Comme nous l’avons vu dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe plusieurs méthodes d’organisation populaires. Aujourd’hui, j’aimerais vous parler de la méthode des 5S.

La méthode des 5S est une technique japonaise d’amélioration continue des tâches exécutées dans les chaînes de fabrication des produits dans les usines. Elle a été élaborée dans le cadre du système de production de Toyota encore appelé TPS (Toyota Production System).

Les 5S proviennent de la première lettre des cinq opérations qui constituent les principes de cette méthode. Ces cinq opérations commencent toutes par un S : 

• Seiri (整理) : supprimer ou se débarrasser de l’inutile ;
• Seiton (整頓) : situer les choses c’est à dire les ranger ou les ordonner ;
• Seiso (清掃) : nettoyer ou encore (faire) scintiller ;
• Seiketsu (清潔) : garder en ordre ou encore standardiser les règles ;
• Shitsuke (躾) : suivre et progresser ou encore être rigoureux.

La démarche de la méthode 5S peut être traduite en français par le mot ORDRE qui signifie :

• Ordonner ;
• Ranger ;
• Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies ;
• Rendre évident ;
• Être rigoureux

Dans cet article, nous allons voir comment transposer cette méthode initialement utilisée en usine, à votre organisation personnelle au quotidien. De manière pratique, l’usine est un endroit physique dédié à la production des biens moyennant une gestion efficace des ressources. son équivalent dans votre vie pourrait donc être votre espace de travail ou votre bureau, puisqu’il vous permet de “produire” des projets assimilables aux biens produits dans une usine.

Vous l’aurez bien compris, la question à laquelle nous allons répondre est celle de savoir comment optimiser l’organisation de votre bureau (physique ou digital) afin de gagner en productivité. Nous verrons donc tour à tour chacun des 5S.

1. Seiri ou Ordonner

Cette première étape consiste à alléger votre espace de travail de tout ce qui ne vous sert pas ou qui est inutile. Seiri a pour objectif d’éliminer le superflu et de désencombrer votre espace de travail.

En d’autres termes, il faut :

• Enlever de votre bureau physique tous les objets, tous les appareils et tous les dossiers dont vous ne vous servez pas ou très peu

• Supprimer, recycler, classer ou archiver tous les fichiers et dossiers que vous n’avez pas ouvert depuis longtemps 

Quelques exemples concrets :

• Vous avez dû imprimer un rapport pour le relire et corriger toutes les fautes avant de l’envoyer à votre manager. Cela fait déjà 2 semaines mais les feuilles du rapport occupent toujours un coin de votre bureau.

• Il y a des fournitures sur votre bureau que nous n’allez pas utiliser immédiatement. Au lieu de les laisser occuper inutilement le bureau, vous pouvez les enlever et les ranger dans un endroit approprié.

• Il y a des applications sur votre smartphone ou des logiciels sur votre ordinateur que vous n’utilisez presque jamais, désinstallez-les parce qu’ils occupent inutilement la mémoire de votre téléphone ou de votre ordinateur.

• Faire le ménage dans votre boîte de réception email qui comprend des centaines d’emails depuis des mois.

2. Seiton ou Ranger

Maintenant que vous avez mis de l’ordre dans votre bureau, il est temps de ranger ce qui reste. Seiton a pour objectif d’optimiser votre espace de travail en rangeant et en classant les différents éléments, de manière à ce qu’une place bien définie soit assignée à chaque élément. 

La règle de base est de rendre le plus accessible possible les éléments que vous utilisez régulièrement. Pour retrouver facilement les choses, vous pouvez les ranger par ordre alphabétique, par catégories ou encore par thématiques. 

Quelques exemples concrets :

• Mettez toutes vos fournitures d’écriture (stylos, crayons, stabilos, gommes, etc.) dans un pot dédié

• Utilisez un bac à documents que vous aurez à portée de main pour les dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement

• Classez tous les dossiers terminés dans un tiroir spécifique de votre bureau qui vous servira d’archives

• Procurez-vous un range câbles qui vous permettra de centraliser tous les câbles qui traînent au niveau de votre bureau

• Organisez les applications de votre smartphone par dossiers thématiques : shopping, productivité, réseaux sociaux, jeux, etc.

• Créez des dossiers dans votre ordinateur et regroupez les différents fichiers par thématiques au lieu de les laisser éparpillés

• Créez des sous-dossiers ou des étiquettes dans votre boîte email pour pouvoir traiter plus facilement vos emails

Si vous voulez aller plus loin et apprendre de manière pratique à organiser votre bureau, je vous recommande le livre Comment organiser son bureau pour être productif

3. Seiso ou Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

Vous avez bien avancé ! Votre espace de travail est maintenant désencombré et rangé. Une fois que cela est fait, vous devez l’entretenir. C’est l’objectif même du Seiso. C’est une étape importante de cette méthode parce qu’elle vous permet de “surveiller” ce que vous avez mis en place et d’identifier d’éventuels dysfonctionnements ou des anomalies qui doivent être corrigées. C’est également ce qui rend votre espace agréable et motivant pour le travail, tant il est ordonné et inspirant.  

La mise en oeuvre du Seiso est simple :

• Vérifiez que chaque élément est bien à sa place

• Procédez à l’entretien en nettoyant l’espace de travail 

Quelques exemples concrets :

• Assurez-vous que vos stylos, crayons et stabilos ne traînent pas sur le bureau mais sont bien dans le pot dédié. Si ce n’est pas le cas, mettez-les dans le pot

• Vérifiez que les dossiers dans le bac posé sur le bureau sont bien des dossiers en cours de traitement. Si c’est des dossiers déjà terminés, mettez-les dans le tiroir des dossiers archivés.

• Dépoussiérez votre bureau et nettoyez le matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) 

• Changez l’ampoule de votre lampe de bureau qui est grillée 

• Rangez dans des dossiers les fichiers libres qui traînent sur le bureau de votre ordinateur

• Changez le protège-écran cassé de votre smartphone ou le fil de son chargeur qui est bien effiloché 

4. Seiketsu ou Rendre évident

Votre bureau a maintenant une organisation optimale. Mais vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin ! Il est à présent temps de le maintenir dans cet été le plus longtemps possible. C’est tout l’enjeu du Seiketsu. Son objectif est de rendre les choses évidentes en standardisant vos actions et en gardant l’ordre. Il vous appartient alors de trouver les meilleures façons de le faire et que vous pouvez perpétuer pour que l’organisation de votre bureau demeure optimale.

L’expérience démontre que pour garder le plus longtemps possible des habitudes que vous souhaitez mettre en place des habitudes, elles doivent être simples à répéter.

Quelques exemples concrets :

• Définissez des règles de nommage de vos fichiers et de vos dossiers pour faciliter le classement et la recherche ultérieurement. Par exemple pour les fichiers, on peut avoir ceci :  AAAAMMJJ_Sujet_Catégorie. Ce qui donnera pour un fichier Word : 20200701_CR_Projet ABC. Ce dernier sera classé dans le dossier CR Projets

• Créez des règles de classement automatique des emails dans les bons dossiers de votre boîte email. Par exemple, vous pouvez avoir une règle qui dit que tous les emails ayant dans leur objet le mot Facture vont directement dans le dossier Factures

• Mettez un plumeau et des lingettes pour matériel informatique dans un tiroir de votre bureau de manière à pouvoir dépoussiérer votre bureau et nettoyer votre matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) régulièrement

• Installez un logiciel de nettoyage sur votre smartphone ou votre ordinateur et effectuez un nettoyage chaque mois

5. Shitsuke ou Être rigoureux

Ceci est la dernière étape de la méthode 5S qui consiste simplement à faire usage de rigueur pour respecter et faire fonctionner tout ce que vous avez défini dans les quatre précédentes étapes.

Vous l’aurez bien compris, cette étape est déterminante parce que sans elle, vous ne pourrez pas maintenir votre espace de travail propre, rangé et bien organisé sur le long terme.

Pour être rigoureux, il est essentiel de définir des points de contrôle réguliers qui vous permettront de suivre dans quelle mesure vous respectez le fonctionnement que vous avez mis en place.

Quelques exemples concrets :

• Chaque fin de journée, avant de quitter votre bureau physique ou digital, assurez-vous que chaque chose est bien à sa place 

• Chaque fin de semaine, programmez une opération de dépoussiérage du bureau et de nettoyage du matériel informatique 

• Toutes les deux semaines, prévoyez une opération d’archivage des dossiers. Ce qui vous permettra de classer tous les dossiers terminés qui ne sont pas encore dans les archives  

• Tous les mois, lancez votre logiciel de nettoyage et faites le ménage dans votre ordinateur ou votre smartphone

Conclusion

Initialement conçue pour l’optimisation des environnements de production dans les usines, nous venons de voir que la méthode 5S est tout à fait applicable à l’organisation de votre bureau physique ou digital.

A titre de rappel, les 5 étapes de la méthode sont : 

• Seiri ou encore Ordonner

• Seiton ou encore Ranger

• Seiso ou encore Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

• Seiketsu ou encore Rendre évident

• Shitsuke ou encore Être rigoureux 

L’équivalent français des 5S pourrait est donc ORDRE pour avoir un moyen de le retenir plus facilement.

Vous l’avez certainement constaté, cette méthode est simple à mettre en oeuvre et vous permet de garder un espace de travail propre et organisé.

Il ne vous reste plus qu’à vous approprier la méthode et l’appliquer. Vous serez vous-même surpris de l’augmentation de votre niveau de productivité puisque vous passerez plus facilement à l’action (votre bureau étant propre et attrayant) et mettrez moins de temps à trouver vos documents (chaque document étant correctement rangé au bon endroit).

Dernière mise à jour : le 28/09/2023

La méthode P.A.R.A. est proposée par le blogueur américain d’origine brésilienne Tiago Forte, qui tient le blog Praxis, un média de référence en matière de productivité. Comme nous l’avons évoqué dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, elle fait partie des méthodes de référence pour une organisation efficace.

La méthode P.A.R.A est un système d’organisation qui permet d’organiser sa vie entière. Il est novateur, intéressant et très pratique parce qu’il est :

• Universel : permettant de gérer n’importe quel type d’information, peu importe la source (articles de blog, audios, vidéos, PDF, emails, etc.)

• Flexible : fonctionnant avec tous les types de projets et d’activités 

• Simple : facile à utiliser, il ne requiert pas une lourde maintenance au quotidien pour le faire fonctionner

• Adaptable : pouvant s’intégrer aisément avec les méthodes existantes de gestion de tâches et de gestion de projets

• Transverse : pouvant s’utiliser avec toutes les plateformes et applications (Box, Evernote, Dropbox, Google Drive, OneNote, Todoist, etc.)

• Orienté résultats : structurant les informations de manière à mieux les exploiter au quotidien 

• Modulable : permettant de gérer les informations sur plusieurs niveaux en les affichant ou les cachant selon les besoins du travail en cours

Dans cet article, nous allons voir comment fonctionne la méthode P.A.R.A et comment vous pouvez l’utiliser pour vous organiser au quotidien. 

Comment fonctionne la méthode P.A.R.A ?

L’acronyme P.A.R.A signifie :

• Projects (Projets)

• Areas of responsability (Sphères de responsabilité)

• Resources (Ressources)

• Archives (Archives)

Comme nous l’avons souligné plus haut, le système d’organisation P.A.R.A permet de mieux structurer vos différentes informations et données provenant de multiples sources. Mais c’est également un excellent système personnel de gestion des connaissances encore appelé Knowledge Management System (KMS) en anglais. Il permet ainsi d’organiser, de classer, de stocker et de trier efficacement toutes vos connaissances (articles de blog, conférences, cours, formations, podcasts, vidéos, etc.). Dans la philosophie de Tiago Forte, votre KMS constitue en quelque sorte votre deuxième cerveau parce qu’il stocke toutes vos données importantes et vous permet d’y accéder à tout moment sans solliciter votre cerveau.

Voyons à présent en détail chacune des lettres de la méthode P.A.R.A.

Project (Projet)

C’est un ensemble de tâches liées à un objectif fixé avec une date d’échéance bien fixée. 

Voici quelques exemples de projets :

• Faire un business plan

• Organiser un mariage

• Ecrire et publier un livre

• Préparer un voyage

• Organiser un atelier

Area of responsabilité (Sphère de responsabilité)

Ce sont les domaines de votre vie dont vous allez vous occuper sur une certaine durée. Autrement dit vous en avez une certaine responsabilité sur le long terme.

Voici quelques exemples de sphères de responsabilité :

• Votre famille (faire des activités avec vos enfants, être présent pour votre conjoint, etc.)

• Vos finances (constituer une épargne, faire des investissements)

• Votre santé (manger sainement, faire de l’exercice physique, bien dormir)

• Votre carrière (progresser professionnellement, vous former, etc.)

• Vos loisirs (voyager, faire des activités récréatives, etc.)

• Votre développement personnel (écrire, lire, vous former, etc.)

Différence entre Projet et Sphère de responsabilité

Un projet a une échéance définie avec un objectif précis qui doit être atteint. Le projet a donc une date butoir et est limité dans le temps. À l’opposé, une sphère de responsabilité n’est pas limitée dans le temps. Nous avons une responsabilité vis-à-vis d’elle à l’infini. Par exemple, tant qu’on est vivant, on n’arrête pas de s’occuper de sa santé en mangeant sainement et en faisant de l’exercice physique. On s’occupe donc de sa santé de manière indéfinie. De la même manière, quand on est un actif, on n’arrête pas de développer ses compétences professionnelles, on le fait continuellement. La sphère de responsabilité requiert dont notre attention de manière constante.

Les Projets font partie des Sphères de responsabilité. Voici quelques exemples :

• Dans la sphère Santé, “participer au marathon de Paris” est un projet 

• Dans la sphère Développement Personnel, “lire 1 livre par mois” est un projet

• Dans la sphère Finances, “se constituer une épargne de 10 000 euros dans les prochains 18 mois” est un projet 

• Dans la sphère Loisirs, “visiter l’île de Zanzibar” est un projet

• Dans la sphère Famille, “organiser un dîner en amoureux pour votre anniversaire de mariage” est un projet

Dans les exemples ci-dessus, si vous vous penchez sur chaque projet en détail, vous constaterez qu’il a forcément une échéance à laquelle il doit avoir été réalisé. Alors que les projets peuvent avoir un statut “Réalisé” ou “Non réalisé”, les sphères de responsabilité quant à elles n’ont pas de statut, elles sont gérées de manière indéfinie.

En plus des Projets, les Sphères de responsabilité renferment également :

• Les tâches qui ne sont pas associées à un projet en particulier : c’est le cas notamment de certaines choses courantes telles que classer la paperasse, faire les courses, préparer les goûters des enfants, faire le ménage, etc. Ces tâches ne sont associées à aucun projet mais elles concernent en réalité la sphère Cuisine ou Famille. 

• Toute la documentation associée : les différents projets d’une sphère comprennent plusieurs documents qui leur sont associés. Par exemple, dans la sphère Finances, on aura des fichiers Excel de planification budgétaire et de simulation d’investissements que vous souhaitez faire. Dans la sphère Loisirs, on trouvera des informations sur les différents pays que vous souhaitez visiter ou encore les photos des voyages que vous avez prises lors de vos précédents voyages. 

Resource (Ressource)

Il s’agit ici de données ou d’informations que vous jugez utiles et pertinentes, et que vous allez stocker dans votre base de données personnelle dans le but de vous y référer plus tard selon vos besoins. 

Voici quelques exemples de ressources :

• Des articles de blog sur une thématique qui vous passionne

• Des vidéos intéressantes que vous souhaitez regarder ou que vous avez regardées et que vous ne voulez pas perdre de vue

• Des formations auxquelles vous voulez vous inscrire pour parfaire vos connaissances dans un domaine donné 

Archive (Archive)

Ce sont tous les éléments inactifs provenant des 3 autres catégories. 

Voici quelques exemples d’archives :

• Tous les projets déjà terminés

• Toutes les sphères dont on n’a plus la responsabilité. Par exemple, on fait du sport en club mais suite à un accident, on ne peut plus le pratiquer. Du coup toute la documentation relative à notre pratique du sport sera archivée.

• Toutes les ressources qu’on n’utilise plus ou qui ne nous intéressent plus (fichiers, applications, outils, etc.) 

Après avoir passé en revue les projets, les sphères de responsabilité, les ressources et les archives qui constituent les 4 dimensions de la méthode P.A.R.A, voyons à présent comment mettre en place cette méthode étape par étape pour organiser votre vie.

S’organiser concrètement avec la méthode P.A.R.A

Étape 1 : Listez vos projets

La première étape pour utiliser la méthode PARA de manière pratique est de lister les différents projets que vous souhaitez réaliser.  

Voici quelques exemples de projets :

• Organiser les vacances d’été de la famille
• Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles
• Préparer l’assemblée générale de l’association
• Faire un étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée

Une fois qu’on a listé tous nos projets, on peut les décomposer en identifiant les différentes tâches à réaliser. Voici deux exemples :

Organiser les vacances d’été de la famille

• Trouver un lieu et faire la réservation
• Acheter les billets de train ou d’avion
• Déterminer les activités à réaliser (lieux à visiter, attractions, etc.)

Écrire un livre sur la gestion des finances personnelles

• Etablir le plan du livre
• Trouver un titre percutant 
• Déterminer le mode d’édition (éditeur, autoédition)

Étape 2 : Identifiez à quelles sphères de responsabilité ils se rattachent

Personnellement, je regroupe les sphères de responsabilité en dix domaines majeurs : 

• Spirituel
• Intellectuel
• Emotionnel
• Physique
• Couple
• Familial
• Social
• Professionnel
• Loisirs
• Financier

Dans mon exemple, les quatre projets peuvent se répartir de la manière suivante :

– Organiser les vacances d’été de la famille –> Familial

– Ecrire un livre sur la gestion des finances personnelles –> Intellectuel

– Préparer l’assemblée générale de l’association –> Social

– Faire une étude de marché pour le produit XYZ à lancer à la rentrée –> Professionnel

Si vous prenez le temps de réfléchir à tous vos projets, il y a de fortes chances que vous en trouviez qui se rattachent à chaque sphère de responsabilité.

Étape 3 : Organisez votre espace de travail en conséquence

L’idée ici est d’utiliser la méthode P.A.R.A pour organiser les informations concernant ces différents projets peu importe le système que vous utilisez pour votre espace de travail (dossiers dans votre ordinateur, Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, etc.) 

Si vous utilisez votre ordinateur, vous aurez par exemple ceci :

Si vous utilisez Evernote, vous aurez ceci :

Comme nous avons vu que les projets font partie des sphères de responsabilité et que ces dernières pouvaient également contenir toute la documentation reliée aux projets, on peut donc organiser les dossiers différemment en gérant directement tout au niveau des Sphères de responsabilité. On se limiterait ainsi à 2 niveaux de dossiers :

• Le niveau Sphères de responsabilité dans lequel on a les projets et les ressources rattachées

• Le niveau Archives dans lequel on archivera les projets de toutes les sphères

Conclusion

Vous l’aurez bien compris, la méthode P.A.R.A (Projects, Areas, Resources, Archives) est une méthode d’organisation universelle, flexible, simple, pratique, transverse et facilement adaptable, peu importe le type d’espace de travail ou de plateforme numérique que vous utilisez.

Pour facilement l’implémenter dans votre vie, je vous ai recommandé les 3 étapes suivantes :

• Lister vos différents projets

• Identifier les sphères de responsabilité auxquelles ils se rattachent

• Organiser votre espace de travail en conséquence

Il ne vous reste plus qu’à vous l’approprier et à la mettre en place pour tous les projets de votre vie, avec la plateforme que vous utilisez pour gérer votre espace de travail.

Dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, nous avons évoqué la méthode GTD, inventée par le célèbre coach en productivité David Allen et vulgarisée à travers son livre S’organiser pour réussir : Getting Things Done.

C’est l’une des méthodes d’organisation les plus populaires au monde. Elle est conçue comme un circuit décisionnel avec plusieurs étapes et comprend 5 piliers sur lesquels s’appuie la méthode. Son objectif ultime est d’accroître votre productivité en vous aidant à mieux organiser votre travail et à faciliter son exécution.

Si vous avez trop de choses à faire et ne savez pas par où commencer, cette méthode pourrait vous être d’une aide vraiment utile.

Vous verrons en détail dans la suite comment elle fonctionne avec les étapes principales du circuit ainsi que les piliers qui constituent son socle.

Comprendre le circuit décisionnel de la méthode GTD

Cette méthode est organisée selon le circuit ci-dessous :

La première étape du circuit et d’ailleurs la plus importante à mon sens est la boîte de réception.

La boîte de réception a une fonction essentielle car c’est le point d’entrée dont dépend toute la suite du circuit de décision. Elle vous permet de centraliser à un seul endroit toutes les choses que vous avez à faire (vos idées, vos inspirations, vos rendez-vous, vos tâches, etc.) au moment où elles se manifestent même si vous ne savez pas encore précisément quand vous souhaitez ou allez les faire. Son objectif est de vous aider à libérer votre cerveau pour vous permettre de ne rien oublier. Il faut savoir que le cerveau traite plus de 10 000 impressions sensorielles par seconde. Ce qui fait une quantité impressionnante d’informations à gérer chaque jour. Il est donc très facile d’oublier des choses si vous ne prenez pas le temps de les consigner quelque part.

Voici quelques exemples :

• Vous voulez acheter certains articles lors de vos prochaines courses ? Vous les notez dans votre boîte de réception.
• Vous souhaitez prendre votre ticket pour participer à une conférence qui aura lieu dans 1 mois. Pour ne pas oublier le faire, vous l’ajoutez immédiatement dans votre boîte de réception.
• Un ami vient de vous recommander un livre à lire. Vous l’ajoutez dans votre boîte de réception.
• Vous recevez un email dans lequel on vous demande de fournir un document concernant un de vos dossiers administratifs. Vous ajoutez cela dans votre boîte de réception.
• Vous venez d’avoir une idée brillante pour un projet sur lequel vous travaillez actuellement. Vous ne voulez pas prendre le risque de l’oublier. Vous l’ajoutez dans votre boîte de réception.

La deuxième étape du circuit est de qualifier les actions ajoutées dans la boîte de réception

L’idée ici d’analyser la nature des éléments (de quoi s’agit-il ?) qui se trouvent dans votre boîte de réception afin de décider quoi en faire.

Pour savoir de manière concrète quoi faire de chaque élément, il faut répondre à la question est-ce actionnable ? Autrement dit, les actions nécessaires pour l’exécuter sont-elles clairement identifiées ? Y en a-t-il une ou plusieurs ?

Par exemple, “Acheter les articles X, Y et Z lors des prochaines courses” est actionnable, vous savez que vous devez les mettre dans votre liste de courses et les acheter lorsque vous irez au supermarché ou les commander en ligne si vous faites vos courses en ligne.

En revanche, “Construire une maison” n’est actionnable. C’est assez vaste et vague en même temps. De quel type de maison s’agit-il ? Où la construire ? Possédez-vous déjà un terrain ou pas ?

Lorsque vous vous posez la question de savoir si un élément de votre boîte de réception est actionnable, il y a 3 cas de figure possibles.

1er cas de figure : l’élément est actionnable immédiatement

Dans ce cas, vous avez 4 options :

• Traiter immédiatement l’élément concerné si l’action requiert moins de 2 minutes.
• Si cela vous prend plus de 2 minutes, transférez l’élément dans la liste des actions à venir. Cette liste regroupera toutes les actions sur lesquelles vous allez travailler dans les heures ou jours à venir.
• Si l’élément a une date et une heure précises, vous pouvez le positionner dans votre calendrier
• Déléguez l’élément si vous n’avez pas les compétences requises ou s’il vous manque du temps pour vous en occuper correctement. Vous transférez alors l’élément dans votre liste d’attente (parce que vous attendrez le retour de la personne à qui vous le déléguez)

2ème cas de figure : l’élément est actionnable mais comprend plusieurs étapes

Prenons un exemple : vous souhaitez écrire et publier un livre. Cela comporte plusieurs étapes : identifier le sujet de votre livre, déterminer le plan du livre, faire un planning d’écriture, chercher un éditeur, etc. Vous comprenez donc que c’est un projet à part entière qui nécessite de faire un planning. Vous allez donc le transférer dans votre dossier Projets où vous prendrez ensuite le temps de mettre toutes les étapes dans un planning que vous allez établir.

3ème cas de figure : l’élément n’est pas actionnable

Lorsqu’un élément de votre boîte de réception n’est pas actionnable, vous avez 3 options :

• L’éliminer parce qu’en prenant du recul, cela ne vous semble plus très pertinent.
• L’incuber pour le faire mûrir et vous y attaquer un jour lorsque le temps sera convenable.
• Le stocker dans votre système d’information personnel pour vous y référer plus tard

Après avoir vu le fonctionnement du circuit de la méthode GTD, passons à présent aux 5 piliers sur lesquels elle repose.

Les 5 piliers de la méthode GTD

Pour adopter cette méthode et bien l’utiliser au quotidien, il est primordial de comprendre et d’avoir en tête ses 5 piliers :

ENREGISTREZ TOUT – C’est le pilier fondateur de cette méthode. Il consiste à libérer votre cerveau en enregistrant systématiquement tout ce qui vous passe par la tête et qui est susceptible de vous servir plus tard. Ainsi, vous pouvez enregistrer vos idées, inspirations, objectifs, projets, rendez-vous, évènements, tâches, etc. En d’autres termes, vous transférez toutes ces choses vers un “deuxième cerveau”. Vous l’aurez bien compris, en le faisant vous vous affranchissez du besoin de devoir vous en souvenir et vous éliminez toute forme de stress et de confusion qui peut subvenir lorsqu’il s’agit de rechercher des informations importantes.

CLARIFIEZ CE QUE VOUS AVEZ À FAIRE – La clarté est primordiale si vous voulez mener à bien vos différents projets. Cette méthode vous aide à mettre de la clarté dans votre quotidien puisqu’elle vous amène à vous interroger sur le caractère actionnable ou non de ce que vous avez à faire et d’identifier les différentes étapes ou actions nécessaires pour y arriver. Cela vous permet ainsi d’avoir des projets, des objectifs et des tâches plus clairs.

ORGANISEZ VOS ACTIONS DE MANIÈRE COHÉRENTE – La méthode GTD étant un système d’organisation, il est donc logique d’organiser ce que vous avez à faire. De quoi s’agit-il exactement ? Cela consiste simplement à structurer ce que vous avez à faire en créant des catégories et en assignant des ordres de priorité. Vous pouvez également, lorsque cela est possible, leur attribuer des dates et des rappels pour ne pas oublier quand exécuter les actions.

RÉFLÉCHISSEZ SUR VOTRE TRAVAIL –  Si les étapes de clarification et d’organisation ont été bien faites, cela vous sera bénéfique ici. En effet, puisque vous avez pris le temps de bien comprendre, structurer et organiser ce que vous avez à faire, vous pouvez maintenant réfléchir plus facilement et plus efficacement aux tâches sur lesquelles vous devez travailler. Lorsqu’on parle de réflexion, cela va bien au-delà de l’analyse “pure et dure” de ce que vous avez à faire. Mais il s’agit également de prendre le temps de vous arrêter pour “remettre en question” ou “faire une autocritique” de votre travail au travers de l’exercice de la revue périodique. Cet exercice est capital parce qu’il vous permet de constater ce qui est bien fait et d’identifier ce qui peut être amélioré ou optimisé.

PASSEZ À L’ACTION MAINTENANT – A ce stade, votre système est bien ficelé et en place avec vos tâches bien identifiées, catégorisées et priorisées. Il vous appartient maintenant de choisir une de vos tâches prioritaires et de vous mettre au travail.

Cas pratiques d’application de la méthode GTD

Je vous propose ici quelques situations de la vie courante et je vous montre comment vous pouvez implémenter la méthode GTD.

Exemple 1 – Christian, l’étudiant

Christian est étudiant en école de commerce et travaille également à temps partiel, en parallèle de ses études comme conseiller commercial dans une banque de la place. Il cherche à mieux s’organiser, trouver un équilibre entre ses différentes activités et devenir plus productif. Durant sa pause au travail, il décide de faire des recherches sur Internet. Il tombe sur un article de blog qui présente plusieurs livres sur la gestion du temps et la productivité. Un livre en particulier attire son attention :  5 étapes pour (re)prendre le contrôle de votre temps et de votre vie.

La première question qu’il va se poser est de savoir de “quoi s’agit-il ?” D’un livre qui pourrait l’aider à être plus productif.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” La réponse dépend de ce qu’il veut exactement faire.

Imaginons qu’il veuille se le procurer immédiatement. Dans ce cas, c’est actionnable.

Étant sur internet, il peut passer la commande sur Amazon et cela peut aller très rapidement s’il est déjà client. Si ce n’est pas le cas, il peut rajouter la tâche dans sa liste des actions à venir.

Mais s’il n’a pas assez de temps parce que sa pause va se terminer, dans ce cas bien précis, on dira que ce n’est pas actionnable.

Il va alors référencer l’information dans son système personnel d’information dans un dossier que nous appellerons “Livres à lire”. Il pourra ainsi le commander ultérieurement.

Exemple 2 – Marie, la mère de 3 enfants

Marie est une maman de 3 enfants (Amanda, Thierry et Dina) en école primaire. Tous les vendredis, ils ramènent leurs carnets de liaison à la maison avec les informations importantes pour les semaines à venir. Ce vendredi, en lisant les carnets de liaison, elle prend connaissance d’une réunion des parents d’élèves qui aura lieu le mercredi prochain à 18h30.

La première question qu’il va se poser est de savoir “de quoi s’agit-il ?” D’une réunion de parents d’élèves qui aura lieu le mercredi prochain à 18h30.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” Elle a les informations sur le lieu et l’heure de la réunion, et sait comment s’y rendre. Nous pouvons donc dire que c’est actionnable.

La participation à cette réunion n’étant pas un projet avec plusieurs étapes, elle va donc se demander quelle est la prochaine action.

La réunion prendra certainement au moins une heure et n’a pas lieu aujourd’hui. Ce n’est donc pas quelque chose qu’elle peut faire immédiatement. Elle peut donc soit demander à son mari d’y aller (déléguer) ou alors planifier cela dans son agenda pour le mercredi prochain.

Exemple 3 – Thomas, l’entrepreneur

Thomas est un entrepreneur autodidacte qui a déjà lancé 2 affaires qui fonctionnent bien. Il aimerait lancer un nouveau business et il a beaucoup de nouvelles idées. Mais il a du mal à se focaliser pour les mener jusqu’au bout. Il décide alors d’utiliser la méthode GTD en espérant que cela puisse l’aider à mieux gérer ses idées business. La dernière idée qui lui est venue en tête et en laquelle il croit fermement est de créer un service de livraison de courses alimentaires.

La première question qu’il va se poser est de savoir “de quoi s’agit-il ?” D’une idée business en laquelle il croit dur comme fer et qu’il aimerait amener jusqu’au bout.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” Croyant dur comme fer à son idée, ce n’est donc pas une simple idée. Nous pouvons dire qu’elle est actionnable.

Cependant, transformer une idée en business ne se fait pas en une action. Il devrait donc la gérer comme un projet à part entière en identifiant les différentes étapes.

Il prend alors le temps de creuser son idée et de lister les différentes étapes requises. Sans être exhaustif, voici quelques-unes :

• Identifier les concurrents locaux
• Etablir la liste des services qu’il va proposer aux clients
• Trouver le nom de l’entreprise
• Créer un site internet
• Acheter ou louer un véhicule pour les livraisons
• Etc.

Ne pouvant pas réaliser toutes ces étapes d’un coup, Thomas décide alors de commencer avec l’étape (“identifier les concurrents locaux”).

La prochaine question qu’il va se poser est de savoir si cela “prend moins de 2 minutes ?”

Etant devant son ordinateur, c’est une action qu’il peut faire immédiatement. Il décide alors de lancer une recherche sur Google dans la zone géographique concernée.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir, la méthode GTD est vraiment complète et peut être utilisée quel que soit votre profil ou votre situation personnelle ou professionnelle, comme les exemples ont pu le montrer.

Nous avons souligné qu’il était toutefois important de maîtriser les 5 piliers sur lesquels repose la méthode pour pouvoir bien l’utiliser au quotidien :

• ENREGISTREZ TOUT
• CLARIFIEZ CE QUE VOUS AVEZ À FAIRE
• ORGANISEZ VOS ACTIONS DE MANIÈRE COHÉRENTE 
• RÉFLÉCHISSEZ SUR VOTRE TRAVAIL
• PASSEZ À L’ACTION MAINTENANT

Vous avez à présent les informations principales et essentielles pour commencer à utiliser la méthode GTD dans votre organisation au quotidien. Il ne vous reste plus qu’à commencer…

Dernière mise à jour : le 27/06/2022

Comment bien s’organiser ? C’est une question que la plupart des personnes se posent. Et cela est tout à fait normal puisque ce n’est généralement pas quelque chose qu’on nous apprend à l’école. C’est la raison pour laquelle vous pouvez rencontrer en milieu professionnel des personnes ayant fait de brillantes études mais qui ne sont pourtant pas organisées au quotidien. Vous comprenez donc que l’organisation va au-delà des capacités intellectuelles. 

Le dictionnaire Larousse définit l’organisation comme l’action d’organiser, de structurer, d’arranger, d’aménager ou la manière dont quelque chose se trouve structuré, agencé.

Ces deux définitions mettent en évidence la notion d’ordre. Bien s’organiser suppose donc de mettre de l’ordre dans un domaine donné de notre vie. Vous pouvez mettre de l’ordre dans vos documents administratifs, dans votre cuisine, dans vos vêtements, dans vos finances, dans votre alimentation, dans vos relations, etc. De manière ultime, il s’agit de définir une organisation personnelle qui puisse répondre à vos besoins.

Tout le monde peut mettre de l’ordre dans son quotidien de manière ponctuelle. Mais cela n’a pas un grand intérêt. Si on parle de s’organiser au quotidien, cela suppose une certaine durabilité et permanence. Or pour mettre en place quelque chose de durable et de permanent, il convient de mettre en place un système.

Concevoir l’organisation comme un système 

Pour être capable de mettre en place votre organisation en la pensant comme un système, il est important au préalable de bien comprendre ce qu’est un système.

Chaque système est régi par trois composantes majeures qui sont d’ailleurs interdépendantes :

• Une mission : la raison d’être et les objectifs à atteindre par le système

• Des principes : les règles de fonctionnement du système

• Des ressources : les outils sur lesquels il s’appuie pour bien fonctionner

Voici quelques exemples de systèmes :

Le système de production dans une usine :

– Il a une mission : par exemple fabriquer des bouteilles, fabriquer des voitures, emballer des produits, etc. en allant plus vite que si on le faisait manuellement

– Il comprend des règles de fonctionnement telles que la manière de s’habiller (bleu de travail, chaussures de sécurité, etc), la manière dont la production est organisée (par séries de X produits, Y séries par jour, etc.

– Il utilise des ressources telles que le Kanban, le SMED, les 5S, le PDCA, etc. pour assurer le performance du système

Le système éducatif dans un pays :

– Il a une mission : donner accès à l’éducation pour former tous les citoyens et permettre à chacun d’être au service de son pays dans la sphère publique ou privée

– Il comprend des règles de fonctionnement qui sont bien évidemment variables selon les pays : éducation gratuite pour tous, enseignement obligatoire de 6 ans à 16 ans, choix entre des filières générales et techniques, signes religieux acceptés ou refusés, etc.

– Il utilise des ressources telles que les rectorats pour assurer une organisation administrative, des inspections pour s’assurer du bon fonctionnement des règles en place, des plateformes d’inscription et d’admission pour faciliter l’accès à différents cursus, etc.

De la même manière que la production est gérée dans une usine ou l’éducation dans un pays, vous devez penser à votre organisation de manière systémique pour pouvoir faciliter son implémentation et surtout la maintenir dans la durée.

Comment mettre en place votre système d’organisation ?

S’il est vrai que certaines personnes ont des aptitudes naturelles d’organisation et font peu d’efforts pour être organisées dans leur quotidien, il est néanmoins important de comprendre que l’organisation est une compétence que tout le monde peut acquérir.

Puisque nous parlons de système, chaque personne peut en réalité mettre en place son propre système d’organisation. Et c’est d’ailleurs ce que je recommande. La vérité est que nous sommes tous différents, il ne peut donc pas avoir un système d’organisation qui puisse fonctionner pour tout le monde.

Etape 1 – Identifier la mission de son système d’organisation

Pour bien penser votre organisation, il est important de vous demander quelle est la raison d’être de votre système. En d’autres termes :

• Quels changements souhaitez-vous obtenir ?

• Quels résultats souhaitez-vous atteindre ?

• Quels objectifs souhaitez réaliser ?

L’une des manières les plus simples de trouver des réponses à ces questions est d’identifier le(s) domaine(s) de votre vie dans lesquels vous souhaitez mettre de l’ordre.

Il peut s’agir :

– du rangement des placards de votre cuisine ;

– du rangement des vêtements dans votre penderie ;

– du classement de vos documents administratifs ; 

– de la gestion de vos différents projets ;

– etc. 

Vous pouvez aller plus loin en vous demandant :

• Quel est votre point de départ ? Cela vous permet d’identifier vos lacunes actuelles et d’entrevoir vos potentiels axes de progrès.

• Ce que vous pouvez faire pour changer la situation actuelle et progresser vers votre idéal

Une fois votre mission bien définie, vous pouvez à présent passer à la définition des principes sur lesquels reposera votre système d’organisation.

Etape 2 – Définir les principes de fonctionnement de votre système d’organisation

À ce niveau, il ne s’agit pas de réinventer la roue mais de s’appuyer sur les principes d’organisation déjà existants. En matière d’organisation personnelle, quel que soit le domaine dans lequel vous souhaitez mettre de l’ordre dans votre vie, il existe de nombreux principes.

Parmi les principes fondamentaux d’organisation, nous pouvons citer :

• la gestion des informations : toutes les informations relatives à l’implémentation et au suivi de votre système d’organisation doivent pouvoir être gérées

• la gestion du temps : elle repose sur des piliers importants tels que la planification, la fixation des priorités, la productivité, etc.

• la gestion de l’attention : comment vous concentrer efficacement dans la mise en oeuvre des actions nécessaires au fonctionnement optimal de votre organisation

• la gestion de l’énergie : comment votre énergie peut avoir un impact sur l’efficacité de votre organisation et pourquoi il est important de faire attention à votre sommeil, votre alimentation et votre forme physique

Il faut connaître ces principes pour bien composer avec eux. Mais il est encore plus important de vous les approprier ou encore d’identifier ceux qui sont les plus adaptés pour vous.

Par exemple, on vous dira très souvent de mettre en place des routines matinales. S’il a été démontré que les personnes ayant des routines matinales sont souvent productives, la vérité est que tout le monde n’est pas du matin. Certaines personnes ont besoin de beaucoup de temps le matin avant d’émerger. Elles seront donc difficilement productives tôt le matin.

Un autre exemple : il est recommandé à un adulte de dormir entre 7 et 9 heures. C’est ce que disent les spécialistes du sommeil. Mais force est de constater que certaines personnes dorment moins de 7 heures et d’autres plus de 9 heures. Nos organismes ne fonctionnant pas de la même façon, nous n’allez pas vous contraindre à dormir 10 heures chaque nuit alors que 6 heures sont suffisantes à votre organisme pour recharger vos batteries.

Identifiez donc les principes qui vous correspondent, ceux-là qui sont en adéquation avec votre fonctionnement. Faites-en la fondation de votre système d’organisation.

Etape 3 – Trouver les ressources les plus adaptées à votre organisation

Pour vous organiser au quotidien, il existe une panoplie de ressources (méthodes, techniques, applications, outils) pour tous les types d’usage. Que vous aimiez ou pas la technologie, il est aujourd’hui possible de trouver une ou plusieurs ressources pour gérer votre organisation.

Les ressources d’organisation peuvent être catégorisés en 6 familles :

• Les méthodes d’organisation : ce sont de véritables systèmes d’organisation avec des étapes précises et des techniques qui leur sont propres. Parmi les plus connues, on peut citer la méthode GTD (Getting Things Done) inventée par le célèbre coach en productivité David Allen, la méthode ZTD (Zen To Done) qui est une version allégée de la GTD. Elle est proposée par l’auteur Léo Babauta du blog Zen Habits. Il y a également la méthode PARA du blogueur Tiago Forte.

• Les outils de capture : ils vous permettent de noter vos idées, vos projets, bref ce que vous souhaitez faire. Ces informations sont centralisées à un endroit et vous pourrez ainsi plus facilement les trier, les prioriser et les planifier. Vous pouvez utiliser un simple calepin, un bullet journal ou des outils numériques tels que Evernote, Workflowy, Notion, etc.

• Les outils de planification : ils vous permettent de planifier le travail que vous allez effectuer pour réaliser vos projets et atteindre vos objectifs. On distingue globalement 2 types d’outils de planification : l’agenda et le gestionnaire de tâches.

• Les outils d’exécution : ils ont pour objectif de faciliter l’exécution des différentes actions identifiées pour bien vous organiser. Voici quelques-uns : la technique du pomodoro, la technique des 2 min, la technique des 5 min, des applications mobiles ou des extensions internet qui permettent de travailler de manière focalisée (Forest, Motion, Freedom, etc.)

• Les outils de contrôle : ils vous permettent de suivre la performance de votre système d’organisation et de l’améliorer au fur et à mesure. Vous pouvez commencer avec Rescue Time, c’est un outil qui va mesurer la manière dont vous utilisez votre temps. Il est également important de mettre en place des revues périodiques (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles) pour faire le point, savoir ce que vous faites bien et identifier vos axes d’optimisation.

• Les outils de stockage : ils vous aident à organiser votre espace de travail, à stocker la documentation relative à vos différents projets et à travailler de manière collaborative avec vos partenaires ou votre équipe.

Les ressources sont une composante importante d’un système d’organisation mais elles ne vous seront pas vraiment utiles si vous n’avez pris le temps de clarifier les deux étapes précédentes à savoir la mission et les principes.

Ne vous précipitez donc pas pour commencer à utiliser telle ou telle application ou tel ou tel outil si vous n’avez pas pris le temps de poser les fondations. Sinon vous aurez des résultats très mitigés et vous risquez d’abandonner rapidement votre désir de bien vous organiser.

Vous l’aurez bien compris, les ressources sont importantes mais elles doivent être abordées en dernier.

Conclusion

Que vous ayez ou pas des aptitudes naturelles d’organisation, vous avez besoin de mettre en place un système d’organisation si vous voulez avoir des résultats prévisibles dans la vie.

Pour le mettre en place, il est important de suivre les 3 étapes suivantes dans l’ordre :

• Assigner une mission à votre système d’organisation

• Identifier les principes qui le soutiennent

• Choisir les outils qui vous conviennent et que vous allez utiliser au quotidien pour faire vivre votre système

Il n’y a pas de système unique et universel qui colle aux besoins de tout le monde. Mais il appartient à chacun de construire son propre système en se basant sur les principes et les outils existants qui ont fait leurs preuves.