La gestion du temps est une notion qui préoccupe depuis toujours l’humanité. En effet, l’homme a toujours cherché et cherche d’ailleurs toujours des moyens pour gagner du temps et vivre mieux.
C’est ce qui a donné naissance à des inventions telles que :
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la voiture (plus rapide que la marche à pieds)
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le TGV (plus rapide que la voiture)
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l’avion (plus rapide que le TGV)
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le lave-vaisselle et le lave-linge (plus rapides et plus efficaces que les mains)
Dans notre monde moderne où les choses vont de plus en plus vite, nous devons plus que jamais gérer efficacement notre temps.
Dans son roman “Si c’était vrai”, Marc Lévy parle du temps sous forme de parabole, il compare CELUI qui nous offre ce temps à un banquier qui nous offrirait tous les matins une cagnotte de 86400 € dans laquelle nous pourrions puiser toute la journée, mais qui nous serait retirée chaque soir sans que nous puissions épargner un seul euro. Tout euro présent peut être dépensé, mais il est impossible d’en épargner un seul, et tous les jours, le banquier refait la même proposition. La seule inconnue est que le banquier peut un jour décider d’interrompre son offre sans prévenir.
Les 86400 euros représentent le nombre de secondes dont nous disposons durant une journée, soit 24×60×60 = 86400 secondes.
Cette parabole nous interpelle sur :
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l’usage que nous faisons de notre temps
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le fait que nous avons comme une mission à accomplir chaque jour avec ce temps disponible
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le fait que notre séjour sur terre n’est pas éternel puisque le “banquier” peut arrêter à tout moment de nous fournir les 84600 euros
Dans cet article, je vais explorer 7 questions, qui de prime abord, paraissent évidentes mais elles vous permettront de mieux appréhender la gestion de votre temps.
1. Qu’est-ce que le temps ?
D’après le petit Larousse, le temps est “une notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les êtres”.
Vous êtes d’accord avec moi que cette définition ne nous aide pas beaucoup dans la compréhension du temps. Elle nous montre que le temps est une notion difficile à appréhender parce que en réalité, chaque personne a une vision et une perception différentes du temps.
A titre d’exemple, quand vous travaillez sur un sujet qui vous passionne, votre perception du temps n’est pas la même que lorsque vous travaillez sur un sujet qui ne nous passionne pas. En général, vous ne voyez pas le temps passer. Vous pouvez travailler jour et nuit, cela ne vous dérangera pas. Même si on ne vous paye pas, ce ne sera pas très grave.
Un autre exemple : quand vous êtes en vacances, votre rapport au temps n’est pas le même que lorsque vous êtes en activité. En général, les choses vont un peu au ralenti, vous êtes un peu plus flexible si les choses ne se passent pas comme prévu.
Il est important d’avoir conscience de ces spécificités dans la gestion de votre temps.
Même si nous avons des perceptions différentes vis à vis du temps et même si ces perceptions peuvent varier selon les contextes, nous devons néanmoins être conscient de la vérité suivante : le temps est irréversible et irremplaçable et doit donc être utilisé chaque jour comme si c’était le dernier parce que :
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ce que vous avez l’opportunité de faire aujourd’hui et que vous reportez à demain par procrastination, rien ne vous garantit que vous le ferez demain ;
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les 24 heures d’une journée ne peuvent pas être stockées, ni épargnées pour être utilisées plus tard ;
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vous ne pouvez pas non plus les accélérer, les augmenter ou les ralentir.
Il est donc important de réaliser que le passé ne peut pas toujours se rattraper.
2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ?
La planification est une compétence ô combien importante pour bien gérer votre temps ! Planifier consiste à découper, organiser et positionner vos différentes activités dans un horizon temporellement défini. Cela vous permet d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire et de mieux gérer vos différents engagements.
Pour réussir votre planification, il faut développer l’habitude de visualiser complètement votre journée avant de la commencer. Autrement dit, à la fin de la journée, qu’est ce que vous aimeriez avoir accompli. Cette habitude, Stephen Covey l’appelle “begin with the end in mind” dans son livre “The 7 Habits of Highly Effective People” (Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent).
Pour planifier votre journée, c’est très simple. Vous pouvez utiliser soit un agenda papier, soit un agenda électronique. Moi j’utilise plutôt l’agenda électronique de mon smartphone. Mais en réalité, je l’utilise plus pour faire ma planification hebdomadaire (les grands objectifs de la semaine).
Pour ma planification journalière, je fais en général une liste de tâches à faire pour la journée. Pour cela, j’utilise l’application Todoist (disponible sur Android et Apple Store) qui est un excellent gestionnaire de tâches. Je l’ai connecté à ma boîte de réception Gmail et je peux transformer facilement des emails qui le requièrent en tâches à faire.
A la fin de la journée, vous prenez simplement votre liste et vous faites votre auto-évaluation sur votre productivité.
En matière d’outils, pour résumer j’utilise l’agenda électronique pour ma planification hebdomadaire et la liste de tâches pour ma planification journalière.
Exemple : J’ai un coaching prévu avec une cliente vendredi de 13h à 14h. Je le positionne dans mon agenda. Mais entre lundi et vendredi, je vais avoir des tâches de préparation de ce coaching. Ces tâches, je les note dans la liste journalière de tâches.
En matière de gestion du temps, si vous ne planifiez pas, vous allez souvent vous retrouver à improviser !
Si vous ne planifiez pas, vous risquez de faire passer les priorités des autres avant les vôtres.
Je termine cette question 2 par une petite question que je vous pose : êtes-vous un planificateur ou un improvisateur ?
3. Qu’est-ce qu’une priorité ?
C’est le fait de considérer une tâche ou une activité plus importante que les autres au point de la faire passer en premier. Ainsi, savoir prioriser c’est être capable de faire la part des choses entre l’important et l’accessoire.
La priorité est une notion à la fois relative et subjective. Ce qui prioritaire pour vous ne le sera pas forcément pour les autres.
Mais comment faire pour savoir que telle tâche est prioritaire par rapport à telle autre tâche.
Pour le savoir il faut se poser 2 questions :
– l’exécution de cette activité vous rapproche t-elle de la réalisation de vos objectifs ?
– quel est l’impact de la non-exécution de cette tâche sur l’atteinte de vos objectifs ?
Exemple : un photographe débutant a eu un marché qui lui a rapporté 1000 euros. Son objectif aujourd’hui est d’augmenter son niveau en termes de techniques photographiques et de logiciels de montage. Mais son ordinateur est vieillissant. Avec ces 1000 euros, il hésite entre acheter un sac Channel à sa femme pour ses 30 ans (pour marquer le coup) et investir dans son travail en achetant un ordinateur pour augmenter la valeur ajoutée de son offre pour ses clients.
Dans cet exemple, il est évident que ce qui est vraiment prioritaire c’est d’investir dans la formation afin de devenir un meilleur photographe. Il pourra ainsi avoir des revenus plus conséquents à l’avenir et faire plaisir à sa femme.
4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?
Il existe une loi en gestion du temps qui s’appelle la loi de la procrastination créative. Cette loi nous dit ceci : “pour effectuer une tâche, il faut reporter une autre moins importante”.
Du coup face à 2 actions prioritaires, il faut définir la moins importante ou encore la moins prioritaire.
Pour le faire, il faut évaluer les conséquences futures de leur non-exécution sur l’atteinte de vos objectifs.
Celle dont les conséquences futures sont les moins négatives sera considérée comme la moins prioritaire.
Exemple : vous êtes auteur-compositeur et votre objectif est de sortir un CD
Parmi les différentes actions que vous avez à faire, les 2 suivantes sont prioritaires pour vous :
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rédiger vos compositions pour faire une maquette
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trouver un producteur qui financera la sortie de votre CDÉvaluons les conséquences futures de la non-exécution des 2 actions :Action 1 : si je ne rédige pas mes compositions, il me sera difficile de faire une maquette et si je n’ai pas de maquette, cela ne sert à rien d’aller voir un producteurAction 2 : si je ne trouve pas un producteur, mon album ne pourra pas être financé.
Lorsqu’on compare les conséquences futures des 2 actions, celle qui est la moins prioritaire est l’action 2 parce que même si on trouve un producteur, on ne dispose pas de maquette à lui soumettre pour production. Donc pour le moment, il convient de se focaliser d’abord de se focaliser sur l’action 1.
5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ?
NON est l’un des mots les plus importants dans le monde de la gestion du temps car il vous fera gagner beaucoup de temps si vous savez l’utiliser.
Steve Jobs disait que “Décider de ce qu’on ne doit plus faire est aussi important que de décider quoi faire”
Sa capacité à ne pas toujours faire comme les autres auraient aimé qu’il fasse a joué un rôle important dans la réussite actuelle de l’entreprise Apple.
Savoir dire NON au bon moment vous évite de vous faire voler votre temps en faisant des tâches qui ne vous rapportent rien ou très peu.
En matière de gestion du temps, vous devez à la fois vous gérer vous même et gérer également des paramètres extérieurs qui ne dépendent pas toujours de vous.
Parmi ce que j’appelle paramètres extérieurs, il y a votre entourage qui peut vous solliciter pour faire des tâches qui ne sont pas toujours prioritaires par rapport à vos objectifs personnels. Dans votre planification, il faut toujours intégrer une plage horaire pour gérer les imprévus car il y en aura toujours que vous le vouliez ou non.
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Si la sollicitation extérieure qui vous est faite rentre dans votre plage horaire de gestion des imprévus, vous pouvez dire OUI
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Si non, vous devez dire NON. Si vous ne dites pas NON, cela peut affecter la gestion de vos priorités
Je sais qu’il n’est pas toujours facile de dire NON, parce que votre entourage peut penser que vous ne voulez pas les aider. Je sais également que face à certaines personnes, il vous est difficile de dire NON et si vous dites NON vous aurez tendance à culpabiliser.
Comment donc dire NON ? C’est l’objet de notre question 6.
6. Existe-il des techniques pour dire “NON” ?
Beaucoup de personnes ont du mal à dire non parce qu’elles ne veulent pas décevoir les personnes qui les entourent, que ce soit au travail ou dans la famille.
Oui il existe de nombreuses techniques pour dire NON. Je vais partager avec vous 2 d’entre elles que je trouve pertinentes :
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L’offre de compromis : cette technique consiste à consentir à la demande de votre interlocuteur jusqu’à une certaine limite, ou bien à proposer une solution de rechange qui vous implique personnellement. Elle permet également de vous soulager lorsque vous sentez coupable de dire NON à quelqu’un.
Exemple : votre grande sœur vous demande de garder son fils samedi après-midi jusqu’à 18h. Mais ce samedi vous avez un rendez-vous amoureux à 19h avec votre mari avec qui vous avez passé très peu de temps ces derniers temps. De plus, demain matin il va en voyage d’affaires. Le rendez-vous avec votre mari est donc plus que jamais prioritaire.
Problème 1 : quand votre sœur vous confie son fils Christophe, elle ne vient jamais le chercher à l’heure (elle a souvent 1h à 2h de retard) donc il y a des chances qu’elle vous mette en retard pour votre rendez-vous avec votre mari.
Problème 2 : la dernière fois que votre sœur vous a demandé de garder son fils, vous avez dit NON et vous l’avez très mal vécu après. C’est comme si vous ne vouliez pas l’aider.
Comment donc lui dire NON ? Je vous propose les 2 options suivantes :
– Option 1 : vous lui dites “OUI je veux bien garder ton fils mais j’insiste vraiment sur le fait que je ne peux pas le garder au-delà de 17h en raison d’un programme prévu de longue date avec mon mari “(vous dites 17h en tablant sur le fait que si elle arrive en retard, au pire elle sera là à 18h et ce sera toujours OK pour vous)
–> cette 1 ère solution vous permet de répondre dans une certaine mesure au besoin de votre sœur et de ne pas culpabiliser.
– Option 2 : vous lui dites “je ne peux vraiment pas garder Christophe samedi, j’ai un programme prévu de longue date avec mon mari. Je sais que la dernière fois que tu m’as demandé de garder Christophe, je n’avais pas pu le faire. Je ne veux surtout pas que tu penses que je ne veux pas t’aider. Je te propose de faire garder Christophe par l’une de mes élèves de piano, c’est une excellente baby-sitter. C’est elle qui garde souvent les enfants de X et de Y. En plus pas besoin de la payer, je m’en occupe”
–> cette 2 ème solution vous permet de dire NON mais de résoudre le problème de votre soeur en lui trouvant une solution de rechange
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Le disque rayé : cette technique consiste à répéter avec calme, clarté et fermeté ce que l’on veut ou ne veut pas. Elle réclame une certaine patience, de la persévérance, un peu de cran et de volonté.Il faut persévérer dans l’expression de votre opinion, de votre souhait ou de votre sentiment sans dévier du point de vue que vous voulez exposer et défendre. Cette technique permet de tenir bon et de ne pas reculer.
Exemple : vous êtes une femme tranquillement installée à la terrasse d’un café, au soleil, en train de lire un livre passionnant en préparation d’un exposé la semaine prochaine. Un homme vous aborde et propose de vous offrir un verre. Vous n’avez vraiment pas envie, de plus vous n’êtes pas en avance sur la préparation de votre exposé. Comment dire NON ?
Je vous propose le dialogue suivant :
Vous : merci mais non, je suis en train de lire un livre important et je ne suis franchement pas disponible. Je n’ai pas le temps.
Lui : voyons mademoiselle, boire un verre ne vous fera pas perdre beaucoup de temps
Vous : merci, mais non, je ne veux pas interrompre la lecture de mon livre
Lui : vous n’êtes pas gentille
Vous : c’est possible
Lui : je ne suis pas un dragueur, c’est juste pour parler un peu
Vous : il y a d’autres personnes ici avec lesquelles vous pouvez parler, mais pas avec moi. Je vous prie de me laisser tranquille
Si vous vous adressez ainsi à la personne, il y a de fortes chances qu’elle vous laisse tranquille.
7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?
Pour pouvoir définir et bâtir votre stratégie de gestion du temps, vous pouvez procéder en 4 étapes :
Etape 1 : Faire un diagnostic de votre gestion du temps : il s’agit d’avoir un regard critique sur votre gestion actuelle de votre temps. Cela vous aidera à mieux vous connaître et à bien connaître l’usage que vous faites aujourd’hui de votre temps. Quels sont vos points faibles ? Quels sont vos points forts ? Quelles actions pouvez-vous mettre en oeuvre pour vous ajuster ?
Etape 2 : Se fixer des objectifs : suite à votre diagnostic de gestion du temps, vous devez vous fixer des objectifs pour corriger vos défaillances.
Exemple 1 : si vous avez identifié comme défaillance, votre incapacité à dire NON face à des situations bien précises, vous devez vous définir comme objectif de dire NON à l’avenir face à ces situations.
Exemple 2 : si vous avez identifié comme défaillance, votre manque de planification, vous devez vous définir comme objectif de commencer à planifier vos journées.
Etape 3 : Définir un plan d’action et identifier les ressources nécessaires : après avoir fixé vos différents objectifs, vous devez définir quelles actions mettre en oeuvre et quelles ressources utiliser pour atteindre ces objectifs que vous vous êtes fixés.
Exemple de ressources : lire un livre sur la gestion du temps, participer à une masterclass, se faire coacher sur la gestion de son temps, etc.
Etape 4 : Suivre et évaluer votre plan d’action : se fixer des objectifs et définir un plan d’action ne sont pas suffisants. Il faut en faire un suivi périodique afin d’évaluer si les objectifs sont atteints ou non. Cela vous permettra de savoir si vos objectifs ne sont trop ambitieux ou bien si les ressources utilisées sont pertinentes.
Conclusion
Se poser des questions est un excellent moyen de progresser dans son apprentissage et d’améliorer notre manière de fonctionner.
Dans cet article, nous avons passé en revue 7 questions qui je le crois vous ont donné une meilleure compréhension de la gestion de votre temps.
Pour synthétiser, voici les 7 questions auxquelles j’ai répondu :
1. Qu’est-ce que le temps ?
2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ?
3. Qu’est-ce qu’une priorité ?
4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?
5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ?
6. Existe-t-il des techniques pour dire “NON” ?
7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?
Il vous appartient maintenant de mettre en pratique, dans votre gestion du temps, les clés partagées dans les réponses aux différentes questions.
Continuez d’apprendre à gérer efficacement votre temps avec les ressources suivantes :
>>> La méthode JATO qui vous aidera à optimiser votre organisation personnelle et à bien gérer votre temps au quotidien.
>>> La méthode T.E.M.P.S expliquée dans mon premier livre.
