Tous les étudiants sérieux aspirent à s’organiser le mieux possible pour réussir leurs études. Vivant aujourd’hui dans ce qu’on appelle l’ère digitale, il est devenu normal de penser organisation en incluant les outils digitaux. Or il existe aujourd’hui une multitude d’outils numériques pour s’organiser. Comment donc choisir ? La bonne nouvelle est que certains se démarquent plus que d’autres et proposent des fonctionnalités qui répondent vraiment aux problématiques des étudiants. C’est notamment le cas d’Evernote dont le slogan est “Remember everything”. Quoi de mieux pour un étudiant qui veut réussir ses études ?

1. Passer du papier au numérique

2. Centraliser toutes vos notes à un seul endroit

3. Faciliter vos recherches d’informations

4. Préparer efficacement vos exposés 

5. Partager facilement vos notes à vos amis

6. Avoir accès à vos cours en tout temps et en tout lieu

7. Pouvoir enregistrer vos cours sans grand effort

Conclusion

Il existe de nombreuses raisons d’adopter Evernote comme outil d’organisation dans ses études. J’en ai identifié 7 qui me semblent vraiment pertinentes et que nous avons pu passer en revue tout au long de l’article :

Lorsque vous mettez en place un système d’organisation pour optimiser votre manière de fonctionner, il est nécessaire à un moment ou à un autre d’utiliser des outils numériques pour le faire fonctionner efficacement au quotidien. Seulement, il existe aujourd’hui tellement d’outils numériques qu’il est souvent très difficile de s’y retrouver.

Mais la bonne nouvelle est qu’il est possible de regrouper l’ensemble des outils existants en familles. J’ai ainsi pu effectuer un regroupement qui me semble pertinent en les catégorisant en 5 familles : les outils de capture, les outils de planification, les outils d’exécution, les outils de contrôle et les outils de stockage.

Dans cet l’article, nous allons voir quel est le rôle de chaque famille d’outils dans votre organisation, ainsi que quelques exemples d’outils que vous pouvez adopter.  

1. Les outils de capture

2. Les outils de planification

3. Les outils d’exécution

4. Les outils de contrôle

Ces outils permettent de contrôler et de suivre l’efficacité de votre système d’organisation afin de pouvoir l’améliorer au fur et à mesure.
Ce sont généralement des outils qui vont mesurer la manière dont vous utilisez votre temps, identifier à quelles activités vous l’allouez. Comme pour les précédents outils, nous allons voir 2 exemples.

5. Les outils de stockage

Ces outils vous permettent d’organiser votre espace de travail, de stocker la documentation relative à vos différents projets et de travailler également de manière collaborative avec votre équipe, vos collaborateurs ou encore vos partenaires et clients. Il existe aujourd’hui sur le marché, une multitude d’outils de stockage. Nous allons prendre en exemple les 2 solutions les plus populaires actuellement.

Conclusion

Pour bien vous organiser, vous aurez besoin tôt au tard d’utiliser des outils numériques afin de gagner en productivité. Mais comme nous l’avons vu, il existe une multitude d’outils et le choix n’est pas toujours évident. Pour vous faciliter la tâche, j’ai fait un regroupement en 5 familles avec une certaine logique :

– Les outils de capture pour noter tout ce que vous avez à faire.

– Les outils de planification pour planifier votre travail.

– Les outils d’exécution pour accomplir efficacement votre travail.

– Les outils de contrôle pour savoir comment vous utilisez votre temps.

– Les outils de stockage pour stocker de manière sécurisée vos fichiers.

Choisissez un outil dans chacune de ces 5 familles et amenez votre productivité à une dimension supérieure !

Avec le développement des nouvelles technologies, le stockage en ligne s’est imposé ces dernières années comme une norme dans les usages et commence d’ailleurs à remplacer les solutions de stockage physiques telles que les disques durs (internes et externes) et les clés USB.

Personnellement, j’ai très peu de documents stockés dans mon ordinateur. La plupart de mes données sont stockées en ligne. Ce qui me donne la possibilité d’y accéder peu importe où je me trouve même si je n’ai pas mon ordinateur.

Il existe aujourd’hui tellement de fournisseurs de solutions de stockage en ligne qu’il n’est pas du tout facile de faire un choix. Vous connaissez certainement les plus populaires à savoir Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive. Mais il existe beaucoup d’autres acteurs comme Box, pCloud, Mega, etc.

Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une solution de stockage de données en ligne. J’en dénombre les 5 suivants :

• la capacité de stockage

• la synchronisation des données

• le partage des fichiers

• la sécurité des données

• le prix du service

Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai quelques exemples en citant certains des outils.

1. La capacité de stockage

2. La synchronisation des données

3. Le partage des fichiers

4. La sécurité des données

5. Le prix du service

Conclusion

Choisir un outil de stockage de données en ligne requiert d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités majeures proposées par ce type d’outils, ainsi qu’une certaine clarté concernant vos besoins et vos attentes. C’est ce qui vous permettra d’effectuer un choix éclairé. 

Comprendre les fonctionnalités des outils de stockage de données en ligne, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les critères principaux à regarder de près pour choisir votre outil : 

1. La capacité de stockage

2. La synchronisation des données

3. Le partage des fichiers

4. La sécurité des données

5. Le prix du service

Maintenant que vous avez la liste des critères principaux, il vous appartient d’estimer leur niveau d’importance pour vous afin d’effectuer de manière ultime votre choix d’application.

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il est très difficile de savoir laquelle choisir pour son organisation quotidienne. Et il est même naturel, voire légitime de se demander : quelle est la meilleure application de prise de notes ?

Cela est tout à fait normal, puisque le marché des applications de prise de notes est un marché très dynamique au point où les analyses des spécialistes prévoient qu’il devrait représenter 1,35 milliards de dollars d’ici 2026. Il y a donc de très grandes chances que chaque mois ou tous les 2 ou 3 mois, une nouvelle application arrive sur le marché. Ce qui ne facilite pas les choses, puisque la nouveauté est souvent attractive.

Dans un précédent article, je partagé une checklist de 6 critères qui me semblaient être les plus importants pour bien choisir son application de prise de notes. Si vous ne l’avez pas encore lu, je vous invite à le faire.

Dans le paysage des applications de prise de notes, existe-t-il vraiment une application meilleure que les autres ? La vérité est que chaque outil est différent et chaque utilisateur également. Et si la bonne question était plutôt de se demander quelle est l’application de prise de notes la plus adaptée à mon fonctionnement ou encore à mon approche organisationnelle ?

Dans un de ses tweets récents, la blogueuse Anne-Laure Le Cunff, en s’inspirant d’une citation de l’écrivain George R. R. Martin (le créateur de Games of Thrones), propose une approche très pertinente en comparant 3 outils de prise de notes à savoir Notion, Roam Research et Evernote.

Selon elle, il existe 3 types de profils en matière d’utilisation des applications de prise de notes : les architectes, les jardiniers et les bibliothécaires. En poussant la réflexion plus loin dans le même sens qu’elle, j’identifie un quatrième profil plutôt hybride, qui est une combinaison des autres. Il peut ainsi être un archijardinier, un jardithécaire ou encore un archithécaire. Ce profil étant un mélange des autres, on appellera les personnes de cette catégorie, les chimistes. En effet, la chimie est par nature “la science des mélanges” puisqu’elle fait souvent appel à d’autres sciences (mathématiques, physique, biologie, etc.).

Dans la suite de cet article, nous verrons premièrement les caractéristiques de chaque profil et ensuite nous discuterons des outils adaptés à leur fonctionnement.

1. Comprendre chaque profil de prise de notes

Les architectes : les personnes ayant ce profil aiment conceptualiser leur travail, ont besoin structurer les choses et fonctionnent bien avec des modèles préétablis et réutilisables. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de structurer facilement leurs idées.

Les jardiniers : les personnes ayant ce profil explorent souvent plusieurs idées en même temps, peuvent chercher les connexions entre les unes et les autres et veulent pouvoir suivre l’évolution de leurs idées jusqu’à la matérialisation des projets. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de suivre leurs idées tout au long de leur cycle de vie.

Les bibliothécaires : les personnes ayant ce profil aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Ils ont donc besoin d’un outil de prise de notes qui leur permette de bien effectuer le classement des informations et qui surtout les retrouver rapidement. 

Peut-être ne vous retrouvez-vous pas complètement dans une catégorie ou une autre ? La vérité est que nous pouvons changer de profil selon le type de projets sur lesquels nous travaillons. Nous pouvons donc être tour à tour architecte, jardinier ou librairie ou être une combinaison de plusieurs. Ce qui nous amène donc au profil hybride.

Les chimistes : les personnes ayant ce profil sont généralement des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons. De la même manière que le vrai chimiste dans la vie réelle fait appel à plusieurs disciplines – mathématiques, biologie, physique, SVT, etc. – pour bien accomplir son travail, le profil de type chimiste en prise de notes n’utilise généralement pas un outil mais plusieurs.

Cette approche métaphorique n’est peut-être pas parfaite, mais comprenez simplement que son intérêt est de fixer un cadre de fonctionnement pour faciliter le choix des outils de prise de notes.

2. Les applications appropriées pour chaque profil de prise de notes

Il existe tellement d’applications sur le marché aujourd’hui qu’il serait tout simplement impossible de toutes les citer. Je prends donc le parti de n’en citer que trois pour chaque catégorie.

Les applications de prise de notes pour les profils de type architecte

Ce sont des applications construites avec un système de briques fonctionnelles qui peuvent être agencées les unes avec les autres – un peu à l’image des meubles IKEA ou encore des jouets LEGO – ou utilisées individuellement.

De manière générale, elles nécessitent un certain effort de réflexion et de prise de décision pour savoir comment traiter et organiser toutes les informations entrantes dont vous serez en possession. Autrement dit, quelle est la brique la plus appropriée pour recevoir ou gérer telle ou telle information ?

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus utilisés aujourd’hui :

Notion : c’est certainement l’outil le plus populaire dans cette catégorie. Dans l’écosystème des outils de productivité, c’est l’outil dont toutes les personnes influentes de la communauté parlent actuellement. Et à juste titre d’ailleurs ! C’est un outil tout en un qui permet de gérer des projets et des tâches, de gérer de la documentation, des processus et des workflows et de mettre en place des espaces collaboratifs pour favoriser le travail en équipe. Il propose un très grand nombre de modèles : pour l’organisation personnelle, les étudiants et les enseignants, le travail d’équipe, les designers, les ingénieurs, les RH, les startups, etc.

Nuclino : c’est un outil similaire à Notion dans la manière dont il est organisé. Il intègre en plus une dimension visuelle et met un focus dans la gestion des informations pour les équipes. En effet, il permet de centraliser à un seul endroit toute la documentation nécessaire au travail des équipes (processus, guides, modes opératoires, comptes rendus de réunions, etc.). L’outil propose également des modèles mais il en existe beaucoup moins que chez son concurrent Notion. 

Coda : c’est un outil qui ne permet pas que de prendre des notes. Mais il combine les fonctionnalités des documents de traitement de texte avec celles des feuilles de calcul et peut également récupérer les informations auprès d’autres applications tierces, avec pour objectif ultime de rendre votre document aussi puissant qu’une application.

Les applications de prise de notes pour les profils de type jardinier

Contrairement aux applications des profils de type architecte qui donnent une structure avec les modèles qu’elles mettent à disposition, celles des profils de type jardinier ont la particularité d’être assez minimalistes et permettent de prendre des notes en faisant des liens avec d’autres notes déjà existantes. Ce qui permet donc de créer un réseau interconnecté de notes.

Elles offrent également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.  

Parmi les outils de ce type, ceux de la liste ci-dessous feront très bien l’affaire : 

Roam Research : c’est certainement l’application de référence de ce segment. Elle permet de prendre des notes de manière non linéaire, de faire de nombreux liens bidirectionnels et d’avoir également un graphe ou encore un visuel de vos connaissances mettant en évidence les différentes notes ayant des liens entre-elles.

Pour les personnes habituées aux outils de prise de notes “classiques”, l’interface peut être un peu déroutante. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez la personnaliser pour qu’elle vous ressemble.

Obsidian : similaire à Roam Research dans le fonctionnement, il permet également de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Par ailleurs, il propose des fonctionnalités annexes avec notamment de nombreux plugins qui vous permettront de personnaliser votre utilisation de l’outil. 

RemNote : c’est une application développée au Massachusetts Institute of Technology (MIT) et qui a été conçue surtout pour les étudiants. En plus des liens bidirectionnels qui peuvent être mis en place entre les notes, elle permet également de créer des flashcards à partir desdites notes, ce qui facilite les révisions. 

Les applications de prise de notes pour les profils de type bibliothécaire

Pour les personnes du profil de type bibliothécaire, une application de prise de notes doit être dédiée principalement à l’écriture et avoir surtout des fonctionnalités pour faciliter la collecte d’informations et l’enrichissement et le formatage du texte. Il n’est pas utile de s’encombrer d’autres fonctionnalités qui ne sont pas véritablement au service de la fonction d’écriture. 

Parmi les outils de ce type, voici à mon avis les plus populaires : 

Evernote : c’est certainement l’application la plus populaire et la plus innovante aujourd’hui dans ce segment. Elle dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

OneNote : souvent comparée à Evernote, l’application OneNote a une logique un peu différente puisqu’elle se positionne comme un bloc-notes numérique. En effet, elle permet d’organiser votre contenu avec des bloc-notes qui comprennent des sections et des pages. Vous pouvez les combiner avec des éléments multimédias tels que des audios ou des vidéos. Avec votre doigt ou un stylet, vous pouvez faire des entrées d’informations manuscrites. L’application offre également un système de balises telles que “Important” ou “À faire” que vous pouvez utiliser sur certaines notes nécessitant des actions. 

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion.

Les applications de prise de notes pour les profils de type chimiste

Les personnes de ce profil étant des personnes hybrides, elles feront donc appel à plusieurs outils en fonction de leurs besoins et des projets sur lesquels elles travaillent. 

Si vous vous reconnaissez dans le profil de type chimiste, il vous appartient de faire votre choix dans les différents outils cités dans les catégories précédentes.

On peut imaginer la combinaison suivante :

OneNote : pour la facilité de prise de notes et l’organisation rigoureuse de vos informations

Notion : pour sa flexibilité et la richesse des choses qu’elle peut vous permettre de faire

Obsidian : pour la richesse des plugins qu’elle propose et la personnalisation de votre utilisation 

Conclusion

Cet article nous permet de comprendre que se demander quelle est la meilleure application de prise de notes n’est pas la bonne approche pour effectuer son choix. Il faut plutôt s’interroger sur votre fonctionnement en matière d’organisation. 

Nous avons vu qu’il y a 4 profils en matière d’organisation :

1. Les architectes : ils aiment conceptualiser leur travail et ont besoin de structure et de modèles préétablis et réutilisables. Les outils qui leur conviennent sont des outils tels que Notion, Nuclino ou Coda.

2. Les jardiniers : ils explorent plusieurs idées en même temps, créent des connexions entre elles et aiment suivre leur évolution jusqu’à la matérialisation des projets. Les outils tels que Roam Research, Obsidian ou RemNote peuvent répondre à leurs attentes. 

3. Les bibliothécaires : ils aiment collecter et organiser les informations selon un système bien défini qui facilite leur recherche et leur réutilisation plus tard. Evernote, OneNote ou Bear sont des outils qui peuvent tout à fait les satisfaire.

4. Les chimistes : elles sont une combinaison des 3 autres profils. Ce sont en général des personnes très polyvalentes qui touchent un peu à tout et n’hésitent pas à élargir leurs horizons en testant de nouvelles choses. En fonction de leurs besoins, elles peuvent faire un choix parmi les applications mentionnées pour les autres profils.

Vous avez à présent toutes les informations utiles. Il ne vous reste plus qu’à identifier votre profil pour effectuer votre choix.

Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il n’est pas toujours évident de faire un choix éclairé. Devrais-je plutôt utiliser Evernote, OneNote ou Bear ? Notion, Nuclino ou Slite ? Google Keep ou Simple Note ? Si vous vous posez ce genre de questions, soyez rassuré c’est tout à fait normal ! C’est ce qui arrive lorsqu’il y a de nombreux choix. Mais j’ai une bonne nouvelle pour vous, vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une application de prise de notes. J’en dénombre six qui me semblent les plus importants :

• la facilité d’écriture

• l’organisation des informations

• la collecte d’informations

• la recherche d’informations

• le partage des informations

• les fonctionnalités annexes

Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai des exemples en citant en particulier les outils Evernote, OneNote et Notion parce que ce sont les outils que je connais le mieux parmi les nombreux outils qui existent aujourd’hui sur le marché.

1. La facilité d’écriture

Le premier critère à regarder concerne les différentes possibilités offertes par l’outil pour prendre des notes. Plusieurs éléments sont à prendre en compte : le positionnement du contenu, les options d’enrichissement du texte, l’existence de modèles, l’utilisation de tableaux, etc.

1.1. Le positionnement du contenu : certaines applications permettent de prendre des notes uniquement de manière linéaire c’est à dire les unes après les autres. C’est notamment le cas de Evernote.

A l’opposé, des applications comme OneNote offrent la possibilité de positionner les blocs de contenu de manière libre sur la note et d’écrire certaines informations côte à côte par exemple.

Entre ces 2 possibilités, une application comme Notion permet de créer plusieurs colonnes dans la note et d’écrire ainsi des informations différentes dans chaque colonne.

1.2. Les options d’enrichissement du texte : la plupart des outils proposent la possibilité de souligner, de mettre en gras ou en italiques, d’utiliser des couleurs différentes à l’intérieur du texte.

Les éléments différenciants qu’on peut noter au niveau des applications sont les niveaux de titres H1, H2, H3. Ils ne sont par exemple pas proposés par Evernote. Mais on les retrouve chez Notion ou encore chez OneNote.

1.3. L’existence de modèles : dans une optique de gain de temps, il peut être intéressant d’utiliser des modèles pré-remplis. Evernote et OneNote en proposent. Mais des outils comme Notion ou Slite ont une base de données de modèles particulièrement fournie. Le seul petit bémol est que la plupart des modèles sont souvent en anglais.

Ci-dessous, quelques modèles proposés par Slite :

En plus d’utiliser les modèles existants, ces outils vous donnent également la possibilité de créer vos propres modèles.

Ci-dessous la catégorisation des modèles chez Evernote :

1.4. L’utilisation de tableaux : pour certaines prises de notes, vous pouvez avoir besoin d’utiliser des tableaux pour présenter des informations (par exemple le suivi des ventes d’un produit, l’état d’avancement d’un projet, etc.)

Les outils offrent 2 possibilités : des tableaux simples avec des informations statiques et des tableaux dynamiques avec des formules de calcul intégrées.

Si Evernote propose de simples tableaux, Notion est un véritable spécialiste des tableaux avec des formules de calcul, comme vous pouvez le voir ci-dessous avec un tableau de suivi commercial.

OneNote permet également d’utiliser des tableaux dynamiques dans les notes mais pas directement. Cela se fait à travers l’intégration de feuilles Excel dans les notes. Ce qui implique donc la nécessité de double-cliquer sur la feuille Excel lorsqu’on souhaite faire des modifications.

 2. L’organisation des informations

Une fois que vos notes sont prises, il faut pouvoir les organiser et les classer. Il existe globalement 2 manières de le faire : premièrement en utilisant des dossiers, deuxièmement en utilisant des mots-clés.

L’organisation des notes étant très personnelle, il est difficile de dire quelle est la meilleure approche. Je vais néanmoins vous présenter en quoi consiste chacune des deux approches.

2.1. L’organisation en dossiers : cette approche consiste à créer des dossiers thématiques, ce qui vous permet de classer chaque note dans le bon dossier. C’est une manière très classique d’organiser les informations. C’est ce que nous faisons en général dans nos ordinateurs.

Cette approche est présente chez :

• Evernote et le terme utilisé est carnet de notes : un carnet comporte une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai créé un carnet pour chacun des dix domaines majeurs de ma vie :

• OneNote et le terme utilisé est section : une section comporte une ou plusieurs notes (encore appelées pages dans le langage OneNote). 

• Notion et le terme utilisé est page : une page comprend une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, je vous montre la page “Notes & Drafts” dans laquelle il y a 3 notes. Je peux créer autant de pages que je veux, de ce type.

2.2. L’organisation avec des mots-clés : dans cette approche, il n’y a pas plusieurs dossiers mais un dossier unique dans lequel toutes les notes sont regroupées. En revanche dans chaque note, vous allez utiliser des mots-clés en rapport avec la thématique abordée. L’intérêt des mots-clés est de vous permettre de faire des recherches plus tard dans votre base de données de notes.

Ce système de mots-clés est une spécificité de l’outil Evernote qui permet notamment d’utiliser des étiquettes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai quatre notes avec l’étiquette “Procrastination” qui sont dans le dossier global CLASSEMENT. Dans ce dossier global, se trouvent également d’autres notes avec des étiquettes différentes.

Il existe aussi un système similaire chez Notion, le terme utilisé est tag. On peut ajouter un ou plusieurs tags dans une note.

Chez OneNote, il existe un système dit de balises, d’indicateurs ou de marqueurs visuels. Mais le fonctionnement n’est pas absolument pas le même. Alors que les étiquettes permettent d’effectuer le classement des notes dans Evernote, chez OneNote, les balises ne concernent pas la note elle-même mais son contenu et ce sont plutôt des indicateurs d’action. 

3. La collecte d’informations

La manière de collecter les informations constitue également un critère important lorsqu’il faut choisir son outil de prise de notes.

Il existe globalement 3 manières de collecter rapidement les informations en utilisant un outil de prise de notes : en prenant des notes manuscrites, en prenant une photo, à travers un web clipper. 

3.1. Les notes manuscrites : une note manuscrite permet de dessiner ou d’écrire à la main avec votre doigt ou avec un stylet. Elle est bien pratique pour noter rapidement des informations importantes ou encore pour écrire ou dessiner directement dans une note. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée pour les ordinateurs ou les téléphones dotés d’un écran tactile.

Evernote et OneNote proposent cette fonctionnalité mais elle n’existe pas (encore) chez Notion. Vous pouvez voir ci-dessous les captures d’écran réalisées dans la version mobile de ces 2 applications, et qui montrent cette fonctionnalité.

 3.2. La prise de photos : cette fonctionnalité est bien pratique lorsque vous n’avez pas beaucoup de temps pour noter certaines informations. C’est notamment le cas lorsque vous participez à une réunion durant laquelle toutes les informations importantes sont notées sur un paper board. C’est tellement plus pratique de prendre la photo du paper board !

Cette fonctionnalité est proposée de manière “native” chez Evernote (icône de l’appareil photo sur l’image ci-dessus). Pour pouvoir faire la même chose côté OneNote, il faut en plus utiliser une autre application de Microsoft à savoir Office Lens. Du côté de Notion, cette fonctionnalité n’existe pas pour le moment.

3.3. L’utilisation du web clipper : le web clipper est une puissante fonctionnalité qui vous permet de capturer des informations lorsque vous naviguez sur Internet, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.

C’est l’une des fonctionnalités clés chez Evernote. Tous ses adeptes n’hésiteront pas à vous vanter ses mérites et à juste titre d’ailleurs, puisque le web clipper d’Evernote permet non seulement de capturer des pages sous plusieurs formats mais également d’annoter les informations importantes et de les partager.

OneNote et Notion proposent également des web clippers. C’est dire à quel point cette fonctionnalité est importante !

4. La recherche d’informations

Je considère personnellement les applications de prise de notes comme des “deuxièmes cerveaux” ou encore des “cerveaux externes”.

À l’image du cerveau humain, ils doivent pouvoir nous aider à retrouver rapidement les informations qui y sont stockées.

Pour la petite histoire, à ses débuts, le slogan utilisé par Evernote était Remember Everything. À votre avis, pourquoi le logo est un éléphant ? Vous connaissez l’expression “avoir une mémoire d’éléphant” ? Vous comprenez donc que la notion de stockage, d’organisation et de restitution des informations est au coeur même de ces outils.

Les points principaux à regarder sont : la manière dont la recherche est effectuée et le niveau de finesse des résultats remontés lors de la recherche.

4.1. La manière dont les recherches sont effectuées : lorsqu’on fait une recherche, on peut taper le terme recherché et attendre que le résultat nous soit remonté. Mais on peut également s’attendre à ce que la recherche soit intuitive en nous proposant des résultats sur la base des informations stockées dans l’application de prise de notes. On peut en quelque sorte dire que c’est une recherche filtrée, à l’image des recherches effectuées sur le moteur de recherche Google qui fait des propositions de mots-clés ou de termes à l’internaute.

La fonctionnalités de recherche de la plupart des outils sont plutôt optimisées. Notion propose par exemple, lorsqu’on lance une recherche, les précédentes recherches déjà effectuées et Evernote va même plus loin en donnant la possibilité d’enregistrer ses recherches pour pouvoir les réutiliser à l’avenir.

4.2. Le niveau de finesse des résultats : dans une note, en plus du texte, vous pouvez également avoir des images avec du texte ou encore des annotations, des pièces jointes, etc. Une recherche qui remonte des résultats avec un niveau de finesse élevé est une recherche qui retrouve les informations recherchées partout où elles se trouvent.

Evernote et OneNote sont très performants en termes de finesse des résultats de recherche puisque ces 2 outils sont capables d’identifier le texte dans les images, les PDF et tous les documents qui y ont été sauvegardés. Ce qui n’est pas le cas chez Notion.

Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir que la recherche dans Evernote arrive à trouver une information pas écrite dans la note directement mais sur une image. C’est juste puissant !

5. Le partage des informations

De nos jours, l’une des fonctionnalités qui apporte souvent un réel plus à nos usages des outils digitaux est la possibilité de collaborer en partageant des informations avec nos interlocuteurs ou nos partenaires. Les applications de prise de notes n’échappent pas à cette règle !

Quels éléments faut-il regarder en particulier concernant ce point ? De mon point de vue, 2 choses sont importantes : le niveau de détail du partage et le niveau de contrôle que nous avons sur les informations partagées à nos interlocuteurs et partenaires.

5.1. Le niveau de détail du partage : la question à se poser est de savoir jusqu’à quelle granularité vous pouvez partager des informations. Juste la note ou le dossier entier ? Cette question est importante dans le choix de votre outil parce que en fonction de ce qui est possible de faire, vous organiserez vos notes en conséquence.

Chez Notion par exemple, il y a plusieurs façons de partager les informations : publication en ligne et mise à disponible du lien, partage de l’espace de travail, invitation privée à collaborer, partage d’un lien.

5.2. Le niveau de contrôle du partage : il s’agit ici des droits que vous donnez à la personne à laquelle vous partagez des informations. Ce point est important et j’en ai fait les frais il y a quelques mois… J’ai partagé un document à plusieurs personnes et par mégarde, j’ai donné les pleins droits à tout le monde au lieu de juste leur donner les droits de consultation. Le document a été supprimé par l’une des personnes.

Vous l’aurez bien compris, il y a plusieurs niveaux de droits lorsque vous effectuez un partage : consultation simple, consultation et commentaires, consultation et modification, accès total. L’outil que vous choisissez doit donc avoir suffisamment de flexibilité pour vous permettre de gérer les droits d’accès.

La plupart des outils du marché permettent en général de faire cette gestion des droits d’accès. Voici par exemple ce que propose Evernote :

6. Les fonctionnalités annexes

Parmi les fonctionnalités annexes, celles qui me paraissent les plus importantes sont les suivantes :

6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement : si les outils les plus populaires comme Evernote, OneNote ou encore Notion disposent d’une application mobile, ce n’est pas toujours le cas des nouveaux entrants sur le marché.

6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports : pouvoir retrouver vos différentes notes que ce soit en ligne, sur ordinateur, sur tablette ou encore sur mobile est un avantage pas du tout négligeable.

6.3. L’intégration d’autres applications : l’intégration d’applications permet de relier une application à une autre afin qu’il y ait un partage d’informations. On peut même aller plus loin en permettant que cette communication inter-applications soit automatisée dans une optique de gain de temps. Pour cela, on utilise des outils d’automatisation dont les plus populaires sont Zapier, IFTTT ou Automate.

Conclusion

Choisir une application de prise de notes requiert de bien savoir quels sont vos besoins et vos attentes, mais également d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités proposées par les différentes applications de prise de notes disponibles sur le marché. 

Comprendre les fonctionnalités des applications de prise de notes, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les fonctionnalités majeures à regarder de près pour choisir votre application : 

1. La facilité d’écriture

1.1. Le positionnement du contenu

1.2. Les options d’enrichissement du contenu

1.3. L’existence de modèles

1.4. L’utilisation de tableaux

2. L’organisation des informations

2.1. L’organisation en dossiers

2.2. L’organisation avec des mots-clés

3. La collecte d’informations

3.1. Les notes manuscrites

3.2. La prise de photos

3.3. L’utilisation du web clipper

4. La recherche d’informations

4.1. La manière dont les recherches sont effectuées

4.2. Le niveau de finesse des résultats

5. Le partage des informations

5.1. Le niveau de détail du partage

5.2. Le niveau de contrôle du partage

6. Les fonctionnalités annexes

6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement

6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports

6.3. L’intégration d’autres applications

Maintenant que vous avez la liste des fonctionnalités principales, il vous appartient de les mettre en regard de vos besoins et de vos attentes et d’estimer leur niveau d’importance pour vous. Ce qui vous permettra de manière ultime d’effectuer votre choix d’application.

Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter un bon travail d’analyse !