Comme nous l’avons vu dans l’article Comment bien s’organiser au quotidien ?, il existe plusieurs méthodes d’organisation populaires. Aujourd’hui, j’aimerais vous parler de la méthode des 5S.

La méthode des 5S est une technique japonaise d’amélioration continue des tâches exécutées dans les chaînes de fabrication des produits dans les usines. Elle a été élaborée dans le cadre du système de production de Toyota encore appelé TPS (Toyota Production System).

Les 5S proviennent de la première lettre des cinq opérations qui constituent les principes de cette méthode. Ces cinq opérations commencent toutes par un S : 

• Seiri (整理) : supprimer ou se débarrasser de l’inutile ;
• Seiton (整頓) : situer les choses c’est à dire les ranger ou les ordonner ;
• Seiso (清掃) : nettoyer ou encore (faire) scintiller ;
• Seiketsu (清潔) : garder en ordre ou encore standardiser les règles ;
• Shitsuke (躾) : suivre et progresser ou encore être rigoureux.

La démarche de la méthode 5S peut être traduite en français par le mot ORDRE qui signifie :

• Ordonner ;
• Ranger ;
• Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies ;
• Rendre évident ;
• Être rigoureux

Dans cet article, nous allons voir comment transposer cette méthode initialement utilisée en usine, à votre organisation personnelle au quotidien. De manière pratique, l’usine est un endroit physique dédié à la production des biens moyennant une gestion efficace des ressources. son équivalent dans votre vie pourrait donc être votre espace de travail ou votre bureau, puisqu’il vous permet de “produire” des projets assimilables aux biens produits dans une usine.

Vous l’aurez bien compris, la question à laquelle nous allons répondre est celle de savoir comment optimiser l’organisation de votre bureau (physique ou digital) afin de gagner en productivité. Nous verrons donc tour à tour chacun des 5S.

1. Seiri ou Ordonner

Cette première étape consiste à alléger votre espace de travail de tout ce qui ne vous sert pas ou qui est inutile. Seiri a pour objectif d’éliminer le superflu et de désencombrer votre espace de travail.

En d’autres termes, il faut :

• Enlever de votre bureau physique tous les objets, tous les appareils et tous les dossiers dont vous ne vous servez pas ou très peu

• Supprimer, recycler, classer ou archiver tous les fichiers et dossiers que vous n’avez pas ouvert depuis longtemps 

Quelques exemples concrets :

• Vous avez dû imprimer un rapport pour le relire et corriger toutes les fautes avant de l’envoyer à votre manager. Cela fait déjà 2 semaines mais les feuilles du rapport occupent toujours un coin de votre bureau.

• Il y a des fournitures sur votre bureau que nous n’allez pas utiliser immédiatement. Au lieu de les laisser occuper inutilement le bureau, vous pouvez les enlever et les ranger dans un endroit approprié.

• Il y a des applications sur votre smartphone ou des logiciels sur votre ordinateur que vous n’utilisez presque jamais, désinstallez-les parce qu’ils occupent inutilement la mémoire de votre téléphone ou de votre ordinateur.

• Faire le ménage dans votre boîte de réception email qui comprend des centaines d’emails depuis des mois.

2. Seiton ou Ranger

Maintenant que vous avez mis de l’ordre dans votre bureau, il est temps de ranger ce qui reste. Seiton a pour objectif d’optimiser votre espace de travail en rangeant et en classant les différents éléments, de manière à ce qu’une place bien définie soit assignée à chaque élément. 

La règle de base est de rendre le plus accessible possible les éléments que vous utilisez régulièrement. Pour retrouver facilement les choses, vous pouvez les ranger par ordre alphabétique, par catégories ou encore par thématiques. 

Quelques exemples concrets :

• Mettez toutes vos fournitures d’écriture (stylos, crayons, stabilos, gommes, etc.) dans un pot dédié

• Utilisez un bac à documents que vous aurez à portée de main pour les dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement

• Classez tous les dossiers terminés dans un tiroir spécifique de votre bureau qui vous servira d’archives

• Procurez-vous un range câbles qui vous permettra de centraliser tous les câbles qui traînent au niveau de votre bureau

• Organisez les applications de votre smartphone par dossiers thématiques : shopping, productivité, réseaux sociaux, jeux, etc.

• Créez des dossiers dans votre ordinateur et regroupez les différents fichiers par thématiques au lieu de les laisser éparpillés

• Créez des sous-dossiers ou des étiquettes dans votre boîte email pour pouvoir traiter plus facilement vos emails

Si vous voulez aller plus loin et apprendre de manière pratique à organiser votre bureau, je vous recommande le livre Comment organiser son bureau pour être productif

3. Seiso ou Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

Vous avez bien avancé ! Votre espace de travail est maintenant désencombré et rangé. Une fois que cela est fait, vous devez l’entretenir. C’est l’objectif même du Seiso. C’est une étape importante de cette méthode parce qu’elle vous permet de “surveiller” ce que vous avez mis en place et d’identifier d’éventuels dysfonctionnements ou des anomalies qui doivent être corrigées. C’est également ce qui rend votre espace agréable et motivant pour le travail, tant il est ordonné et inspirant.  

La mise en oeuvre du Seiso est simple :

• Vérifiez que chaque élément est bien à sa place

• Procédez à l’entretien en nettoyant l’espace de travail 

Quelques exemples concrets :

• Assurez-vous que vos stylos, crayons et stabilos ne traînent pas sur le bureau mais sont bien dans le pot dédié. Si ce n’est pas le cas, mettez-les dans le pot

• Vérifiez que les dossiers dans le bac posé sur le bureau sont bien des dossiers en cours de traitement. Si c’est des dossiers déjà terminés, mettez-les dans le tiroir des dossiers archivés.

• Dépoussiérez votre bureau et nettoyez le matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) 

• Changez l’ampoule de votre lampe de bureau qui est grillée 

• Rangez dans des dossiers les fichiers libres qui traînent sur le bureau de votre ordinateur

• Changez le protège-écran cassé de votre smartphone ou le fil de son chargeur qui est bien effiloché 

4. Seiketsu ou Rendre évident

Votre bureau a maintenant une organisation optimale. Mais vous n’allez pas vous arrêter en si bon chemin ! Il est à présent temps de le maintenir dans cet été le plus longtemps possible. C’est tout l’enjeu du Seiketsu. Son objectif est de rendre les choses évidentes en standardisant vos actions et en gardant l’ordre. Il vous appartient alors de trouver les meilleures façons de le faire et que vous pouvez perpétuer pour que l’organisation de votre bureau demeure optimale.

L’expérience démontre que pour garder le plus longtemps possible des habitudes que vous souhaitez mettre en place des habitudes, elles doivent être simples à répéter.

Quelques exemples concrets :

• Définissez des règles de nommage de vos fichiers et de vos dossiers pour faciliter le classement et la recherche ultérieurement. Par exemple pour les fichiers, on peut avoir ceci :  AAAAMMJJ_Sujet_Catégorie. Ce qui donnera pour un fichier Word : 20200701_CR_Projet ABC. Ce dernier sera classé dans le dossier CR Projets

• Créez des règles de classement automatique des emails dans les bons dossiers de votre boîte email. Par exemple, vous pouvez avoir une règle qui dit que tous les emails ayant dans leur objet le mot Facture vont directement dans le dossier Factures

• Mettez un plumeau et des lingettes pour matériel informatique dans un tiroir de votre bureau de manière à pouvoir dépoussiérer votre bureau et nettoyer votre matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles divers, etc.) régulièrement

• Installez un logiciel de nettoyage sur votre smartphone ou votre ordinateur et effectuez un nettoyage chaque mois

5. Shitsuke ou Être rigoureux

Ceci est la dernière étape de la méthode 5S qui consiste simplement à faire usage de rigueur pour respecter et faire fonctionner tout ce que vous avez défini dans les quatre précédentes étapes.

Vous l’aurez bien compris, cette étape est déterminante parce que sans elle, vous ne pourrez pas maintenir votre espace de travail propre, rangé et bien organisé sur le long terme.

Pour être rigoureux, il est essentiel de définir des points de contrôle réguliers qui vous permettront de suivre dans quelle mesure vous respectez le fonctionnement que vous avez mis en place.

Quelques exemples concrets :

• Chaque fin de journée, avant de quitter votre bureau physique ou digital, assurez-vous que chaque chose est bien à sa place 

• Chaque fin de semaine, programmez une opération de dépoussiérage du bureau et de nettoyage du matériel informatique 

• Toutes les deux semaines, prévoyez une opération d’archivage des dossiers. Ce qui vous permettra de classer tous les dossiers terminés qui ne sont pas encore dans les archives  

• Tous les mois, lancez votre logiciel de nettoyage et faites le ménage dans votre ordinateur ou votre smartphone

Conclusion

Initialement conçue pour l’optimisation des environnements de production dans les usines, nous venons de voir que la méthode 5S est tout à fait applicable à l’organisation de votre bureau physique ou digital.

A titre de rappel, les 5 étapes de la méthode sont : 

• Seiri ou encore Ordonner

• Seiton ou encore Ranger

• Seiso ou encore Dépoussiérer ou Découvrir les anomalies

• Seiketsu ou encore Rendre évident

• Shitsuke ou encore Être rigoureux 

L’équivalent français des 5S pourrait est donc ORDRE pour avoir un moyen de le retenir plus facilement.

Vous l’avez certainement constaté, cette méthode est simple à mettre en oeuvre et vous permet de garder un espace de travail propre et organisé.

Il ne vous reste plus qu’à vous approprier la méthode et l’appliquer. Vous serez vous-même surpris de l’augmentation de votre niveau de productivité puisque vous passerez plus facilement à l’action (votre bureau étant propre et attrayant) et mettrez moins de temps à trouver vos documents (chaque document étant correctement rangé au bon endroit).