur l’état d’avancement de la réalisation de vos tâches, analyser votre travail pour vous ajuster et apprendre de vos erreurs pour aller plus vite et travailler de manière plus efficace à l’avenir.

Méthode NERAC - Etape 5 - Contrôler

Conclusion

La méthode NERAC peut être considérée comme un outil opérationnel qui vous permet de bien vous organiser au quotidien et d’exécuter vos tâches efficacement. Elle se décompose en 5 étapes : 

1 – Noter les tâches à effectuer

2 – Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

3 – Réserver du temps pour les imprévus

4 – Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

5 – Contrôler la réalisation des tâches

Il ne vous reste plus qu’a vous approprier ces différentes étapes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.