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Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans une deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

Avant de cuisiner un repas chez vous, vous décidez d’abord en amont de la recette que vous allez faire. Vous vous demandez ensuite si vous avez les ingrédients et les ustensiles nécessaires pour la réaliser.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité de ce dont vous avez besoin, vous ne commencez pas à faire à manger immédiatement, mais vous préparez d’abord le terrain en sortant les ustensiles, en pesant les quantités, en découpant les ingrédients qui le nécessitent, en préchauffant le four, etc. Quand les préparations sont prêtes, on dira que vous avez fait la mise en place. Vous êtes maintenant dans les conditions optimales pour réaliser votre recette.

Dans une cuisine professionnelle, la mise en place se passe d’une manière similaire avec quand même quelques différences significatives en ce qui concerne la précision et la rigueur. En effet, les professionnels feront preuve d’une attention particulière en ce qui concerne les ustensiles et les appareils utilisés. Sans être exhaustif, le chef cuisinier veillera à ce que :

– ses couteaux soient bien limés ;

– les quantités d’ingrédients lui permettent d’assurer ses différents services de la journée ;

– l’huile de la friture soit remplacée à l’issue de plusieurs utilisations ;

– le four soit en excellent état de fonctionnement ;

– il n’y ait aucun problème avec la chambre froide ;

– Etc.

Que pourrait-il se passer si le cuisinier amateur à la maison ou le chef cuisinier au restaurant procédaient sans mise en place ? Ils risquent par exemple d’oublier des ingrédients ou des ustensiles dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas en stock ou qui sont en panne.

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

En nous inspirant de la technique de la mise en place, nous pouvons tirer quelques principes applicables à l’organisation quotidienne pour optimiser la productivité et améliorer la manière dont nous gérons nos tâches.

Commençons en faisant d’abord quelques parallèles :

– la recette que le cuisinier veut réaliser peut s’assimiler à un projet sur lequel vous travaillez

– les ingrédients constituent l’ensemble des tâches que vous avez identifiées et qu’il faut exécuter pour mener à bien votre projet

– les ustensiles sont les outils que vous allez utiliser pour faciliter l’exécution de vos tâches

– la cuisine dans laquelle intervient le cuisinier correspond à votre environnement de travail (bureau fermé, open space, coworking)

Même si les contextes culinaire et personnel sont différents, nous pouvons quand même identifier des similitudes en ce qui concerne les apports de la mise en place : meilleures préparation et planification, organisation en amont pour faciliter l’exécution des tâches.

Voici 4 étapes simples qui vous permettront de tirer profit de la technique de la mise en place :

  • Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

     

  • Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

     

  • Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.
  • Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et en minimisant les bruits.

Si vous voulez approfondir vos connaissances dans l’implémentation de la technique de la mise en place dans votre organisation personnelle, je vous recommande le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind

Les bénéfices de la mise en place

Utiliser la technique de la mise en place dans l’organisation d’une cuisine ou dans la vie quotidienne comprend plusieurs bénéfices :

Premièrement, la mise en place vous permet d’anticiper vos besoins et de planifier votre travail en avance. En faisant les choses en avance, vous avez la possibilité de faire des ajustements ou des modifications si vous le jugez nécessaire avant de passer réellement à l’action. Ce n’est pas le cas lorsque vous faites les choses sans préparation. 

Deuxièmement, la mise en place favorise l’optimisation de votre manière de travailler. Cela est rendu possible en vous assurant que les ressources et les outils dont vous avez besoin sont préparés, organisés et disposés de manière à faciliter votre passage à l’action et à minimiser les interruptions. Vous pourrez ainsi travailler de manière plus focalisée. 

Troisièmement, la mise en place vous permet de vous sentir en confiance et d’avoir le contrôle de la situation. Ceci est vrai car l’organisation en amont apporte la tranquillité d’esprit, minimise les risques d’oubli et les erreurs, et fait gagner du temps lors de l’exécution grâce à une anticipation des étapes requises pour bien effectuer le travail.

Sans être exhaustifs, ces 3 bénéfices nous montrent que la mise en place réduit la charge mentale, facilite le passage à l’action et permet de réaliser ses projets plus aisément. 

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

7 étapes pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité

7 étapes pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité

Tout le monde aspire à bien gérer son temps et à être plus productif. Cette quête de productivité et de performance n’est pas nouvelle et elle ne date pas de notre époque. En effet, depuis la révolution industrielle jusqu’à nos jours, l’Homme n’a jamais cessé de chercher des moyens pour obtenir des résultats plus rapidement en faisant le moins d’efforts possibles. C’est ce qui donne naissance, année après année, à de nombreuses inventions technologiques toutes aussi novatrices les unes que les autres. C’est dire à quel point la gestion du temps et la productivité sont de véritables sujets d’actualité.

Il existe aujourd’hui de nombreux moyens et outils pour bien gérer son temps et devenir une personne productive. Il suffit de faire quelques recherches sur Internet pour en trouver. Mais il n’est pas toujours facile de s’en sortir dans la masse d’informations.

Sur la base de mes études sur le sujet depuis plusieurs années, de mes expériences personnelles et des coachings que j’ai pu faire avec de nombreuses personnes, je vais dans cet article partager avec vous un guide pratique en 7 étapes qui vous permettra certainement de parvenir à une meilleure gestion de votre temps et à l’augmentation de votre productivité.

Étape 1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

Le temps c’est de l’argent, entend t-on souvent dire pour souligner son importance et estimer en quelque sorte sa valeur. Mais la vérité est que la valeur du temps est bien supérieure à celle de l’argent.

Simple et complexe à la fois, le temps est une notion quelque peu difficile à bien appréhender. D’un côté, on dit qu’il est rare mais de l’autre on se rend compte qu’on en dispose tous les jours. Contradictoire non ? De quel côté se positionner alors ? Laissez-moi partager avec vous ma citation préférée en gestion du temps :

Le temps c’est la vie. Il est irréversible et irremplaçable. Perdre votre temps c’est perdre votre vie mais maîtriser votre temps c’est maîtriser votre vie – Alan Lakein

Cette citation d’Alan Lakein est de mon point de vue la meilleure explication de ce qu’est le temps. En effet, il est important de réaliser que votre temps est intrinsèquement lié à votre vie. En d’autres termes, chaque jour qui passe et durant lequel vous n’utilisez pas bien le temps à votre disposition, vous êtes en train de bloquer la manifestation des accomplissements qui doivent sortir de votre vie. Ne pas bien gérer votre temps c’est vous préparer inconsciemment tous les jours à quitter la terre sans avoir accompli les rêves et projets qui font battre votre coeur, sans avoir résolu les problèmes de la société pour lesquels vous êtes une solution. Est-ce que vous voulez ? Je ne le crois pas.

Vous comprenez donc que la valeur de votre temps est aussi inestimable que celle de votre vie. De la même façon que vous faites attention à votre vie, faites donc également attention à votre temps parce qu’un jour viendra où vous ne pourrez tout simplement plus gérer votre temps. Oui un jour vous serez hors du temps, vous ne serez plus de ce monde…

Pourquoi faut-il bien gérer son temps ? Je crois qu’après ce qui vient d’être dit, la question est vite répondue ! LOL. Plus sérieusement, tant que vous n’aurez pas pris le temps de répondre en votre âme et conscience à cette question qui peut paraître banale de prime abord, il vous sera difficile de bien gérer votre temps. La vérité est que votre temps sur terre est limité. Vous le savez, je ne vous apprends rien. Mais en êtes-vous réellement conscient ? Commencez par changer votre rapport au temps et il vous sera ensuite plus facile de le gérer.

Étape 2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs majeurs

Vous n’êtes pas sur terre par hasard ! Personne n’est venu accompagner les autres sur terre ! Vous avez certainement déjà entendu ces phrases ou des phrases similaires et cela sonne peut-être un peu cliché. Vous n’y croyez pas trop ou vous vous posez des questions sur la raison de votre existence ? Vous êtes en bonne voie, vous tenez les choses par le bon bout.

Vous avez certainement chez vous une télévision, un fer à repasser, des assiettes, des verres, un balai ou un aspirateur… Ces objets vous servent-ils à quelque chose ? Certainement sinon vous ne les posséderiez pas. À votre avis, si des objets créés par l’Homme ont une raison d’être (but, mission), à combien plus forte raison l’Homme lui-même, qui a été créé par un être supérieur et plus sage que lui ?

J’aime souvent dire bien gérer son temps dans l’absolu ne veut rien dire. Vous gérez bien ou mal votre temps par rapport à une mission que vous avez à accomplir dans un temps qui vous est imparti. En vérité, c’est la connaissance et la pleine conscience de la mission pour laquelle vous êtes sur terre qui donnera le tempo de la manière dont vous allez gérer votre temps.

La mission de vie ou encore la mission pour laquelle vous êtes sur terre c’est le but de votre vie, la raison de votre existence. La vie terrestre est comme un grand puzzle. Chaque être humain en constitue une pièce. Autrement dit, pour que le puzzle soit complété, chacun doit apporter sa contribution. 

Comment découvre-t-on sa mission de vie ? Question complexe et simple en même temps. Complexe parce que vous imaginez peut-être quelque chose d’extraordinaire et d’inaccessible (superman, batman, wonderwoman… LOL je plaisante ! Une mission de vie ne signifie pas forcément avoir un rôle prépondérant comme président, ministre, DG, maire…) et simple parce que tout est déjà en vous (talents, capacités, battements de coeur, frustrations, aspirations, etc.) et n’attend qu’à être mis en lumière. 

Heureux ceux qui placent en toi leur appui ! Ils trouvent dans leur coeur des chemins tout tracés – Psaumes 84 : 5 (La Bible LSG)

Si vous achetez un appareil électronique et avez des interrogations sur son fonctionnement, vous allez sans doute consulter la notice prévue à cet effet par le fabricant. De la même manière, le meilleur moyen pour l’Homme de saisir sa mission de vie est de se tourner vers son Créateur. En se confiant en Lui, il obtient de la clarté par rapport à ce qu’il est appelé à faire dans la vie.

Et la vision alors dans tout ça ? C’est tout simplement la manière dont vous allez vous y prendre pour accomplir votre mission. C’est l’ensemble des orientations spécifiques et particulières ou encore votre feuille de route. Je parle de spécificités et de particularités parce que vous pouvez avoir la même mission de vie qu’une autre personne mais vous n’allez pas l’accomplir de la même manière. Ce qui vous distinguera des autres ce sera votre singularité.

Une fois que vous avez de la clarté sur votre mission de vie et votre vision, il vous appartient maintenant de vous fixer des objectifs et d’identifier différents jalons qui vous permettront de mesurer votre progression dans l’accomplissement de votre mission. 

À présent que la mission de vie, la vision et les objectifs sont clarifiés, vous pouvez vous demander comment bien gérer votre temps pour maximiser l’accomplissement de votre mission.

Étape 3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

Chaque jour vous avez des idées, des inspirations, des projets qui vous viennent à coeur. Il est important d’en garder une trace pour ne pas les perdre de vue. Lorsque vous prenez le temps de le faire régulièrement, il vous sera plus facile de créer des liens avec votre mission, votre vision et vos objectifs. De ces idées, inspirations et projets découleront des activités et tâches à accomplir qui nécessiteront d’optimiser votre organisation et de bien gérer votre temps.

Avant de voir comment effectuer votre capture, je veux ici souligner l’importance de mettre en place un système de capture. En effet, c’est l’une des fondations de tout système d’organisation. C’est lui qui vous permet de collecter diverses informations venant de multiples sources, de les organiser astucieusement et d’identifier comment les utiliser en les convertissant par exemple en activités et tâches à réaliser. Les informations collectées peuvent également vous servir comme bases, modèles ou sources d’inspiration pour vos différents projets.  

Il existe plusieurs manières de capturer vos idées, inspirations, projets :

Écrit : vous prenez des notes manuscrites ou via une application

Visuel : vous réalisez des cartes conceptuelles (mindmaps) ou des sketchnotes si vous êtes de nature créative avec une fibre artistique

Audio : vous enregistrez des informations en utilisant des supports sonores parce que vous êtes plus à l’aise avec ce moyen

Dans l’absolu il n’y a pas un moyen meilleur qu’un autre. Il s’agit surtout d’identifier celui qui est le plus adapté pour vous. Et cela dépend principalement de 3 paramètres :

Type de mémoire : êtes-vous plutôt auditif, visuel ou kinesthésique ?

Type de contenu que vous “consommez” habituellement : texte (blogs, livres, magazines…), audio (podcasts), vidéo (YouTube, Facebook Vidéos, etc.)

Niveau d’utilisation des nouvelles technologies : avez une utilisation faible, moyenne ou plutôt forte des nouvelles technologies ? Par nouvelles technologies j’entends les outils numériques (applications mobiles, logiciels…) mais également les objets numériques (smartphones, tablettes…) 

Quand votre système de capture est mis en place, vous savez où trouver l’ensemble de vos informations entrantes et extraire les activités et les tâches qui en découlent. Vous pouvez à présent vous demander comment prioriser et planifier l’ensemble de ces activités et tâches. C’est ce que nous verrons dans les 2 prochaines étapes.

Vous souhaitez approfondir les 7 étapes abordées dans cet article et les mettre en pratique dans votre vie ? Rejoignez maintenant ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité

Étape 4 – Prioriser stratégiquement vos activités 

Toutes les activités identifiées dans votre système de capture n’ont pas la même importance. C’est la raison pour laquelle il faut les prioriser. Vous comprenez donc que bien gérer ses priorités est fondamental si vous voulez bien gérer votre temps.

L’important n’est pas de tout faire mais de faire le plus importantFrançois Gamonnet

Prioriser ses activités revient à identifier quoi faire à quel moment ET surtout quoi ne pas faire. Chaque mois, chaque semaine, chaque jour, vous devez savoir quelles sont vos priorités c’est-à-dire quelles sont vos activités les plus importantes, celles qui doivent passer en premier. 

Pour prioriser stratégiquement vos activités, vous ne devez pas perdre de vue votre mission de vie et votre vision. Elles constituent en quelle sorte votre boussole. En fonction de là où vous en êtes dans son accomplissement, vous saurez de “manière naturelle” si vous devez ou pas privilégier tel ou tel projet ou alors reléguer au second plan tel ou tel autre projet. 

On peut distinguer 2 types de priorités : 

les priorités long terme : elles ont un impact sur votre mission de vie et votre vision en ce sens qu’elles peuvent vous détourner de votre destination finale ou vous retarder considérablement. Le respect de ces priorités déterminera où vous serez dans les prochaines années et influencera l’accomplissement de vos objectifs majeurs dans la vie. 
La vérité est que si vous savez où est-ce que vous souhaitez être dans les prochaines 5 ou 10 années, il y a certains projets qui vous mettrez automatiquement de côté et d’autres sur lesquels vous vous focaliserez avec détermination. 

les priorités court/moyen terme : il s’agit des arbitrages que vous devez régulièrement faire entre plusieurs activités dans vos différents projets. L’idée ici est d’arriver à identifier quelles sont les activités qui ont le plus de poids et dont les conséquences futures de leur non exécution seront les plus négatives dans l’atteinte de vos objectifs, l’accomplissement de votre vision et la réalisation de votre mission de vie.

Vous ne pouvez pas échapper à la gestion des priorités si vous voulez bien gérer votre temps. C’est donc une étape qu’il ne faut absolument pas négliger. 

Étape 5 – Planifier astucieusement vos activités

Lorsqu’on parle de gestion du temps, la plupart des personnes pensent presqu’automatiquement à la planification. Et c’est vrai, c’est une étape importante dans la mise en place d’une démarche d’optimisation de la manière dont on gère son temps. La vérité est qu’il n’est tout simplement pas possible d’être un bon gestionnaire de son temps si on n’est pas un bon planificateur.

Planifier c’est amener le futur au présent afin de pouvoir agir aujourd’huiAlan Lakein

Pour planifier stratégiquement vos activités, vous devez BIEN utiliser les 2 outils incontournables de la planification à savoir l’agenda et la liste de tâches.

Beaucoup de personnes utilisent de manière interchangeable ces 2 outils, mais ils n’ont absolument pas la même fonction. S’il est vrai qu’ils travaillent en étroite synergie, chacun a un rôle bien précis. L’agenda vous aide à positionner vos activités dans un calendrier afin d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire. Quant à la liste des tâches, elle vous permet de lister et de prioriser l’exécution de l’ensemble des tâches requises pour réaliser les activités planifiées dans votre agenda. Vous comprenez donc pourquoi ces 2 outils travaillent en synergie.

Il existe aujourd’hui sur le marché plusieurs types d’agendas et de gestionnaires de tâches. Vous pouvez opter pour une version papier ou alors privilégier une version électronique. Même si j’aurais tendance à conseiller un outil électronique, la vérité est que chaque type d’outil a ses avantages et ses inconvénients.

Il n’y a donc pas de mauvaise ou de bonne solution, le plus important est de choisir un outil que vous allez réellement utiliser. En effet, il ne sert à rien de prendre la dernière application à la mode si c’est pour l’utiliser de temps en temps. Ceci étant dit il est également possible d’adopter un fonctionnement hybride : mi-papier, mi-digital.

Étape 6 – Exécuter efficacement vos tâches

Maintenant que vos activités sont priorisées et planifiées et que votre liste de tâches est prête, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action ! Et ce n’est pas forcément l’étape la plus simple…

De nos jours, il n’a jamais été aussi facile de se disperser. Lorsque les sollicitations ne sont pas digitales (nos outils et applications numériques et leurs multiples notifications), ce sont les êtres humains qui prennent le relai en nous interrompant de diverses manières. Il est donc plus que jamais important d’apprendre à travailler de manière focalisée.

En dehors des interruptions sur lesquelles vous n’avez pas toujours de contrôle, il y a 2 mauvaises tendances que vous devez juguler : le multitâche et la procrastination.

Le multitâche est une tendance qui a toujours eu le vent en poupe et de nombreuses personnes se vantent même de la pratiquer. Mais nous avons aujourd’hui des preuves scientifiques de ses effets négatifs sur notre productivité. Les études démontrent que notre cerveau ne sait pas faire plusieurs choses en même temps et soulignent que nous perdons du temps au lieu d’en gagner lorsque nous pratiquons le multitâche.

Il vaut mieux avoir l’oeuf aujourd’hui que la poule demain
Proverbe Grec Antique

Quant à la procrastination, c’est une tendance qui ne date pas de notre époque puisqu’elle existait déjà à l’époque des philosophes grecs comme Socrate et Aristote sous le nom d’acrasie, qui signifie agir à l’encontre de son meilleur jugement. Autrement dit c’est lorsque vous faites une chose en sachant pertinemment que vous devriez plutôt en faire une autre. 

L’impact négatif de la procrastination n’est plus à démontrer lorsque nous voyons le nombre de projets non menés jusqu’à leur terme ou encore le nombre d’objectifs non atteints chaque année par plusieurs personnes. Il est donc de la plus haute importance de mettre en oeuvre des stratégies éprouvées en finir avec cette mauvaise tendance.

Étape 7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

C’est certainement l’étape la plus négligée lorsqu’on décide de mettre en place un système pour optimiser la gestion du temps et augmenter sa productivité. Mais comment pouvez-vous savoir si les actions que vous avez pu mettre en place fonctionnent réellement si vous ne les contrôlez pas ?

Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer
Lord Kelvin

L’idée de cette septième et dernière étape est de vérifier dans quelle mesure ce que vous faites dans les étapes précédentes porte ou pas des fruits. En d’autres termes, contrôler vos résultats c’est vérifier que les actions que vous mettez en oeuvre vous permettent de mener à bien vos projets, d’atteindre vos objectifs et réaliser votre vision et votre mission de vie.

Pour contrôler vos résultats, vous pouvez par exemple vous poser ce genre de questions : 

– la méthode de capture des informations que j’utilise actuellement est-elle réellement adaptée pour moi ?

– la manière dont je priorise mes activités est-elle pertinente ?

– est-ce que j’utilise correctement mon agenda ?

– n’ai-je pas tendance à confondre ma liste de tâches et mon agenda ?

– Etc.

Pour contrôler efficacement vos résultats, vous devez mettre en place :

une revue périodique qui vous permettra de faire des états d’avancement réguliers sur la réalisation de vos projets

des indicateurs de performance qui serviront à mesurer votre productivité sur des éléments bien précis que vous allez définir

un système d’amélioration continue pour effectuer des ajustements suite à la mesure de votre performance, en mettre en place des actions correctives

Avoir un système de contrôle est un véritable incontournable quand on s’engage dans une démarche pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité. Le contrôle vous permet en toute objectivité de savoir si vous allez ou pas dans la bonne direction en ce qui concerne la concrétisation de vos projets. Et en cas de fausse route, il vous permet de demi-tour à temps.

Conclusion

S’il est vrai qu’il existe de nombreux moyens et outils pour apprendre à bien gérer son temps et devenir une personne productive, il faut aussi souligner qu’il est très facile de se noyer dans la masse d’informations qu’on peut trouver sur Internet.

Pour vous faire gagner du temps, dans cet article j’ai exposé les 7 étapes issues de mes expériences et de mes études sur le sujet de l’organisation, de la gestion du temps et de la productivité : 

1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs

3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

4 – Prioriser stratégiquement vos activités

5 – Planifier astucieusement vos activités

6 – Exécuter efficacement vos tâches

7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

Vous voulez aller plus loin en approfondissant ces 7 étapes pour les mettre efficacement en pratique dans votre vie ? Je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité qui vous aidera à (re)prendre le contrôle de votre temps.

Comment s’organiser avec la méthode NERAC ?

Comment s’organiser avec la méthode NERAC ?

Comme nous l’avons souligné dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe de nombreuses méthodes d’organisation (GTD, PARA, ZTD, 5S, etc.) que vous pouvez vous approprier et personnaliser le cas échéant selon vos besoins et vos attentes.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à une méthode moins populaire mais qui tout aussi intéressante que les autres. Il s’agit de la méthode NERAC.

Nous verrons ce qu’est la méthode NERAC et comment vous pouvez la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

Comprendre ce qu’est la méthode NERAC

Cette méthode tire son origine de l’acronyme NERAC qui signifie :

Noter les tâches à effectuer

Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

Réserver du temps pour les imprévus

Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

Contrôler la réalisation des tâches

Bien plus qu’une méthode théorique, c’est un véritable outil opérationnel que vous pouvez adopter pour optimiser votre organisation personnelle ou professionnelle et exécuter vos tâches de manière plus efficace.

Pour faciliter la compréhension de la méthode, elle est souvent illustrée visuellement sous la forme d’un tableau.

Méthode NERAC

Comment utiliser la méthode NERAC de manière pratique ?

Après avoir défini succinctement la méthode NERAC, voyons à présent voir comment la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

1- Noter

Cette première étape consiste à mettre à l’écrit ce que vous avez à faire. Notez-y en vrac toutes vos tâches sans vous préoccuper de l’importance, de l’urgence ou encore de la date d’échéance. Ces éléments seront pris en compte à l’étape 4 – Arbitrer.

L’objectif de cette étape est d’éviter d’oublier ce que vous avez à faire et de vous vider l’esprit. Si vous décidez d’adopter cette méthode dans votre fonctionnement quotidien, notez tout au long de la journée ce qui vous viendra à l’esprit. Vous serez ainsi sûr d’avoir à un endroit l’ensemble de vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 1 - Noter

2- Estimer

Maintenant que les tâches sont notées, il est nécessaire d’évaluer le temps que cela vous prendra pour les réaliser. L’estimation de la durée peut sembler difficile de prime abord mais vous pouvez arriver à faire une estimation juste en vous référant à des tâches similaires que vous avez pu effectuer dans le passé. Vous l’aurez bien compris, vos expériences passées vous seront utiles dans cette étape. 

L’objectif de cette étape est que vous sachiez le temps nécessaire dont vous aurez besoin pour exécuter correctement vos tâches. Veillez à ne pas le sous-évaluer ou le surévaluer. Si jamais vous vous trompez, vous corrigerez l’estimation pour les prochaines fois.

Méthode NERAC - Etape 2 - Estimer

3- Réserver

Cette troisième étape consiste à se prémunir des imprévus. La vérité est qu’on a beau prendre le temps de bien planifier le travail que nous avons à faire, il peut y avoir des éléments extérieurs hors de notre contrôle.
Les choses peuvent donc ne pas se passer comme prévu et retarder l’exécution des tâches.

Pour faire face à cela, il faut prévoir une marge de manoeuvre. Vous pouvez par exemple prévoir 50 % de temps en plus pour une tâche que vous maîtrisez et 100 % de temps en plus pour une tâche non maîtrisée. Cela veut dire que si la tâche vous prend habituellement 1 heure, vous réservez 30 min si vous la maîtrisez et 1h si ce n’est pas le cas.

L’objectif de cette étape est d’apprendre à anticiper les imprévus en prévoyant une marge de manoeuvre pour pouvoir dans tous les cas exécuter vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 3 - Réserver

4- Arbitrer

Cette quatrième étape consiste à prioriser les tâches que vous avez à effectuer en vous basant sur le niveau d’importance et d’urgence. 

Lorsqu’on parle des notions d’importance et d’urgence, on pense nécessairement à la matrice d’Eisenhower qui permet d’effectuer une hiérarchisation des tâches en 4 catégories :

les tâches importantes et urgentes : ces tâches sont à exécuter le plus rapidement possible

les tâches importantes et non urgentes : ces tâches sont à planifier pour une exécution ultérieure

les tâches non importantes et urgentes : ces tâches sont à déléguer

les tâches non importantes et non urgentes : ces tâches sont à reporter ou même à supprimer dans certains cas

Après avoir décidé quoi faire pour chaque tâche, vous pourrez alors renseigner l’échéance d’exécution.

L’objectif de cette étape est de vous aider à identifier l’ordre d’exécution de vos tâches. Cela vous permettra de ne pas vous disperser et de faire les bonnes choses au bon moment.

Méthode NERAC - Etape 4 - Arbitrer

5- Contrôler

La cinquième et dernière étape consiste à suivre votre travail en faisant le point sur le travail accompli et en mesurant vos progrès.

Il s’agit notamment de :

– examiner si vos tâches ont été réalisées dans les temps

– identifier les tâches en retard et pourquoi

– faire les ajustements nécessaires dans votre planification en décalant par exemple certaines échéances ou en supprimant certaines tâches dont le niveau d’importance et/ou d’urgence a évolué

L’objectif de cette étape est de vous aider à faire des points réguliers sur l’état d’avancement de la réalisation de vos tâches, analyser votre travail pour vous ajuster et apprendre de vos erreurs pour aller plus vite et travailler de manière plus efficace à l’avenir.

Méthode NERAC - Etape 5 - Contrôler

Conclusion

La méthode NERAC peut être considérée comme un outil opérationnel qui vous permet de bien vous organiser au quotidien et d’exécuter vos tâches efficacement. Elle se décompose en 5 étapes : 

1 – Noter les tâches à effectuer

2 – Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

3 – Réserver du temps pour les imprévus

4 – Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

5 – Contrôler la réalisation des tâches

Il ne vous reste plus qu’a vous approprier ces différentes étapes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.

5 manières de gagner du temps au quotidien

5 manières de gagner du temps au quotidien

Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. Mais comment se fait-il que la plupart des personnes se plaignent de ne pas avoir suffisamment de temps et qu’une minorité seulement de personnes arrivent à réaliser leurs projets et à atteindre leurs objectifs ? La différence entre ces 2 catégories de personnes réside simplement dans leur rapport au temps lorsqu’il s’agit de gérer certaines situations courantes de la vie.

Dans cet article, je vais partager avec vous 5 choses pratiques que vous pouvez faire face à ces situations et qui vont permettront certainement de gagner du temps au quotidien.

1 – Appliquer la méthode 5-20-1

As-tu 5 minutes ? Il est courant d’entendre cette question au quotidien de la part de nos interlocuteurs lorsque nous travaillons. Et il est très tentant de s’arrêter de travailler pour s’occuper de nos interlocuteurs. Mais la vérité est qu’en général ces sollicitations extérieures prennent rarement 5 minutes. Non seulement elles prennent plus de temps que prévu mais elles nous défocalisent également de notre travail, ce qui au final nous fait donc perdre beaucoup de temps.

Au lieu donc de répondre systématiquement “Oui” à cette question pour ne pas frustrer votre interlocuteur, il y a une approche alternative qui consiste à évaluer toutes les sollicitations entrantes afin d’identifier celles qui pourraient être gérées rapidement sans avoir un grand impact négatif sur votre travail en cours. Pour cela, je vous propose d’utiliser la méthode 5-20-1 qui vous permettra d’éviter de tomber dans le piège du “Oui systématique” ou du “Non inapproprié” et de gagner du temps. 

Cette méthode est simple et se déroule en 3 étapes :

1. Prenez le temps d’écouter votre interlocuteur : par mesure de politesse et de respect, laissez votre interlocuteur (collègue, manager, etc.) s’exprimer jusqu’au bout.

2. Estimez le temps nécessaire pour traiter sa demande : classez chaque demande dans l’une des 3 catégories suivantes : entre 5 et 10 minutes, entre 20 et 40 minutes et 1 heure et plus.

3. Prenez votre décision en fonction de chaque catégorie : les durées de réalisation des catégories sont un indicateur de votre priorité de passage à l’action.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 5 et 10 minutes, vous pouvez passez à l’action immédiatement.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 20 et 40 minutes, vous pouvez l’accepter et indiquer à votre interlocuteur que vous vous en occuperez après votre travail en cours.

– Si le traitement de la demande nécessite 1 heure ou plus, cela va nécessiter une réorganisation de votre temps. Il est recommandé de négocier son exécution pour les jours à venir.

La mise en application de cette méthode vous permettra de gagner du temps car cela vous évitera d’accepter les pseudo-sollicitations de 5 minutes qui se transforment en 30 minutes voire 45 minutes ou 1 heure dans certains cas.

2 – Réduire votre temps passé en ligne

Passer du temps sur Internet est certainement l’un des moyens les plus consommateurs de temps pour une grande majorité de personnes. Tout comme moi, il vous est certainement arrivé d’aller sur Internet pour une raison précise et vous retrouver à faire mille choses qui n’avaient rien à voir avec votre intention initiale. C’est dire à quel point Internet peut être une arme de distraction massive. Pour vous en convaincre, laissez-moi partager quelques chiffres avec vous.

En effet, selon le Global Digital Overview 2020, un rapport global sur l’utilisation d’Internet dans le monde, l’internaute moyen passe 6 heures et 43 minutes en ligne chaque jour. C’est près du tiers d’une journée. Ce chiffre ramené à l’échelle d’une année, représente plus de 100 jours de connexion pour un internaute. Ce qui est tout simplement énorme ! 

S’il est vrai que ces chiffres représentent une moyenne, il n’en demeure pas moins vrai que Internet est une véritable source de perte de temps, puisque vous vous imaginez sans doute qu’une grande partie de ce temps passé sur Internet n’est certainement pas productif.

Supposons que vous soyez parmi les personnes qui passent plus de 6 heures sur Internet chaque jour. Si vous arrivez à réduire simplement ce temps en passant de 6 heures à 4 heures, cela vous fera gagner 2 heures par jour, donc 10 heures par semaine (en se limitant du lundi au vendredi). Ce n’est absolument pas négligeable puisque cela représente 40 heures par mois. Et croyez-moi avec 40 heures par mois, vous pouvez considérablement avancer dans la réalisation d’un projet qui vous tient à coeur et réaliser ainsi des rêves qui vous semblaient autrefois inaccessibles.

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3 – Décliner les réunions à faible impact

En milieu professionnel, il est courant d’organiser des réunions pour tout et n’importe quoi. Mais la vérité est qu’il y a des sujets qui ne nécessitent pas forcément l’organisation d’une réunion. 

Ceci étant dit, ce n’est donc pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement répondre positivement et y participer. Il convient au préalable de vous interroger sur l’objectif de la réunion et sur la pertinence de votre participation. En adoptant cette approche, cela vous fera gagner du temps et vous évitera d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.

D’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. Cette étude nous montre que presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ce qui pourrait s’expliquer par plusieurs paramètres : absence d’ordres du jour précis, objectifs non clairs, mauvaise identification des participants, etc.

Vous comprenez donc que prendre du temps pour réfléchir à la pertinence de votre participation aux réunions et à leur impact sur votre travail est un élément qui vous fera gagner du temps chaque jour, puisque cela vous évitera d’être à des réunions dans lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée et de ne pas perdre votre temps.

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

Il y a quelques années, je suis intervenu dans une entreprise en tant que consultant pour aider les équipes d’une direction opérationnelle à optimiser leur manière de travailler au quotidien.

J’ai pour cela organisé plusieurs ateliers pour échanger avec les différents métiers concernés. En faisant l’état des lieux, j’ai identifié plusieurs pratiques incohérentes et inefficaces. Et quand j’ai posé la question de savoir pourquoi on faisait telle ou telle chose de telle manière, la réponse que j’ai obtenue était la suivante : “nous avons toujours fait comme ça depuis des années”. Je suis certain que vous avez déjà fait face à une situation similaire.

De la même manière qu’il y a des pratiques qui n’ont jamais été remises en question en entreprise, nous avons également à titre personnel mis en place des fonctionnements que nous suivons depuis des années et qui ne sont peut-être plus pertinents aujourd’hui.

Voici quelques exemples simples :

utiliser des feuilles volantes pour prendre des notes : en général, il est tellement facile de les perdre

ranger plusieurs documents administratifs dans un pochette sans les classer : lorsqu’il n’y en a pas beaucoup et s’ils ne sont pas de catégories différentes (banque, santé, factures, etc.), il est facile de s’en sortir

ne pas utiliser un agenda pour noter ses rendez-vous : si vous comptez uniquement sur votre mémoire pour vous souvenir de vos rendez-vous, vous allez en rater un paquet !

Arrêter les fonctionnements inefficaces, c’est décider de gagner du temps au quotidien en adoptant des pratiques plus pertinentes et plus adaptées à vos réalités d’aujourd’hui. Si nous revenons aux trois exemples cités juste avant, voici ce que vous pouvez faire :

– troquer vos feuilles volantes contre un bloc-notes ou une application mobile

– classer vos documents en les regroupant par catégories et utiliser des pochettes de couleurs différentes pour chaque catégorie de documents

– acheter un agenda papier ou opter pour un agenda électronique

En mettant en place ces changements en apparence simples, vous allez gagner du temps au quotidien puisque l’inefficacité de vos anciens fonctionnements sera compensée par les nouvelles pratiques adoptées.

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Même si les messageries instantanées (WhatsApp, Messenger, Télégram, etc.) sont de plus en plus utilisées de nos jours, l’email reste néanmoins un canal de communication encore solidement ancré dans les habitudes puisqu’il est utilisé à travers le monde par 4 milliards de personnes.

D’après une enquête menée par Adobe, les français passent en moyenne 3 heures chaque jour à consulter leurs emails professionnels et 2 heures à consulter leurs emails personnels. À la fin de la semaine, c’est donc plus de 10 heures consacrées uniquement aux emails.

Mais pourquoi passons-nous autant de temps dans les emails ?

L’explication tient en 2 raisons majeures :

une consultation compulsive des emails : nombreuses sont les personnes qui consultent leurs emails plusieurs fois par heure

lire et relire les emails plusieurs fois sans prendre de décision : c’est malheureusement le quotidien d’une grande majorité de personnes et cela constitue une pure perte de temps.

Que faut-il donc faire pour minimiser le temps passé à lire et à traiter les emails ?

Premièrement, supprimez les notifications d’arrivée de nouveaux emails et planifiez ensuite des créneaux dédiés à la consultation de vos emails. Cela vous évitera d’y aller toutes les 5 minutes.

Deuxièmement, réalisez que votre boîte de réception des emails devrait fonctionner comme votre boîte aux lettres. Elle sert à réceptionner et non pas à stocker ce que vous recevez. Elle devrait donc être vidée régulièrement.

Lorsque vous recevez un email et que vous le lisez, vous devez faire l’une des actions suivantes :

répondre immédiatement en communiquant les éléments demandés par votre interlocuteur

planifier une action dans votre agenda parce que nous n’êtes pas en capacité de la faire immédiatement

transférer l’email à une autre personne plus qualifiée que vous pour traiter la problématique dont il est question dans l’email

archiver l’email parce que les informations qu’il contient peuvent vous servir pour plus tard

supprimer l’email parce que son contenu n’est pas si important que cela et il ne vous sera pas utile à l’avenir.

En implémentant ces changements, vous constaterez vous-même que vous allez passer de moins en moins de temps dans la gestion de vos emails et gagnerez ainsi un précieux temps au quotidien.

Conclusion

S’il est très facile de perdre du temps chaque jour, la bonne nouvelle est qu’il existe également des moyens simples que vous pouvez implémenter rapidement dans votre vie pour gagner du temps au quotidien. 

J’ai identifié 5 pratiques dont nous avons discuté tout au long de l’article :

1 – Utiliser la méthode 5-20-1

2 – Réduire votre temps passé en ligne

3 – Décliner les réunions à faible impact

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Il vous appartient maintenant de choisir la pratique qui se rapproche le plus de votre situation actuelle et de définir les actions à mettre en oeuvre pour l’expérimenter dans votre fonctionnement au quotidien.

 

4 erreurs à éviter pour bien gérer son agenda

4 erreurs à éviter pour bien gérer son agenda

L’agenda fait partie des outils incontournables à utiliser lorsqu’on aspire à bien organiser. Encore faut-il savoir bien l’utiliser pour tirer profit des différents avantages qu’il procure. Bien utiliser un agenda comprend deux dimensions : premièrement savoir quels types d’activités y positionner, deuxièmement être conscient des erreurs à ne pas faire dans son utilisation au quotidien. C’est sur cette deuxième dimension que je vais me concentrer dans le cadre de cet article.

J’ai identifié quatre erreurs principales que je vais partager avec vous et je vous propose sans plus tarder de rentrer dans le vif du sujet.

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Dans la sphère professionnelle, il est courant d’envoyer les invitations aux réunions par email. Et très souvent, nous avons tendance à répondre “Oui” par défaut, à partir du moment où aucun évènement n’est positionné dans notre agenda sur le créneau proposé. Mais ce n’est pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement y participer. 

Il faut au préalable s’interroger sur l’objectif de ladite réunion et surtout la valeur ajoutée de votre participation. Vous interroger sur la pertinence de votre participation à une réunion vous fait en réalité gagner du temps et vous évite d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.

En effet, d’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. En d’autres termes, presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ceci s’explique par l’absence d’ordres du jour précis, d’objectifs clairement identifiés et une mauvaise identification des participants à la réunion.

Ces statistiques mettent en évidence la nécessité de prendre un temps de réflexion avant de confirmer votre participation à une réunion. Vous l’aurez bien compris, avant de dire “Oui” à la prochaine invitation de réunion, réfléchissez à deux fois !

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

Lorsque j’accompagne des clients dans leur organisation personnelle et/ou professionnelle, je fais souvent avec eux l’exercice de réalisation de leur planning hebdomadaire. Et j’ai remarqué une chose : beaucoup de personnes ont souvent un planning serré avec presqu’aucune marge de manoeuvre. Mais la vérité est que, aussi organisée soit une personne, elle devra tôt ou tard faire face à des imprévus. Par exemple, lorsque vous acceptez de participer à une réunion de 10h à 11h et que vous positionnez dans votre agenda un rendez-vous de 11h à 12h, que se passera-t-il si votre réunion se termine en retard ? Cela va inévitablement vous faire arriver en retard à votre rendez-vous.

Il est donc important de toujours laisser un temps de battement ne serait-ce que de 10-15 minutes entre 2 évènements positionnés dans votre agenda. Cela vous permettra non seulement de faire face à un éventuel imprévu mais également de “souffler” avant d’enchaîner avec la prochaine activité. Vous pourrez ainsi faire un tour aux toilettes, aller à la machine, vous rafraîchir ou simplement vous changer les idées. Dans ce cas, le temps de battement vous permet de faire une pause.

D’ailleurs, plusieurs études ont démontré ces dernières années que faire des pauses dans son travail augmente le niveau de productivité en permettant aux personnes qui en prennent d’être plus alertes que celles qui n’en prennent pas.

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Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Parmi les types d’activités à positionner absolument dans votre agenda, il y a ce qu’on appelle les blocs de temps. Ils sont basés sur une technique appelée la technique du time-blocking qui consiste à bloquer dans votre agenda des plages horaires spécifiques durant lesquelles vous allez travailler de manière dédiée sur une thématique particulière. 

Si vous êtes par exemple un blogueur, vous avez besoin de positionner dans votre agenda des blocs de temps pour rédiger de manière efficace vos articles. Si vous êtes un responsable marketing, en plus des différentes réunions avec votre équipe, il est nécessaire d’avoir des blocs de temps qui vous permettront de réfléchir aux stratégies marketing à implémenter pour les différents projets que vous pilotez.

Les blocs de temps sont le meilleur moyen d’avancer rapidement dans la réalisation de vos projets. De manière générale, la durée d’un bloc de temps peut varier entre 90 et 120 minutes. Afin de bien en tirer profit, il est recommandé de travailler de manière focalisé en vous éloignant de toutes les sources de distraction. Vous pouvez également si vous le jugez nécessaire, prendre de courtes pauses durant votre bloc de temps pour optimiser votre productivité.

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

En matière d’utilisation d’agenda, la règle d’or est d’avoir un seul et unique agenda, qu’il soit papier ou électronique. Évitez de jongler entre un format et l’autre. Sinon vous risquez de vous en mêler les pinceaux.

Certaines personnes ont deux agendas : un pour la sphère personnelle et un pour la sphère professionnelle. C’est une mauvaise idée si vous les gérez de manière indépendante, parce que cela vous empêche d’avoir une vision globale et consolidée de ce que vous avez à faire dans votre vie.
De plus, si vous êtes un utilisateur d’agendas papier, cela suppose donc d’avoir en permanence sur vous vos 2 agendas, pour ne rien louper.

En revanche, si vous utilisez un agenda électronique comme Google Agenda, il est possible d’afficher vos 2 agendas à un même endroit pour ainsi avoir une vision consolidée. Cela est rendu possible grâce à la fonctionnalité de partage d’agendas.

Si vous voulez vous organiser de manière optimale au quotidien, vous avez tout intérêt à utiliser un seul agenda en adoptant un agenda papier ou en centralisant vos différents agendas électroniques dans un agenda électronique principal. 

Conclusion

Bien utiliser un agenda peut paraître simple de prime abord, mais comme vous avez pu le constater tout au long de l’article, il est facile de faire des erreurs qui peuvent impacter la stabilité de votre organisation ainsi que votre productivité. Nous avons notamment passé en revue 4 erreurs majeures :

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

Il vous appartient maintenant d’identifier l’erreur dans laquelle vous vous retrouvez le plus souvent et de définir les actions à mettre en oeuvre pour reprendre le contrôle de la situation.