Le nombre d’applications de to do list disponibles sur le marché est tellement important qu’il est tout simplement impossible de toutes les tester. Comment donc faire un choix éclairé sans se perdre ?

La vérité est qu’il n’y a pas une seule bonne application qui convienne à tout le monde, parce que nous avons tous des modes de fonctionnement différents.

C’est pourquoi, dans cet article, j’ai regroupé les meilleures applications de to do list en essayant de trouver celles qui conviennent le mieux aux différents cas d’utilisation. De plus, il s’agit des applications les mieux notées par les utilisateurs sur les stores des différentes plateformes : Android, Windows, macOS et iPhone/iPad.

Je vous propose donc ici ce que je pense être la crème de la crème des applications de to do list et je suis convaincu que, quel que soit votre besoin, l’une de ces applications devrait vous convenir.

Avant de passer en revue la liste d’applications, voyons d’abord les caractéristiques principales des meilleures applications de to do list.

Les caractéristiques des meilleures applications de to do list

En testant plusieurs applications de to do list, vous remarquerez que certaines fonctionnalités permettent aux meilleures applications de se démarquer des autres :

– Ajout et organisation rapide des tâches : idéalement, une bonne application de to do list doit permettre l’ajout et le classement d’une tâche en quelques clics, tapotements ou frappes de clavier.

– Diverses manières d’organiser les tâches : il existe plusieurs paramètres ou critères possibles tels que les étiquettes, les listes, les projets et les dates d’échéance pour organiser les tâches, et les meilleures applications proposent au moins quelques catégories de ce type.

– Rappel des échéances fixées : les meilleures applications de to do list vous indiquent quand une tâche doit être accomplie, soit par notification ou par email.

– Synchronisation entre toutes les plateformes utilisées : puisqu’il peut nous arriver d’utiliser simultanément l’ordinateur et le téléphone, il est primordial qu’une application de to do list puisse se synchroniser a minima entre le bureau et le mobile. Et c’est une fonctionnalité qu’on retrouve auprès des meilleures applications de to do list

Les meilleures applications de to do list selon les cas d’utilisation  

1. Todoist : la meilleure application pour allier puissance et simplicité

Todoist n’est certainement pas l’appli de to do list la plus puissante qui existe, ni la plus simple. Mais elle allie de manière intéressante ces 2 caractéristiques, tout en fonctionnant sur pratiquement toutes les plateformes existantes. C’est certainement la raison pour laquelle Todoist est à l’heure actuelle, l’une des applications de to do list les plus populaires.

L’ajout de tâches est rapide sur toutes les plateformes utilisées et l’application utilise un langage dit naturel. Par exemple, si vous tapez “acheter du lait lundi”, la tâche “acheter du lait” sera ajoutée avec le lundi suivant comme date d’échéance. Par ailleurs, vous pouvez ajouter de nouvelles tâches dans votre boîte de réception, puis les déplacer plus tard vers des projets pertinents ; vous pouvez également fixer des dates d’échéance.

2. Microsoft To do : la meilleure application pour les inconditionnels de l’écosystème Microsoft

Pour la petite histoire, en 2015, Microsoft a racheté Wunderlist et a mis l’équipe au travail pour concevoir une nouvelle application de to do list. Microsoft To Do en est le résultat.

L’interface principale est propre et conviviale avec un ajout de tâches simple et rapide. Mais la véritable caractéristique marquante est l’intégration profonde avec l’écosystème de Microsoft. Ainsi les utilisateurs d’Outlook peuvent synchroniser leurs tâches avec Microsoft To Do. Les utilisateurs de Windows peuvent ajouter des tâches à l’aide de Cortana ou en tapant dans le menu Démarrer. Par exemple, vous pouvez taper “ajouter du riz à ma liste de courses”, et le riz sera ajouté à une liste appelée “courses”.

Vous pouvez définir des images de fond personnalisées pour chacune de vos listes, ce qui vous permet de savoir d’un seul coup d’œil sur quelle liste vous vous trouvez.

3. Tick Tick : la meilleure application avec des calendriers et des minuteries intégrés

TickTick est une application de liste de tâches en plein essor qui offre un large éventail de fonctionnalités sur à peu près toutes les plateformes imaginables. L’ajout de tâches est rapide, un raccourci clavier universel est également proposé sur les versions de bureau et des notifications et widgets sont épinglés sur les versions mobiles, ce qui permet d’ajouter rapidement une tâche avant de revenir à ce que vous êtes en train de faire. Les tâches peuvent être organisées à l’aide de listes, d’étiquettes et de dates d’échéance, et il est même possible d’ajouter des sous-tâches à n’importe quelle tâche.

TickTick offre également quelques fonctionnalités qui vont au-delà de ce que proposent les autres applications. Tout d’abord, il y a un minuteur Pomodoro intégré, qui vous permet de démarrer une session de travail de 25 minutes pour vos tâches. Deuxièmement, il y a l’intégration avec les divers calendriers existants, ce qui vous permet de voir vos tâches et vos rendez-vous au même endroit. Il existe également un outil intégré de suivi des habitudes, qui vous permet de savoir combien de jours vous avez respecté ou non vos engagements en matière d’exercice physique et de régime par exemple. Il s’agit d’un ensemble de fonctionnalités riche qui ne ressemble à rien d’autre sur le marché.

4. Things : la meilleure application pour les amateurs de design élégant

Things est l’application de to do list qui combine à merveille la complexité et le minimalisme des autres applications.

Bien que regorgeant de fonctionnalités, elle est vraiment simple à utiliser. L’ajout de tâches est rapide et leur organisation l’est tout autant, avec des possibilités d’organisation multiples. Les zones peuvent contenir des tâches ou des projets ; les projets peuvent contenir des tâches ou des en-têtes qui peuvent également contenir des tâches ; et les tâches peuvent contenir des sous-tâches si vous le souhaitez. Cela peut sembler déroutant, mais ça ne l’est pas, ce qui témoigne de la qualité de la conception de Things.

Combinez ce mélange de fonctionnalités et de beauté avec des caractéristiques telles que l’ajout rapide des tâches, l’intégration à votre calendrier pour que vous puissiez voir vos rendez-vous tout en planifiant votre journée, des raccourcis clavier intuitifs, des rappels avec des notifications, etc. et vous avez un outil d’une puissance remarquable !

Le seul bémol est l’absence totale de versions pour Windows et Android. Si vous êtes un utilisateur Apple, vous devez absolument essayer Things.

5. Omnifocus : la meilleure application pour les utilisateurs ayant un système d’organisation très spécifique

S’il fallait utiliser un seul mot pour décrire l’application OmniFocus, ce serait la flexibilité. Cette application exclusivement disponible pour l’écosystème Apple est construite autour de la philosophie GTD (Getting Things Done) de David Allen, mais grâce à une série de fonctionnalités, elle peut être utilisée pour pratiquement tous les systèmes d’organisation que vous pouvez imaginer.

Par exemple, vous pouvez créer trois types de projets différents, selon que vous devez effectuer les tâches dans un ordre précis ou non. Il existe six vues principales par défaut, qui vous permettent d’organiser vos tâches en fonction d’éléments tels que la date d’échéance, les projets et les étiquettes. Et si vous disposez de la version Pro, vous pouvez même ajouter d’autres vues.

Il existe une version Web de l’application destinée à une utilisation occasionnelle en dehors de vos appareils Apple, mais les utilisateurs non-Apple devraient chercher ailleurs. La synchronisation n’est proposée qu’entre les appareils Apple. 

6. Google Tasks : la meilleure application pour les habitués de l’écosystème Google

Si vous utilisez déjà habituellement Gmail et Google Agenda, il est évident que vous devez essayer Google Tasks. En effet, elle se trouve directement dans la barre latérale de ces deux applications. De plus, elle dispose également d’une application mobile dédiée.

Le fonctionnement est assez intuitif et permet un ajout de tâches rapide avec des dates d’échéance. Vous pouvez aussi créer des listes pour classer vos tâches. Et à l’intérieur d’une tâche donnée, vous pouvez créer des sous-tâches.

Pour la version en ligne de l’application, l’intégration avec Gmail est un véritable avantage. En fait, vous pouvez transformer un email en tâche vers Google Tasks. Vous pouvez également voir vos tâches sur votre agenda Google, si vous le souhaitez.

Pour un utilisateur productif, la meilleure application de to do list est celle qui est toujours à portée de main. Si vous êtes donc le genre de personne qui a toujours Gmail ouvert sur son ordinateur, il est difficile de trouver une application plus pratique que Google Tasks.

7. Any.do : la meilleure application pour les personnes qui oublient d’utiliser des applications de to do list.

Any.do propose une application mobile très astucieuse qui permet d’ajouter rapidement des tâches, de les organiser en listes et d’ajouter des dates d’échéance. Mais là où elle brille vraiment, c’est avec sa fonction quotidienne “Planifier ma journée”, qui vous oblige à programmer le moment où vous allez accomplir vos différentes tâches, afin que vous vous souveniez de faire réellement les choses. Any.do s’intègre aussi parfaitement aux calendriers Google et Outlook, ce qui vous permet de voir vos rendez-vous et vos tâches au même endroit. C’est exactement ce dont vous avez besoin si vous êtes le genre de personne qui ajoute des choses à une liste et les oublie.

La version de bureau n’est pas aussi élégante que la version mobile : elle est encombrée et plus que confuse. Néanmoins, la version mobile constitue à elle seule une raison suffisante d’essayer cette application.

Conclusion

Nous avons vu qu’il existe une multitude d’applications de to do list et qu’il était difficile de toutes les tester avant de faire un choix. Néanmoins, un certain nombre de critères distinguent les meilleures applications des autres. Il s’agit de : ajout et organisation rapide des tâches, diverses manières d’organiser les tâches, rappel des échéances fixées, synchronisation avec les plateformes utilisées.

Sur la base de ces critères et des évaluations d’utilisateurs sur les plateformes de téléchargement, nous avons ainsi passé en revue 7 applications qui se distinguent des autres : 

Nous vivons dans l’ère digitale avec Internet, diverses applications, les réseaux sociaux, etc. Vous comprenez donc que les distractions ne sont pas bien loin. Même lorsqu’on essaie de se discipliner, on a vite fait de se laisser rattraper par la réalité de notre monde digital.

N’y a-t-il donc aucun moyen de s’en sortir ? Oh que non ! Il faut simplement réaliser qu’essayer de s’en sortir avec la seule volonté, n’est pas et ne sera jamais suffisant.

C’est pourquoi il est utile de chercher des outils pour nous aider à nous discipliner. Oui on peut s’en sortir dans la jungle du monde digital avec des outils numériques ! Autrement dit, des outils numériques pour nous protéger d’autres outils numériques qui nous distraient ! Et c’est là qu’interviennent les logiciels de blocage des distractions.

Comment fonctionnent-ils ? Si vous les activez, vous ne pourrez plus ouvrir quoi que ce soit de distrayant. Au lieu de cela, vous verrez un rappel que vous aurez au préalable configuré pour bloquer les applications, et vous serez encouragé à vous remettre au travail.

Dans cet article, nous verrons 7 outils considérés comme les meilleurs en matière de gestion des distractions. Ils facilitent la concentration, améliorant ainsi la productivité de ceux qui les utilisent.

1. Noisli : la meilleure application pour créer un environnement sonore idéal pour travailler et se détendre

Travailler dans un environnement tranquille et propice à la productivité est devenu de nos jours une sorte de luxe. Comment donc créer un environnement de travail permettant d’obtenir des résultats à la hauteur de nos attentes ? C’est précisément à cette problématique que répond l’application Noisli.

C’est un générateur de bruits de fond et de couleurs pour travailler de manière productive et/ou relaxante. L’application propose pas moins de 28 bruits de fond différents (pluie, vent soufflant, feu crépitant, bavardage de café, train en mouvement, oiseaux qui pépient dans une forêt, etc.), ce qui vous donne un large choix d’ambiances de travail.
Noisli dispose également de plusieurs playlists thématiques que vous pouvez choisir en fonction de votre besoin (productivité, motivation, relaxation, écriture, aléatoire, etc.).

Mais ce n’est pas tout ce que l’application offre. Vous pouvez aussi utiliser un minuteur (programmé par défaut à 25 min mais que vous pouvez modifier) pour faire des sessions de travail focalisé. L’outil vous donne également la possibilité d’utiliser un éditeur de texte pour prendre des notes à l’abri des distractions. Vous pourrez ensuite télécharger vos notes au format .txt ou les enregistrer directement dans Dropbox ou dans Google Drive.

Investissement : la version Pro commence à 10 €/mois (pour un paiement mensuel) ou 8 €/mois (pour un paiement annuel).

2. Freedom : la meilleure application de concentration pour bloquer les distractions sur tous vos appareils à la fois 

Une grande majorité des bloqueurs de distraction ne fonctionnent généralement que sur l’appareil il est utilisé directement. La bonne nouvelle est que Freedom peut bloquer les distractions (les sites web et les applications) sur tous vos appareils, simultanément. En effet, vous n’aurez plus besoin de bloquer Instagram sur votre ordinateur, pour ensuite l’ouvrir immédiatement sur votre téléphone. Si vous démarrez une session avec Freedom, vos distractions seront bloquées partout.

Vous avez la possibilité de configurer autant de listes de blocage que vous le souhaitez et de lancer ou de programmer des sessions. Il est important de noter qu’il existe un mode de verrouillage qui rend impossible la modification de vos listes de blocage lorsqu’une session est active. Ce point est à considérer si vous avez tendance à contourner vos bonnes intentions.

L’inconvénient majeur de l’outil est qu’il n’existe pas de version gratuite à long terme, mais seulement une version d’essai limitée qui vous permet d’exécuter six sessions sans distraction. Mais cela devrait largement suffire pour savoir si le programme vous convient.

Investissement : la version Premium commence à 8,99 $/mois (pour un paiement mensuel) ou 3,33$/mois (pour un paiement annuel). Essai gratuit limité à 1,5 heures de bruits de fond par jour.

3. Cold Turkey Blocker : la meilleure application de blocage programmé de l’ensemble de votre système

Cold Turkey Blocker est une application de blocage de sites à installer sur votre ordinateur. Elle vous permet de créer des listes de sites web et d’applications de bureau à bloquer, et à définir un calendrier de blocage. Il est par exemple possible de bloquer les réseaux sociaux et les sites de vidéos comme YouTube pendant chaque journée de travail. Vous pouvez également bloquer les applications de messagerie comme WhatsApp ou Slack, en début d’après-midi. C’est vous qui décidez ! Il existe même un mode appelé “Frozen Turkey”, qui vous empêche d’accéder entièrement à votre ordinateur : si vous l’activez, vous verrez un écran vide jusqu’à ce que l’interruption programmée soit terminée.

Vous pouvez bloquer les paramètres d’heure et de langue, ce qui vous empêchera de contourner un blocage programmé en modifiant l’heure de votre ordinateur. Vous pouvez même rendre impossible la désinstallation de Cold Turkey Blocker jusqu’à ce que le blocage programmé soit terminé.

Investissement : le plan Pro est à 35 € (paiement unique) avec un nombre illimité de blocages, la programmation et la possibilité de bloquer les applications de bureau ainsi que les sites Web.

4. Serene : la meilleure application pour la planification et le suivi des sessions de travail profond

L’application Serene n’est pas seulement un bloqueur de distractions mais c’est un véritable système de productivité construit autour de périodes de profonde concentration dans le travail. Les utilisateurs choisissent une liste de sites web et d’applications qu’ils trouvent distrayants, puis les bloquent lorsqu’il est temps de se concentrer et de travailler. Mais cela va bien plus loin que le simple blocage.

En effet, l’application s’articule autour de la planification de votre journée. Vous dressez la liste des tâches sur lesquelles vous souhaitez travailler et indiquez le temps qu’elles vous prendront. Ensuite, quand il est temps de travailler, vous cliquez sur le bouton “Go Serene” pour lancer un minuteur. Toutes vos distractions seront bloquées, une musique de concentration facultative sera diffusée et vous vous rappellerez qu’il est temps de vous concentrer et l’application affichera votre compte à rebours chaque fois que vous tenterez d’ouvrir un site que vous ne devriez pas. Ces éléments fonctionnent très bien ensemble : non seulement vous bloquez les distractions, mais vous vous rappelez également ce que vous souhaitez accomplir.

Investissement : 4 $/mois (facturation annuelle). Essai gratuit limité à 10 heures de travail en profondeur.

5. LeechBlock NG : le meilleur bloqueur de sites web gratuit basé sur un navigateur

LeechBlock NG fonctionne sur la plupart des principaux navigateurs (Chrome, Edge, Mozilla). Il est gratuit et vous offre un grand nombre d’options pour bloquer les distractions. Vous pouvez établir des listes de sites à bloquer, puis les restreindre de plusieurs manières différentes.

Il est très facile de programmer des heures de blocage des applications. Vous pouvez également limiter le temps que vous passez sur les applications qui constituent de grandes distractions pour vous, en établissant des règles. Par exemple, vous pouvez vous accorder 30 minutes de WhatsApp par jour ou 20 minutes de YouTube. Vous pouvez être encore plus précis, si vous le souhaitez, en combinant les limites de temps avec un calendrier. Exemple : 10 minutes de Facebook toutes les heures entre 8 heures et 17 heures.

Pour un outil gratuit, LeechBlock NG est vraiment puissant. Vous pouvez même verrouiller les paramètres pendant les sessions de blocage si vous le souhaitez. Seul bémol : il s’agit d’une extension de navigateur, et non d’une application. Vous pouvez donc la contourner en changeant de navigateur.

Investissement : Gratuit

6. RescueTime : la meilleure application pour le suivi du temps avec blocage intégré des sites web

Considérée comme l’une des meilleures applications de suivi du temps, RescueTime est bien plus qu’un bloqueur de distractions. En fait, il comprend une fonction de blocage des distractions appelée FocusTime, qui vous permet de bloquer les distractions en utilisant votre historique de suivi du temps.

Cette fonction est mise en oeuvre à partir des données que vous fournissez déjà à RescueTime, et elles vous permettent de classifier vos applications et sites web : productifs, distrayants ou très distrayants. Vous pouvez choisir de bloquer les applications distrayantes ou tout simplement toutes les applications et sites non étiquetés comme productifs. C’est un excellent moyen de bloquer les distractions sans avoir à créer une liste de blocage distincte.

Investissement : 12 $/mois. Il est à noter que la version gratuite de RescueTime ne comprend pas le blocage des distractions.

7. Forest : la meilleure application de concentration pour vous motiver à poser votre téléphone

Forest est une application conçue pour vous aider à protéger votre temps. Mais comment fonctionne-t-elle ?

L’idée est simple et ludique en même temps : vous ouvrez l’application et vous dites que vous voulez planter un arbre. Puis vous posez votre téléphone. Si vous reprenez votre téléphone et passez à une autre application, votre arbre mourra. Mais si vous restez concentré pendant 25 minutes, votre arbre vivra. Au fil du temps, vous ferez pousser une forêt entière d’arbres, et cela vous rappellera que vous avez intentionnellement passé du temps à faire des choses utiles au lieu de vous laisser distraire par exemple par les réseaux sociaux. De plus, si vous utilisez une version payante de l’application, votre temps de concentration pourrait contribuer à financer de vrais arbres grâce à un partenariat avec Trees for the Future.

Forest dispose également d’une extension Chrome, ce qui signifie que vous pouvez également faire pousser des arbres sur votre ordinateur. Cette extension fonctionne comme toutes les autres avec en plus une option permettant de charger des sites distrayants si vous le souhaitez. 

Investissement : gratuit sur Chrome et Android, 1,99 $ pour l’iPhone. La version Android Pro coûte 1,99 $ (paiement unique), et offre la synchronisation entre les appareils et plus de variétés d’arbres.

Conclusion

Nous avons vu qu’il est difficile de ne pas se laisser distraire dans l’ère digitale dans laquelle nous vivons, et que la simple volonté n’était pas suffisante pour s’en sortir. C’est pourquoi il était utile d’utiliser des outils numériques pour nous aider à nous discipliner. Nous avons ainsi passé en revue 7 applications qui se distinguent dans cette catégorie : 

Tous les étudiants sérieux aspirent à s’organiser le mieux possible pour réussir leurs études. Vivant aujourd’hui dans ce qu’on appelle l’ère digitale, il est devenu normal de penser organisation en incluant les outils digitaux. Or il existe aujourd’hui une multitude d’outils numériques pour s’organiser. Comment donc choisir ? La bonne nouvelle est que certains se démarquent plus que d’autres et proposent des fonctionnalités qui répondent vraiment aux problématiques des étudiants. C’est notamment le cas d’Evernote dont le slogan est “Remember everything”. Quoi de mieux pour un étudiant qui veut réussir ses études ?

1. Passer du papier au numérique

2. Centraliser toutes vos notes à un seul endroit

3. Faciliter vos recherches d’informations

4. Préparer efficacement vos exposés 

5. Partager facilement vos notes à vos amis

6. Avoir accès à vos cours en tout temps et en tout lieu

7. Pouvoir enregistrer vos cours sans grand effort

Conclusion

Il existe de nombreuses raisons d’adopter Evernote comme outil d’organisation dans ses études. J’en ai identifié 7 qui me semblent vraiment pertinentes et que nous avons pu passer en revue tout au long de l’article :

Lorsque vous mettez en place un système d’organisation pour optimiser votre manière de fonctionner, il est nécessaire à un moment ou à un autre d’utiliser des outils numériques pour le faire fonctionner efficacement au quotidien. Seulement, il existe aujourd’hui tellement d’outils numériques qu’il est souvent très difficile de s’y retrouver.

Mais la bonne nouvelle est qu’il est possible de regrouper l’ensemble des outils existants en familles. J’ai ainsi pu effectuer un regroupement qui me semble pertinent en les catégorisant en 5 familles : les outils de capture, les outils de planification, les outils d’exécution, les outils de contrôle et les outils de stockage.

Dans cet l’article, nous allons voir quel est le rôle de chaque famille d’outils dans votre organisation, ainsi que quelques exemples d’outils que vous pouvez adopter.  

1. Les outils de capture

2. Les outils de planification

3. Les outils d’exécution

4. Les outils de contrôle

Ces outils permettent de contrôler et de suivre l’efficacité de votre système d’organisation afin de pouvoir l’améliorer au fur et à mesure.
Ce sont généralement des outils qui vont mesurer la manière dont vous utilisez votre temps, identifier à quelles activités vous l’allouez. Comme pour les précédents outils, nous allons voir 2 exemples.

5. Les outils de stockage

Ces outils vous permettent d’organiser votre espace de travail, de stocker la documentation relative à vos différents projets et de travailler également de manière collaborative avec votre équipe, vos collaborateurs ou encore vos partenaires et clients. Il existe aujourd’hui sur le marché, une multitude d’outils de stockage. Nous allons prendre en exemple les 2 solutions les plus populaires actuellement.

Conclusion

Pour bien vous organiser, vous aurez besoin tôt au tard d’utiliser des outils numériques afin de gagner en productivité. Mais comme nous l’avons vu, il existe une multitude d’outils et le choix n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter la tâche, j’ai fait un regroupement en 5 familles avec une certaine logique :

– Les outils de capture pour noter tout ce que vous avez à faire.

– Les outils de planification pour planifier votre travail.

– Les outils d’exécution pour accomplir efficacement votre travail.

– Les outils de contrôle pour savoir comment vous utilisez votre temps.

– Les outils de stockage pour stocker de manière sécurisée vos fichiers.

Choisissez un outil dans chacune de ces 5 familles et amenez votre productivité à une dimension supérieure !

Avec le développement des nouvelles technologies, le stockage en ligne s’est imposé ces dernières années comme une norme dans les usages et commence d’ailleurs à remplacer les solutions de stockage physiques telles que les disques durs (internes et externes) et les clés USB.

Personnellement, j’ai très peu de documents stockés dans mon ordinateur. La plupart de mes données sont stockées en ligne. Ce qui me donne la possibilité d’y accéder peu importe où je me trouve même si je n’ai pas mon ordinateur.

Il existe aujourd’hui tellement de fournisseurs de solutions de stockage en ligne qu’il n’est pas du tout facile de faire un choix. Vous connaissez certainement les plus populaires à savoir Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive. Mais il existe beaucoup d’autres acteurs comme Box, pCloud, Mega, etc.

Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une solution de stockage de données en ligne. J’en dénombre les 5 suivants :

• la capacité de stockage

• la synchronisation des données

• le partage des fichiers

• la sécurité des données

• le prix du service

Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai quelques exemples en citant certains des outils.

1. La capacité de stockage

2. La synchronisation des données

3. Le partage des fichiers

4. La sécurité des données

5. Le prix du service

Conclusion

Choisir un outil de stockage de données en ligne requiert d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités majeures proposées par ce type d’outils, ainsi qu’une certaine clarté concernant vos besoins et vos attentes. C’est ce qui vous permettra d’effectuer un choix éclairé. 

Comprendre les fonctionnalités des outils de stockage de données en ligne, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les critères principaux à regarder de près pour choisir votre outil : 

1. La capacité de stockage

2. La synchronisation des données

3. Le partage des fichiers

4. La sécurité des données

5. Le prix du service

Maintenant que vous avez la liste des critères principaux, il vous appartient d’estimer leur niveau d’importance pour vous afin d’effectuer de manière ultime votre choix d’application.

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il est très difficile de savoir laquelle choisir pour son organisation quotidienne. Et il est même naturel, voire légitime de se demander : quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Cela est tout à fait normal, puisque le marché des applications de prise de notes est un marché très dynamique au point où les analyses des spécialistes prévoient qu’il devrait représenter 1,35 milliards de dollars d’ici 2026. Il y a donc de très grandes chances que chaque mois ou tous les 2 ou 3 mois, une nouvelle application arrive sur le marché. Ce qui ne facilite pas les choses, puisque la nouveauté est souvent attractive.

Dans un précédent article, je partagé une checklist de 6 critères qui me semblaient être les plus importants pour bien choisir son application de prise de notes. Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le faire.

Dans le paysage des applications de prise de notes, existe-t-il vraiment une application meilleure que les autres ? La vérité est que chaque outil est différent et chaque utilisateur également. Et si la bonne question était plutôt de se demander quelle est l’application de prise de notes la plus adaptée à mon fonctionnement ou encore à mon approche organisationnelle ?

Dans un de ses tweets récents, la blogueuse Anne-Laure Le Cunff, en s’inspirant d’une citation de l’écrivain George R. R. Martin (le créateur de Games of Thrones), propose une approche très pertinente en comparant 3 outils de prise de notes à savoir Notion, Roam Research et Evernote.

Selon elle, il existe 3 types de profils en matière d’utilisation des applications de prise de notes : les architectes, les jardiniers et les bibliothécaires. En poussant la réflexion plus loin dans le même sens qu’elle, j’identifie un quatrième profil plutôt hybride, qui est une combinaison des autres. Il peut ainsi être un archijardinier, un jardithécaire ou encore un archithécaire. Ce profil étant un mélange des autres, on appellera les personnes de cette catégorie, les chimistes. En effet, la chimie est par nature “la science des mélanges” puisqu’elle fait souvent appel à d’autres sciences (mathématiques, physique, biologie, etc.).

Dans la suite de cet article, nous verrons premièrement les caractéristiques de chaque profil et ensuite nous discuterons des outils adaptés à leur fonctionnement.

1. Comprendre chaque profil de prise de notes

Les architectes : les personnes ayant ce profil aiment conceptualiser leur travail, ont besoin structurer les choses et fonctionnent bien avec des modèles préétablis et réutilisables. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de structurer facilement leurs idées.

Les jardiniers : les personnes ayant ce profil explorent souvent plusieurs idées en même temps, peuvent chercher les connexions entre les unes et les autres et veulent pouvoir suivre l’évolution de leurs idées jusqu’à la matérialisation des projets. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de suivre leurs idées tout au long de leur cycle de vie.

Les bibliothécaires : les personnes ayant ce profil aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de bien effectuer le classement des informations et qui surtout les retrouver rapidement. 

Peut-être ne vous retrouvez-vous pas complètement dans une catégorie ou une autre ? La vérité est que nous pouvons changer de profil selon le type de projets sur lesquels nous travaillons. Nous pouvons donc être tour à tour architecte, jardinier ou librairie ou être une combinaison de plusieurs. Ce qui nous amène donc au profil hybride.

Les chimistes : les personnes ayant ce profil sont généralement des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons. De la même manière que le vrai chimiste dans la vie réelle fait appel à plusieurs disciplines – mathématiques, biologie, physique, SVT, etc. – pour bien accomplir son travail, le profil de type chimiste en prise de notes n’utilise généralement pas un outil mais plusieurs.

Cette approche métaphorique n’est peut-être pas parfaite, mais comprenez simplement que son intérêt est de fixer un cadre de fonctionnement pour faciliter le choix des outils de prise de notes.

2. Les applications appropriées pour chaque profil de prise de notes

Il existe tellement d’applications sur le marché aujourd’hui qu’il serait tout simplement impossible de toutes les citer. Je prends donc le parti de n’en citer que trois pour chaque catégorie.

Les applications de prise de notes pour les profils de type architecte

Ce sont des applications construites avec un système de briques fonctionnelles qui peuvent être agencées les unes avec les autres – un peu à l’image des meubles IKEA ou encore des jouets LEGO – ou utilisées individuellement.

De manière générale, elles nécessitent un certain effort de réflexion et de prise de décision pour savoir comment traiter et organiser toutes les informations entrantes dont vous serez en possession. Autrement dit, quelle est la brique la plus appropriée pour recevoir ou gérer telle ou telle information ?

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus utilisés aujourd’hui :

Notion : c’est certainement l’outil le plus populaire dans cette catégorie. Dans l’écosystème des outils de productivité, c’est l’outil dont toutes les personnes influentes de la communauté parlent actuellement. Et à juste titre d’ailleurs ! C’est un outil tout en un qui permet de gérer des projets et des tâches, de gérer de la documentation, des processus et des workflows et de mettre en place des espaces collaboratifs pour favoriser le travail en équipe. Il propose un très grand nombre de modèles : pour l’organisation personnelle, les étudiants et les enseignants, le travail d’équipe, les designers, les ingénieurs, les RH, les startups, etc.

Nuclino : c’est un outil similaire à Notion dans la manière dont il est organisé. Il intègre en plus une dimension visuelle et met un focus dans la gestion des informations pour les équipes. En effet, il permet de centraliser à un seul endroit toute la documentation nécessaire au travail des équipes (processus, guides, modes opératoires, comptes rendus de réunions, etc.). L’outil propose également des modèles mais il en existe beaucoup moins que chez son concurrent Notion. 

Coda : c’est un outil qui ne permet pas que de prendre des notes. Mais il combine les fonctionnalités des documents de traitement de texte avec celles des feuilles de calcul et peut également récupérer les informations auprès d’autres applications tierces, avec pour objectif ultime de rendre votre document aussi puissant qu’une application.

Les applications de prise de notes pour les profils de type jardinier

Contrairement aux applications des profils de type architecte qui donnent une structure avec les modèles qu’elles mettent à disposition, celles des profils de type jardinier ont la particularité d’être assez minimalistes et permettent de prendre des notes en faisant des liens avec d’autres notes déjà existantes. Ce qui permet donc de créer un réseau interconnecté de notes.

Elles offrent également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.  

Parmi les outils de ce type, ceux de la liste ci-dessous feront très bien l’affaire : 

Roam Research : c’est certainement l’application de référence de ce segment. Elle permet de prendre des notes de manière non linéaire, de faire de nombreux liens bidirectionnels et d’avoir également un graphe ou encore un visuel de vos connaissances mettant en évidence les différentes notes ayant des liens entre-elles.

Pour les personnes habituées aux outils de prise de notes “classiques”, l’interface peut être un peu déroutante. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez la personnaliser pour qu’elle vous ressemble.

Obsidian : similaire à Roam Research dans le fonctionnement, il permet également de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Par ailleurs, il propose des fonctionnalités annexes avec notamment de nombreux plugins qui vous permettront de personnaliser votre utilisation de l’outil. 

RemNote : c’est une application développée au Massachusetts Institute of Technology (MIT) et qui a été conçue surtout pour les étudiants. En plus des liens bidirectionnels qui peuvent être mis en place entre les notes, elle permet également de créer des flashcards à partir desdites notes, ce qui facilite les révisions. 

Les applications de prise de notes pour les profils de type bibliothécaire

Pour les personnes du profil de type bibliothécaire, une application de prise de notes doit être dédiée principalement à l’écriture et avoir surtout des fonctionnalités pour faciliter la collecte d’informations et l’enrichissement et le formatage du texte. Il n’est pas utile de s’encombrer d’autres fonctionnalités qui ne sont pas véritablement au service de la fonction d’écriture. 

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus populaires : 

Evernote : c’est certainement l’application la plus populaire et la plus innovante aujourd’hui dans ce segment. Elle dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

OneNote : souvent comparée à Evernote, l’application OneNote a une logique un peu différente puisqu’elle se positionne comme un bloc-notes numérique. En effet, elle permet d’organiser votre contenu avec des bloc-notes qui comprennent des sections et des pages. Vous pouvez les combiner avec des éléments multimédias tels que des audios ou des vidéos. Avec votre doigt ou un stylet, vous pouvez faire des entrées d’informations manuscrites. L’application offre également un système de balises telles que “Important” ou “À faire” que vous pouvez utiliser sur certaines notes nécessitant des actions. 

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion.

Les applications de prise de notes pour les profils de type chimiste

Les personnes de ce profil étant des personnes hybrides, elles feront donc appel à plusieurs outils en fonction de leurs besoins et des projets sur lesquels elles travaillent. 

Si vous vous reconnaissez dans le profil de type chimiste, il vous appartient de faire votre choix dans les différents outils cités dans les catégories précédentes.

On peut imaginer la combinaison suivante :

OneNote : pour la facilité de prise de notes et l’organisation rigoureuse de vos informations

Notion : pour sa flexibilité et la richesse des choses qu’elle peut vous permettre de faire

Obsidian : pour la richesse des plugins qu’elle propose et la personnalisation de votre utilisation 

Conclusion

Cet article nous permet de comprendre que se demander quelle est la meilleure application de prise de notes n’est pas la bonne approche pour effectuer son choix. Il faut plutôt s’interroger sur votre fonctionnement en matière d’organisation. 

Nous avons vu qu’il y a 4 profils en matière d’organisation :

1. Les architectes : ils aiment conceptualiser leur travail et ont besoin de structure et de modèles préétablis et réutilisables. Les outils qui leur conviennent sont des outils tels que Notion, Nuclino ou Coda.

2. Les jardiniers : ils explorent plusieurs idées en même temps, créent des connexions entre elles et aiment suivre leur évolution jusqu’à la matérialisation des projets. Les outils tels que Roam Research, Obsidian ou RemNote peuvent répondre à leurs attentes. 

3. Les bibliothécaires : ils aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Evernote, OneNote ou Bear sont des outils qui peuvent tout à fait les satisfaire.

4. Les chimistes : elles sont une combinaison des 3 autres profils. Ce sont en général des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons en testant de nouvelles choses. En fonction de leurs besoins, elles peuvent faire un choix parmi les applications mentionnées pour les autres profils.

Vous avez à présent toutes les informations utiles. Il ne vous reste plus qu’à identifier votre profil pour effectuer votre choix.