Proposée par le blogueur Léo Babauta, auteur du blog Zen Habits, la méthode ZTD (Zen To Done) est une version simplifiée et allégée qui s’inspire de la méthode GTD dont le principe de fonctionnement est rappelé par le schéma synthétique ci-dessous :

Grand admirateur de la méthode GTD, Léo Babauta reprend ses meilleures pratiques tout en comblant ses lacunes. En effet, il a identifié 5 problèmes majeurs que rencontrent la plupart des personnes ayant adopté la méthode GTD, et propose donc des solutions pour les résoudre.

Après avoir passé en revue les 5 problèmes de la méthode GTD, nous verrons les 10 habitudes proposées par la méthode ZTD.

Les 5 problèmes de la méthode GTD

Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes 

Le premier problème auquel sont confrontés les utilisateurs de la méthode GTD et qui les empêche d’ailleurs de réussir à bien l’utiliser est qu’elle demande une série de plusieurs changements d’habitudes à faire en même temps. Or pour obtenir des résultats durables, il faut se concentrer sur une habitude à la fois et l’intégrer à sa vie avant d’adopter une nouvelle. En effet, lorsqu’on veut changer plusieurs choses en même temps, on finit très rapidement par revenir en arrière à nos vieilles habitudes sans avoir réussi à changer quoi que ce soit.

La solution préconisée par ZTD est donc de changer les habitudes une par une et au fur et à mesure. Cela veut dire qu’il n’est pas recommandé d’essayer de maîtriser le fonctionnement du système GTD d’un coup car cela serait fastidieux, pénible et décourageant. Il est donc plus adapté de l’adopter en plusieurs étapes.

Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action

Bien que GTD (Getting Things Done) signifie faire les choses ou encore avancer dans l’exécution des choses, on réalise que dans la pratique, c’est un système qui est plutôt très efficace dans le tri, l’organisation et le classement des informations (idées, projets, activités, tâches) mais qui ne pousse pas tellement à l’action proprement dite. C’est la raison pour laquelle, lorsqu’on décide d’adopter la méthode GTD, on se retrouve très rapidement à passer plus de temps à se poser des questions sur la meilleure façon de classer ou d’organiser, que de passer à l’action. Ce qui alourdit et complexifie l’organisation personnelle.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser davantage sur l’action. Cela signifie qu’il est plus important de consacrer son énergie à trouver la meilleure façon d’exécuter ses tâches pour obtenir les résultats escomptés.

Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes

Avoir une structure est fondamental pour travailler efficacement et avancer dans l’accomplissement de ses objectifs, parce qu’on a une visibilité globale de l’organisation de notre travail.

Avec la méthode GTD, l’accent est mis sur la prise de décision instantanée et il y a peu ou pas de planification. Ce qui peut être frustrant, désorientant ou encore source de confusion pour la plupart des personnes car un cadre d’organisation est quand même nécessaire pour mieux appréhender ses journées.

La solution préconisée par ZTD est développer une série de plusieurs petites habitudes telles que définir ses 3 TPIs (Tâches les Plus Importantes) de la journée, créer des routines quotidiennes et hebdomadaires de fonctionnement et prendre le temps de se poser pour planifier ses activités et ses tâches.

Problème 4 – GTD en fait un peu trop

Le système GTD ne fait pas de distinction particulière entre les éléments qui rentrent dans la boîte de réception. Il permet de classer absolument tout ! A première vue, cela est une très bonne chose. Mais à trop faire rentrer des éléments dans la boîte de réception, on peut se retrouver rapidement en situation de surcharge et de stress parce qu’on peut se sentir dans une sorte d’obligation de tout classer en permanence. Et dans le cas où on ne le fait pas, on aura alors le sentiment de ne pas bien faire les choses.

La solution préconisée par ZTD est de se focaliser sur la simplification. L’idée ici est de ne pas chercher continuellement à tout trier mais de se concentrer sur l’essentiel, ce qui est réellement important.

Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Avec le système GTD, il n’y a aucune réflexion sur le lien entre les tâches exécutées et les objectifs qu’on souhaite atteindre. On trie simplement les informations au fur et à mesure qu’elles arrivent et on décide de ce qui sera ou pas fait. Mais peut-être que les choses qui seront faites ne sont pas les plus importantes, ni les plus alignées avec les objectifs. On constate donc que l’approche ici est davantage réactive que proactive. 

La solution préconisée par ZTD est d’identifier les activités et les tâches les plus importantes de votre journée et de votre semaine. S’agissant de ce que vous jugez comme le plus important, vous devez donc les réaliser en priorité.

Après avoir vu les problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD et les solutions proposées par la méthode ZTD, voyons à présent les caractéristiques de la méthode ZTD.

Les 10 habitudes de la méthode ZTD

Léo Babauta résume sa méthode à 10 habitudes majeures. Son approche est de pousser la personne qui veut les adopter à les tester les unes après les autres et d’observer le changement qu’elles produiront dans sa vie. Ceci étant dit, il ne faut donc aucunement considérer ces habitudes comme des règles à respecter mais plutôt comme des pistes d’organisation à explorer.

Habitude 1 – La capture

Cette première habitude consiste à collecter, recenser, répertorier les idées, les projets, les activités et les tâches qui vous viennent à l’esprit.

Vous pouvez utilisez le système que vous voulez (bloc-notes, post-it, application mobiles, etc), cela importe peu. Le plus important est que votre système de capture soit facile à utiliser et à transporter.

L’objectif visé par cette première habitude est de désencombrer et de libérer votre esprit. 

Habitude 2 – Le traitement

Cette deuxième habitude consiste à prendre l’habitude de traiter au moins une fois par jour, les informations se trouvant dans votre système de capture et de ne pas les laisser s’accumuler sans agir car cela impacte négativement la prise de décisions. 

Traitez les différentes informations en vous basant sur le circuit décisionnel de la méthode GTD :

• Si l’information à traiter prend moins de 2 min, vous la traitez tout de suite
• Si elle n’est pas importante, vous la jetez à la poubelle
• Si elle s’adresse à quelqu’un d’autre, vous la déléguez
• Si vous souhaitez la sauvegarder, vous pouvez alors l’archiver 
• Si vous souhaitez la planifier, ajoutez-la à votre calendrier ou mettez-la dans votre to-do list

L’objectif visé par cette deuxième habitude est de prendre la meilleure décision pour chaque information dans votre système de capture.

Habitude 3 – La planification

Cette troisième habitude consiste à choisir chaque jour entre 1 et 3 TPIs qu’on souhaite avoir absolument réalisé avant la fin de la journée. En raison de leur niveau d’importance, les TPIs doivent être accomplies en priorité, idéalement en début de journée, au moment où l’énergie et la concentration sont à leur maximum. 

L’objectif visé par cette troisième habitude est de passer à l’action et de s’assurer de faire le plus important chaque jour.

Habitude 4 – L’action

Cette quatrième habitude est l’une des plus importantes de la méthode ZTD. Elle consiste à se concentrer exclusivement sur la tâche qu’on a choisi d’exécuter en évitant les distractions. Cela sous-entend bien évidemment qu’il faut éviter le multitâche.

Pour y arriver plus facilement, il convient de se déconnecter de toutes les sources de distraction (boîte email, téléphone, réseaux sociaux, etc.) Si jamais une personne vous interrompt pour une demande quelconque, il est recommandé de la noter quelque part pour se souvenir de s’en occuper plus tard. Vous l’aurez bien compris, une telle interruption ne doit pas vous empêcher de continuer votre travail. 

L’objectif visé par cette quatrième habitude est de passer à l’action de manière focalisée chaque jour.

Habitude 5 – La systématisation

Cette cinquième habitude consiste à construire et à maintenir des listes simples à utiliser. Pour rendre cela possible, la méthode ZTD utilise des liste contextuelles telles que @travail pour toutes les tâches professionnelles, @famille pour les tâches relatives à vos obligations familiales, @courses pour toutes les tâches relatives aux courses. En fonctionnant ainsi, les choses restent simples et lisibles, et on passe moins de temps à gérer le système et plus de temps à avancer sur l’accomplissement des objectifs. 

L’objectif visé par cette cinquième habitude est de garder les choses très simples pour en faciliter la gestion.

Habitude 6 – L’organisation

Cette sixième habitude consiste à s’assurer régulièrement que chaque information ou chaque élément soit au bon endroit c’est-à-dire dans la bonne liste contextuelle ou le bon dossier. Cela permet bien évidemment de gagner du temps lorsque vient le moment de passer l’action.

L’objectif visé par cette sixième habitude est de ne pas attendre que les choses s’entassent pour les classer mais de garder constamment votre système organisé.

Habitude 7 – L’examination

Cette septième habitude consiste à vérifier régulièrement le fonctionnement de votre système et à passer en revue vos objectifs de manière hebdomadaire. De manière pratique, il s’agit d’examiner votre progression dans l’accomplissement de vos objectifs et d’identifier ce qui vous reste à faire, ce que vous pouvez optimiser, ce que vous pouvez améliorer, etc. Vous pouvez en plus faire des revues mensuelles et trimestrielles.

L’objectif visé par cette septième habitude est de vous assurer que vous avancez bien dans la bonne direction et ne vous laissez pas distraire par des choses qui ne sont pas importantes.

Habitude 8 – La simplification

Cette huitième habitude est l’essence même de la philosophie de la méthode ZTD. Elle consiste à apprendre à toujours aller à l’essentiel et à ne pas s’encombrer de choses inutiles qui pourraient vous empêcher de progresser vers l’atteinte de vos objectifs.

L’objectif visé par cette huitième habitude est comme vous vous doutez la simplicité pour éviter de se surcharger de choses inutiles. 

Habitude 9 – Des routines

Cette neuvième habitude consiste à définir des routines car elles aident à mieux structurer ses journées et à créer une certaine régularité dans son fonctionnement quotidien. La particularité des routines est qu’elles doivent vous être propres. N’essayez donc pas de reproduire mécaniquement ce que fait une autre personne. Au contraire, testez des choses et trouvez ce qui fonctionne pour vous et vous convient. Vous pouvez par exemple commencer vos journées en regardant votre agenda, en examinant vos listes contextuelles et en définissant vos TPIs pour la journée, etc.

L’objectif visé par cette neuvième habitude est d’arriver à automatiser certaines de vos actions quotidiennes. 

Habitude 10 – La passion

Cette dixième habitude consiste à orienter vos efforts et votre énergie vers un travail qui vous passionne. La passion a ceci de particulier qu’elle vous permet de travailler avec plaisir. En effet, quand on est passionné par son travail, on se lève chaque matin pleinement motivé et rempli d’énergie positive. De plus, on procrastine rarement dans la mesure où on aime beaucoup ce qu’on fait. 

L’objectif visé par cette dixième habitude, qui peut d’ailleurs être considérée comme la plus importante, est de vous aider à trouver ce qui vous fait vibrer dans la vie et vous met des étoiles dans les yeux. Si vous aimez ce que vous faites, la réussite sera toujours à portée de main. 

Conclusion

La méthode ZTD prend appui sur la méthode GTD, conserve ses points forts, l’allège et propose des solutions face aux problèmes rencontrés par ceux qui l’utilisent. Son objectif ultime est de la simplifier afin de la rendre plus pratique. 

Pour rappel, les 5 problèmes majeurs rencontrés avec la méthode GTD sont les suivants :

• Problème 1 – GTD requiert plusieurs changements d’habitudes

• Problème 2 – GTD ne met pas suffisamment l’accent sur l’action 
  

• Problème 3 – GTD n’est pas assez structuré pour beaucoup de personnes

• Problème 4 – GTD en fait un peu trop 

• Problème 5 – GTD n’est pas suffisamment orienté vers les objectifs

Et voici les 10 habitudes sur lesquelles repose la méthode ZTD :

• Habitude 1 – La capture : désencombrez et libérez votre esprit

• Habitude 2 – Le traitement : prenez la meilleure décision pour chaque information

• Habitude 3 – La planification : passez à l’action en faisant le plus important chaque jour

• Habitude 4 – L’action : passez à l’action de manière focalisée chaque jour

• Habitude 5 – La systématisation : gardez les choses simples dans un système pour en faciliter la gestion 

• Habitude 6 – L’organisation : gardez votre système constamment ordonné 

• Habitude 7 – L’examination : assurez-vous régulièrement que vous avancez dans la bonne direction

• Habitude 8 – La simplification : évitez de vous surcharger de choses inutiles, allez à l’essentiel 

• Habitude 9 – Des routines : mettez en place des rituels pour automatiser certaines de vos actions quotidiennes

• Habitude 10 – La passion : trouvez un travail qui vous passionne et passez à l’action avec plaisir 

Il ne vous reste plus qu’a tester ces différentes habitudes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.