Comment s’organiser avec la méthode NERAC ?

Sep 24, 2021 | Organisation

Dernière mise à jour : le 28/09/2023

La méthode NERAC est une méthode moins populaire que GTD, PARA ou encore ZTD. Néanmoins, elle fait partie des méthodes permettant d’améliorer son organisation quotidienne, comme nous l’avons souligné dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ? 

Dans le présent article, nous allons nous intéresser à la méthode NERAC en voyant ce qu’elle est et comment vous pouvez vous l’approprier et la personnaliser le cas échéant selon vos besoins et vos attentes, dans votre organisation quotidienne.

Comprendre ce qu’est la méthode NERAC

Cette méthode tire son origine de l’acronyme NERAC qui signifie :

Noter les tâches à effectuer

Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

Réserver du temps pour les imprévus

Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

Contrôler la réalisation des tâches

Bien plus qu’une méthode théorique, c’est un véritable outil opérationnel que vous pouvez adopter pour optimiser votre organisation personnelle ou professionnelle et exécuter vos tâches de manière plus efficace.

Pour faciliter la compréhension de la méthode, elle est souvent illustrée visuellement sous la forme d’un tableau.

Méthode NERAC

Comment utiliser la méthode NERAC de manière pratique ?

Après avoir défini succinctement la méthode NERAC, voyons à présent voir comment la mettre en oeuvre dans votre organisation quotidienne.

1- Noter

Cette première étape consiste à mettre à l’écrit ce que vous avez à faire. Notez-y en vrac toutes vos tâches sans vous préoccuper de l’importance, de l’urgence ou encore de la date d’échéance. Ces éléments seront pris en compte à l’étape 4 – Arbitrer.

L’objectif de cette étape est d’éviter d’oublier ce que vous avez à faire et de vous vider l’esprit. Si vous décidez d’adopter cette méthode dans votre fonctionnement quotidien, notez tout au long de la journée ce qui vous viendra à l’esprit. Vous serez ainsi sûr d’avoir à un endroit l’ensemble de vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 1 - Noter

2- Estimer

Maintenant que les tâches sont notées, il est nécessaire d’évaluer le temps que cela vous prendra pour les réaliser. L’estimation de la durée peut sembler difficile de prime abord mais vous pouvez arriver à faire une estimation juste en vous référant à des tâches similaires que vous avez pu effectuer dans le passé. Vous l’aurez bien compris, vos expériences passées vous seront utiles dans cette étape. 

L’objectif de cette étape est que vous sachiez le temps nécessaire dont vous aurez besoin pour exécuter correctement vos tâches. Veillez à ne pas le sous-évaluer ou le surévaluer. Si jamais vous vous trompez, vous corrigerez l’estimation pour les prochaines fois.

Méthode NERAC - Etape 2 - Estimer

3- Réserver

Cette troisième étape consiste à se prémunir des imprévus. La vérité est qu’on a beau prendre le temps de bien planifier le travail que nous avons à faire, il peut y avoir des éléments extérieurs hors de notre contrôle.
Les choses peuvent donc ne pas se passer comme prévu et retarder l’exécution des tâches.

Pour faire face à cela, il faut prévoir une marge de manoeuvre. Vous pouvez par exemple prévoir 50 % de temps en plus pour une tâche que vous maîtrisez et 100 % de temps en plus pour une tâche non maîtrisée. Cela veut dire que si la tâche vous prend habituellement 1 heure, vous réservez 30 min si vous la maîtrisez et 1h si ce n’est pas le cas.

L’objectif de cette étape est d’apprendre à anticiper les imprévus en prévoyant une marge de manoeuvre pour pouvoir dans tous les cas exécuter vos tâches.

Méthode NERAC - Etape 3 - Réserver
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4- Arbitrer

Cette quatrième étape consiste à prioriser les tâches que vous avez à effectuer en vous basant sur le niveau d’importance et d’urgence. 

Lorsqu’on parle des notions d’importance et d’urgence, on pense nécessairement à la matrice d’Eisenhower qui permet d’effectuer une hiérarchisation des tâches en 4 catégories :

– les tâches importantes et urgentes : ces tâches sont à exécuter le plus rapidement possible

– les tâches importantes et non urgentes : ces tâches sont à planifier pour une exécution ultérieure

– les tâches non importantes et urgentes : ces tâches sont à déléguer

– les tâches non importantes et non urgentes : ces tâches sont à reporter ou même à supprimer dans certains cas

Après avoir décidé quoi faire pour chaque tâche, vous pourrez alors renseigner l’échéance d’exécution.

L’objectif de cette étape est de vous aider à identifier l’ordre d’exécution de vos tâches. Cela vous permettra de ne pas vous disperser et de faire les bonnes choses au bon moment.

Méthode NERAC - Etape 4 - Arbitrer

5- Contrôler

La cinquième et dernière étape consiste à suivre votre travail en faisant le point sur le travail accompli et en mesurant vos progrès.

Il s’agit notamment de :

– examiner si vos tâches ont été réalisées dans les temps

– identifier les tâches en retard et pourquoi

– faire les ajustements nécessaires dans votre planification en décalant par exemple certaines échéances ou en supprimant certaines tâches dont le niveau d’importance et/ou d’urgence a évolué

L’objectif de cette étape est de vous aider à faire des points réguliers sur l’état d’avancement de la réalisation de vos tâches, analyser votre travail pour vous ajuster et apprendre de vos erreurs pour aller plus vite et travailler de manière plus efficace à l’avenir.

Méthode NERAC - Etape 5 - Contrôler

Conclusion

La méthode NERAC peut être considérée comme un outil opérationnel qui vous permet de bien vous organiser au quotidien et d’exécuter vos tâches efficacement. Elle se décompose en 5 étapes : 

1 – Noter les tâches à effectuer

2 – Estimer le temps nécessaire pour les réaliser

3 – Réserver du temps pour les imprévus

4 – Arbitrer les priorités selon le niveau d’importance et d’urgence

5 – Contrôler la réalisation des tâches

Il ne vous reste plus qu’a vous approprier ces différentes étapes et à les adopter dans votre fonctionnement quotidien.

5 manières de gagner du temps au quotidien

Feb 17, 2021 | Gestion du temps

Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. Mais comment se fait-il que la plupart des personnes se plaignent de ne pas avoir suffisamment de temps et qu’une minorité seulement de personnes arrivent à réaliser leurs projets et à atteindre leurs objectifs ? La différence entre ces 2 catégories de personnes réside simplement dans leur rapport au temps lorsqu’il s’agit de gérer certaines situations courantes de la vie.

Dans cet article, je vais partager avec vous 5 choses pratiques que vous pouvez faire face à ces situations et qui vont permettront certainement de gagner du temps au quotidien.

1 – Appliquer la méthode 5-20-1

As-tu 5 minutes ? Il est courant d’entendre cette question au quotidien de la part de nos interlocuteurs lorsque nous travaillons. Et il est très tentant de s’arrêter de travailler pour s’occuper de nos interlocuteurs. Mais la vérité est qu’en général ces sollicitations extérieures prennent rarement 5 minutes. Non seulement elles prennent plus de temps que prévu mais elles nous défocalisent également de notre travail, ce qui au final nous fait donc perdre beaucoup de temps.

Au lieu donc de répondre systématiquement “Oui” à cette question pour ne pas frustrer votre interlocuteur, il y a une approche alternative qui consiste à évaluer toutes les sollicitations entrantes afin d’identifier celles qui pourraient être gérées rapidement sans avoir un grand impact négatif sur votre travail en cours. Pour cela, je vous propose d’utiliser la méthode 5-20-1 qui vous permettra d’éviter de tomber dans le piège du “Oui systématique” ou du “Non inapproprié” et de gagner du temps. 

Cette méthode est simple et se déroule en 3 étapes :

1. Prenez le temps d’écouter votre interlocuteur : par mesure de politesse et de respect, laissez votre interlocuteur (collègue, manager, etc.) s’exprimer jusqu’au bout.

2. Estimez le temps nécessaire pour traiter sa demande : classez chaque demande dans l’une des 3 catégories suivantes : entre 5 et 10 minutes, entre 20 et 40 minutes et 1 heure et plus.

3. Prenez votre décision en fonction de chaque catégorie : les durées de réalisation des catégories sont un indicateur de votre priorité de passage à l’action.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 5 et 10 minutes, vous pouvez passez à l’action immédiatement.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 20 et 40 minutes, vous pouvez l’accepter et indiquer à votre interlocuteur que vous vous en occuperez après votre travail en cours.

– Si le traitement de la demande nécessite 1 heure ou plus, cela va nécessiter une réorganisation de votre temps. Il est recommandé de négocier son exécution pour les jours à venir.

La mise en application de cette méthode vous permettra de gagner du temps car cela vous évitera d’accepter les pseudo-sollicitations de 5 minutes qui se transforment en 30 minutes voire 45 minutes ou 1 heure dans certains cas.

2 – Réduire votre temps passé en ligne

Passer du temps sur Internet est certainement l’un des moyens les plus consommateurs de temps pour une grande majorité de personnes. Tout comme moi, il vous est certainement arrivé d’aller sur Internet pour une raison précise et vous retrouver à faire mille choses qui n’avaient rien à voir avec votre intention initiale. C’est dire à quel point Internet peut être une arme de distraction massive. Pour vous en convaincre, laissez-moi partager quelques chiffres avec vous.

En effet, selon le Global Digital Overview 2020, un rapport global sur l’utilisation d’Internet dans le monde, l’internaute moyen passe 6 heures et 43 minutes en ligne chaque jour. C’est près du tiers d’une journée. Ce chiffre ramené à l’échelle d’une année, représente plus de 100 jours de connexion pour un internaute. Ce qui est tout simplement énorme ! 

S’il est vrai que ces chiffres représentent une moyenne, il n’en demeure pas moins vrai que Internet est une véritable source de perte de temps, puisque vous vous imaginez sans doute qu’une grande partie de ce temps passé sur Internet n’est certainement pas productif.

Supposons que vous soyez parmi les personnes qui passent plus de 6 heures sur Internet chaque jour. Si vous arrivez à réduire simplement ce temps en passant de 6 heures à 4 heures, cela vous fera gagner 2 heures par jour, donc 10 heures par semaine (en se limitant du lundi au vendredi). Ce n’est absolument pas négligeable puisque cela représente 40 heures par mois. Et croyez-moi avec 40 heures par mois, vous pouvez considérablement avancer dans la réalisation d’un projet qui vous tient à coeur et réaliser ainsi des rêves qui vous semblaient autrefois inaccessibles.

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3 – Décliner les réunions à faible impact

En milieu professionnel, il est courant d’organiser des réunions pour tout et n’importe quoi. Mais la vérité est qu’il y a des sujets qui ne nécessitent pas forcément l’organisation d’une réunion. 

Ceci étant dit, ce n’est donc pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement répondre positivement et y participer. Il convient au préalable de vous interroger sur l’objectif de la réunion et sur la pertinence de votre participation. En adoptant cette approche, cela vous fera gagner du temps et vous évitera d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.

D’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. Cette étude nous montre que presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ce qui pourrait s’expliquer par plusieurs paramètres : absence d’ordres du jour précis, objectifs non clairs, mauvaise identification des participants, etc.

Vous comprenez donc que prendre du temps pour réfléchir à la pertinence de votre participation aux réunions et à leur impact sur votre travail est un élément qui vous fera gagner du temps chaque jour, puisque cela vous évitera d’être à des réunions dans lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée et de ne pas perdre votre temps.

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

Il y a quelques années, je suis intervenu dans une entreprise en tant que consultant pour aider les équipes d’une direction opérationnelle à optimiser leur manière de travailler au quotidien.

J’ai pour cela organisé plusieurs ateliers pour échanger avec les différents métiers concernés. En faisant l’état des lieux, j’ai identifié plusieurs pratiques incohérentes et inefficaces. Et quand j’ai posé la question de savoir pourquoi on faisait telle ou telle chose de telle manière, la réponse que j’ai obtenue était la suivante : “nous avons toujours fait comme ça depuis des années”. Je suis certain que vous avez déjà fait face à une situation similaire.

De la même manière qu’il y a des pratiques qui n’ont jamais été remises en question en entreprise, nous avons également à titre personnel mis en place des fonctionnements que nous suivons depuis des années et qui ne sont peut-être plus pertinents aujourd’hui.

Voici quelques exemples simples :

– utiliser des feuilles volantes pour prendre des notes : en général, il est tellement facile de les perdre

– ranger plusieurs documents administratifs dans un pochette sans les classer : lorsqu’il n’y en a pas beaucoup et s’ils ne sont pas de catégories différentes (banque, santé, factures, etc.), il est facile de s’en sortir

– ne pas utiliser un agenda pour noter ses rendez-vous : si vous comptez uniquement sur votre mémoire pour vous souvenir de vos rendez-vous, vous allez en rater un paquet !

Arrêter les fonctionnements inefficaces, c’est décider de gagner du temps au quotidien en adoptant des pratiques plus pertinentes et plus adaptées à vos réalités d’aujourd’hui. Si nous revenons aux trois exemples cités juste avant, voici ce que vous pouvez faire :

– troquer vos feuilles volantes contre un bloc-notes ou une application mobile

– classer vos documents en les regroupant par catégories et utiliser des pochettes de couleurs différentes pour chaque catégorie de documents

– acheter un agenda papier ou opter pour un agenda électronique

En mettant en place ces changements en apparence simples, vous allez gagner du temps au quotidien puisque l’inefficacité de vos anciens fonctionnements sera compensée par les nouvelles pratiques adoptées.

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Même si les messageries instantanées (WhatsApp, Messenger, Télégram, etc.) sont de plus en plus utilisées de nos jours, l’email reste néanmoins un canal de communication encore solidement ancré dans les habitudes puisqu’il est utilisé à travers le monde par plus 4 milliards de personnes.

D’après une enquête menée par Adobe, les français passent en moyenne 3 heures chaque jour à consulter leurs emails professionnels et 2 heures à consulter leurs emails personnels. À la fin de la semaine, c’est donc plus de 10 heures consacrées uniquement aux emails.

Mais pourquoi passons-nous autant de temps dans les emails ?

L’explication tient en 2 raisons majeures :

– une consultation compulsive des emails : nombreuses sont les personnes qui consultent leurs emails plusieurs fois par heure

– lire et relire les emails plusieurs fois sans prendre de décision : c’est malheureusement le quotidien d’une grande majorité de personnes et cela constitue une pure perte de temps.

Que faut-il donc faire pour minimiser le temps passé à lire et à traiter les emails ?

Premièrement, supprimez les notifications d’arrivée de nouveaux emails et planifiez ensuite des créneaux dédiés à la consultation de vos emails. Cela vous évitera d’y aller toutes les 5 minutes.

Deuxièmement, réalisez que votre boîte de réception des emails devrait fonctionner comme votre boîte aux lettres. Elle sert à réceptionner et non pas à stocker ce que vous recevez. Elle devrait donc être vidée régulièrement.

Lorsque vous recevez un email et que vous le lisez, vous devez faire l’une des actions suivantes :

– répondre immédiatement en communiquant les éléments demandés par votre interlocuteur

– planifier une action dans votre agenda parce que nous n’êtes pas en capacité de la faire immédiatement

– transférer l’email à une autre personne plus qualifiée que vous pour traiter la problématique dont il est question dans l’email

– archiver l’email parce que les informations qu’il contient peuvent vous servir pour plus tard

– supprimer l’email parce que son contenu n’est pas si important que cela et il ne vous sera pas utile à l’avenir.

En implémentant ces changements, vous constaterez vous-même que vous allez passer de moins en moins de temps dans la gestion de vos emails et gagnerez ainsi un précieux temps au quotidien.

Conclusion

S’il est très facile de perdre du temps chaque jour, la bonne nouvelle est qu’il existe également des moyens simples que vous pouvez implémenter rapidement dans votre vie pour gagner du temps au quotidien. 

J’ai identifié 5 pratiques dont nous avons discuté tout au long de l’article :

1 – Utiliser la méthode 5-20-1

2 – Réduire votre temps passé en ligne

3 – Décliner les réunions à faible impact

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Il vous appartient maintenant de choisir la pratique qui se rapproche le plus de votre situation actuelle et de définir les actions à mettre en oeuvre pour l’expérimenter dans votre fonctionnement au quotidien.

 

4 erreurs à éviter pour bien gérer son agenda

Nov 7, 2020 | Organisation

L’agenda fait partie des outils incontournables à utiliser lorsqu’on aspire à bien organiser. Encore faut-il savoir bien l’utiliser pour tirer profit des différents avantages qu’il procure. Bien utiliser un agenda comprend deux dimensions : premièrement savoir quels types d’activités y positionner, deuxièmement être conscient des erreurs à ne pas faire dans son utilisation au quotidien. C’est sur cette deuxième dimension que je vais me concentrer dans le cadre de cet article.

J’ai identifié quatre erreurs principales que je vais partager avec vous et je vous propose sans plus tarder de rentrer dans le vif du sujet.

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Dans la sphère professionnelle, il est courant d’envoyer les invitations aux réunions par email. Et très souvent, nous avons tendance à répondre “Oui” par défaut, à partir du moment où aucun évènement n’est positionné dans notre agenda sur le créneau proposé. Mais ce n’est pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement y participer. 

Il faut au préalable s’interroger sur l’objectif de ladite réunion et surtout la valeur ajoutée de votre participation. Vous interroger sur la pertinence de votre participation à une réunion vous fait en réalité gagner du temps et vous évite d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.

En effet, d’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. En d’autres termes, presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ceci s’explique par l’absence d’ordres du jour précis, d’objectifs clairement identifiés et une mauvaise identification des participants à la réunion.

Ces statistiques mettent en évidence la nécessité de prendre un temps de réflexion avant de confirmer votre participation à une réunion. Vous l’aurez bien compris, avant de dire “Oui” à la prochaine invitation de réunion, réfléchissez à deux fois !

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

Lorsque j’accompagne des clients dans leur organisation personnelle et/ou professionnelle, je fais souvent avec eux l’exercice de réalisation de leur planning hebdomadaire. Et j’ai remarqué une chose : beaucoup de personnes ont souvent un planning serré avec presqu’aucune marge de manoeuvre. Mais la vérité est que, aussi organisée soit une personne, elle devra tôt ou tard faire face à des imprévus. Par exemple, lorsque vous acceptez de participer à une réunion de 10h à 11h et que vous positionnez dans votre agenda un rendez-vous de 11h à 12h, que se passera-t-il si votre réunion se termine en retard ? Cela va inévitablement vous faire arriver en retard à votre rendez-vous.

Il est donc important de toujours laisser un temps de battement ne serait-ce que de 10-15 minutes entre 2 évènements positionnés dans votre agenda. Cela vous permettra non seulement de faire face à un éventuel imprévu mais également de “souffler” avant d’enchaîner avec la prochaine activité. Vous pourrez ainsi faire un tour aux toilettes, aller à la machine, vous rafraîchir ou simplement vous changer les idées. Dans ce cas, le temps de battement vous permet de faire une pause.

D’ailleurs, plusieurs études ont démontré ces dernières années que faire des pauses dans son travail augmente le niveau de productivité en permettant aux personnes qui en prennent d’être plus alertes que celles qui n’en prennent pas.

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Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Parmi les types d’activités à positionner absolument dans votre agenda, il y a ce qu’on appelle les blocs de temps. Ils sont basés sur une technique appelée la technique du time-blocking qui consiste à bloquer dans votre agenda des plages horaires spécifiques durant lesquelles vous allez travailler de manière dédiée sur une thématique particulière. 

Si vous êtes par exemple un blogueur, vous avez besoin de positionner dans votre agenda des blocs de temps pour rédiger de manière efficace vos articles. Si vous êtes un responsable marketing, en plus des différentes réunions avec votre équipe, il est nécessaire d’avoir des blocs de temps qui vous permettront de réfléchir aux stratégies marketing à implémenter pour les différents projets que vous pilotez.

Les blocs de temps sont le meilleur moyen d’avancer rapidement dans la réalisation de vos projets. De manière générale, la durée d’un bloc de temps peut varier entre 90 et 120 minutes. Afin de bien en tirer profit, il est recommandé de travailler de manière focalisé en vous éloignant de toutes les sources de distraction. Vous pouvez également si vous le jugez nécessaire, prendre de courtes pauses durant votre bloc de temps pour optimiser votre productivité.

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

En matière d’utilisation d’agenda, la règle d’or est d’avoir un seul et unique agenda, qu’il soit papier ou électronique. Évitez de jongler entre un format et l’autre. Sinon vous risquez de vous en mêler les pinceaux.

Certaines personnes ont deux agendas : un pour la sphère personnelle et un pour la sphère professionnelle. C’est une mauvaise idée si vous les gérez de manière indépendante, parce que cela vous empêche d’avoir une vision globale et consolidée de ce que vous avez à faire dans votre vie.
De plus, si vous êtes un utilisateur d’agendas papier, cela suppose donc d’avoir en permanence sur vous vos 2 agendas, pour ne rien louper.

En revanche, si vous utilisez un agenda électronique comme Google Agenda, il est possible d’afficher vos 2 agendas à un même endroit pour ainsi avoir une vision consolidée. Cela est rendu possible grâce à la fonctionnalité de partage d’agendas.

Si vous voulez vous organiser de manière optimale au quotidien, vous avez tout intérêt à utiliser un seul agenda en adoptant un agenda papier ou en centralisant vos différents agendas électroniques dans un agenda électronique principal. 

Conclusion

Bien utiliser un agenda peut paraître simple de prime abord, mais comme vous avez pu le constater tout au long de l’article, il est facile de faire des erreurs qui peuvent impacter la stabilité de votre organisation ainsi que votre productivité. Nous avons notamment passé en revue 4 erreurs majeures :

Erreur 1 – Accepter toutes les réunions

Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre

Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets

Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas

Il vous appartient maintenant d’identifier l’erreur dans laquelle vous vous retrouvez le plus souvent et de définir les actions à mettre en oeuvre pour reprendre le contrôle de la situation.

 

5 critères pour bien choisir son outil de stockage de données en ligne

Oct 20, 2020 | Outils Numériques

Avec le développement des nouvelles technologies, le stockage en ligne s’est imposé ces dernières années comme une norme dans les usages et commence d’ailleurs à remplacer les solutions de stockage physiques telles que les disques durs (internes et externes) et les clés USB.

Personnellement, j’ai très peu de documents stockés dans mon ordinateur. La plupart de mes données sont stockées en ligne. Ce qui me donne la possibilité d’y accéder peu importe où je me trouve même si je n’ai pas mon ordinateur.

Il existe aujourd’hui tellement de fournisseurs de solutions de stockage en ligne qu’il n’est pas du tout facile de faire un choix. Vous connaissez certainement les plus populaires à savoir Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive. Mais il existe beaucoup d’autres acteurs comme Box, pCloud, Mega, etc.

Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une solution de stockage de données en ligne. J’en dénombre les 5 suivants :

  • la capacité de stockage
  • la synchronisation des données
  • le partage des fichiers
  • la sécurité des données
  • le prix du service

Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai quelques exemples en citant certains des outils.

1. La capacité de stockage

J’ai mis ce critère en premier parce que je crois qu’il détermine grandement le choix d’un outil de stockage.

Comment savoir de quelle capacité vous avez besoin ? Cela dépend tout simplement du type de données que vous souhaitez stocker. Si vous stockez majoritairement des photos et des vidéos, vous allez naturellement avoir besoin de plus d’espace qu’une personne qui stocke des fichiers de type traitement de texte ou des documents bureautiques.

Si vous avez des données lourdes à stocker, il va falloir opter pour une solution qui pourra aller au moins au teraoctet (To). 

De manière générale, pour ce type d’usage, une version basique ou gratuite de la solution ne sera pas suffisante. Dropbox en version gratuite ne propose que 2 Go de stockage, OneDrive fait un peu mieux avec 5 Go, Google Drive fait encore mieux avec 15 Go, et la palme d’or revient à Mega avec ses 50 Go gratuits. 

Pour des données moins lourdes, vous pouvez rester au niveau gigaoctet (Go), et une formule gratuite sera suffisante pour démarrer.

Si vous vous arrêtez donc strictement sur le critère “capacité de stockage”, la solution la plus adaptée serait Mega.

2. La synchronisation des données

Lorsqu’on opte pour le stockage des données en ligne, on recherche en général non seulement une flexibilité dans l’accessibilité des données mais également une certaine facilité d’accès. Cette accessibilité est rendue possible par la capacité de l’outil de stockage à être disponible sur plusieurs supports (ordinateur, tablette et mobile) mais également sur plusieurs systèmes d’exploitation (Windows, macOS, Android ou iOS).

Si vous optez pour Google Drive ou OneDrive, les conditions de disponibilité multisupport et multiplateforme seront remplies. En revanche, si vous optez pour iCloud, vous aurez quelques difficultés à l’utiliser dans les environnements Windows et Android.

Comme vous pouvez vous en douter, iCloud est plus performant dans l’environnement Apple sur Mac, Ipad ou encore Iphone.

Si vous ne prenez en considération que le critère “synchronisation des données” avec les dimensions multiplateforme et multisupport, les solutions Google Drive et OneDrive sont les plus adaptées. Mais si vous êtes un utilisateur convaincu de l’environnement Apple, orientez vous plutôt naturellement vers iCloud.

3. Le partage des fichiers

La fonctionnalité de partage est importante et très appréciée des utilisateurs parce qu’elle peut faciliter le travail collaboratif. 

En effet, elle permet à plusieurs personnes de travailler sur le même document et à partir de plusieurs supports ou terminaux différents. Elles peuvent ainsi commenter et modifier des documents en temps réel, les synchronisations de données se faisant de manière quasi instantanée. 

De manière générale, les différents outils permettent plusieurs niveaux de partage (au niveau du fichier ou au niveau du dossier) et plusieurs niveaux d’autorisation (consultation simple, consultation et modification, etc.).

Et en matière de collaboration, Dropbox et OneDrive par exemple permettent un suivi de l’historique des fichiers, vous permettant ainsi de revenir sur la version précédente d’un fichier. En outre, pour une gestion plus rapide et fluide de la collaboration, Google Drive permet d’utiliser G Suite (Docs, Sheets, Slides), OneDrive est associé à Office 365 et iCloud permet la collaboration en ligne avec Notes ou les applications Pages, Numbers et Keynote.

Si on considère uniquement la dimension de “pur partage”, la plupart des solutions du marché permettent de le faire avec plusieurs niveaux d’autorisation. En revanche, lorsqu’on s’intéresse à la dimension collaborative, Google Drive est sans doute la solution la plus réactive, la plus fluide et la plus simple à utiliser avec des applications qui se prennent en main facilement et rapidement.

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4. La sécurité des données

Les personnes qui hésitent à adopter les solutions de stockage en ligne redoutent que leurs données ne soient pas en sécurité, qu’elles puissent être consultées par d’autres personnes ou au pire des cas qu’elles puissent disparaître du jour au lendemain. Vous comprenez donc que c’est un véritable sujet qui vaut la peine qu’on s’y penche.

Lorsqu’on parle de sécurité des données, il s’agit principalement du lieu d’hébergement des données et du chiffrement des données.

Pour ce qui est de l’hébergement, de manière générale, les données stockées dans des datacenters aux États-Unis sont réputées ne pas être en sécurité parce que les contrôles n’y sont pas toujours stricts. Il faudra donc privilégier des solutions dont les datacenters sont localisés dans l’Union européenne. C’est notamment le cas de Google Drive et OneDrive.

Beaucoup de fournisseurs de solutions de stockage restent souvent muets en ce qui concerne la localisation de leurs serveurs. Mais d’autres comme Dropbox ou pCloud assument et disent clairement que leurs serveurs sont basés aux Etats-Unis.

En ce qui concerne le chiffrement des données, il est proposé par la plupart des fournisseurs de ces solutions. Il consiste globalement à convertir ou coder les données dans un format spécial de manière à ce que uniquement les personnes disposant d’un mot de passe puissent les consulter. Certains fournisseurs comme Mega et pCloud vont même plus loin en proposant un chiffrement avancé c’est-à-dire que même le fournisseur de la solution ne peut pas avoir accès à vos informations.

Si vous vous arrêtez uniquement à ce critère et que vous êtes vraiment sensible au sujet de la sécurité des données, optez dans ce cas pour Google Drive ou OneDrive dont les serveurs sont en Europe.

5. Le prix du service

Le dernier critère que vous pouvez regarder pour choisir votre solution de stockage en ligne est le prix. Mais ce n’est pas le critère le plus important à mon sens parce qu’il y a une grande disparité de prix en fonction de le capacité ou de l’espace de stockage et des éventuels services et logiciels additionnels qui sont proposés.

Par exemple, Dropbox propose une formule de 2 To à 9,99 €/mois et OneDrive propose une formule de 1 To à 69 €/an. D’un point de capacité, l’offre de Dropbox est plus intéressante puisqu’un simple calcul nous permet de constater qu’un To revient à 4,99 €/mois chez Dropbox alors qu’il est à 5,75 €/mois chez OneDrive. Mais la formule de OneDrive comprend en plus de la capacité de stockage, l’utilisation des logiciels du pack office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook). Ce que ne propose pas Dropbox. Avec du recul, si vous utilisez les logiciels Microsoft, cette offre peut être plus intéressante pour vous.

Vous comprenez donc qu’on ne peut pas s’arrêter strictement sur le critère prix pour choisir son outil de stockage parce qu’à prix égal, les services proposés par les différents fournisseurs peuvent beaucoup différer. 

Conclusion

Choisir un outil de stockage de données en ligne requiert d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités majeures proposées par ce type d’outils, ainsi qu’une certaine clarté concernant vos besoins et vos attentes. C’est ce qui vous permettra d’effectuer un choix éclairé. 

Comprendre les fonctionnalités des outils de stockage de données en ligne, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les critères principaux à regarder de près pour choisir votre outil : 

1. La capacité de stockage

2. La synchronisation des données

3. Le partage des fichiers

4. La sécurité des données

5. Le prix du service

Maintenant que vous avez la liste des critères principaux, il vous appartient d’estimer leur niveau d’importance pour vous afin d’effectuer de manière ultime votre choix d’application.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Sep 20, 2020 | Outils Numériques

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il est très difficile de savoir laquelle choisir pour son organisation quotidienne. Et il est même naturel, voire légitime de se demander : quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Cela est tout à fait normal, puisque le marché des applications de prise de notes est un marché très dynamique au point où les analyses des spécialistes prévoient qu’il devrait représenter 1,35 milliards de dollars d’ici 2026. Il y a donc de très grandes chances que chaque mois ou tous les 2 ou 3 mois, une nouvelle application arrive sur le marché. Ce qui ne facilite pas les choses, puisque la nouveauté est souvent attractive.

Dans un précédent article, je partagé une checklist de 6 critères qui me semblaient être les plus importants pour bien choisir son application de prise de notes. Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le faire.

Dans le paysage des applications de prise de notes, existe-t-il vraiment une application meilleure que les autres ? La vérité est que chaque outil est différent et chaque utilisateur également. Et si la bonne question était plutôt de se demander quelle est l’application de prise de notes la plus adaptée à mon fonctionnement ou encore à mon approche organisationnelle ?

Dans un de ses tweets récents, la blogueuse Anne-Laure Le Cunff, en s’inspirant d’une citation de l’écrivain George R. R. Martin (le créateur de Games of Thrones), propose une approche très pertinente en comparant 3 outils de prise de notes à savoir Notion, Roam Research et Evernote.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Selon elle, il existe 3 types de profils en matière d’utilisation des applications de prise de notes : les architectes, les jardiniers et les bibliothécaires. En poussant la réflexion plus loin dans le même sens qu’elle, j’identifie un quatrième profil plutôt hybride, qui est une combinaison des autres. Il peut ainsi être un archijardinier, un jardithécaire ou encore un archithécaire. Ce profil étant un mélange des autres, on appellera les personnes de cette catégorie, les chimistes. En effet, la chimie est par nature “la science des mélanges” puisqu’elle fait souvent appel à d’autres sciences (mathématiques, physique, biologie, etc.).

Dans la suite de cet article, nous verrons premièrement les caractéristiques de chaque profil et ensuite nous discuterons des outils adaptés à leur fonctionnement.

1. Comprendre chaque profil de prise de notes

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les architectes : les personnes ayant ce profil aiment conceptualiser leur travail, ont besoin structurer les choses et fonctionnent bien avec des modèles préétablis et réutilisables. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de structurer facilement leurs idées.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les jardiniers : les personnes ayant ce profil explorent souvent plusieurs idées en même temps, peuvent chercher les connexions entre les unes et les autres et veulent pouvoir suivre l’évolution de leurs idées jusqu’à la matérialisation des projets. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de suivre leurs idées tout au long de leur cycle de vie.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les bibliothécaires : les personnes ayant ce profil aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de bien effectuer le classement des informations et qui surtout les retrouver rapidement. 

Peut-être ne vous retrouvez-vous pas complètement dans une catégorie ou une autre ? La vérité est que nous pouvons changer de profil selon le type de projets sur lesquels nous travaillons. Nous pouvons donc être tour à tour architecte, jardinier ou librairie ou être une combinaison de plusieurs. Ce qui nous amène donc au profil hybride.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les chimistes : les personnes ayant ce profil sont généralement des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons. De la même manière que le vrai chimiste dans la vie réelle fait appel à plusieurs disciplines – mathématiques, biologie, physique, SVT, etc. – pour bien accomplir son travail, le profil de type chimiste en prise de notes n’utilise généralement pas un outil mais plusieurs.

Cette approche métaphorique n’est peut-être pas parfaite, mais comprenez simplement que son intérêt est de fixer un cadre de fonctionnement pour faciliter le choix des outils de prise de notes.

2. Les applications appropriées pour chaque profil de prise de notes

Il existe tellement d’applications sur le marché aujourd’hui qu’il serait tout simplement impossible de toutes les citer. Je prends donc le parti de n’en citer que trois pour chaque catégorie.

Les applications de prise de notes pour les profils de type architecte

Ce sont des applications construites avec un système de briques fonctionnelles qui peuvent être agencées les unes avec les autres – un peu à l’image des meubles IKEA ou encore des jouets LEGO – ou utilisées individuellement.

De manière générale, elles nécessitent un certain effort de réflexion et de prise de décision pour savoir comment traiter et organiser toutes les informations entrantes dont vous serez en possession. Autrement dit, quelle est la brique la plus appropriée pour recevoir ou gérer telle ou telle information ?

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus utilisés aujourd’hui :

Notion : c’est certainement l’outil le plus populaire dans cette catégorie. Dans l’écosystème des outils de productivité, c’est l’outil dont toutes les personnes influentes de la communauté parlent actuellement. Et à juste titre d’ailleurs ! C’est un outil tout en un qui permet de gérer des projets et des tâches, de gérer de la documentation, des processus et des workflows et de mettre en place des espaces collaboratifs pour favoriser le travail en équipe. Il propose un très grand nombre de modèles : pour l’organisation personnelle, les étudiants et les enseignants, le travail d’équipe, les designers, les ingénieurs, les RH, les startups, etc.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Nuclino : c’est un outil similaire à Notion dans la manière dont il est organisé. Il intègre en plus une dimension visuelle et met un focus dans la gestion des informations pour les équipes. En effet, il permet de centraliser à un seul endroit toute la documentation nécessaire au travail des équipes (processus, guides, modes opératoires, comptes rendus de réunions, etc.). L’outil propose également des modèles mais il en existe beaucoup moins que chez son concurrent Notion. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Coda : c’est un outil qui ne permet pas que de prendre des notes. Mais il combine les fonctionnalités des documents de traitement de texte avec celles des feuilles de calcul et peut également récupérer les informations auprès d’autres applications tierces, avec pour objectif ultime de rendre votre document aussi puissant qu’une application.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type jardinier

Contrairement aux applications des profils de type architecte qui donnent une structure avec les modèles qu’elles mettent à disposition, celles des profils de type jardinier ont la particularité d’être assez minimalistes et permettent de prendre des notes en faisant des liens avec d’autres notes déjà existantes. Ce qui permet donc de créer un réseau interconnecté de notes.

Elles offrent également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.  

Parmi les outils de ce type, ceux de la liste ci-dessous feront très bien l’affaire : 

Roam Research : c’est certainement l’application de référence de ce segment. Elle permet de prendre des notes de manière non linéaire, de faire de nombreux liens bidirectionnels et d’avoir également un graphe ou encore un visuel de vos connaissances mettant en évidence les différentes notes ayant des liens entre-elles.

Pour les personnes habituées aux outils de prise de notes “classiques”, l’interface peut être un peu déroutante. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez la personnaliser pour qu’elle vous ressemble.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Obsidian : similaire à Roam Research dans le fonctionnement, il permet également de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Par ailleurs, il propose des fonctionnalités annexes avec notamment de nombreux plugins qui vous permettront de personnaliser votre utilisation de l’outil. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

RemNote : c’est une application développée au Massachusetts Institute of Technology (MIT) et qui a été conçue surtout pour les étudiants. En plus des liens bidirectionnels qui peuvent être mis en place entre les notes, elle permet également de créer des flashcards à partir desdites notes, ce qui facilite les révisions. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type bibliothécaire

Pour les personnes du profil de type bibliothécaire, une application de prise de notes doit être dédiée principalement à l’écriture et avoir surtout des fonctionnalités pour faciliter la collecte d’informations et l’enrichissement et le formatage du texte. Il n’est pas utile de s’encombrer d’autres fonctionnalités qui ne sont pas véritablement au service de la fonction d’écriture. 

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus populaires : 

Evernote : c’est certainement l’application la plus populaire et la plus innovante aujourd’hui dans ce segment. Elle dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

OneNote : souvent comparée à Evernote, l’application OneNote a une logique un peu différente puisqu’elle se positionne comme un bloc-notes numérique. En effet, elle permet d’organiser votre contenu avec des bloc-notes qui comprennent des sections et des pages. Vous pouvez les combiner avec des éléments multimédias tels que des audios ou des vidéos. Avec votre doigt ou un stylet, vous pouvez faire des entrées d’informations manuscrites. L’application offre également un système de balises telles que “Important” ou “À faire” que vous pouvez utiliser sur certaines notes nécessitant des actions. 

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion.

Quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Les applications de prise de notes pour les profils de type chimiste

Les personnes de ce profil étant des personnes hybrides, elles feront donc appel à plusieurs outils en fonction de leurs besoins et des projets sur lesquels elles travaillent. 

Si vous vous reconnaissez dans le profil de type chimiste, il vous appartient de faire votre choix dans les différents outils cités dans les catégories précédentes.

On peut imaginer la combinaison suivante :

OneNote : pour la facilité de prise de notes et l’organisation rigoureuse de vos informations

Notion : pour sa flexibilité et la richesse des choses qu’elle peut vous permettre de faire

Obsidian : pour la richesse des plugins qu’elle propose et la personnalisation de votre utilisation 

Conclusion

Cet article nous permet de comprendre que se demander quelle est la meilleure application de prise de notes n’est pas la bonne approche pour effectuer son choix. Il faut plutôt s’interroger sur votre fonctionnement en matière d’organisation. 

Nous avons vu qu’il y a 4 profils en matière d’organisation :

1. Les architectes : ils aiment conceptualiser leur travail et ont besoin de structure et de modèles préétablis et réutilisables. Les outils qui leur conviennent sont des outils tels que Notion, Nuclino ou Coda.

2. Les jardiniers : ils explorent plusieurs idées en même temps, créent des connexions entre elles et aiment suivre leur évolution jusqu’à la matérialisation des projets. Les outils tels que Roam Research, Obsidian ou RemNote peuvent répondre à leurs attentes. 

3. Les bibliothécaires : ils aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Evernote, OneNote ou Bear sont des outils qui peuvent tout à fait les satisfaire.

4. Les chimistes : elles sont une combinaison des 3 autres profils. Ce sont en général des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons en testant de nouvelles choses. En fonction de leurs besoins, elles peuvent faire un choix parmi les applications mentionnées pour les autres profils.

Vous avez à présent toutes les informations utiles. Il ne vous reste plus qu’à identifier votre profil pour effectuer votre choix.