Résumé du livre Rocket Fuel

Jul 22, 2022 | Résumé Livre

Rocket Fuel

1. Informations bibliographiques

Titre :
Rocket Fuel
Sous-Titre :
The One Essential Combination That Will Get You More of What You Want From Your Business
Auteur(s) :
Gino Wickman et Mark C. Winters
Editeur :
BenBella
Date de publication:
Avril 2016
Categorie :
Entrepreneuriat
Pages :
208
Ma Note :
4/5

 

PROCUREZ-VOUS LE LIVRE

2. Synthèse Générale

Ce livre parle de la relation incontournable entre 2 profils dans la gestion efficace d’un business. Il s’agit du visionnaire et de l’intégrateur.

Il montre à quel point ces 2 rôles sont vraiment complémentaires et aide chaque entrepreneur à identifier son profil pour mieux se positionner vis-à-vis de ses associés ou de ses partenaires.

 

Le livre est divisé en 2 parties :

 

  • Dans la première partie, les auteurs posent le contexte en définissant le visionnaire et l’intégrateur ainsi que leur relation.

     

  • La deuxième partie est dédiée aux éléments pratiques d’organisation qui permettent aux deux profils de travailler efficacement ensemble.
Les auteurs terminent le livre avec un chapitre bonus proposant des outils pratiques de management et de leadership pour une meilleure gestion de l’entreprise.

 

3. Idées Clés

  • Chaque petite entreprise (TPE, PME) a besoin de 2 types de leaders : un visionnaire et un intégrateur.

Le visionnaire voit le futur, et l’intégrateur l’amène à manifestation. Il s’agit de 2 rôles différents mais puissamment complémentaires quand ils travaillent bien ensemble. 

Quelques exemples célèbres : Walt et Roy Disney (Disney), Henry Ford et James Couzens (Ford), Ray Kroc et Fred Turner (Mac Donald’s).

  • Chaque personne est soit visionnaire, soit Intégrateur. C’est très rare d’être à la fois visionnaire et intégrateur.

  • Autre appellation/analogie : entrepreneur (visionnaire) et manager (intégrateur)

IMPORTANT : tous les visionnaires/intégrateurs n’ont pas 100 % des éléments énumérés dans la suite. Ce sont des points génériques. Néanmoins chacun devrait se retrouver dans 80 % d’entre eux.

 

LES CARACTÉRISTIQUES DU VISIONNAIRE ET DE L’INTÉGRATEUR


LE VISIONNAIRE

  • Générateur d’idées : un visionnaire a souvent des dizaines et des dizaines d’idées chaque semaine concernant l’avenir de l’entreprise. Toutes ne sont pas bonnes, certaines peuvent même être dangereuses pour la boîte… Mais quelques unes sont juste brillantissimes !

  • Vision globale : il n’est pas trop intéressé quand les sujets commencent à devenir trop détaillés. Il préfère avoir une vue d’hélicoptère (par opposition à la vue microscopique).

  • Orienté vers le futur : il réfléchit de manière stratégique et connecte plusieurs idées rapidement. Il voit ce que plusieurs ont du mal à percevoir concernant l’avenir de l’entreprise, les tendances et besoins futurs des clients, les produits et services.

  • Mentalité de chasseur : il “chasse” constamment de nouvelles idées, opportunités, solutions, etc. pour résoudre des problèmes complexes. Il a l’aptitude à “naviguer dans le brouillard”, il sait “comment avancer dans la bonne direction en l’absence de boussole et de panneaux de signalisation”.

L’INTÉGRATEUR

  • L’intégrateur amène à manifestation, implémente la vision du visionnaire.

  • L’intégrateur a plusieurs appellations : n°2, bras droit, COO, Chief of Staff, General Manager, etc.

  • Pour aller à une dimension supérieure, chaque entreprise doit avoir une personne jouant le rôle d’intégrateur.

  • L’intégrateur est comme la colle qui permet de relier les RH, les process, les systèmes, les priorités et la stratégie de l’entreprise.
  • Gestion de opérations courantes de l’entreprise : l’intégrateur aime gérer les aspects opérationnels du business, identifie et enlève les obstacles pour faciliter l’exécution. Il opère à un niveau plus détaillé que le visionnaire. Il voit les angles morts que le visionnaire ne voit pas.
  • La force tranquille : il est obsédé par la clarté et la lucidité organisationnelles pour permettre à toute l’entreprise de regarder dans la même direction (tous les départements) et que tout le monde ait le même niveau global d’informations (la main gauche sait ce que la main droite fait)
  • La voix de la raison : il filtre les idées du visionnaire afin que les collaborateurs se focalisent sur les plus pertinentes.
LE FONCTIONNEMENT (ADN) DU VISIONNAIRE ET DE L’INTÉGRATEUR


LE VISIONNAIRE

  • A l’esprit entrepreneurial
  • A beaucoup d’idées régulièrement
  • Pense de manière stratégique
  • Est fortement impliqué dans le développement de nouveaux produits/services
  • Est une source d’inspiration pour les gens
  • Est impliqué auprès des employés et des clients pour communiquer la vision de l’entreprise
  • Créateur et protecteur de la vision de l’entreprise

L’INTÉGRATEUR

  • Il est bonne planification et organisation
  • Il est digne de confiance, c’est quelqu’un sur qui on peut compter
  • A une approche conceptuelle des choses
  • C’est un solutionneur de problèmes
  • C’est un bon leader-manager
  • C’est un gestionnaire efficace de conflits
  • C’est un catalyseur de la cohésion d’équipe
  • Il sait comprendre et évaluer les autres
LES DÉFIS DU VISIONNAIRE ET DE L’INTÉGRATEUR


LE VISIONNAIRE

  • A du mal à rester focalisé : s’ennuie rapidement, commence plusieurs projets en même temps mais les amène tous rarement jusqu’au bout
  • A trop d’idées : l’abondance de nouvelles idées peut nuire aux anciennes idées voire les tuer. C’est le talon d’Achille du visionnaire.
  • Inconsistance : passe facilement du coq à l’âne et les équipes peuvent parfois avoir du mal à suivre.
  • Ne sait pas gérer les détails : a du mal à gérer les sujets très opérationnels puisqu’il préfère avoir une vue d’hélicoptère sur les sujets.
  • Faible développement des talents : peut être dans une posture de quelqu’un d’indispensable et d’irremplaçable et ne pas équiper les autres pour la relève (le moment venu bien sûr)
LA SOLUTION = embrasser pleinement sa nature de leader et déléguer l’implémentation de la vision à un intégrateur.

L’INTÉGRATEUR

  • Pas de gloire : l’intégrateur est souvent une personne de l’ombre. On parle plus du visionnaire que de l’intégrateur. Et il peut vouloir qu’on lui manifeste également de la reconnaissance.
  • Est accusé d’être pessimiste/négatif : l’intégrateur est celui souvent capable de dire NON au visionnaire, qui filtre ses idées et doit le convaincre de revoir les priorités en fonction du focus actuel de l’entreprise
  • Aller lentement pour aller rapidement : il est souvent “accusé” par le visionnaire de ne pas exécuter rapidement la vision. Mais la vérité est que l’intégrateur doit s’assurer de la cohérence d’exécution et de la disponibilité des ressources.

LA SOLUTION = travailler main dans la main en binôme Visionnaire/Intégrateur.

COMMENT LE VISIONNAIRE ET L’INTÉGRATEUR PEUVENT TRAVAILLER EFFICACEMENT ?


Les auteurs proposent 2 outils :

  • L’organigramme des responsabilités qui comprend 5 rôles majeurs : Visionnaire, Intégrateur, Ventes/Marketing, Opérations, Finances/Administration. Les 3 derniers reportent à l’Intégrateur, qui lui-même reporte au Visionnaire.
Il existe un certain nombre de difficultés courantes avec l’organigramme des responsabilités :
– Le Visionnaire qui ne veut pas lâcher prise pour laisser son Intégrateur assurer la supervision des autres fonctions.
– Le Visionnaire et l’Intégrateur qui veulent en plus de leur rôle occuper l’une des 3 autres fonctions, portant ainsi plusieurs casquettes

– Vouloir occuper à la fois le rôle de Visionnaire et celui d’Intégrateur

  • Les 5 règles : il s’agit d’un cadre de fonctionnement à mettre en place pour faciliter le travail

    – Rester sur la même longueur d’onde avec notamment une réunion mensuelle entre le Visionnaire et l’Intégrateur pour faire le point pro/perso et trouver des solutions aux problèmes identifiés

    – Le Visionnaire ne doit pas court-circuiter l’Intégrateur dans son rôle de gestionnaire opérationnel : si jamais un collaborateur ou un responsable des 3 autres fonctions de l’organigramme venait à aller se plaindre auprès du Visionnaire pour un quelconque problème, ce dernier doit le renvoyer vers l’Intégrateur avec qui il doit résoudre le problème directement.

    – L’Intégrateur est celui qui pilote le processus de prise de décisions : le Visionnaire doit laisser l’Intégrateur assurer ce rôle (c’est le signe qu’il lui fait confiance) et ce dernier doit également laisser la latitude nécessaire aux responsables Ventes/Marketing,  Opérations, Finances/Administration pour prendre des décisions au sein de leurs équipes respectives. Il n’intervient qu’en cas de nécessité.

    – Vous êtes un salarié lorsque vous travaillez “dans” l’entreprise : selon cette règle, si le Visionnaire et l’Intégrateur sont en même temps les fondateurs/propriétaires de l’entreprise, ils doivent reconnaître que leur rôle de salarié est bien différent de celui de fondateur/propriétaire.

    – Maintenir un respect mutuel : le Visionnaire et l’Intégrateur doivent avoir un respect mutuel l’un pour l’autre. Leur relation est une sorte de “mariage professionnel”, sans confiance, il ne pourra pas tenir sur la durée. Bien que l’Intégrateur reporte au Visionnaire, ce dernier doit le considérer comme un véritable partenaire et non comme quelqu’un d’inférieur.

4. Mon avis sur le livre

J’ai beaucoup aimé ce livre parce qu’il permet de réaliser qu’au sein d’une petite entreprise, chaque personne doit véritablement être à la bonne place pour que l’entreprise fonctionne correctement. Par ailleurs, il démontre que le fondateur de l’entreprise a vraiment besoin d’un bras droit pour amener à manifestation les différentes idées et les projets qu’il a en tête.  On comprend également le rôle crucial que joue ce bras droit qui est l’intégrateur et la nécessité de le considérer comme un véritable partenaire pour que le duo puisse fonctionner à merveille.

Ce livre m’a personnellement permis d’identifier mon profil qui je le crois est Intégrateur. Mais je me suis posé une question tout au long de ma lecture : ne peut-on pas être Intégrateur sur certains projets d’entreprise et visionnaire sur d’autres ?

7 raisons d’adopter Evernote comme outil d’organisation pour ses études

Jul 21, 2022 | Outils Numériques

Tous les étudiants sérieux aspirent à s’organiser le mieux possible pour réussir leurs études. Vivant aujourd’hui dans ce qu’on appelle l’ère digitale, il est devenu normal de penser organisation en incluant les outils digitaux. Or il existe aujourd’hui une multitude d’outils numériques pour s’organiser. Comment donc choisir ? La bonne nouvelle est que certains se démarquent plus que d’autres et proposent des fonctionnalités qui répondent vraiment aux problématiques des étudiants. C’est notamment le cas d’Evernote dont le slogan est “Remember everything”. Quoi de mieux pour un étudiant qui veut réussir ses études ?

Dans cet article, je vais partager avec vous 7 raisons pour lesquelles vous devez adopter Evernote dans votre organisation en tant qu’étudiant.

1. Passer du papier au numérique

Autrefois, ceux qui prenaient des notes en cours directement sur leurs ordinateurs étaient en quelque sorte en avance sur leur temps. Avec l’essor du digital, il est devenu aujourd’hui évident de dématérialiser complètement cette activité. En effet, passer du papier au numérique est bénéfique à de nombreux égards : correction rapide des notes en cas d’erreurs (pas de ratures), risque réduit de perte des notes (pas de feuilles volantes), etc.

Avec Evernote, vous pouvez prendre vos notes sur téléphone mobile, tablette, web ou alors sur la version locale installée sur votre ordinateur.

 

2. Centraliser toutes vos notes à un seul endroit

Habituellement les étudiants utilisent des classeurs ou des chemises cartonnées pour organiser et classer leurs cours. Les classeurs se remplissant rapidement avec les cours, les exposés et les travaux dirigés, il est difficile voire impossible de ranger tous ses cours dans un classeur unique. Et quand bien même cela serait possible, le classeur deviendrait tellement énorme et rempli que vous mettrez à chaque fois beaucoup de temps pour retrouver les notes que vous recherchez.

Avec Evernote, vous aurez la possibilité de tout centraliser facilement à un seul endroit. Et même si vous avez plusieurs classeurs numériques, ils seront facilement accessibles en un clic.

 

3. Faciliter vos recherches d’informations

Non seulement Evernote vous permet de tout centraliser à un seul endroit, il facilite également votre recherche d’informations grâce à deux fonctionnalités :
  • Les classeurs : vous classez vos notes par discipline. Exemple : Philosophie, Marketing, Communication, etc. Vous pouvez alors accéder à vos notes de Marketing en allant directement dans le classeur Marketing.
  • Les tags ou mots-clés : dans ce cas, vous prenez vos notes en y incluant des mots-clés dont vous pourrez vous servir pour retrouver facilement vos notes. Par exemple, vous prenez plusieurs notes qui traitent de la stratégie de marque et vous utilisez alors le mot-clé “marque”. Lors de votre recherche, au lieu d’aller chercher note par note à travers les titres des notes, il vous suffit de lancer une recherche avec le mot-clé “marque” et elle vous remontera toutes vos notes relatives à la stratégie de marque.

4. Préparer efficacement vos exposés 

Lorsque vous préparez un exposé, il est une chose à laquelle vous ne pouvez pas échapper : il s’agit de faire des recherches. Qu’elles soient faites sur Internet ou sur des supports physiques (encyclopédies, magazines, livres, etc.), Evernote vous donne la possibilité de capturer facilement les informations dont vous avez besoin et de les stocker pour pouvoir les utiliser plus tard pour votre exposé.
Sur Internet, vous pouvez utiliser une fonctionnalité appelée le web clipper qui capture les informations dont vous avez besoin (article, PDF, image, etc.) sur une page web et les stocke dans un classeur de votre choix.
Concernant les informations sur des supports physiques, il faudra faire appel à la fonctionnalité appareil photo en créant une note.

 

5. Partager facilement vos notes à vos amis

L’un de vos copains était absent à un cours et vous demande vos notes ? Quoi de plus facile ! Avec Evernote, vos notes sont exportables au format PDF. Vous n’avez qu’à le lui envoyer !
Il existe une autre solution, celle de partager directement vos notes à votre copain grâce à la fonctionnalité Partager la note. En outre, vous avez la possibilité gérer les droits d’accès. Ainsi votre copain pourra simplement visualiser vos notes sans y apporter des modifications, ou alors il pourra les éditer. Cette dernière option peut être très utile dans le cadre de travaux de groupe.

6. Avoir accès à vos cours en tout temps et en tout lieu

Evernote est une application disponible sur plusieurs supports et plateformes. Autrement dit que vous soyez sur Android ou sur Apple, vous pouvez utiliser l’application. Par ailleurs, l’outil Evernote est accessible aussi bien sur téléphone mobile que sur tablette. De plus, il existe également une version web et vous avez aussi la possibilité l’installer sur votre ordinateur.

Vous pouvez ainsi commencer à rédiger une note sur votre téléphone mobile et la finaliser sur votre ordinateur. Vous l’aurez bien compris, il y a une synchronisation entre les différents supports sur lesquels vous utilisez l’outil Evernote. Une connexion Internet et un support (téléphone, tablette, ordinateur) sont donc suffisants pour avoir accès à vos informations peu importe où vous vous trouvez sur la planète.

 

7. Pouvoir enregistrer vos cours sans grand effort

Il existe une fonctionnalité vraiment intéressante dans Evernote. Il s’agit de l’enregistreur audio que vous pouvez lancer en créant votre note. Avec l’enregistreur, vous êtes sûr de ne rien rater des propos de votre professeur. En plus d’enregistrer votre cours, il est également possible de faire une prise de notes dans la note concernée. Vous pourrez ainsi vérifier la justesse de votre prise de notes en réécoutant l’enregistrement.

 

Conclusion

Il existe de nombreuses raisons d’adopter Evernote comme outil d’organisation dans ses études. J’en ai identifié 7 qui me semblent vraiment pertinentes et que nous avons pu passer en revue tout au long de l’article :

1. Passer du papier au numérique
2. Centraliser toutes vos notes à un seul endroit
3. Faciliter vos recherches d’informations
4. Préparer efficacement vos exposés
5. Partager facilement vos notes à vos amis
6. Avoir accès à vos cours en tout temps et en tout lieu
7. Pouvoir enregistrer vos cours sans grand effort
Alors vous voulez adopter Evernote ? Il existe une offre spéciale pour les étudiants dont vous pouvez bénéficier en suivant ce lien.

5 familles d’outils numériques pour bien s’organiser au quotidien

Jun 28, 2022 | Outils Numériques

Lorsque vous mettez en place un système d’organisation pour optimiser votre manière de fonctionner, il est nécessaire à un moment ou à un autre d’utiliser des outils numériques pour le faire fonctionner efficacement au quotidien. Seulement, il existe aujourd’hui tellement d’outils numériques qu’il est souvent très difficile de s’y retrouver.

Mais la bonne nouvelle est qu’il est possible de regrouper l’ensemble des outils existants en familles. J’ai ainsi pu effectuer un regroupement qui me semble pertinent en les catégorisant en 5 familles : les outils de capture, les outils de planification, les outils d’exécution, les outils de contrôle et les outils de stockage.

Dans cet l’article, nous allons voir quel est le rôle de chaque famille d’outils dans votre organisation, ainsi que quelques exemples d’outils que vous pouvez adopter.  

1. Les outils de capture

Les outils de capture vous permettent de capturer différents types d’informations et de données : texte, images, PDF, audios, etc. L’objectif est de vous vider l’esprit, noter ce que vous avez à faire et ne pas oublier des choses importantes que vous auriez à faire. Il existe plusieurs outils qui peuvent vous servir de système de capture. Ils peuvent être regroupés en 2 catégories : les outils de capture visuels et les outils de capture écrits. 

Les outils de capture visuels : ils permettent de prendre des notes en créant un réseau interconnecté d’idées avec une vision globale. Voici quelques exemples :

Obsidian : c’est un outil qui permet de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Il offre également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Mindmeister : cet outil permet de capturer des informations en créant des cartes mentales. De manière terre à terre, cela commence par une idée principale au centre de votre carte, à laquelle vous pouvez rajouter un nombre illimité de sous-thèmes, en utilisant un code couleur pour plus de clarté et d’élégance. Vous pouvez aussi ajouter du contexte aux sujets avec des pièces jointes, des médias intégrés, etc.

Les outils de capture écrits : ils servent à prendre des notes écrites de manière classique avec des bullet points ou avec des phrases complètes. Voici quelques exemples :

Evernote : c’est une application de prise de notes disposant de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion et de la concentration.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

2. Les outils de planification

Les outils de planification vous permettent de planifier le travail que vous allez effectuer pour réaliser vos projets et atteindre vos différents objectifs. Il existe 2 types d’outils de planification : l’agenda et le gestionnaire de tâches.

L’agenda : il sert à positionner des blocs de temps, des réunions, des mémos pour travailler efficacement sur vos projets. Il existe des agendas papier et électronique. Nous nous focaliserons ici sur la partie électronique. Voici deux exemples :

Google Agenda : c’est l’agenda proposé dans la suite logicielle Google Workspace. Très facile d’utilisation, il vous permet de créer des évènements, des tâches, des objectifs, des rappels selon que vous êtes sur la version web ou la version mobile. Si vous utilisez Gmail, vous pourrez également bénéficier d’une importation automatique d’évènements dans votre agenda. En effet, tous les emails que vous recevez pour une réservation de vol, d’hôtel, de concert ou de restaurant
seront ajoutés automatiquement à votre agenda.
De plus, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Google Agenda

Agenda Outlook : c’est l’agenda relié à Outlook et proposé dans la suite logicielle Microsoft 360. Il vous permet de suivre vos rendez-vous et planifier des réunions avec d’autres personnes. Vous pouvez également enregistrer facilement des évènements de type réservation de vol dans votre agenda, à partir de votre boîte email Outlook.

De la même façon que Google Agenda, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Agenda Outlook

Le gestionnaire de tâches : il complète votre agenda en vous aidant à répertorier et à prioriser les tâches en rapport avec les activités positionnées dans votre agenda. Voici deux exemples :

Todoist : très facile à prendre en main, cette application vous permet de gérer efficacement vos tâches. Vous avez la possibilité de les organiser par projets et de les afficher par horizons temporels (aujourd’hui, prochainement). Vous avez également une boîte de réception dans laquelle vous pouvez enregistrer en vrac vos différentes tâches et les classer ultérieurement.

Todoist

Tick Tick : disponible sur plusieurs plateformes et systèmes d’exploitation, c’est une application qui vous permettra d’organiser facilement les différents aspects de votre vie. Grâce à des fonctionnalités d’enregistrement rapide, vous pouvez créer vos tâches par écrit et par audio, gérer les priorités et collaborer avec d’autres personnes. Vous pouvez également transformer vos emails en tâches. De plus, vous pourrez suivre vos performances grâce aux statistiques.

Todoist

3. Les outils d’exécution

Les outils d’exécution ont pour objectif de faciliter l’exécution des différentes actions identifiées pour réaliser vos projets. Sans être exhaustifs, on peut souligner en particulier 2 catégories de d’outils qui se révèlent être de bons facilitateurs d’exécution.

Les outils de gestion de projets : ils vous aident à faire un rétroplanning de vos projets et à travailler de manière collaborative avec vos collaborateurs et vos partenaires/clients. Voici deux exemples :

Asana : il s’agit d’un outil permettant d’organiser, de planifier et de gérer vos projets en équipe de A à Z. Par ailleurs, il permet de travailler de manière collaborative et d’obtenir une vue d’ensemble du travail pour que les équipes se focalisent sur les tâches prioritaires au bon moment. Asana donne également la possibilité de faire des commentaires sur les tâches et de partager des fichiers relatifs aux projets.

Clickup : c’est une plateforme tout-en-un qui permet de gérer des tâches, les documents, les projets, le travail d’équipe dans plusieurs domaines (ingénierie, marketing, design, ressources humaines, etc.). Concernant la partie gestion des projets, cette solution permet d’organiser les tâches, de collaborer en équipe et d’effectuer le suivi d’avancement du travail en cours.

Les outils de focalisation : ces outils vous permettent de dompter les distractions de votre environnement et de mener votre travail jusqu’au bout avec efficacité. Voici deux exemples :

Noisli : c’est une plateforme numérique mêlant des sons et des bruits de fond qui vous permet de créer un environnement sonore propice à la concentration et à la détente, et stimule votre productivité. Au lieu d’écouter de la musique, vous écoutez ces bruits d’ambiance qui vous aident à vous concentrer dans votre travail.

Freedom : c’est un bloqueur d’applications et de sites Web disponible pour Mac, Windows, Android, iOS et Chrome. Il permet de retrouver concentration et productivité pour accomplir avec efficacité vos tâches.

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4. Les outils de contrôle

Ces outils permettent de contrôler et de suivre l’efficacité de votre système d’organisation afin de pouvoir l’améliorer au fur et à mesure.
Ce sont généralement des outils qui vont mesurer la manière dont vous utilisez votre temps, identifier à quelles activités vous l’allouez. Comme pour les précédents outils, nous allons voir 2 exemples.

Time Doctor : il permet d’effectuer un suivi du temps et des informations sur la productivité pour vous-même et vos équipes, vous donnant ainsi l’opportunité de donner le meilleur de vous-mêmes en rectifiant le tir et corrigeant vos mauvaises habitudes.

Toggl Track : la promesse de cet outil est d’effectuer le suivi de votre temps de travail pour une meilleure qualité de travail, afin de vous éviter des pertes de temps inutiles et surtout du surtravail pouvant conduire au surmenage.

5. Les outils de stockage

Ces outils vous permettent d’organiser votre espace de travail, de stocker la documentation relative à vos différents projets et de travailler également de manière collaborative avec votre équipe, vos collaborateurs ou encore vos partenaires et clients. Il existe aujourd’hui sur le marché, une multitude d’outils de stockage. Nous allons prendre en exemple les 2 solutions les plus populaires actuellement.

Google Drive : c’est la solution de stockage de la suite logicielle Google Workspace. Avec Google Drive, vous avez un accès facile et sécurisé à vos documents. De plus, il s’intègre avec la technologie que vous utilisez déjà. Ainsi, vous pouvez collaborer sur des fichiers Microsoft Office sans avoir à convertir les formats de fichier.

OneDrive : c’est l’espace de stockage proposé par Microsoft. Il vous permet de stocker vos photos et fichiers et d’y accéder depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez. Vous organisez ainsi vos données tout en les protégeant et en restant connecté.

Conclusion

Pour bien vous organiser, vous aurez besoin tôt au tard d’utiliser des outils numériques afin de gagner en productivité. Mais comme nous l’avons vu, il existe une multitude d’outils et le choix n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter la tâche, j’ai fait un regroupement en 5 familles avec une certaine logique :

– Les outils de capture pour noter tout ce que vous avez à faire.

– Les outils de planification pour planifier votre travail.

– Les outils d’exécution pour accomplir efficacement votre travail.

– Les outils de contrôle pour savoir comment vous utilisez votre temps.

– Les outils de stockage pour stocker de manière sécurisée vos fichiers.

Choisissez un outil dans chacune de ces 5 familles et amenez votre productivité à une dimension supérieure !

Procrastination : le guide ultime pour mieux la comprendre

Mar 10, 2022 | Procrastination

À un moment ou un autre, tout le monde est confronté à la procrastination. Pour certains, c’est juste passager, cela arrive de temps en temps. Pour d’autres malheureusement, la mauvaise habitude est ancrée. La vérité est que chaque personne qui procrastine de manière régulière aspire au plus profond d’elle-même à s’en débarrasser. Cependant, pour réussir à vaincre la procrastination, il est important de bien la comprendre.

L’objectif de cet l’article est donc de vous donner un ensemble d’informations générales et essentielles que vous devez savoir pour avoir une meilleure compréhension de la procrastination. 

Qu’est-ce que la procrastination ? 

De manière terre à terre, la procrastination c’est tout simplement le fait de reporter inutilement (et sans véritables raisons logiques) des décisions ou des actions qu’on devrait faire à un certain moment. Par exemple, si vous disposez d’une semaine pour terminer un travail, mais que vous le reportez sans cesse jusqu’à la date limite, alors que vous aviez l’intention de le faire plus tôt, alors vous procrastinez.

Généralement, la procrastination résulte de l’incapacité d’une personne à autoréguler son comportement. Cela consiste pour une personne à agir contre son meilleur jugement, en raison d’un manque de maîtrise de soi. Par conséquent, la procrastination est généralement irrationnelle. En d’autres termes, les gens procrastinent même lorsqu’ils se rendent compte que cela est mauvais pour eux, et même lorsqu’ils veulent arrêter.

Si on s’intéresse à la question d’un point de vue psychologique, le principal moteur de la procrastination est la priorité donnée à la réparation de l’humeur et à la régulation des émotions à court terme sur la réalisation et le bien-être à long terme. Cela signifie simplement que lorsque les procrastinateurs ont une aversion pour une tâche pour une raison quelconque, par exemple parce qu’ils sont anxieux ou parce qu’ils la trouvent ennuyeuse, ils la reportent, afin d’éviter de souffrir d’émotions négatives dans le présent. Ils le font en dépit du fait que ce report les empêchera d’atteindre leurs objectifs, et en dépit du fait qu’il pourrait les amener à ressentir davantage d’émotions négatives à long terme, ce qui est particulièrement probable dans les cas où les gens se sentent coupables de leur procrastination.

Quelques chiffres clés sur la procrastination

La procrastination est un phénomène largement répandu. D’après les recherches, environ 20 % de la population adulte et près de 50 % de la population étudiante procrastinent de manière régulière et cela devient problématique pour ces personnes qui éprouvent d’importantes difficultés dans leur vie quotidienne en raison de leur procrastination.

En outre, le nombre de personnes qui procrastinent en général est encore plus élevé. Par exemple, bien qu’environ 50 % des étudiants se considèrent comme des procrastinateurs chroniques, environ 75 % des étudiants se considèrent comme des procrastinateurs en général, et environ 80 à 95 % des étudiants disent qu’ils procrastinent dans une certaine mesure.

Cela démontre également que même si la procrastination est répandue en général, elle l’est particulièrement dans certaines populations. Par exemple, la procrastination est un problème tellement courant chez les étudiants que la tendance à remettre à plus tard les tâches jusqu’à la veille de leur échéance est parfois appelée le syndrome de l’étudiant.

Enfin, il convient de noter que certains éléments indiquent que le taux de procrastination dans la population augmente avec le temps, ce qui est cohérent avec la croissance de problèmes similaires tels que la mauvaise alimentation et les jeux, qui impliquent l’incapacité des gens à s’autoréguler. Cependant, la procrastination est loin d’être un phénomène nouveau, et elle a été documentée par diverses personnes au cours de l’histoire, comme en témoignent, par exemple, les écrits du poète grec Hésiode :

“Ne remets pas ton travail à demain et à après-demain, car l’ouvrier paresseux ne remplit pas sa grange, ni celui qui remet son travail à plus tard : l’industrie fait bien marcher le travail, mais l’homme qui remet à plus tard le travail est toujours aux prises avec la ruine.”

– Hésiode, dans “Les travaux et les jours” (vers 700 avant J.-C.)

Exemples de procrastination

Tout le monde ne procrastine pas de la même manière et pour les mêmes raisons. Les gens procrastinent de différentes manières et dans différents domaines de la vie, en adoptant divers types de comportements. Voici quelques exemples courants de procrastination :

  • Naviguer sur les réseaux sociaux au travail au détriment de vos tâches importantes.
  • Repousser à de nombreuses reprises des travaux académiques jusqu’à la veille du jour où ils doivent être rendus.
  • Vouloir mettre en place une nouvelle bonne habitude, comme faire du sport ou épargner de l’argent, mais la remettre à plus tard tout en vous disant que ce sera fait dans un avenir proche.
  • Vous voulez démarrer une entreprise, mais vous perdez du temps à chercher des informations sans importance au lieu de vous lancer tout simplement et mettre réellement quelque chose en place.

Comme vous pouvez le constater à partir de ces exemples, et comme vous continuerez à le voir dans les sections suivantes, la procrastination est un phénomène complexe, car différentes personnes peuvent la vivre de manière complètement différente et pour des raisons complètement différentes.

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Prédispositions à la procrastination

De nombreux facteurs personnels et contextuels sont associés à la probabilité qu’une personne soit prédisposée à la procrastination. Parmi les facteurs les plus importants, on peut citer :  

LA DÉMOGRAPHIE

Une compilation d’études sur la procrastination a montré que l’âge d’une personne est négativement associé à la probabilité qu’elle procrastine. Les gens ont tendance à moins procrastiner en vieillissant. En outre, cette analyse a montré que le sexe est également associé à la probabilité qu’une personne remette à plus tard, en moyenne les femmes procrastinent moins que les hommes.

Par ailleurs, divers autres facteurs démographiques sont associés à la tendance à la procrastination, comme la nationalité, le niveau d’éducation et l’état civil d’une personne. Certains de ces facteurs sont de nature plus causale, c’est-à-dire qu’ils peuvent rendre une personne plus encline à la procrastination, tandis que d’autres sont de nature plus corrélationnelle, c’est-à-dire qu’ils sont associés à des niveaux plus élevés de procrastination, mais n’incitent pas nécessairement une personne à procrastiner davantage.

Dans l’ensemble, bien que ces facteurs soient tous associés à la procrastination dans une certaine mesure, il est important de noter que la procrastination est présente dans la plupart des populations, ce qui explique pourquoi elle est considérée comme un comportement humain universel.

LA PERSONNALITÉ

Les recherches montrent qu’il existe une relation significative entre certains traits de personnalité et la tendance à la procrastination. Les plus notables d’entre eux sont les suivants :

  • La conscience (ou encore la conscienciosité), qui est la tendance à être discipliné, orienté vers la réussite, travailleur, concentré et organisé, est le trait de personnalité le plus fortement associé à la procrastination, et plus une personne est consciencieuse, moins elle est susceptible de procrastiner.
  • L’impulsivité, qui est la tendance à agir sans planifier ou sans tenir compte des conséquences de ses actions, est également fortement associée à la procrastination, et plus une personne est impulsive, plus elle est susceptible de procrastiner.
  • L’agréabilité, c’est-à-dire la tendance à se soucier des autres et à bien travailler avec eux, est un trait de personnalité qui est associé à la procrastination dans certains cas, et plus particulièrement dans les situations où les personnes ayant un faible niveau d’agréabilité procrastinent comme une forme de rébellion contre les tâches ou les délais qui leur sont imposés par une figure d’autorité qu’elles n’apprécient pas.
  • La recherche de sensations est un trait de personnalité qui est associé à la tendance à la procrastination dans certains cas, et plus particulièrement dans les situations où les personnes procrastinent afin de rendre les tâches plus stimulantes et excitantes, généralement en attendant juste avant la date limite pour les accomplir.

L’INTELLIGENCE

En général, il n’y a pas de corrélation significative entre l’intelligence des personnes et la tendance à la procrastination.

Cependant, lorsque les procrastinateurs travaillent et étudient, ils ont tendance à utiliser moins de stratégies cognitives, telles que la répétition et l’élaboration, ainsi que moins de stratégies métacognitives, telles que la planification préalable et l’autocontrôle. Cela peut avoir un effet négatif sur les performances des procrastinateurs lorsqu’il s’agit de tâches qui demandent un effort cognitif important.

LA GÉNÉTIQUE

Il existe une composante génétique de la procrastination et elle a permis d’établir que la tendance à la procrastination est modérément héritable. Cela concorde avec le fait que les facteurs associés, tels que la maîtrise de soi et la conscience, ont également une forte composante génétique.

L’héritabilité de la tendance d’une personne à la procrastination est fortement associée à l’héritabilité de sa tendance à l’impulsivité, et l’héritabilité de ces deux facteurs est principalement liée à l’héritabilité de la tendance à ne pas définir et maintenir des objectifs sur la durée.

LE TROUBLE DU DÉFICIT DE L’ATTENTION AVEC OU SANS HYPERACTIVITÉ (TDAH)

Les recherches montrent que le trouble du déficit de l’attention est associé à la procrastination à certains égards.

Par exemple, une étude a établi une corrélation significative entre les scores de TDAH et la tendance à la procrastination, ce qui signifie que plus une personne présente de comportements basés sur le TDAH, et plus ces comportements sont sévères, plus cette personne est susceptible de procrastiner.

Ceci est en accord avec le fait que de nombreux comportements basés sur le TDAH peuvent contribuer directement à la procrastination, comme dans le cas de la difficulté à maintenir l’attention pendant le travail, ou la tendance à être facilement distrait par l’environnement. En outre, le comportement de procrastination est parfois utilisé pour aider à diagnostiquer le TDAH, comme dans le cas de l’échelle d’auto-évaluation du TDAH pour adultes, qui demande aux personnes combien de fois elles retardent le début d’une tâche qui demande beaucoup de réflexion.

Par conséquent, la procrastination est généralement considérée comme un symptôme associé au TDAH, et les interventions visant à traiter le TDAH s’attaquent souvent à la tendance à la procrastination.

Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’il existe différents types de TDAH, qui sont associés à la procrastination à différents degrés.

Par exemple, une étude a révélé que les symptômes du TDAH liés à l’inattention sont corrélés à la procrastination, alors que les symptômes liés à l’impulsivité et à l’hyperactivité ne le sont pas. Bien que l’étude présente certaines limites, ce qui signifie qu’il est tout à fait possible que l’impulsivité et/ou l’hyperactivité soient en fait associées à la procrastination, cela indique que différents types et symptômes de TDAH sont associés à la procrastination à différents degrés.

Enfin, notez que les recherches sur le sujet montrent également que les étudiants ayant des difficultés d’apprentissage ont tendance à procrastiner davantage que les étudiants sans difficultés d’apprentissage, et ont également tendance à souffrir davantage de leur procrastination. Cependant, comme il existe un large éventail de problèmes classés dans la catégorie des ” troubles d’apprentissage “, il est donc difficile de généraliser ces résultats à tous les étudiants ayant des troubles d’apprentissage, et il est possible que seuls certains troubles soient associés à la procrastination.

Pourquoi procrastinons-nous ?

Comme nous l’avons souligné plus haut, la procrastination résulte principalement de l’incapacité des gens à autoréguler leur comportement. Cet échec de l’autorégulation peut se produire pour diverses raisons, dont les suivantes qui semblent les principales :

  • Un environnement rempli de distractions ;
  • L’utilisation d’objectifs mal définis ;
  • Un manque de motivation ;
  • Un manque d’énergie ;
  • Une aversion pour la tâche à accomplir ;
  • La peur de l’échec ;
  • La peur de recevoir des commentaires négatifs de la part des autres ;
  • La perception d’un manque de contrôle sur les résultats possibles de votre travail.

Notez toutefois que, même si ces raisons sont parmi les plus courantes, il existe d’autres raisons de procrastiner. Ces raisons seront traitées en détail dans un article dédié.

Les principales conséquences négatives de la procrastination

La procrastination peut avoir des effets négatifs sur les gens de deux manières principales.

Tout d’abord, la procrastination peut affecter les performances des individus et les empêcher d’atteindre leurs objectifs. Par exemple, chez les étudiants, la procrastination est associée à de moins bons résultats aux examens et à de moins bonnes notes, ainsi qu’à un taux plus élevé d’abandons et d’échecs aux cours. De même, la procrastination est également associée à divers problèmes sur le lieu de travail, et des niveaux élevés de procrastination sont associés à un salaire plus faible, à des périodes d’emploi plus courtes et à une probabilité plus élevée d’être au chômage.

Deuxièmement, la procrastination peut également entraîner divers effets secondaires négatifs. Par exemple, la procrastination peut entraîner des niveaux de stress plus élevés, qui peuvent à leur tour causer divers problèmes de santé physique et mentale.

À cet égard, l’insuffisance de sommeil est un autre problème courant qui peut résulter de la procrastination. Cette situation est particulièrement fréquente lorsque les gens se livrent à la procrastination à l’heure du coucher, en repoussant inutilement l’heure d’aller se coucher. De plus, ce problème peut être exacerbé par le fait que le manque de sommeil est associé à des niveaux accrus de procrastination, ce qui peut conduire à un cycle où la tendance d’une personne à procrastiner la prive de sommeil, ce qui l’incite à procrastiner davantage, et ainsi de suite.

Il est à noter que certains facteurs peuvent contribuer à réduire l’impact négatif de la procrastination sur les gens. Par exemple, la pleine conscience, qui consiste à se concentrer sur le présent et à accepter les pensées et les émotions sans porter de jugement, peut contribuer à réduire le stress et les problèmes de santé que les gens rencontrent en raison de leur procrastination, tout en réduisant la probabilité qu’ils procrastinent en premier lieu.

Conclusion

  • La procrastination est le fait de reporter inutilement et de manière  irrationnelle des décisions ou des actions.
  • La procrastination est un phénomène répandu qui touche environ 20 % de la population totale et 50 % de la population étudiante.
  • La procrastination affecte les gens dans tous les domaines de la vie et est associée à une variété de problèmes, tels que de mauvaises notes, des salaires plus bas, un stress accru, et un taux plus élevé de problèmes de santé physique et mentale.
  • Les gens procrastinent pour différentes raisons, dont le manque de motivation, l’aversion pour la tâche, la peur de l’échec, la distractibilité et l’impulsivité.
  • Le fait de procrastiner peut avoir des conséquences négatives dans la vie des personnes concernées. Cela affecte notamment leur performance (non atteinte d’objectifs) et leur santé (stress, insuffisance de sommeil)

Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Oct 16, 2021 | Organisation

Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans un deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

Avant de cuisiner un repas chez vous, vous décidez d’abord en amont de la recette que vous allez faire. Vous vous demandez ensuite si vous avez les ingrédients et les ustensiles nécessaires pour la réaliser.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité de ce dont vous avez besoin, vous ne commencez pas à faire à manger immédiatement, mais vous préparez d’abord le terrain en sortant les ustensiles, en pesant les quantités, en découpant les ingrédients qui le nécessitent, en préchauffant le four, etc. Quand les préparations sont prêtes, on dira que vous avez fait la mise en place. Vous êtes maintenant dans les conditions optimales pour réaliser votre recette.

Dans une cuisine professionnelle, la mise en place se passe d’une manière similaire avec quand même quelques différences significatives en ce qui concerne la précision et la rigueur. En effet, les professionnels feront preuve d’une attention particulière en ce qui concerne les ustensiles et les appareils utilisés. Sans être exhaustif, le chef cuisinier veillera à ce que :

– ses couteaux soient bien limés ;

– les quantités d’ingrédients lui permettent d’assurer ses différents services de la journée ;

– l’huile de la friture soit remplacée à l’issue de plusieurs utilisations ;

– le four soit en excellent état de fonctionnement ;

– il n’y ait aucun problème avec la chambre froide ;

– Etc.

Que pourrait-il se passer si le cuisinier amateur à la maison ou le chef cuisinier au restaurant procédaient sans mise en place ? Ils risquent par exemple d’oublier des ingrédients ou des ustensiles dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas en stock ou qui sont en panne.

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

En nous inspirant de la technique de la mise en place, nous pouvons tirer quelques principes applicables à l’organisation quotidienne pour optimiser la productivité et améliorer la manière dont nous gérons nos tâches.

Commençons en faisant d’abord quelques parallèles :

– la recette que le cuisinier veut réaliser peut s’assimiler à un projet sur lequel vous travaillez

– les ingrédients constituent l’ensemble des tâches que vous avez identifiées et qu’il faut exécuter pour mener à bien votre projet

– les ustensiles sont les outils que vous allez utiliser pour faciliter l’exécution de vos tâches

– la cuisine dans laquelle intervient le cuisinier correspond à votre environnement de travail (bureau fermé, open space, coworking)

Même si les contextes culinaire et personnel sont différents, nous pouvons quand même identifier des similitudes en ce qui concerne les apports de la mise en place : meilleures préparation et planification, organisation en amont pour faciliter l’exécution des tâches.

Voici 4 étapes simples qui vous permettront de tirer profit de la technique de la mise en place :

  • Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

     

  • Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

     

  • Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.
  • Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et en minimisant les bruits.

Si vous voulez approfondir vos connaissances dans l’implémentation de la technique de la mise en place dans votre organisation personnelle, je vous recommande le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

Work Clean: The life-changing power of mise-en-place to organize your life, work, and mind

Les bénéfices de la mise en place

Utiliser la technique de la mise en place dans l’organisation d’une cuisine ou dans la vie quotidienne comprend plusieurs bénéfices :

Premièrement, la mise en place vous permet d’anticiper vos besoins et de planifier votre travail en avance. En faisant les choses en avance, vous avez la possibilité de faire des ajustements ou des modifications si vous le jugez nécessaire avant de passer réellement à l’action. Ce n’est pas le cas lorsque vous faites les choses sans préparation. 

Deuxièmement, la mise en place favorise l’optimisation de votre manière de travailler. Cela est rendu possible en vous assurant que les ressources et les outils dont vous avez besoin sont préparés, organisés et disposés de manière à faciliter votre passage à l’action et à minimiser les interruptions. Vous pourrez ainsi travailler de manière plus focalisée. 

Troisièmement, la mise en place vous permet de vous sentir en confiance et d’avoir le contrôle de la situation. Ceci est vrai car l’organisation en amont apporte la tranquillité d’esprit, minimise les risques d’oubli et les erreurs, et fait gagner du temps lors de l’exécution grâce à une anticipation des étapes requises pour bien effectuer le travail.

Sans être exhaustifs, ces 3 bénéfices nous montrent que la mise en place réduit la charge mentale, facilite le passage à l’action et permet de réaliser ses projets plus aisément. 

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.