Trello : l’outil de gestion de projet en équipe

Jul 4, 2023 | Outils Numériques

L’un des outils en ligne les plus populaires en matière de gestion des projets est Trello. Avec son interface intuitive et ses fonctionnalités puissantes, Trello aide les individus et les équipes à organiser leurs projets, à collaborer efficacement et à suivre leur progression.

Dans cet article, nous verrons en détail les caractéristiques clés de Trello, ses différentes options de prix, et nous terminerons avec une vidéo démo pour vous aider à bien démarrer dans l’utilisation de l’outil.

1 – Les caractéristiques principales de Trello

Trello est un outil de gestion de projet basé sur la méthode Kanban, qui utilise des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches. Voici quelques caractéristiques principales qui font de Trello un choix populaire parmi les professionnels et les équipes:

– Tableaux flexibles : Trello utilise des tableaux pour représenter les projets, offrant une vue d’ensemble claire et organisée de toutes vos tâches. Vous pouvez créer autant de tableaux que nécessaire et les personnaliser selon vos besoins spécifiques.

– Cartes et listes : à l’intérieur de chaque tableau, vous pouvez créer des cartes représentant des tâches individuelles. Ces cartes peuvent être déplacées d’une liste à l’autre, ce qui vous permet de suivre facilement leur progression.

– Collaboration en équipe : Trello facilite la collaboration entre les membres d’une équipe. Vous pouvez attribuer des cartes à des membres spécifiques, ajouter des commentaires, joindre des fichiers et même utiliser des fonctionnalités de discussion en temps réel pour faciliter la communication.

– Notifications et rappels : Trello vous permet de rester à jour grâce à ses fonctionnalités de notifications. Vous recevrez des rappels pour les échéances, les commentaires et les modifications apportées aux cartes que vous suivez.

Trello est disponible sur plusieurs plateformes, ce qui vous permet de l’utiliser sur différents appareils. Vous pouvez télécharger l’application Trello sur les plateformes suivantes :

– Android : disponible sur le Google Play Store.

– iOS : disponible sur l’App Store d’Apple.

– Web : accessible via votre navigateur préféré sur n’importe quel ordinateur.

.

2 – Les options tarifaires de Trello

Trello propose différentes options de prix pour répondre aux besoins variés des utilisateurs. Voici un aperçu des plans disponibles:

– Free : c’est le plan de base de Trello, qui offre des fonctionnalités essentielles pour une utilisation individuelle. Il est entièrement gratuit et vous permet de créer un nombre illimité de cartes et jusqu’à 10 tableaux par espace de travail.

– Standard : c’est le plan destiné aux petites équipes qui veulent optimiser le travail collaboratif. Il comprend tous les avantages du plan Free avec en plus des tableaux illimités, des checklists avancées, des champs personnalisés, et bien d’autres fonctionnalités.

– Premium : ce plan est conçu pour les équipes qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que l’intégration avec d’autres outils, des fonctionnalités de sécurité supplémentaires et la possibilité de gérer des équipes plus importantes.

– Enterprise : cette option convient aux grandes entreprises ayant des besoins spécifiques en matière de sécurité, de conformité et d’intégration. Les prix varient en fonction des exigences de l’entreprise. Il faut contacter l’équipe de vente de Trello pour obtenir un devis personnalisé.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier avec le temps et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Trello pour obtenir les informations de tarification à jour.

3 – Trello en vidéo

Pour vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et l’utilisation de Trello, vous pouvez visionner la vidéo démo ci-dessous, qui vous guidera à travers ses principales fonctionnalités.

Conclusion

Trello est un outil populaire et convivial pour la gestion de projet et la collaboration en équipe. Avec ses fonctionnalités flexibles, sa facilité d’utilisation et ses options de personnalisation, il vous aide à améliorer votre productivité en gérant vos projets plus efficacement. En explorant les différentes options de prix, vous pourrez choisir le plan qui convient le mieux à vos besoins spécifiques ou ceux de votre équipe.

Résumé du livre Getting Things Done

Jun 16, 2023 | Résumé Livre

Rocket Fuel

1. Informations bibliographiques

Titre :
Getting Things Done
Sous-Titre :

The Art of Stress-free Productivity 
Auteur(s) :
David Allen
Editeur :
Piatkus
Date de publication:
2015
Categorie :
Productivité / Entreprenariat
Pages :
352
Ma Note :
4/5

PROCUREZ-VOUS LE LIVRE

2. Synthèse Générale

Dans son ouvrage Getting Things Done, David Allen présente une méthodologie complète pour améliorer la productivité et gérer efficacement les tâches et les projets. Le livre est organisé en plusieurs parties et chapitres, offrant un guide détaillé pour libérer l’esprit des contraintes mentales liées aux responsabilités et aux engagements. L’auteur met l’accent sur l’importance de capturer et d’organiser les informations de manière systématique, ce qui permet d’atteindre un état de clarté mentale et de concentration optimale. Grâce à sa méthode, il propose de rendre les activités quotidiennes plus fluides, de réduire le stress et d’augmenter la productivité.

3. Idées Clés

1. La capture et l’organisation des informations

David Allen soutient que la clé de la productivité réside dans la capture et l’organisation systématique de toutes les informations, tâches et idées qui nous traversent l’esprit. Il met en avant la nécessité de vider notre esprit en notant toutes ces informations dans un système externe fiable, tel qu’une liste de tâches ou un système de gestion des projets. Selon lui, en éliminant le fardeau mental de se souvenir de tout, on peut se concentrer pleinement sur les tâches à accomplir, ce qui permet de libérer de l’énergie créative et de prendre des décisions plus éclairées.

2. Les cinq étapes de la méthodologie GTD

L’auteur présente les cinq étapes fondamentales de sa méthodologie GTD :

1. La collecte : rassembler toutes les informations et les tâches dans un système fiable.

2. Le traitement : examiner chaque élément collecté et déterminer l’action requise.

3. L’organisation : classer les tâches et les projets en fonction de leur contexte, de leur priorité et de leur disponibilité.

4. La révision : passer en revue régulièrement toutes les tâches et les projets pour s’assurer qu’ils sont à jour et alignés sur les objectifs.

5. L’action : S’engager à accomplir les tâches et les projets de manière proactive, en utilisant des listes de tâches et des rappels appropriés.

En suivant ces étapes de manière disciplinée, l’auteur affirme que l’on peut maintenir une vision claire de nos responsabilités et obtenir une productivité accrue.

3. L’importance des contextes et des priorités

Allen souligne l’importance d’attribuer des contextes et des priorités à chaque tâche ou projet. Les contextes reflètent les circonstances dans lesquelles une tâche peut être accomplie (par exemple, à la maison, au bureau, en ligne), tandis que les priorités permettent de déterminer l’importance relative des différentes tâches. En attribuant des contextes et des priorités, on peut optimiser notre efficacité en se concentrant sur les tâches qui correspondent au contexte et à la disponibilité actuelle. Cela permet de maximiser l’utilisation du temps et des ressources disponibles, en évitant de se sentir dépassé par un trop grand nombre de tâches à accomplir.

4. L’approche horizontale de la gestion des projets

Dans Getting Things Done, Allen propose une approche horizontale de la gestion des projets. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les résultats finaux des projets, il encourage à décomposer les projets en actions concrètes et réalisables. En définissant des prochaines actions claires et spécifiques, on facilite le démarrage et la progression des projets, en éliminant l’incertitude et l’ambiguïté.

5. La maîtrise du flux de travail

L’auteur insiste sur l’importance de maintenir un flux de travail fluide et équilibré. Cela implique d’adopter une approche proactive pour gérer les tâches entrantes, de prendre des décisions rapides et efficaces sur les actions à entreprendre, et de cultiver des habitudes de révision et de réflexion pour maintenir le système à jour. En maîtrisant le flux de travail, on peut éviter les retards, les oublis et le stress liés à une organisation inefficace.

4. Mon avis sur le livre

La méthodologie GTD de David Allen offre une approche complète et structurée pour améliorer la productivité et la gestion des tâches, en mettant l’accent sur la capture et l’organisation systématique des informations. Ce qui permet de libérer l’esprit et de favoriser une pensée claire et créative.

Cependant, je trouve que la méthodologie GTD est trop rigoureuse et peut être un peu contraignante. En effet, sa mise en place initiale peut demander beaucoup de temps et d’efforts, ce qui pourrait être décourageant.

Au-delà de son côté rigoureux et contraignant, Getting Things Done reste un livre populaire et influent dans le domaine de la productivité avec une méthodologie éprouvée. La méthode GTD a ainsi influencé la manière de travailler de nombreuses personnes à travers le monde.

L’illusion de la productivité : comment l’éviter et atteindre de véritables résultats

Jun 14, 2023 | Gestion du temps, Organisation

Dans notre société moderne axée sur les performances et la réussite, la productivité est devenue un objectif à part entière pour plus d’une personne. Nous cherchons constamment des moyens d’accomplir davantage de choses en moins de temps, convaincus que cela nous mènera à la réussite. Cependant, derrière cette quête effrénée de productivité se cache souvent une illusion, une perception déformée de ce qu’est réellement la productivité et de la façon dont elle peut véritablement être atteinte.

Dans cet article, nous allons explorer les différents aspects de cette illusion de la productivité, identifier les pièges courants et proposer des solutions pratiques pour optimiser notre efficacité réelle.

1 – Les indicateurs trompeurs 

La réelle productivité ne peut être mesurée uniquement en termes de quantité de travail accompli ou de tâches accomplies. Les indicateurs traditionnels, tels que le nombre d’heures passées à faire telle chose ou la quantité de X choses réalisées sur Y période, peuvent être trompeurs. Par exemple, une personne peut passer des heures à réaliser un type d’action sans réellement progresser sur des tâches importantes et stratégiques.

Imaginons un responsable de projet qui consacre la majeure partie de sa journée à assister à des réunions et à répondre à des emails, mais qui ne trouve jamais le temps de planifier des actions concrètes pour faire avancer son projet. Bien qu’il puisse sembler occupé et productif, son travail réel est minime et ne contribue pas véritablement à la réalisation des objectifs du projet.

2 – La tyrannie de la surcharge d’informations

Dans l’ère digitale dans laquelle nous vivons, nous sommes constamment bombardés d’informations provenant de diverses sources, telles que les médias sociaux, les emails, les actualités, etc. Nous pensons souvent que rester connectés et être au courant de tout est essentiel pour être des personnes productives. Cependant, cette surcharge d’informations peut devenir un piège qui nous éloigne de nos tâches prioritaires et diminue notre capacité de concentration.

Considérons par exemple une personne qui passe une grande partie de sa journée à parcourir les médias sociaux et à lire des articles d’actualité. Bien qu’elle puisse se sentir informée et à jour, cette activité ne contribue pas directement à la réalisation de ses objectifs professionnels ou personnels, à moins qu’elle ne soit journaliste… Au contraire, elle lui fait perdre un temps précieux qui aurait pu être consacré à des tâches plus significatives. 

.

3 – La véritable productivité centrée sur les résultats  

La véritable productivité ne réside pas dans la quantité de travail accompli, mais dans la qualité des résultats obtenus. Il est donc essentiel de se concentrer sur les tâches qui ont un réel impact sur nos objectifs et de les mener à bien de manière efficace. Cela nécessite une planification stratégique, la mise en place de priorités claires et la capacité de dire “non” aux tâches non essentielles.

Supposons qu’un entrepreneur se fixe pour objectif d’augmenter les ventes de son entreprise. Plutôt que de s’éparpiller dans diverses tâches non essentielles, comme répondre à des emails non urgents ou participer à des réunions sans réelle valeur ajoutée, il gagnerait à se concentrer sur des activités stratégiques telles que la prospection de nouveaux clients, l’amélioration de son produit et la mise en place de campagnes de marketing ciblées. En se focalisant sur ces actions à fort impact, il parviendra à générer de véritables résultats, augmentant ainsi les ventes de son entreprise.

4 – Éliminer les distractions et cultiver la concentration 

L’une des principales illusions de la productivité réside dans la croyance que nous pouvons accomplir plus de tâches en étant multitâche. Cependant, la réalité est que le multitâche nous rend moins efficaces et nous éloigne de la concentration nécessaire pour produire un travail de qualité. Il est crucial d’éliminer les distractions, de créer un environnement propice à la concentration et d’adopter des techniques de gestion du temps telles que la méthode Pomodoro.

Imaginons un étudiant qui se retrouve souvent à étudier tout en ayant plusieurs onglets de réseaux sociaux ouverts sur son ordinateur. Bien qu’il pense qu’il puisse jongler entre les deux, son attention est constamment divisée, ce qui entraîne une diminution de sa productivité. En éliminant les distractions, en fermant les réseaux sociaux et en se concentrant pleinement sur son travail scolaire pendant des périodes de temps définies, il parviendra à assimiler les informations de manière plus efficace et à obtenir de meilleurs résultats académiques.

Conclusion

L’illusion de la productivité est un piège qui peut nous éloigner des véritables résultats. La véritable productivité réside dans la focalisation sur des tâches à fort impact, l’élimination des distractions et la création d’un environnement propice à la concentration. En repensant notre approche de la productivité et en nous concentrant sur la qualité des résultats plutôt que sur la quantité de travail accompli, nous pouvons réellement optimiser notre efficacité et atteindre nos objectifs de manière plus significative.

Zapier : l’outil incontournable d’automatisation des tâches

Jun 12, 2023 | Outils Numériques

Pour gagner en productivité au quotidien, l’automatisation des tâches peut être un puissant levier. En effet, trouver des moyens d’automatiser vos tâches répétitives peut faire toute la différence dans votre organisation quotidienne. C’est là qu’interviennent les outils d’automatisation des tâches, dont le plus connu est certainement Zapier.

Zapier est un outil puissant d’automatisation des tâches qui vous permet de connecter différentes applications entre elles et de les faire travailler ensemble de manière fluide.

Dans cet article, nous explorerons les caractéristiques principales de Zapier, ses options de tarification et nous terminerons avec une vidéo démo de son fonctionnement.

1 – Les caractéristiques principales de Zapier

Zapier se distingue des autres outils d’automatisation par sa facilité d’utilisation et sa grande compatibilité avec une vaste gamme d’applications populaires. L’outil offre une interface conviviale qui permet à tout utilisateur, même sans compétences techniques approfondies, de créer des flux de travail automatisés, appelés “Zaps”.

Voici quelques-unes des caractéristiques clés de Zapier :

– Connectivité étendue : Zapier prend en charge plus de 2 000 applications, y compris des services bien connus tels que Gmail, Slack, Trello, Salesforce et bien d’autres. Cette compatibilité étendue vous permet d’automatiser des tâches entre différentes plateformes sans efforts particuliers.

– Création de Zaps personnalisés : Avec Zapier, vous pouvez créer des Zaps personnalisés en utilisant des déclencheurs (triggers) et des actions spécifiques à chaque application. Par exemple, vous pouvez configurer un Zap pour envoyer automatiquement un email de bienvenue personnalisé chaque fois qu’un nouveau contact est ajouté à votre liste de diffusion.

– Automatisation multiétape : Zapier permet de créer des flux de travail automatisés complexes en enchaînant plusieurs actions dans un seul Zap. Vous pouvez combiner des déclencheurs et des actions de différentes applications pour exécuter des tâches complexes sans effort.

.

2 – Les options tarifaires d’Asana

Zapier propose plusieurs options de tarification flexibles pour répondre aux besoins des utilisateurs, qu’ils soient individuels ou en entreprise.

Voici un aperçu des différents plans proposés :

– Gratuit : le plan gratuit de Zapier permet d’automatiser des tâches simples avec un nombre limité de Zaps. C’est un excellent point de départ pour découvrir l’outil et ses fonctionnalités.

– Plans payants : Zapier propose plusieurs plans payants (starter, professionnel, équipe) avec des fonctionnalités avancées telles que des Zaps illimités, des actions multiétape et une intégration avec des applications premium. 

– Plan Entreprise : Pour les grandes entreprises ayant des besoins d’automatisation complexes et spécifiques, Zapier propose un plan personnalisé avec des fonctionnalités sur mesure et un support dédié.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Zapier pour obtenir les informations de tarification à jour.

3 – Zapier en vidéo

Pour vous aider à mieux comprendre le fonctionnement de Zapier, vous pouvez visionner cette mini-vidéo démo : 

Conclusion

Zapier est un outil incontournable pour ceux qui cherchent à optimiser leur productivité en automatisant leurs tâches répétitives. Sa compatibilité avec de nombreuses applications populaires, sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités avancées en font un choix idéal pour les individus et les entreprises de toutes tailles.

En intégrant Zapier dans votre arsenal d’outils de productivité, vous pourrez automatiser des tâches fastidieuses et vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. N’attendez donc plus, essayez Zapier dès aujourd’hui et découvrez comment il peut transformer votre façon de travailler ! 

Résumé du livre La Semaine de 4 heures

Jun 9, 2023 | Résumé Livre

Rocket Fuel

1. Informations bibliographiques

Titre :
La semaine de 4 heures
Sous-Titre :
Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux !
Auteur(s) :
Timothy Ferriss
Editeur :
Pearson
Date de publication:
2010
Categorie :
Productivité / Entreprenariat
Pages :
320
Ma Note :
4/5

PROCUREZ-VOUS LE LIVRE

2. Synthèse Générale

La semaine de 4 heures est un guide pratique qui remet en question les normes traditionnelles du travail et propose des méthodes novatrices pour maximiser l’efficacité et le bien-être. Divisé en plusieurs parties et chapitres, le livre explore diverses stratégies pour réduire le temps de travail à seulement quatre heures par semaine, tout en maintenant ou en augmentant les revenus. Timothy Ferriss partage ses propres expériences et les leçons qu’il a apprises en tant qu’entrepreneur et aventurier.

3. Idées Clés

1. Redéfinir le concept de travail

Ferriss remet en question l’idée traditionnelle selon laquelle le travail doit occuper la majeure partie de notre vie. Il encourage les lecteurs à remettre en question leurs croyances limitantes et à envisager des alternatives telles que le télétravail, l’automatisation des tâches et l’externalisation, pour réduire leur charge de travail sans compromettre leur succès professionnel.

2. La délégation et l’externalisation pour gagner du temps

L’auteur explique comment externaliser des tâches non essentielles à des assistants virtuels, ce qui permet de libérer du temps pour se concentrer sur des activités plus productives ou enrichissantes. Il fournit des conseils pratiques sur la délégation efficace et la gestion des ressources externes.

3. L’optimisation du temps et de l’efficacité

Ferriss propose des techniques et des outils pour gagner du temps et augmenter l’efficacité dans divers domaines de la vie. Il explore des stratégies telles que la gestion des emails, la réduction des réunions non productives, l’utilisation de modèles prédéfinis pour les tâches récurrentes, et l’application de la loi de Pareto pour identifier les activités les plus rentables.

4. L’entrepreneuriat et la création de revenus passifs

L’auteur partage des idées sur la création d’entreprises en ligne et la génération de revenus passifs. Il explique comment tirer parti des opportunités offertes par Internet et les nouvelles technologies pour créer des entreprises automatisées et lucratives.

5. La recherche du bonheur et d’un mode de vie équilibré

Au-delà de la réduction du temps de travail, Ferriss encourage les lecteurs à réfléchir à leur vision du bonheur et à créer un mode de vie équilibré. Il aborde des sujets tels que la gestion du stress, la réalisation d’objectifs personnels, l’amélioration de la santé et de la condition physique, et la recherche de passions et d’intérêts en dehors du travail.

4. Mon avis sur le livre

La semaine de 4 heures offre une perspective alternative sur le travail et encourage les lecteurs à repenser leur relation avec le temps et l’efficacité. Les idées présentées dans le livre sont novatrices et peuvent inspirer des changements significatifs dans la vie professionnelle et personnelle. Cependant, certaines des méthodes proposées par Ferriss, telles que l’externalisation complète de certaines tâches, peuvent ne pas être accessibles ou réalisables pour tout le monde. De même, la réduction drastique du temps de travail à seulement quatre heures par semaine peut sembler irréaliste pour certaines professions et secteurs d’activités.

Malgré tout, La semaine de 4 heures reste une lecture intéressante pour ceux qui cherchent à repenser leur approche du travail et à trouver des moyens d’améliorer leur efficacité et leur qualité de vie. Le livre offre une perspective provocante qui peut stimuler la réflexion et conduire à des changements positifs.