Dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, nous avons évoqué la méthode GTD, inventée par le célèbre coach en productivité David Allen et vulgarisée à travers son livre S’organiser pour réussir : Getting Things Done.

C’est l’une des méthodes d’organisation les plus populaires au monde. Elle est conçue comme un circuit décisionnel avec plusieurs étapes et comprend 5 piliers sur lesquels s’appuie la méthode. Son objectif ultime est d’accroître votre productivité en vous aidant à mieux organiser votre travail et à faciliter son exécution.

Si vous avez trop de choses à faire et ne savez pas par où commencer, cette méthode pourrait vous être d’une aide vraiment utile.

Vous verrons en détail dans la suite comment elle fonctionne avec les étapes principales du circuit ainsi que les piliers qui constituent son socle.

Comprendre le circuit décisionnel de la méthode GTD

Cette méthode est organisée selon le circuit ci-dessous :

La première étape du circuit et d’ailleurs la plus importante à mon sens est la boîte de réception.

La boîte de réception a une fonction essentielle car c’est le point d’entrée dont dépend toute la suite du circuit de décision. Elle vous permet de centraliser à un seul endroit toutes les choses que vous avez à faire (vos idées, vos inspirations, vos rendez-vous, vos tâches, etc.) au moment où elles se manifestent même si vous ne savez pas encore précisément quand vous souhaitez ou allez les faire. Son objectif est de vous aider à libérer votre cerveau pour vous permettre de ne rien oublier. Il faut savoir que le cerveau traite plus de 10 000 impressions sensorielles par seconde. Ce qui fait une quantité impressionnante d’informations à gérer chaque jour. Il est donc très facile d’oublier des choses si vous ne prenez pas le temps de les consigner quelque part.

Voici quelques exemples :

• Vous voulez acheter certains articles lors de vos prochaines courses ? Vous les notez dans votre boîte de réception.
• Vous souhaitez prendre votre ticket pour participer à une conférence qui aura lieu dans 1 mois. Pour ne pas oublier le faire, vous l’ajoutez immédiatement dans votre boîte de réception.
• Un ami vient de vous recommander un livre à lire. Vous l’ajoutez dans votre boîte de réception.
• Vous recevez un email dans lequel on vous demande de fournir un document concernant un de vos dossiers administratifs. Vous ajoutez cela dans votre boîte de réception.
• Vous venez d’avoir une idée brillante pour un projet sur lequel vous travaillez actuellement. Vous ne voulez pas prendre le risque de l’oublier. Vous l’ajoutez dans votre boîte de réception.

La deuxième étape du circuit est de qualifier les actions ajoutées dans la boîte de réception

L’idée ici d’analyser la nature des éléments (de quoi s’agit-il ?) qui se trouvent dans votre boîte de réception afin de décider quoi en faire.

Pour savoir de manière concrète quoi faire de chaque élément, il faut répondre à la question est-ce actionnable ? Autrement dit, les actions nécessaires pour l’exécuter sont-elles clairement identifiées ? Y en a-t-il une ou plusieurs ?

Par exemple, “Acheter les articles X, Y et Z lors des prochaines courses” est actionnable, vous savez que vous devez les mettre dans votre liste de courses et les acheter lorsque vous irez au supermarché ou les commander en ligne si vous faites vos courses en ligne.

En revanche, “Construire une maison” n’est actionnable. C’est assez vaste et vague en même temps. De quel type de maison s’agit-il ? Où la construire ? Possédez-vous déjà un terrain ou pas ?

Lorsque vous vous posez la question de savoir si un élément de votre boîte de réception est actionnable, il y a 3 cas de figure possibles.

1er cas de figure : l’élément est actionnable immédiatement

Dans ce cas, vous avez 4 options :

• Traiter immédiatement l’élément concerné si l’action requiert moins de 2 minutes.
• Si cela vous prend plus de 2 minutes, transférez l’élément dans la liste des actions à venir. Cette liste regroupera toutes les actions sur lesquelles vous allez travailler dans les heures ou jours à venir.
• Si l’élément a une date et une heure précises, vous pouvez le positionner dans votre calendrier
• Déléguez l’élément si vous n’avez pas les compétences requises ou s’il vous manque du temps pour vous en occuper correctement. Vous transférez alors l’élément dans votre liste d’attente (parce que vous attendrez le retour de la personne à qui vous le déléguez)

2ème cas de figure : l’élément est actionnable mais comprend plusieurs étapes

Prenons un exemple : vous souhaitez écrire et publier un livre. Cela comporte plusieurs étapes : identifier le sujet de votre livre, déterminer le plan du livre, faire un planning d’écriture, chercher un éditeur, etc. Vous comprenez donc que c’est un projet à part entière qui nécessite de faire un planning. Vous allez donc le transférer dans votre dossier Projets où vous prendrez ensuite le temps de mettre toutes les étapes dans un planning que vous allez établir.

3ème cas de figure : l’élément n’est pas actionnable

Lorsqu’un élément de votre boîte de réception n’est pas actionnable, vous avez 3 options :

• L’éliminer parce qu’en prenant du recul, cela ne vous semble plus très pertinent.
• L’incuber pour le faire mûrir et vous y attaquer un jour lorsque le temps sera convenable.
• Le stocker dans votre système d’information personnel pour vous y référer plus tard

Après avoir vu le fonctionnement du circuit de la méthode GTD, passons à présent aux 5 piliers sur lesquels elle repose.

Les 5 piliers de la méthode GTD

Pour adopter cette méthode et bien l’utiliser au quotidien, il est primordial de comprendre et d’avoir en tête ses 5 piliers :

ENREGISTREZ TOUT – C’est le pilier fondateur de cette méthode. Il consiste à libérer votre cerveau en enregistrant systématiquement tout ce qui vous passe par la tête et qui est susceptible de vous servir plus tard. Ainsi, vous pouvez enregistrer vos idées, inspirations, objectifs, projets, rendez-vous, évènements, tâches, etc. En d’autres termes, vous transférez toutes ces choses vers un “deuxième cerveau”. Vous l’aurez bien compris, en le faisant vous vous affranchissez du besoin de devoir vous en souvenir et vous éliminez toute forme de stress et de confusion qui peut subvenir lorsqu’il s’agit de rechercher des informations importantes.

CLARIFIEZ CE QUE VOUS AVEZ À FAIRE – La clarté est primordiale si vous voulez mener à bien vos différents projets. Cette méthode vous aide à mettre de la clarté dans votre quotidien puisqu’elle vous amène à vous interroger sur le caractère actionnable ou non de ce que vous avez à faire et d’identifier les différentes étapes ou actions nécessaires pour y arriver. Cela vous permet ainsi d’avoir des projets, des objectifs et des tâches plus clairs.

ORGANISEZ VOS ACTIONS DE MANIÈRE COHÉRENTE – La méthode GTD étant un système d’organisation, il est donc logique d’organiser ce que vous avez à faire. De quoi s’agit-il exactement ? Cela consiste simplement à structurer ce que vous avez à faire en créant des catégories et en assignant des ordres de priorité. Vous pouvez également, lorsque cela est possible, leur attribuer des dates et des rappels pour ne pas oublier quand exécuter les actions.

RÉFLÉCHISSEZ SUR VOTRE TRAVAIL –  Si les étapes de clarification et d’organisation ont été bien faites, cela vous sera bénéfique ici. En effet, puisque vous avez pris le temps de bien comprendre, structurer et organiser ce que vous avez à faire, vous pouvez maintenant réfléchir plus facilement et plus efficacement aux tâches sur lesquelles vous devez travailler. Lorsqu’on parle de réflexion, cela va bien au-delà de l’analyse “pure et dure” de ce que vous avez à faire. Mais il s’agit également de prendre le temps de vous arrêter pour “remettre en question” ou “faire une autocritique” de votre travail au travers de l’exercice de la revue périodique. Cet exercice est capital parce qu’il vous permet de constater ce qui est bien fait et d’identifier ce qui peut être amélioré ou optimisé.

PASSEZ À L’ACTION MAINTENANT – A ce stade, votre système est bien ficelé et en place avec vos tâches bien identifiées, catégorisées et priorisées. Il vous appartient maintenant de choisir une de vos tâches prioritaires et de vous mettre au travail.

Cas pratiques d’application de la méthode GTD

Je vous propose ici quelques situations de la vie courante et je vous montre comment vous pouvez implémenter la méthode GTD.

Exemple 1 – Christian, l’étudiant

Christian est étudiant en école de commerce et travaille également à temps partiel, en parallèle de ses études comme conseiller commercial dans une banque de la place. Il cherche à mieux s’organiser, trouver un équilibre entre ses différentes activités et devenir plus productif. Durant sa pause au travail, il décide de faire des recherches sur Internet. Il tombe sur un article de blog qui présente plusieurs livres sur la gestion du temps et la productivité. Un livre en particulier attire son attention :  5 étapes pour (re)prendre le contrôle de votre temps et de votre vie.

La première question qu’il va se poser est de savoir de “quoi s’agit-il ?” D’un livre qui pourrait l’aider à être plus productif.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” La réponse dépend de ce qu’il veut exactement faire.

Imaginons qu’il veuille se le procurer immédiatement. Dans ce cas, c’est actionnable.

Étant sur internet, il peut passer la commande sur Amazon et cela peut aller très rapidement s’il est déjà client. Si ce n’est pas le cas, il peut rajouter la tâche dans sa liste des actions à venir.

Mais s’il n’a pas assez de temps parce que sa pause va se terminer, dans ce cas bien précis, on dira que ce n’est pas actionnable.

Il va alors référencer l’information dans son système personnel d’information dans un dossier que nous appellerons “Livres à lire”. Il pourra ainsi le commander ultérieurement.

Exemple 2 – Marie, la mère de 3 enfants

Marie est une maman de 3 enfants (Amanda, Thierry et Dina) en école primaire. Tous les vendredis, ils ramènent leurs carnets de liaison à la maison avec les informations importantes pour les semaines à venir. Ce vendredi, en lisant les carnets de liaison, elle prend connaissance d’une réunion des parents d’élèves qui aura lieu le mercredi prochain à 18h30.

La première question qu’il va se poser est de savoir “de quoi s’agit-il ?” D’une réunion de parents d’élèves qui aura lieu le mercredi prochain à 18h30.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” Elle a les informations sur le lieu et l’heure de la réunion, et sait comment s’y rendre. Nous pouvons donc dire que c’est actionnable.

La participation à cette réunion n’étant pas un projet avec plusieurs étapes, elle va donc se demander quelle est la prochaine action.

La réunion prendra certainement au moins une heure et n’a pas lieu aujourd’hui. Ce n’est donc pas quelque chose qu’elle peut faire immédiatement. Elle peut donc soit demander à son mari d’y aller (déléguer) ou alors planifier cela dans son agenda pour le mercredi prochain.

Exemple 3 – Thomas, l’entrepreneur

Thomas est un entrepreneur autodidacte qui a déjà lancé 2 affaires qui fonctionnent bien. Il aimerait lancer un nouveau business et il a beaucoup de nouvelles idées. Mais il a du mal à se focaliser pour les mener jusqu’au bout. Il décide alors d’utiliser la méthode GTD en espérant que cela puisse l’aider à mieux gérer ses idées business. La dernière idée qui lui est venue en tête et en laquelle il croit fermement est de créer un service de livraison de courses alimentaires.

La première question qu’il va se poser est de savoir “de quoi s’agit-il ?” D’une idée business en laquelle il croit dur comme fer et qu’il aimerait amener jusqu’au bout.

La question d’après est “est-ce actionnable ?” Croyant dur comme fer à son idée, ce n’est donc pas une simple idée. Nous pouvons dire qu’elle est actionnable.

Cependant, transformer une idée en business ne se fait pas en une action. Il devrait donc la gérer comme un projet à part entière en identifiant les différentes étapes.

Il prend alors le temps de creuser son idée et de lister les différentes étapes requises. Sans être exhaustif, voici quelques-unes :

• Identifier les concurrents locaux
• Etablir la liste des services qu’il va proposer aux clients
• Trouver le nom de l’entreprise
• Créer un site internet
• Acheter ou louer un véhicule pour les livraisons
• Etc.

Ne pouvant pas réaliser toutes ces étapes d’un coup, Thomas décide alors de commencer avec l’étape (“identifier les concurrents locaux”).

La prochaine question qu’il va se poser est de savoir si cela “prend moins de 2 minutes ?”

Etant devant son ordinateur, c’est une action qu’il peut faire immédiatement. Il décide alors de lancer une recherche sur Google dans la zone géographique concernée.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir, la méthode GTD est vraiment complète et peut être utilisée quel que soit votre profil ou votre situation personnelle ou professionnelle, comme les exemples ont pu le montrer.

Nous avons souligné qu’il était toutefois important de maîtriser les 5 piliers sur lesquels repose la méthode pour pouvoir bien l’utiliser au quotidien :

• ENREGISTREZ TOUT
• CLARIFIEZ CE QUE VOUS AVEZ À FAIRE
• ORGANISEZ VOS ACTIONS DE MANIÈRE COHÉRENTE 
• RÉFLÉCHISSEZ SUR VOTRE TRAVAIL
• PASSEZ À L’ACTION MAINTENANT

Vous avez à présent les informations principales et essentielles pour commencer à utiliser la méthode GTD dans votre organisation au quotidien. Il ne vous reste plus qu’à commencer…