Dans un précédent article, j’ai expliqué ce qu’est la méthode P.A.R.A et comment elle pouvait facilement être adoptée comme méthode d’organisation en raison de son caractère universel, flexible, simple, adaptable, transverse, modulable et orienté résultats.
Mais avant de l’adopter, il se peut que vous ayez déjà un autre type d’organisation en place. Comment donc faire pour basculer de votre organisation actuelle à l’organisation P.A.R.A ?
En prenant comme hypothèse que vos informations et documents devant être organisés se trouvent dans votre ordinateur, dans cet article, nous verrons en 5 étapes majeures, comment implémenter la méthode P.A.R.A dans votre ordinateur.
Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants
L’idée ici est de faire table rase du passé et recommencer à zéro au lieu d’essayer de faire “migrer” des centaines d’anciens fichiers vers un nouveau système. Cela risquerait de vous prendre tellement de temps que vous pourriez abandonner en chemin.
En déplaçant les anciens fichiers dans le nouveau dossier, vous ne les perdez pas. Si vous avez vraiment besoin de retrouver un document d’un ancien projet, il vous suffira simplement de vous plonger dans les archives et de faire quelques recherches. Vous retrouverez tout exactement comme vous l’avez laissé. Mais en attendant, ils sont hors de votre vue et de votre esprit, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos nouveaux projets.
Dans le dossier Documents de votre ordinateur, vous passerez de ce qui est probablement un ensemble de fichiers mal organisés qui encombrent votre espace de travail, à des archives centralisées :
Étape 2 – Créez des dossiers pour chacun de vos projets en cours
Après que vous ayez fait table rase du passé, vous pouvez à présent structurer votre espace pour stocker les nouvelles informations que vous allez capturer et les nouveaux documents que vous allez créer.
Mais avant de créer un dossier pour chacun de vos projets, prenez quelques instants pour faire un travail d’identification de vos différents projets. Vous pouvez pour cela passer en revue les domaines de votre vie (spirituel, familial, couple, santé, financier, professionnel, etc.) pour voir ce qui est actuellement en cours et ce que vous avez prévu de faire.
Maintenant, créez un dossier (et un seul) pour chacun de vos projets en cours. Une fois que vous aurez créé un dossier pour chacun des projets que vous avez identifiés, vous disposerez à présent de dossiers pour stocker tout ce sur quoi vous travaillez :
Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets
L’idée ici est de déplacer tous ces dossiers projets dans un dossier principal appelé “Projets”, afin de pouvoir les retrouver à un seul endroit.
Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”
Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin
Vous vous dites peut-être que vous pourriez déplacer des anciens fichiers dans vos dossiers de projets nouvellement créés, mais il n’est pas recommandé de le faire. Pourquoi ? Pour la simple raison qu’il faudrait passer du temps pour trier les fichiers afin de savoir lesquels peuvent être utiles, et pour quels projets actuels ou futurs. Du coup, il est préférable de les laisser là où ils sont. Au lieu de faire un gros travail pour les organiser et les affecter à des projets, vous pouvez les rechercher seulement si et quand vous en avez besoin.
Les deux autres dossiers P.A.R.A restants – Areas (Sphères de responsabilité) et Ressources – peuvent et doivent venir plus tard, une fois que vous avez quelque chose à y mettre. Les nouvelles informations arrivent généralement par le biais de vos projets sur lesquels vous travaillez activement en ce moment. Mais une fois en action, vous constaterez souvent que certains éléments d’information sont utiles au-delà de ce seul projet.
Par exemple, vous pouvez vous rendre compte qu’une checklist que vous avez utilisée pour organiser un mariage (un projet) est quelque chose que vous aimeriez continuer à faire. Vous pouvez créer un nouveau dossier intitulé “Mariage” et l’y déplacer, afin de toujours savoir où le trouver. Placez ce dossier “Mariage” dans un nouveau dossier appelé “Areas” :
Ou peut-être avez-vous appris une nouvelle méthodologie d’optimisation de processus au cours d’une mission pour un client, mais une fois celle-ci terminée, vous décidez que ces connaissances doivent rester disponibles pour de futurs projets. Vous pouvez déplacer la note contenant ces connaissances vers un nouveau dossier intitulé “Méthodologies”, et la placer dans un nouveau dossier “Ressources” :
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi les numéroter de 1 à 4 pour les classer par ordre d’applicabilité :
Vous avez maintenant un système P.A.R.A entièrement fonctionnel !
Vos projets vous apportent un flux constant d’idées et d’apprentissages, et une partie de ces connaissances est classée dans les “Areas” et les “Ressources” pour vous en servir dans le futur.
Conclusion
Nous venons de voir un guide pratique pas-à-pas pour organiser vos informations et vos documents dans votre ordinateur selon la méthode P.A.R.A en 5 étapes majeures :
Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants
Étape 2 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin
Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets
Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”
Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin
Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action et à l’implémenter dans votre ordinateur.
Si vous voulez en savoir plus sur la philosophie de productivité de Tiago Forte, je vous recommande fortement son livre Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential.
