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Dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, nous avons évoqué la méthode P.A.R.A. proposée par le blogueur américain d’origine brésilienne Tiago Forte, qui tient le blog Praxis, un média de référence en matière de productivité.

La méthode P.A.R.A est un système d’organisation qui permet d’organiser sa vie entière. Il est novateur, intéressant et très pratique parce qu’il est :

  • Universel : permettant de gérer n’importe quel type d’information, peu importe la source (articles de blog, audios, vidéos, PDF, emails, etc.)
  • Flexible : fonctionnant avec tous les types de projets et d’activités 
  • Simple : facile à utiliser, il ne requiert pas une lourde maintenance au quotidien pour le faire fonctionner
  • Adaptable : pouvant s’intégrer aisément avec les méthodes existantes de gestion de tâches et de gestion de projets
  • Transverse : pouvant s’utiliser avec toutes les plateformes et applications (Box, Evernote, Dropbox, Google Drive, OneNote, Todoist, etc.)
  • Orienté résultats : structurant les informations de manière à mieux les exploiter au quotidien 
  • Modulable : permettant de gérer les informations sur plusieurs niveaux en les affichant ou les cachant selon les besoins du travail en cours

Dans cet article, nous allons voir comment fonctionne la méthode P.A.R.A et comment vous pouvez l’utiliser pour vous organiser au quotidien. 

Comment fonctionne la méthode P.A.R.A ?

L’acronyme P.A.R.A signifie :

  • Projects (Projets)
  • Areas of responsability (Sphères de responsabilité)
  • Resources (Ressources)
  • Archives (Archives)
Comment s'organiser avec la méthode GTD ?

Comme nous l’avons souligné plus haut, le système d’organisation P.A.R.A permet de mieux structurer vos différentes informations et données provenant de multiples sources. Mais c’est également un excellent système personnel de gestion des connaissances encore appelé Knowledge Management System (KMS) en anglais. Il permet ainsi d’organiser, de classer, de stocker et de trier efficacement toutes vos connaissances (articles de blog, conférences, cours, formations, podcasts, vidéos, etc.). Dans la philosophie de Tiago Forte, votre KMS constitue en quelque sorte votre deuxième cerveau parce qu’il stocke toutes vos données importantes et vous permet d’y accéder à tout moment sans solliciter votre cerveau.

Voyons à présent en détail chacune des lettres de la méthode P.A.R.A.

Project (Projet)

C’est un ensemble de tâches liées à un objectif fixé avec une date d’échéance bien fixée. 

Voici quelques exemples de projets :

  • Faire un business plan
  • Organiser un mariage
  • Ecrire et publier un livre
  • Préparer un voyage
  • Organiser un atelier

Area of responsabilité (Sphère de responsabilité)

Ce sont les domaines de votre vie dont vous allez vous occuper sur une certaine durée. Autrement dit vous en avez une certaine responsabilité sur le long terme.

Voici quelques exemples de sphères de responsabilité :

  • Votre famille (faire des activités avec vos enfants, être présent pour votre conjoint, etc.)
  • Vos finances (constituer une épargne, faire des investissements)
  • Votre santé (manger sainement, faire de l’exercice physique, bien dormir)
  • Votre carrière (progresser professionnellement, vous former, etc.)
  • Vos loisirs (voyager, faire des activités récréatives, etc.)
  • Votre développement personnel (écrire, lire, vous former, etc.)

Différence entre Projet et Sphère de responsabilité

Un projet a une échéance définie avec un objectif précis qui doit être atteint. Le projet a donc une date butoir et est limité dans le temps. À l’opposé, une sphère de responsabilité n’est pas limitée dans le temps. Nous avons une responsabilité vis-à-vis d’elle à l’infini. Par exemple, tant qu’on est vivant, on n’arrête pas de s’occuper de sa santé en mangeant sainement et en faisant de l’exercice physique. On s’occupe donc de sa santé de manière indéfinie. De la même manière, quand on est un actif, on n’arrête pas de développer ses compétences professionnelles, on le fait continuellement. La sphère de responsabilité requiert dont notre attention de manière constante.

Les Projets font partie des Sphères de responsabilité. Voici quelques exemples :

  • Dans la sphère Santé, « participer au marathon de Paris » est un projet 
  • Dans la sphère Développement Personnel, « lire 1 livre par mois » est un projet
  • Dans la sphère Finances, « se constituer une épargne de 10 000 euros dans les prochains 18 mois » est un projet 
  • Dans la sphère Loisirs, « visiter l’île de Zanzibar » est un projet
  • Dans la sphère Famille, « organiser un dîner en amoureux pour votre anniversaire de mariage » est un projet

Dans les exemples ci-dessus, si vous vous penchez sur chaque projet en détail, vous constaterez qu’il a forcément une échéance à laquelle il doit avoir été réalisé. Alors que les projets peuvent avoir un statut « Réalisé » ou « Non réalisé », les sphères de responsabilité quant à elles n’ont pas de statut, elles sont gérées de manière indéfinie.

En plus des Projets, les Sphères de responsabilité renferment également :

  • Les tâches qui ne sont pas associées à un projet en particulier : c’est le cas notamment de certaines choses courantes telles que classer la paperasse, faire les courses, préparer les goûters des enfants, faire le ménage, etc. Ces tâches ne sont associées à aucun projet mais elles concernent en réalité la sphère Cuisine ou Famille
  • Toute la documentation associée : les différents projets d’une sphère comprennent plusieurs documents qui leur sont associés. Par exemple, dans la sphère Finances, on aura des fichiers Excel de planification budgétaire et de simulation d’investissements que vous souhaitez faire. Dans la sphère Loisirs, on trouvera des informations sur les différents pays que vous souhaitez visiter ou encore les photos des voyages que vous avez prises lors de vos précédents voyages. 
Comment s'organiser avec la méthode PARA ?

Archive (Archive)

Ce sont tous les éléments inactifs provenant des 3 autres catégories. 

Voici quelques exemples d’archives :

  • Tous les projets déjà terminés
  • Toutes les sphères dont on n’a plus la responsabilité. Par exemple, on fait du sport en club mais suite à un accident, on ne peut plus le pratiquer. Du coup toute la documentation relative à notre pratique du sport sera archivée.
  • Toutes les ressources qu’on n’utilise plus ou qui ne nous intéressent plus (fichiers, applications, outils, etc.) 

Après avoir passé en revue les projets, les sphères de responsabilité, les ressources et les archives qui constituent les 4 dimensions de la méthode P.A.R.A, voyons à présent comment mettre en place cette méthode étape par étape pour organiser votre vie.

S’organiser concrètement avec la méthode P.A.R.A

Etape 1 : Listez vos projets

La première étape pour utiliser la méthode PARA de manière pratique est de lister les différents projets que vous souhaitez réaliser.  

Voici quelques exemples de projets :

  • Organiser les vacances d’été de la famille
  • Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles
  • Préparer l’assemblée générale de l’association
  • Faire un étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée

Une fois qu’on a listé tous nos projets, on peut les décomposer en identifiant les différentes tâches à réaliser. Voici deux exemples :

Organiser les vacances d’été de la famille

  • Trouver un lieu et faire la réservation
  • Acheter les billets de train ou d’avion
  • Déterminer les activités à réaliser (lieux à visiter, attractions, etc.)

Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles

  • Etablir le plan du livre
  • Trouver un titre percutant 
  • Déterminer le mode d’édition (éditeur, autoédition)

Etape 2 : Identifiez à quelles sphères de responsabilité ils se rattachent

Personnellement, je regroupe les sphères de responsabilité en dix domaines majeurs : 

  • Spirituel
  • Intellectuel
  • Emotionnel
  • Physique
  • Couple
  • Familial
  • Social
  • Professionnel
  • Loisirs
  • Financier

Dans mon exemple, les quatre projets peuvent se répartir de la manière suivante :

– Organiser les vacances d’été de la famille –> Familial

– Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles –> Intellectuel

– Préparer l’assemblée générale de l’association –> Social

– Faire une étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée –> Professionnel

Si vous prenez le temps de réfléchir à tous vos projets, il y a de fortes chances que vous en trouviez qui se rattachent à chaque sphère de responsabilité.

Etape 3 : Organisez votre espace de travail en conséquence 

L’idée ici est d’utiliser la méthode P.A.R.A pour organiser les informations concernant ces différents projets peu importe le système que vous utilisez pour votre espace de travail (dossiers dans votre ordinateur, Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, etc.) 

Si vous utilisez votre ordinateur, vous aurez par exemple ceci :

Comment s'organiser avec la méthode P.A.R.A ?
Comment s'organiser avec la méthode P.A.R.A ?
Comment s'organiser avec la méthode P.A.R.A ?

Si vous utilisez Evernote, vous aurez ceci :

Comme nous avons vu que les projets font partie des sphères de responsabilité et que ces dernières pouvaient également contenir toute la documentation reliée aux projets, on peut donc organiser les dossiers différemment en gérant directement tout au niveau des Sphères de responsabilité. On se limiterait ainsi à 2 niveaux de dossiers :

  • Le niveau Sphères de responsabilité dans lequel on a les projets et les ressources rattachées
  • Le niveau Archives dans lequel on archivera les projets de toutes les sphères

Comment s'organiser avec la méthode P.A.R.A ?

Conclusion

Vous l’aurez bien compris, la méthode P.A.R.A (Projects, Areas, Resources, Archives) est une méthode d’organisation universelle, flexible, simple, pratique, transverse et facilement adaptable, peu importe le type d’espace de travail ou de plateforme numérique que vous utilisez.

Pour facilement l’implémenter dans votre vie, je vous ai recommandé les 3 étapes suivantes :

  • Lister vos différents projets
  • Identifier les sphères de responsabilité auxquelles ils se rattachent
  • Organiser votre espace de travail en conséquence

Il ne vous reste plus qu’à vous l’approprier et à la mettre en place pour tous les projets de votre vie, avec la plateforme que vous utilisez pour gérer votre espace de travail.

Henri M. Missola

Henri M. Missola

Je vous aide à optimiser votre organisation, à gérer efficacement votre temps pour vous focaliser sur vos priorités, décupler votre productivité et élever votre niveau de performance personnelle et professionnelle.