4 mythes populaires à bannir sur la productivité

Jan 18, 2023 | Gestion du temps, Organisation

Il existe de nombreux mythes qui empêchent tellement de personnes d’être réellement productives. S’il est vrai que chaque mythe contient en lui une certaine part de vérité, il n’en demeure pas moins vrai qu’ils sont à bannir parce qu’ils induisent plus d’une personne en erreur.

Sans être exhaustif, nous discuterons dans cet article de 4 mythes (je suis sûr qu’il y en a certainement beaucoup d’autres !) et nous verrons pourquoi il faut arrêter d’y croire.

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

C’est certainement l’un des mythes les plus répandus en matière de productivité : vous devez être une “personne du matin” pour accomplir des choses. Mais ce n’est pas du tout vrai !

Pourquoi ? Parce que nous avons des rythmes biologiques différents et nous ne pouvons tout simplement pas tous être du matin. En effet, nos niveaux d’énergie ne sont pas tous hauts le matin. La vérité est que de nombreuses personnes ont besoin de plusieurs cafés pour être bien réveillées. Cela ne sert donc à rien pour elles de forcer la productivité le matin.

S’il est vrai que certaines personnes sont naturellement plus productives le matin, il existe de nombreuses qui sont tout aussi productives dans l’après-midi, dans la soirée ou dans la nuit quand les autres dorment. Le plus important est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et de vous y tenir. Si vous êtes du matin, tant mieux ! Et si vous êtes du soir, ce n’est absolument pas un problème !

Dans tous les cas, assurez-vous de dormir suffisamment pour être au mieux de votre forme pendant vos heures les plus productives, et avoir le bon niveau d’énergie pour réaliser vos tâches.

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Un autre mythe courant en matière de productivité est le suivant : beaucoup de personnes pensent que pour être plus productif, il faut travailler plus longtemps. Mais la vérité est que travailler plus longtemps ne fera pas nécessairement de vous une personne plus productive.

En effet, d’après la loi d’Illich, passé un certain nombre d’heures à travailler, notre productivité décline significativement. Illich parle même d’un « seuil de productivité négative », c’est-à-dire qu’à un moment, notre attention devient si mauvaise qu’on commence même à commettre des erreurs. Autrement dit, de longues heures de travail peuvent entraîner une baisse de la productivité, et même une contre-productivité !

Comment donc être plus productif sans passer sa vie à travailler ? Il vous appartient de travailler de manière plus intelligente. Pour cela, commencez par définir de façon claire ce que vous avez à faire, identifiez ensuite vos priorités et focalisez-vous sur une priorité à la fois en prenant le soin de dompter les distractions qui pourraient vous empêcher d’aller au bout de vos tâches. Entre 2 tâches, n’oubliez pas de faire de petites pauses !

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Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Dans notre ère digitale actuelle où tout va très vite, il n’est pas étonnant de rencontrer tant de personnes qui croient que le multitâche est la clé d’une productivité accrue.

En réalité, il existe 2 types de multitâches : le multitâche simple qui consiste à faire des tâches habituelles (par exemple repasser des vêtements en regardant la télévision) et le multitâche complexe (par exemple, être au téléphone en conversation avec une personne et écrire un email en même temps).

Vous vous rendrez compte que le multitâche simple est généralement possible sans faire trop d’efforts. Mais en ce qui concerne le multitâche complexe, la tâche est plus difficile parce que vous devez vous concentrer sur une tâche pour bien la faire jusqu’au bout. Lorsque vous essayez de vous concentrer sur les deux tâches en même temps, en réalité, vous n’arrivez à bien faire aucune d’entre-elles. Parce que votre cerveau est surchargé et il lui devient difficile tout simplement de se concentrer. En matière de productivité, le multitâche se révèle donc être un mythe car il entraîne une baisse de productivité.

Vous comprenez donc qu’au lieu d’essayer de tout faire en même temps, concentrez-vous sur une seule chose à la fois et accordez-lui toute votre attention. Vous serez surpris de constater à quel point vous êtes plus productif lorsque vous n’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois !

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Si vous travaillez de chez vous, on vous a certainement déjà dit que vous avez besoin d’un bureau pour être productif. La vérité est qu’un bureau formel, défini et fixe ne convient simplement pas à tout le monde.

 

S’il est vrai qu’un bureau peut aider certaines personnes à rester concentrées et organisées, il y a de nombreuses personnes qui sont tout aussi productives en travaillant de manière nomade (à domicile, dans un café, dans un coworking, etc.). En effet, nous expérimentons tous à un moment ou un autre ce qu’on appelle des cycles de productivité. Des moments où nous sommes très productifs et des moments où nous sommes moins productifs. Pour sortir de la baisse de productivité, l’un des moyens est de changer son environnement de travail. En changeant de notre cadre habituel, la nouveauté stimule notre créativité et nous permet de travailler de manière plus productive.

Vous comprenez donc que l’essentiel est de trouver ce qui fonctionne pour vous et de vous y tenir. Si un bureau vous aide à rester concentré, tant mieux ! Sinon, ce n’est pas grave non plus ! Assurez-vous simplement que votre espace de travail soit confortable et propice à la concentration. Et n’hésitez pas à changer d’espace de travail de temps en temps pour stimuler votre créativité.

Conclusion

Dans cet article, nous avons mis l’accent sur 4 mythes et avons montré pourquoi il faut arrêter d’y croire pour devenir une personne plus productive.

Les points suivants ont été discutés :

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Il vous appartient maintenant de mettre en pratique les principes discutés dans votre vie.

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7 astuces pour garder votre bureau bien rangé

Jan 6, 2023 | Organisation

Êtes-vous du genre à perdre beaucoup de temps à chercher des objets ou des documents sur votre bureau parce qu’il n’est pas bien rangé ?

La vérité est que si nous ne sommes pas vigilants, des choses peuvent s’amasser rapidement sur le bureau. Et là, bonjour la galère lorsqu’on cherche un doucement bien précis !

Dans cet article, je partage avec vous 7 astuces pour garder votre bureau propre et toujours bien rangé.

1 – Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

La plupart des documents qui encombrent votre bureau sont des papiers. Je vous propose le système ci-dessous que vous pouvez utiliser pour bien gérer vos documents et dossiers divers. L’idée ici est d’assigner un lieu de rangement à chacun des éléments de votre bureau.

Pour cela, vous aurez besoin de :
– Une boîte de réception : il s’agit d’un bac à papier standard empilable. Mettez-y tous vos documents dont l’emplacement n’a pas encore été défini. Il peut s’agir de mémos, de documents imprimés ou tout autre objet.
– Un bac à incubation : au-dessus de votre bac de réception, empilez un autre bac à papier pour y mettre tous les dossiers qui sont “en attente”. Il peut s’agir de dossiers que vous avez commencé mais sur lesquels il vous manque des éléments pour avancer, d’articles que vous envisagez de lire, de plans de projets en attente de validation, etc.
– Un bac de projets en cours : au-dessus de votre bac à incubation, mettez un autre bac pour y ranger les dossiers des projets en cours. Créez un dossier par projet.
– Un bac de choses à faire : au-dessus de votre bac de projets en cours, mettez un autre bac et placez-y les documents nécessitant des actions rapides de votre part. Il peut s’agir d’éléments tels que des formulaires à remplir ou des documents à relire et pour lesquels il faut faire un retour.
– Une boîte à archives : il s’agit de l’endroit dédié à vos projets terminés que vous pourrez consulter à l’avenir. Placez dans un classeur les projets terminés et tous les documents y afférant que vous pourriez vouloir consulter à nouveau. Organisez-les de préférence par ordre alphabétique. Vous pouvez utiliser une armoire pour les stocker ou alors un tiroir du caisson de votre bureau.
– Les boîtes à ordures : il s’agit de la poubelle et de la déchiqueteuse (si vous en avez une).
La poubelle vous permet de vous débarrasser de tout ce que vous n’utilisez plus. Quant à la déchiqueteuse, elle vous permet de détruire en toute sécurité les documents confidentiels.

2 – Bannissez les Post-it

N’utilisez plus de Post-it pour vous rappeler des informations importantes. Ils sont trop faciles à perdre et si vous vous amusez à les coller sur votre écran, ils risquent de s’accumuler et occuper une bonne partie de votre écran. À la place, gardez un petit carnet sur votre bureau pour y noter vos rappels. Si vous voulez utiliser des Post-it, faites-le pour laisser des mémos à vos collègues pour des dossiers sur lesquels vous travaillez ensemble.

3 – Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

Beaucoup de documents imprimés encombrent nos bureaux alors que nous n’en avons plus besoin. Après avoir imprimé un fichier et effectué l’action qui lui est associée, jetez-le. Vous en avez déjà une copie sur votre ordinateur, vous n’avez donc pas besoin de la laisser traîner sur votre bureau.

4 – Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

Si vous ne classez pas, c’est probablement qu’il est trop fastidieux de trouver des dossiers et de les étiqueter. Avec une pile de chemises vierges et une étiqueteuse ou un marqueur à portée de main, vous n’avez plus d’excuse.

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5 – Jetez les stylos inutilisés

Pourquoi avez-vous besoin de tant de stylos ? Jetez tous ceux que vous n’utilisez plus surtout ceux-là qui n’ont pas de capuchons et qui salissent votre boîte à stylos avec l’encre qui coule. Gardez juste 2 ou 3 stylos (bleu, rouge, noir), 1 ou 2 crayons et 2 ou 3 surligneurs. C’est largement suffisant pour faire votre travail.

6 – Évitez de manger sur votre bureau

J’avoue que je ne respecte pas strictement cette règle puisqu’il m’arrive souvent de grignoter à mon bureau. Bonjour les miettes sur le clavier !

Manger à votre bureau encourage à laisser traîner des choses telles que les sacs en papier, les tasses, les couverts sur votre bureau. Pour éviter cela, mangez ailleurs.

Cela vous permettra également de faire une pause mentale et de savourer votre repas sans être interrompu par les emails qui arrivent sur votre ordinateur.

7 – Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il peut arriver que vous vous trompiez sans vous en rendre compte en affectant un dossier à un mauvais bac, ou que vous ayez laissé traîner un peu trop longtemps sur le bureau, une tasse ou encore des couverts de l’un de vos déjeuners.

 

En prenant un temps spécifique pour mettre les choses en ordre et nettoyer, vous aurez l’occasion de remettre chaque chose à sa place. Ce sera aussi l’occasion de dépoussiérer et de nettoyer votre clavier et votre écran.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir tout au long de l’article, il existe des astuces toutes simples pour garder votre bureau bien rangé.

Voici ce qu’il convient de retenir :

1. Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

2. Bannissez les Post-it

3. Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

4. Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

5. Jetez les stylos inutilisés

6. Évitez de manger sur votre bureau

7. Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il ne vous reste plus qu’à les en pratique ces astuces pour votre bureau.

5 décisions à prendre pour mieux gérer son temps

Dec 31, 2022 | Gestion du temps

Pour mieux gérer votre temps, vous devez être plus intentionnel et prendre la décision de faire ou de ne pas faire certaines choses.

En effet, plus vous prendrez de bonnes décisions, et plus vous en tirerez profit et gérerez mieux votre temps. Une bonne prise de décision peut donc avoir des impacts positifs sur la gestion de votre temps.
 
Dans cet article, je vais partager avec vous 5 décisions simples que vous pouvez prendre pour devenir plus productif au quotidien.

1. Décidez de ce qui est important

Cette décision renvoie à la gestion des priorités. En effet, toutes les choses n’ont pas la même importance. C’est pourquoi il faut identifier les choses les plus importantes afin de leur consacrer le meilleur de votre temps.


Vous comprenez donc que pour atteindre un niveau de productivité supérieur, vous devez décider de ce qui est le plus important et de l’impact que vous voulez que vos efforts aient.

Vous vous rendrez compte que plus vous comprendrez clairement ce qui compte, plus vous pourrez l’atteindre efficacement.

2. Décidez de ce que vous ne ferez pas

Dans la vie, nous ne pouvons pas tout faire.

Quels que soient nos efforts et notre productivité, nous ne pourrons jamais accomplir tout ce que nous voulons.

Il est donc important d’être honnête avec vous-même sur ce que vous êtes prêts à laisser tomber.
 
Qu’est-ce que vous êtes prêt à laisser tomber ? À quoi êtes-vous prêt à consacrer un minimum d’efforts ? À quoi pourriez-vous de ne pas donner toute votre attention ?


Il peut être difficile de répondre à ces questions, mais elles sont tout aussi importantes que de savoir ce que vous voulez le plus accomplir.


Plus vous êtes honnête avec vous-même sur ce qui n’est pas important pour vous, plus il vous sera facile de le laisser tomber.


Et le faire vous libère pour vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

3. Décidez de ce que vous voulez accomplir

Il y a une grande différence entre les choses que nous “faisons” et celles que nous accomplissons.

En nous concentrant sur ce que nous voulons accomplir, nous pouvons aborder notre travail de manière intentionnelle et nous assurer que les tâches de notre liste de choses à faire s’alignent sur nos objectifs et aboutissent à une liste de choses à faire qui ont vraiment du sens pour nous.

Si vous vous concentrez sur ce que vous devez faire sans aligner ces tâches sur ce que vous voulez accomplir, vous perdrez du temps sur des projets qui n’ont pas d’importance et votre productivité en souffrira.

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4. Décidez quand vous voulez faire les choses

Regardez votre agenda. Combien de vos réunions, appels, rendez-vous et projets ont été programmés en fonction du moment où vous vouliez les faire et combien ont été programmés en fonction du moment où d’autres personnes voulaient les faire ?
 
Dans la mesure du possible – et c’est possible bien plus souvent qu’on ne le pense – prenez le contrôle et planifiez les choses aux moments et aux endroits qui vous conviennent.
 

Soyez le premier à proposer une heure et un lieu pour une réunion, n’attendez pas toujours que les autres personnes proposent un moment qui leur convienne.

Plus vous êtes intentionnel avec votre emploi du temps, plus il vous permet d’être productif.

5. Décidez quand vous vous reposerez

Cela peut sembler contre-intuitif, mais se reposer est une activité productive car cela vous permet de recharger vos batteries pour être en meilleure forme.

Des recherches ont montré que les temps de repos ou de pause nous rendent plus productifs, plus créatifs et plus performants. Mais souvent, nous ne sommes pas intentionnels quant à la façon dont nous faisons des pauses.

En général nos pauses ne surviennent que lorsque nos collègues cessent de nous solliciter sur des sujets donnés, lorsqu’une réunion se termine plus tôt que prévu ou lorsqu’il y a un moment de calme au hasard dans notre travail. Ce sont des accidents heureux, ils ne sont pas du tout intentionnels.

Une approche intentionnelle des pauses signifie qu’il faut les intégrer dans votre programme, indépendamment de ce qui se passe. Et cela signifie qu’il faut vraiment se déconnecter de votre travail pendant ce temps, même si c’est bref.

Quinze minutes passées à siroter un ice tea sur une terrasse de café et à regarder le monde passer est une pause. Quinze minutes dans un café à consulter vos emails professionnels n’est pas une pause, c’est simplement du travail dans un autre endroit.
 
Vous vous en doutez certainement, les pauses sont importantes. Prenez-les donc. Et qu’elles soient de vraies pauses.

Conclusion

Prendre la décision de faire ou de ne pas faire une chose impacte la gestion de votre temps et influence donc votre productivité d’une manière ou d’une autre.


Nous avons vu 5 décisions à prendre pour mieux gérer votre temps :

1 – Décidez de ce qui est important

2 – Décidez de ce que vous ne ferez pas

3 – Décidez de ce que vous voulez accomplir

4 – Décidez quand vous voulez faire les choses

5 – Décidez quand vous vous reposerez

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5 raisons qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs

Dec 30, 2022 | Objectifs

D’après les statistiques, seulement 8 % des personnes réalisent leurs résolutions prises en début de nouvelle année. Pourtant nous sommes tellement nombreux à prendre de nouvelles résolutions pour notre santé, nos finances, notre vie professionnelle, etc.

C’est pourquoi je me suis longtemps demandé pourquoi de nombreuses personnes avaient du mal à atteindre leurs objectifs. S’il est vrai qu’il peut nous arriver de faire des erreurs en les fixant, et que cela peut constituer un vrai obstacle, il y a des raisons beaucoup plus profondes qui sont à l’origine de notre incapacité à atteindre nos objectifs.

En me basant sur mon expérience personnelle et professionnelle (mes objectifs non atteints dans le passé, mes échecs, mes essais-erreurs, etc.) et les échanges que j’ai eus avec les dizaines de personnes que j’ai eu le privilège de conseiller, coacher et accompagner ces dernières années en matière d’organisation et de gestion du temps, j’ai identifié 5 raisons majeures qui empêchent la plupart des personnes d’atteindre leurs objectifs.

Il s’agit du :

– manque de clarté ;

– manque de confiance en soi ;

– manque de discipline ;

– manque de focalisation ;

– manque de passage à l’action. 

Nous discuterons de ces 5 points dans cet article en donnant quelques pistes de solutions pour chacune de ces raisons.

Raison 1 – Le manque de clarté

La vérité est que si vous ne savez pas où vous allez, il vous sera vraiment très difficile voire impossible d’y arriver.

Le manque de clarté revêt plusieurs aspects. Il peut s’agir de l’absence de direction claire concernant de votre vie, du fait d’avoir des objectifs flous ou mal définis ou tout simplement de ne pas avoir d’objectifs.

S’il est vrai que nous nous interrogeons tous à un moment ou un autre sur notre avenir, force est de constater que la plupart des personnes qui n’ont absolument pas direction claire ou qui ont du mal à bien définir leurs objectifs, ont un point commun : elles n’ont pas une bonne connaissance d’elles-mêmes.

QUE FAIRE FACE AU MANQUE DE CLARTÉ ?

Les personnes qui ont les niveaux le plus élevés de clarté connaissent les réponses à certaines questions fondamentales telles que :

– Qui suis-je ? : Qu’est-ce que je valorise ? Qu’est-ce qui me motive ? Quelles sont mes forces ? Quelles sont mes qualités ? Quelles sont mes faiblesses ?

– Qu’est-ce que je veux ? : Quelles sont mes attentes véritables ? À quoi est-ce que j’aspire ? Qu’est-ce que je souhaite faire de ma vie ? Quelles sont mes aspirations profondes ?

– Comment faire pour y arriver ? : Quels sont mes objectifs ? Quel est mon plan d’action pour les accomplir ? Quelles en sont les différentes étapes ?

Posez-vous quelques instants et prenez le temps de répondre à ces questions. Plus vous trouverez des réponses à ces questions, plus facilement vous pourrez vous projeter vers l’avenir.

Raison 2 – Le manque de confiance en soi

Il peut arriver que vous ayez très bien défini vos objectifs mais que vous n’arriviez pas à les atteindre parce que vous n’avez pas suffisamment confiance en vous. Autrement dit, vous doutez de votre capacité à véritablement y arriver.

Le manque de confiance en soi se manifeste de plusieurs façons : le syndrome de l’imposteur, la peur de l’échec ou de la réussite, le besoin d’approbation, la peur du regard et de l’opinion des autres, etc.

Lorsque nous n’avons pas confiance en nous, cela peut être vraiment handicapant dans la mesure où nous pouvons nous sentir complètement paralysés à l’idée de poser une simple action.

En général, le manque de confiance en soi a une relation très étroite avec nos pensées (comment nous nous voyons) et également nos échecs passés (comment nous nous positionnons par rapport à notre passé).

En effet, vos pensées déterminent votre attitude, votre attitude influence vos comportements et vos comportements déterminent vos résultats. Si vous vous voyez comme un gagnant, vous avez plus de chances de réaliser ce que vous avez en tête. À l’inverse, si vous croyez que vous n’allez pas y arriver, c’est ce qui risque de se produire.

Concernant les échecs passés, ce n’est pas parce que vous avez échoué hier que vous échouerez nécessairement demain face à une même situation.

QUE FAIRE FACE AU MANQUE DE CONFIANCE ?

Nous avons tous des pensées limitantes, qui nous empêchent d’oser faire certaines choses. Il en existe 3 catégories :

– Les pensées générales à propos du monde : par exemple “Tous les hommes sont les mêmes”, “De toutes les façons, tous les politiciens sont des menteurs et des voleurs !”

Ce genre de pensées peuvent être solidement assises en vous et conditionner vraiment vos agissements. Mais elles ne reflètent pas toujours la réalité et ne sont pas complètement vraies même si cela peut parfois sembler être le cas.

– Les pensées à propos des autres : par exemple “Une femme comme elle ne pourra jamais s’intéresser à un homme comme moi”.

La plupart du temps, les pensées vis-à-vis des autres sont souvent fausses mais nous les laissons malheureusement nous influencer négativement et qui sait combien d’opportunités nous avons ratées à cause d’elles !

– Les pensées vis-à-vis de nous-mêmes : ce sont les plus coriaces et les plus dangereuses parce qu’elles nous poussent souvent à nous identifier à nos actes ou à nos échecs. Et elles finissent par devenir automatiques.

Pour travailler sur nos pensées limitantes, nous devons nous exercer à les remplacer par des vérités libératrices. Par exemple, au lieu de penser “Je suis trop vieille pour commencer un nouveau projet”, vous direz plutôt “Mes expériences de vie et ma sagesse constituent des atouts pour mener à bien tous les nouveaux projets qui se présentent à moi”.

Plus vous ferez ce travail, plus vous changerez le script qui “tourne de manière automatique” à l’intérieur de vous.

Raison 3 – Le manque de discipline

Peu importe votre niveau de clarté et de confiance en vous-même, si vous n’êtes pas une personne disciplinée, vous aurez beaucoup de mal à atteindre vos objectifs.

Le manque de discipline se manifeste de 3 manières différentes :

– le manque de maîtrise de soi : vous ne respectez pas vos engagements vis-à-vis de vous-même concernant les actions à mettre en oeuvre pour atteindre vos objectifs

– le manque de sacrifice de soi : vous ne résistez pas à toutes les choses susceptibles de vous empêcher d’accomplir vos objectifs.

– le désir d’obtenir des gratifications immédiates : vous voulez obtenir les choses immédiatement et ne faites pas toujours les efforts nécessaires pour avoir mieux plus tard.

Être une personne disciplinée est une clé incontournable dans l’accomplissement de vos objectifs majeurs. C’est elle qui vous aide à ouvrir les portes qui semblent fermées et qui rend presque toute chose possible. En associant la discipline à vos talents, vos compétences et votre intelligence, vous serez surpris de vos accomplissements !

QUE FAIRE FACE AU MANQUE DE DISCIPLINE ?

Pour travailler votre capacité à être disciplinée, vous devez vous focaliser sur les 3 aspects suivants :

– La maîtrise de soi : travaillez votre capacité à maîtriser vos émotions, à contrôler ce que vous dites, ce que vous faites et à ajuster votre comportement pour être en cohérence avec vos objectifs les plus importants sur le long terme.

– Le sacrifice de soi : développez la capacité à vous refuser les plaisirs passagers, à résister aux tentations qui vous distraient et vous éloignent de manière ultime de l’accomplissement de vos objectifs, pour vous focaliser sur ces choses que vous savez appropriées maintenant et qui vous conduiront vers l’accomplissement de vos objectifs.

– La gratification retardée : devenez une personne capable de repousser dans le futur les récompenses du moment présent afin de pouvoir en profiter de manière pleine et de jouir de récompenses plus grandes et plus satisfaisantes.

Si vous travaillez ces 3 aspects, vous verrez qu’au fur et à mesure, vous arriverez à mieux vous organiser et à mettre en place les actions nécessaires pour atteindre sereinement vos objectifs. 

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Raison 4 – Le manque de focalisation

L’un des défis de notre génération est la capacité à se focaliser parce que nous sommes happés de tous les côtés par une multitude de sollicitations, d’interruptions et de distractions. Il devient ainsi de nos jours de plus en plus difficile pour la plupart des personnes de se focaliser sur leurs projets et de travailler à l’atteinte de leurs objectifs.

La vérité est que nous ne pouvons nous focaliser que sur un nombre limité de choses. En effet, vous ne pouvez raisonnablement faire qu’une ou deux choses de manière efficace en même temps. Et tout dépend d’ailleurs de la nature des choses concernées.

Il est donc important d’apprendre à vous focaliser sur une seule chose et à la faire jusqu’au bout. En effet, savoir comment améliorer sa concentration et devenir une personne davantage focalisée est donc nécessaire pour ne pas dire obligatoire pour toute personne souhaitant atteindre ses objectifs personnels ou professionnels.

QUE FAIRE FACE AU MANQUE DE FOCALISATION ?

Les distractions sont certainement la première source de notre manque de focalisation. Que ce soit à la maison ou au travail, nous sommes distraits tous les jours, ce qui nous empêche d’exécuter efficacement nos différentes tâches et nous ralentit ainsi dans la réalisation de nos projets et l’atteinte de nos objectifs.

Pour gérer le manque de focalisation, vous devez apprendre à dompter les distractions. Il existe 2 catégories principales :

– Les distractions internes : ce sont les distractions dont nous sommes nous-mêmes les déclencheurs ou encore les initiateurs. Par exemple, aller sur les réseaux sociaux pendant qu’on exécute une tâche, rêvasser au lieu de se concentrer sur le travail en cours. 

Ces distractions sont contrôlables, il vous appartient de faire preuve de discipline pour les juguler.

– Les distractions externes : ce sont des distractions déclenchées par des éléments ou des événements extérieurs. Par exemple, vos collègues qui vous interrompent pendant votre travail pour vous demander une information, les bruits du photocopieur situé à proximité de votre bureau qui vous empêchent de vous concentrer sur votre tâche.

Ces distractions sont beaucoup moins contrôlables, prenez donc les mesures nécessaires pour les réduire en fonction de votre connaissance des spécificités de votre environnement.

Raison 5 – Le manque de passage à l’action

Lorsque je parle de manque de passage à l’action, je fais allusion à la propension que nous avons souvent à remettre les choses à demain. Autrement dit, notre tendance à procrastiner.

D’après une enquête réalisée par Odoxa en Février 2019, 85 % des français reconnaissent procrastiner et 65 % luttent contre leur procrastination sans toujours parvenir à s’en défaire.

L’étendue des dégâts causés par la procrastination dans la non réalisation des projets et la non atteinte des objectifs de plusieurs personnes n’est plus à démontrer. Il est donc de la plus grande importance de bien comprendre le phénomène de la procrastination pour mieux l’affronter et le vaincre.

Pourquoi procrastinons-nous ? Il existe de nombreuses raisons mais j’aimerais mettre l’emphase sur un phénomène en particulier.

Les recherches en psychologie comportementale ont permis de mettre en évidence un phénomène appelé l’incohérence temporelle. Il semble expliquer pourquoi la procrastination nous pousse à poser des actions contraires à la logique ou encore au bon sens.

L’incohérence temporelle fait référence à la tendance du cerveau humain à accorder davantage de valeur à la gratification immédiate et à négliger les récompenses futures qu’on pourrait obtenir en choisissant volontairement de retarder la gratification.

QUE FAIRE FACE À LA PROCRASTINATION ?

La procrastination est une discipline complexe à laquelle il faut s’attaquer vigoureusement avec des actions sur le long terme. Vous comprenez donc que de simples petites actions çà et là ne seront jamais suffisantes pour l’éliminer.

Mais dans la perspective de l’incohérence temporelle abordée plus haut, pour maîtriser votre tendance à procrastiner, vous devez autant que possible :

– Poser la plus petite action qui soit pour commencer l’exécution de votre tâche

– Avoir confiance que la motivation suivra pour aller jusqu’au bout de l’exécution de la tâche

Si vous développez ces 2 simples habitudes sans trop vous poser de questions, vous verrez à quel point vous passerez désormais plus rapidement à l’action.

Conclusion

Nous en avons fini avec ces 5 raisons majeures qui empêchent la plupart des personnes d’atteindre leurs objectifs. 

Voici ce qu’il convient de retenir de cet article :

Raison 1 – Le manque de clarté 

Raison 2 – Le manque de confiance en soi

Raison 3 – Le manque de discipline

Raison 4 – Le manque de focalisation

Raison 5 – Le manque de passage à l’action

J’espère que vous avez pu repérer des éléments à intégrer dans votre fonctionnement actuel, pour mettre toutes les chances de votre côté afin d’atteindre vos prochains objectifs.

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez vous procurer mon livre CETTE ANNÉE, J’ATTEINS MES OBJECTIFS ! dans lequel j’aborde en détail ces 5 raisons.

Comment mettre en place la méthode P.A.R.A : le guide pas-à-pas

Dec 27, 2022 | Organisation

Dans un précédent article, j’ai expliqué ce qu’est la méthode P.A.R.A et comment elle pouvait facilement être adoptée comme méthode d’organisation en raison de son caractère universel, flexible, simple, adaptable, transverse, modulable et orienté résultats.

Mais avant de l’adopter, il se peut que vous ayez déjà un autre type d’organisation en place. Comment donc faire pour basculer de votre organisation actuelle à l’organisation P.A.R.A ? 

En prenant comme hypothèse que vos informations et documents devant être organisés se trouvent dans votre ordinateur, dans cet article, nous verrons en 5 étapes majeures, comment implémenter la méthode P.A.R.A dans votre ordinateur.

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

L’idée ici est de faire table rase du passé et recommencer à zéro au lieu d’essayer de faire “migrer” des centaines d’anciens fichiers vers un nouveau système. Cela risquerait de vous prendre tellement de temps que vous pourriez abandonner en chemin.

En déplaçant les anciens fichiers dans le nouveau dossier, vous ne les perdez pas. Si vous avez vraiment besoin de retrouver un document d’un ancien projet, il vous suffira simplement de vous plonger dans les archives et de faire quelques recherches. Vous retrouverez tout exactement comme vous l’avez laissé. Mais en attendant, ils sont hors de votre vue et de votre esprit, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos nouveaux projets.

Dans le dossier Documents de votre ordinateur, vous passerez de ce qui est probablement un ensemble de fichiers mal organisés qui encombrent votre espace de travail, à des archives centralisées :

Méthode PARA

Étape 2 – Créez des dossiers pour chacun de vos projets en cours

Après que vous ayez fait table rase du passé, vous pouvez à présent structurer votre espace pour stocker les nouvelles informations que vous allez capturer et les nouveaux documents que vous allez créer.

Mais avant de créer un dossier pour chacun de vos projets, prenez quelques instants pour faire un travail d’identification de vos différents projets. Vous pouvez pour cela passer en revue les domaines de votre vie (spirituel, familial, couple, santé, financier, professionnel, etc.) pour voir ce qui est actuellement en cours et ce que vous avez prévu de faire.

Maintenant, créez un dossier (et un seul) pour chacun de vos projets en cours. Une fois que vous aurez créé un dossier pour chacun des projets que vous avez identifiés, vous disposerez à présent de dossiers pour stocker tout ce sur quoi vous travaillez :

Méthode PARA
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Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets

L’idée ici est de déplacer tous ces dossiers projets dans un dossier principal appelé “Projets”, afin de pouvoir les retrouver à un seul endroit.

Méthode PARA

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Déplacez l’archive des fichiers existants dans un nouveau dossier appelé simplement “Archives”, afin de pouvoir séparer ce qui a été enregistré avant la date d’aujourd’hui de ce qui sera enregistré dans le futur :

Méthode PARA
Il vous reste donc les deux dossiers P.A.R.A essentiels : Projets et Archives. Le premier sera utilisé utilisé pour stocker les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement, et le second pour archiver tout ce dont vous avez fini de vous occuper. 

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Vous vous dites peut-être que vous pourriez déplacer des anciens fichiers dans vos dossiers de projets nouvellement créés, mais il n’est pas recommandé de le faire. Pourquoi ? Pour la simple raison qu’il faudrait passer du temps pour trier les fichiers afin de savoir lesquels peuvent être utiles, et pour quels projets actuels ou futurs. Du coup, il est préférable de les laisser là où ils sont. Au lieu de faire un gros travail pour les organiser et les affecter à des projets, vous pouvez les rechercher seulement si et quand vous en avez besoin.

Les deux autres dossiers P.A.R.A restants – Areas (Sphères de responsabilité) et Ressources – peuvent et doivent venir plus tard, une fois que vous avez quelque chose à y mettre. Les nouvelles informations arrivent généralement par le biais de vos projets sur lesquels vous travaillez activement en ce moment. Mais une fois en action, vous constaterez souvent que certains éléments d’information sont utiles au-delà de ce seul projet.

Par exemple, vous pouvez vous rendre compte qu’une checklist que vous avez utilisée pour organiser un mariage (un projet) est quelque chose que vous aimeriez continuer à faire. Vous pouvez créer un nouveau dossier intitulé “Mariage” et l’y déplacer, afin de toujours savoir où le trouver. Placez ce dossier “Mariage” dans un nouveau dossier appelé “Areas” :

Méthode PARA

Ou peut-être avez-vous appris une nouvelle méthodologie d’optimisation de processus au cours d’une mission pour un client, mais une fois celle-ci terminée, vous décidez que ces connaissances doivent rester disponibles pour de futurs projets. Vous pouvez déplacer la note contenant ces connaissances vers un nouveau dossier intitulé “Méthodologies”, et la placer dans un nouveau dossier “Ressources” :

Méthode PARA

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi les numéroter de 1 à 4 pour les classer par ordre d’applicabilité :

Méthode PARA

Vous avez maintenant un système P.A.R.A entièrement fonctionnel !

Vos projets vous apportent un flux constant d’idées et d’apprentissages, et une partie de ces connaissances est classée dans les “Areas” et les “Ressources” pour vous en servir dans le futur.

Conclusion

Nous venons de voir un guide pratique pas-à-pas pour organiser vos informations et vos documents dans votre ordinateur selon la méthode P.A.R.A en 5 étapes majeures :

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

Étape 2 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets 

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action et à l’implémenter dans votre ordinateur.

Si vous voulez en savoir plus sur la philosophie de productivité de Tiago Forte, je vous recommande fortement son livre Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential.