Optimisez votre organisation selon votre chronobiologie

Feb 6, 2023 | Organisation

La chronobiologie est l’étude des rythmes biologiques dans l’organisme. Elle a permis de découvrir que presque toutes les fonctions de l’organisme sont soumises au cycle circadien, c’est-à-dire à un rythme biologique de 24 heures qui régule les processus physiologiques et comportementaux dans notre corps.

Le docteur Michael Breus, spécialiste du sommeil et auteur du livre Quand ?  Faites votre révolution chronobiologique et réalisez pleinement votre vie, propose quatre chronotypes différents en fonction du cycle circadien : lève-tôt (lion), lève-tard (ours), grincheux du matin (loup) et grincheux du soir (dauphin).

Dans cet article, vous allez premièrement découvrir votre chronotype et nous verrons ensuite les avantages et inconvénients de chaque chronotype, et comment adapter votre organisation à votre chronotype.

1 – Comment découvrir son chronotype ? 

L’identification de votre chronotype peut vous aider à comprendre vos habitudes naturelles de sommeil et d’énergie et à planifier vos journées de manière plus efficace. L’idée est donc d’identifier comment vous fonctionnez et de vous adapter en conséquence.

Vous pouvez déterminer votre chronotype sur la base de l’observation de votre fonctionnement au quotidien et en notant vos habitudes sur les points suivants :

1. Gardez une trace de l’heure à laquelle vous allez au lit et de celle à laquelle vous vous réveillez pendant plusieurs jours consécutifs.

2. Notez votre niveau d’énergie et votre humeur à différents moments de la journée.

3. Regardez les moments où vous êtes le plus productif et énergique au cours de la journée.

4. Utilisez les informations que vous avez collectées pour déterminer si vous êtes plutôt un Lion, un Ours, un Dauphin ou un Loup.

Mais cela peut s’avérer fastidieux. C’est la raison pour laquelle il est plus simple d’utiliser un test. En voici un qui vous aidera à déterminer si vous êtes plutôt un Lion (lève-tôt), un Ours (lève-tard), un Dauphin (grincheux du matin) ou un Loup (grincheux du soir).

Mais attention, ce n’est pas un test validé scientifiquement, il se peut donc que vous ne soyez pas complètement d’accord avec les résultats. Mais si vous combinez les observations des points précédents avec les questions du test ci-dessous, vous devriez être fixés sur votre chronotype.

1. À quelle heure avez-vous tendance à aller vous coucher et à vous réveiller en semaine ?

a. Entre 22h00 et minuit, et je me réveille entre 6h00 et 8h00
b. Entre 22h00 et minuit, et je me réveille après 8h00
c. Entre minuit et 2h00, et je me réveille entre 6h00 et 8h00

d. Entre minuit et 2h00, et je me réveille après 8h00

2. Comment vous sentez-vous après une nuit de sommeil ininterrompue de 8 heures ?

a. Je me sens alerte et en forme dès que je me réveille
b. Je ne me sens vraiment bien qu’après avoir bu une tasse de café ou une boisson énergisante
c. Je me sens assez bien, mais j’aurais préféré dormir un peu plus longtemps

d. Je me sens fatigué et j’ai besoin de plusieurs heures pour me sentir bien

3. Comment vous sentez-vous après une sieste de 15 à 30 minutes en milieu de journée ?

a. Je me sens plus alerte et en forme pour l’après-midi
b. Je me sens un peu mieux, mais je suis toujours fatigué
c. Je me sens toujours fatigué et j’ai besoin de plusieurs heures pour me sentir bien

d. Je me sens plus fatigué et moins en forme après la sieste

4. Êtes-vous plus productif et énergique le matin, l’après-midi ou le soir ?

a. Le matin
b. L’après-midi
c. Le soir

d. Je suis également productif et énergique à différents moments de la journée

5. Êtes-vous capable de vous concentrer et de travailler efficacement tard le soir ?

a. Oui, je suis souvent plus productif tard le soir
b. Non, je suis toujours fatigué le soir
c. Cela dépend de mon état d’esprit et de la tâche à accomplir

d. Je suis plus productif le matin et j’ai du mal à me concentrer le soir

Résultats du test

Si vous avez obtenu majoritairement des réponses a, vous êtes probablement un Lion.

Si vous avez obtenu majoritairement des réponses b, vous êtes probablement un Loup.

Si vous avez obtenu majoritairement des réponses c, vous êtes probablement un Dauphin.

Si vous avez obtenu majoritairement des réponses d, vous êtes probablement un Ours.

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2 – Avantages et inconvénients des différents chronotypes

Le lève-tôt est généralement plus productif dans la matinée et est souvent considéré comme l’un des plus organisé. Les avantages incluent la capacité de prendre un bon départ sur la journée, d’accomplir les tâches importantes avant que la journée ne soit interrompue par les distractions et de profiter de la tranquillité de la matinée pour se concentrer sur soi-même. Cependant, le lève-tôt peut être trop énergique pour les autres et peut être frustré par ceux qui ne partagent pas son rythme.

Pour une productivité optimale, le lève-tôt a intérêt à maximiser l’utilisation de son temps et de son énergie dans la matinée.

Le lève-tard est souvent considéré comme créatif et efficace dans la résolution de problèmes. Les avantages de ce chronotype incluent la capacité de travailler tard dans la nuit sans être interrompu, ainsi que la capacité de prendre des décisions plus claires et logiques lorsque la pression est moindre. Cependant, le lève-tard peut être considéré comme paresseux ou insouciant par les autres et peut souffrir d’une mauvaise gestion du temps en raison de la tendance à remettre les tâches à plus tard dans la journée.

Le lève-tard gagnerait à se focaliser sur ses activités les plus importantes en fin de matinée puisque c’est à ce moment qu’il a le plus d’énergie ou alors dans la nuit pour ceux qui ont un rythme décalé. Mais travailler dans la nuit n’est pas toujours compatible avec tous les métiers.

Le grincheux du matin est souvent considéré comme calme et méthodique. Les avantages de ce chronotype sont entre autres la capacité de travailler sans distraction et de se concentrer sur les tâches complexes. Cependant, le grincheux du matin peut avoir du mal à se réveiller le matin et peut être lent à démarrer la journée.

Idéalement (mais ce n’est pas toujours possible), il devrait se réveiller après 10h et vaquer à ses occupations à partir de 11h ou 12h. De par son réveil tardif, en fin de journée il est encore plein d’énergie et peut accomplir des tâches importantes alors que le lève-tôt par exemple sera moins en forme à ce moment-là.

Le grincheux du soir peut avoir du mal à se lever le matin et peut être plus susceptible d’être distrait par les activités sociales la nuit. Cependant, il peut être plus en forme et plus productif l’après-midi et le soir. C’est un chronotype dans lequel peuvent se retrouver des personnes insomniaques. Elles peuvent donc être particulièrement productives le soir si elles tirent profit de cette difficulté à pouvoir dormir tôt. Encore faut-il qu’elles aient suffisamment d’énergie le soir. En effet, être réveillé ne veut pas forcément dire être en forme pour travailler.

Il est important de se rappeler que ces avantages et inconvénients sont des tendances générales et peuvent varier d’une personne à l’autre. En fin de compte, la meilleure façon de maximiser les avantages et de minimiser les inconvénients de votre chronotype est de travailler en harmonie avec votre cycle circadien, en vous reposant suffisamment et en adoptant un mode de vie sain.

Conclusion

Comme nous l’avons vu, connaître son chronotype est primordial pour organiser astucieusement vos journées pour une productivité accrue.

D’après le docteur Michael Breus, il existe 4 chronotypes :

1 – Le lève-tôt (lion)

2 – Le lève-tard (ours)

3 – Le grincheux du matin (loup)

4 – Le grincheux du soir (dauphin)

Chaque chronotype comporte des avantages et des inconvénients qui sont des tendances générales et peuvent différer d’une personne à une autre. Le plus important est donc de bien de se connaître et d’adapter son rythme de travail à son rythme biologique.

4 étapes simples pour devenir plus productif

Jan 27, 2023 | Gestion du temps, Organisation

Beaucoup de gens pensent qu’ils sont improductifs parce qu’ils ont des problèmes de volonté ou de procrastination. Cependant, ce n’est pas toujours vrai. Vous pouvez éviter de vous apitoyer sur vous-même en vous concentrant sur vos objectifs et en vous préparant à la réussite.

Pour ne pas vous retrouver dans la même situation que la plupart des personnes, qui passent leur temps à éteindre des feux, vous pouvez avoir la tranquillité d’esprit en mettant en place un processus qui vous permettra de travailler de manière plus productive.

Nous verrons dans cet article un processus simple en quatre étapes pour augmenter considérablement votre productivité grâce à un peu de planification préalable.

1 – Commencez toujours votre journée par la tâche la plus importante

Il y a environ 100 ans, le consultant en relations publiques Ivy Lee a partagé avec Charles Schwab, PDG de Bethlehem Steel, une technique de gestion du temps qui a considérablement augmenté sa productivité. La méthode était très simple. Dressez la liste de vos 6 tâches les plus importantes de la journée et attaquez-vous à elles par ordre d’importance. Cette technique simple a rapporté des millions à Schwab et a aidé la Bethlehem Steel Company, alors inconnue, à devenir le plus grand producteur d’acier indépendant au monde.

Aujourd’hui, vous connaissez mieux cette technique sous le nom de liste de tâches prioritaires, qui met l’accent sur la réalisation de la tâche la plus importante en premier.

Pour déterminer votre tâche la plus importante, demandez vous ceci : si je ne me concentrais que sur UN seul domaine/objectif/tâche, quelle serait ma grande victoire ou satisfaction de l’année ?

Une autre façon de me poser cette question est de la tourner à l’envers : “Dans quel domaine/objectif/tâche, si je ne faisais PAS de progrès, serais-je insatisfait de mon année ?”

2 – Réservez des blocs de temps pour travailler sur vos activités importantes

Si vous ne prévoyez pas un temps spécifique dans la journée pour vos activités les plus importantes, il y a de fortes chances qu’elles ne soient pas réalisées.

Êtes-vous réaliste en vous levant une heure plus tôt à 5 heures du matin pour commencer votre nouvelle habitude de gym ? Êtes-vous prêt à vous coucher plus tôt et à adapter votre emploi du temps en conséquence ? Ou peut-être serait-il préférable de vous coucher tard le soir ?

La technique des blocs de temps n’est pas simplement une décision rationnelle consistant à dire : “Je vais faire cette activité importante à X heure à Y heure”. Il y a également une forte composante émotionnelle  qu’il convient de ne pas négliger. En effet, il faut s’assurer la réservation des blocs de temps est cohérente avec votre rythme et s’intègre bien dans votre planning global. Vigilance et ajustement constants peuvent donc s’avérer nécessaires pour vérifier que vos objectifs déclarés s’intègrent durablement dans votre emploi du temps.

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3 – Travaillez de manière focalisée sur vos activités

Une fois que vous avez programmé des blocs temps pour votre travail le plus important, il est temps d’éliminer les distractions pour accomplir ce travail. Voici quelques actions simples que vous pouvez faire : mettre votre téléphone en mode silencieux, limiter votre accès à Internet en exécutant vos tâches, travailler dans un endroit calme et bien organisé.

Pour travailler de manière focalisée, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro. Elle consiste à travailler pendant 25 minutes d’affilée sans être interrompu, puis faire une pause de 5 minutes. Mais vous pouvez personnaliser l’utilisation de cette technique en augmentant ou en diminuant la durée de votre temps de travail. Si vous travaillez plus longtemps ou moins longtemps, ajustez le temps/la période de pause selon vos besoins. La pause doit être un temps d’arrêt, vous pouvez vous hydrater, faire des étirements, vous dégourdir les jambes, etc.

4. Effectuez des revues régulières

Si vous ne prenez jamais de recul pour examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, il devient très difficile de d’améliorer votre productivité. C’est la raison pour laquelle vous devez apprendre à vous arrêter à la fin de la journée ou de la semaine pour évaluer votre état d’avancement et faire également le point sur vos réussites et vos échecs, et identifier des axes d’amélioration ou d’optimisation sur lesquels vous pouvez agir. En effet, le simple fait de se poser la question “comment aurais-je pu améliorer ma journée/semaine” ou d’évaluer sa productivité sur une échelle de 1 à 10 à la fin de la journée ou de la semaine, et de définir des mesures pour l’améliorer à l’avenir fait assurément une GRANDE différence au fil du temps.

Faire ce travail de revue vous permettra de comprendre par exemple pourquoi une tâche sur laquelle vous deviez passer 10 minutes a fini par prendre une heure, ou encore pourquoi vous n’arrivez pas à travailler efficacement à telle ou telle période de la journée. La compréhension de ces éléments vous donnera ainsi l’opportunité de faire les ajustements nécessaires à votre fonctionnement pour travailler de manière plus productive.

Conclusion

Dans cet article, nous avons vu qu’il est possible de mettre en place un processus tout simple pour travailler de manière plus productive au quotidien. Ce processus en 4 étapes comprend les étapes suivantes :

1. Commencez toujours votre journée par la tâche la plus importante

2. Réservez des blocs de temps pour travailler sur vos activités importantes

3. Travaillez de manière focalisée sur vos activités

4. Effectuez des revues régulières

Il vous appartient à présent de mettre en pratique dans votre vie, ce que vous avez appris dans chacune de ces 4 étapes.

Si vous voulez aller plus loin dans la gestion de votre temps, je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité.

4 mythes populaires à bannir sur la productivité

Jan 18, 2023 | Gestion du temps, Organisation

Il existe de nombreux mythes qui empêchent tellement de personnes d’être réellement productives. S’il est vrai que chaque mythe contient en lui une certaine part de vérité, il n’en demeure pas moins vrai qu’ils sont à bannir parce qu’ils induisent plus d’une personne en erreur.

Sans être exhaustif, nous discuterons dans cet article de 4 mythes (je suis sûr qu’il y en a certainement beaucoup d’autres !) et nous verrons pourquoi il faut arrêter d’y croire.

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

C’est certainement l’un des mythes les plus répandus en matière de productivité : vous devez être une “personne du matin” pour accomplir des choses. Mais ce n’est pas du tout vrai !

Pourquoi ? Parce que nous avons des rythmes biologiques différents et nous ne pouvons tout simplement pas tous être du matin. En effet, nos niveaux d’énergie ne sont pas tous hauts le matin. La vérité est que de nombreuses personnes ont besoin de plusieurs cafés pour être bien réveillées. Cela ne sert donc à rien pour elles de forcer la productivité le matin.

S’il est vrai que certaines personnes sont naturellement plus productives le matin, il existe de nombreuses qui sont tout aussi productives dans l’après-midi, dans la soirée ou dans la nuit quand les autres dorment. Le plus important est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et de vous y tenir. Si vous êtes du matin, tant mieux ! Et si vous êtes du soir, ce n’est absolument pas un problème !

Dans tous les cas, assurez-vous de dormir suffisamment pour être au mieux de votre forme pendant vos heures les plus productives, et avoir le bon niveau d’énergie pour réaliser vos tâches.

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Un autre mythe courant en matière de productivité est le suivant : beaucoup de personnes pensent que pour être plus productif, il faut travailler plus longtemps. Mais la vérité est que travailler plus longtemps ne fera pas nécessairement de vous une personne plus productive.

En effet, d’après la loi d’Illich, passé un certain nombre d’heures à travailler, notre productivité décline significativement. Illich parle même d’un « seuil de productivité négative », c’est-à-dire qu’à un moment, notre attention devient si mauvaise qu’on commence même à commettre des erreurs. Autrement dit, de longues heures de travail peuvent entraîner une baisse de la productivité, et même une contre-productivité !

Comment donc être plus productif sans passer sa vie à travailler ? Il vous appartient de travailler de manière plus intelligente. Pour cela, commencez par définir de façon claire ce que vous avez à faire, identifiez ensuite vos priorités et focalisez-vous sur une priorité à la fois en prenant le soin de dompter les distractions qui pourraient vous empêcher d’aller au bout de vos tâches. Entre 2 tâches, n’oubliez pas de faire de petites pauses !

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Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Dans notre ère digitale actuelle où tout va très vite, il n’est pas étonnant de rencontrer tant de personnes qui croient que le multitâche est la clé d’une productivité accrue.

En réalité, il existe 2 types de multitâches : le multitâche simple qui consiste à faire des tâches habituelles (par exemple repasser des vêtements en regardant la télévision) et le multitâche complexe (par exemple, être au téléphone en conversation avec une personne et écrire un email en même temps).

Vous vous rendrez compte que le multitâche simple est généralement possible sans faire trop d’efforts. Mais en ce qui concerne le multitâche complexe, la tâche est plus difficile parce que vous devez vous concentrer sur une tâche pour bien la faire jusqu’au bout. Lorsque vous essayez de vous concentrer sur les deux tâches en même temps, en réalité, vous n’arrivez à bien faire aucune d’entre-elles. Parce que votre cerveau est surchargé et il lui devient difficile tout simplement de se concentrer. En matière de productivité, le multitâche se révèle donc être un mythe car il entraîne une baisse de productivité.

Vous comprenez donc qu’au lieu d’essayer de tout faire en même temps, concentrez-vous sur une seule chose à la fois et accordez-lui toute votre attention. Vous serez surpris de constater à quel point vous êtes plus productif lorsque vous n’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois !

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Si vous travaillez de chez vous, on vous a certainement déjà dit que vous avez besoin d’un bureau pour être productif. La vérité est qu’un bureau formel, défini et fixe ne convient simplement pas à tout le monde.

 

S’il est vrai qu’un bureau peut aider certaines personnes à rester concentrées et organisées, il y a de nombreuses personnes qui sont tout aussi productives en travaillant de manière nomade (à domicile, dans un café, dans un coworking, etc.). En effet, nous expérimentons tous à un moment ou un autre ce qu’on appelle des cycles de productivité. Des moments où nous sommes très productifs et des moments où nous sommes moins productifs. Pour sortir de la baisse de productivité, l’un des moyens est de changer son environnement de travail. En changeant de notre cadre habituel, la nouveauté stimule notre créativité et nous permet de travailler de manière plus productive.

Vous comprenez donc que l’essentiel est de trouver ce qui fonctionne pour vous et de vous y tenir. Si un bureau vous aide à rester concentré, tant mieux ! Sinon, ce n’est pas grave non plus ! Assurez-vous simplement que votre espace de travail soit confortable et propice à la concentration. Et n’hésitez pas à changer d’espace de travail de temps en temps pour stimuler votre créativité.

Conclusion

Dans cet article, nous avons mis l’accent sur 4 mythes et avons montré pourquoi il faut arrêter d’y croire pour devenir une personne plus productive.

Les points suivants ont été discutés :

Mythe n° 1 : il faut être matinal pour être productif

Mythe n° 2 : il faut travailler plus longtemps pour être plus productif

Mythe n° 3 : il faut être multitâche pour augmenter sa productivité

Mythe n° 4 : il faut un bureau pour être productif

Il vous appartient maintenant de mettre en pratique les principes discutés dans votre vie.

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7 astuces pour garder votre bureau bien rangé

Jan 6, 2023 | Organisation

Êtes-vous du genre à perdre beaucoup de temps à chercher des objets ou des documents sur votre bureau parce qu’il n’est pas bien rangé ?

La vérité est que si nous ne sommes pas vigilants, des choses peuvent s’amasser rapidement sur le bureau. Et là, bonjour la galère lorsqu’on cherche un doucement bien précis !

Dans cet article, je partage avec vous 7 astuces pour garder votre bureau propre et toujours bien rangé.

1 – Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

La plupart des documents qui encombrent votre bureau sont des papiers. Je vous propose le système ci-dessous que vous pouvez utiliser pour bien gérer vos documents et dossiers divers. L’idée ici est d’assigner un lieu de rangement à chacun des éléments de votre bureau.

Pour cela, vous aurez besoin de :
– Une boîte de réception : il s’agit d’un bac à papier standard empilable. Mettez-y tous vos documents dont l’emplacement n’a pas encore été défini. Il peut s’agir de mémos, de documents imprimés ou tout autre objet.
– Un bac à incubation : au-dessus de votre bac de réception, empilez un autre bac à papier pour y mettre tous les dossiers qui sont “en attente”. Il peut s’agir de dossiers que vous avez commencé mais sur lesquels il vous manque des éléments pour avancer, d’articles que vous envisagez de lire, de plans de projets en attente de validation, etc.
– Un bac de projets en cours : au-dessus de votre bac à incubation, mettez un autre bac pour y ranger les dossiers des projets en cours. Créez un dossier par projet.
– Un bac de choses à faire : au-dessus de votre bac de projets en cours, mettez un autre bac et placez-y les documents nécessitant des actions rapides de votre part. Il peut s’agir d’éléments tels que des formulaires à remplir ou des documents à relire et pour lesquels il faut faire un retour.
– Une boîte à archives : il s’agit de l’endroit dédié à vos projets terminés que vous pourrez consulter à l’avenir. Placez dans un classeur les projets terminés et tous les documents y afférant que vous pourriez vouloir consulter à nouveau. Organisez-les de préférence par ordre alphabétique. Vous pouvez utiliser une armoire pour les stocker ou alors un tiroir du caisson de votre bureau.
– Les boîtes à ordures : il s’agit de la poubelle et de la déchiqueteuse (si vous en avez une).
La poubelle vous permet de vous débarrasser de tout ce que vous n’utilisez plus. Quant à la déchiqueteuse, elle vous permet de détruire en toute sécurité les documents confidentiels.

2 – Bannissez les Post-it

N’utilisez plus de Post-it pour vous rappeler des informations importantes. Ils sont trop faciles à perdre et si vous vous amusez à les coller sur votre écran, ils risquent de s’accumuler et occuper une bonne partie de votre écran. À la place, gardez un petit carnet sur votre bureau pour y noter vos rappels. Si vous voulez utiliser des Post-it, faites-le pour laisser des mémos à vos collègues pour des dossiers sur lesquels vous travaillez ensemble.

3 – Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

Beaucoup de documents imprimés encombrent nos bureaux alors que nous n’en avons plus besoin. Après avoir imprimé un fichier et effectué l’action qui lui est associée, jetez-le. Vous en avez déjà une copie sur votre ordinateur, vous n’avez donc pas besoin de la laisser traîner sur votre bureau.

4 – Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

Si vous ne classez pas, c’est probablement qu’il est trop fastidieux de trouver des dossiers et de les étiqueter. Avec une pile de chemises vierges et une étiqueteuse ou un marqueur à portée de main, vous n’avez plus d’excuse.

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5 – Jetez les stylos inutilisés

Pourquoi avez-vous besoin de tant de stylos ? Jetez tous ceux que vous n’utilisez plus surtout ceux-là qui n’ont pas de capuchons et qui salissent votre boîte à stylos avec l’encre qui coule. Gardez juste 2 ou 3 stylos (bleu, rouge, noir), 1 ou 2 crayons et 2 ou 3 surligneurs. C’est largement suffisant pour faire votre travail.

6 – Évitez de manger sur votre bureau

J’avoue que je ne respecte pas strictement cette règle puisqu’il m’arrive souvent de grignoter à mon bureau. Bonjour les miettes sur le clavier !

Manger à votre bureau encourage à laisser traîner des choses telles que les sacs en papier, les tasses, les couverts sur votre bureau. Pour éviter cela, mangez ailleurs.

Cela vous permettra également de faire une pause mentale et de savourer votre repas sans être interrompu par les emails qui arrivent sur votre ordinateur.

7 – Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il peut arriver que vous vous trompiez sans vous en rendre compte en affectant un dossier à un mauvais bac, ou que vous ayez laissé traîner un peu trop longtemps sur le bureau, une tasse ou encore des couverts de l’un de vos déjeuners.

 

En prenant un temps spécifique pour mettre les choses en ordre et nettoyer, vous aurez l’occasion de remettre chaque chose à sa place. Ce sera aussi l’occasion de dépoussiérer et de nettoyer votre clavier et votre écran.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir tout au long de l’article, il existe des astuces toutes simples pour garder votre bureau bien rangé.

Voici ce qu’il convient de retenir :

1. Mettez en place un système pour gérer vos dossiers papier

2. Bannissez les Post-it

3. Jetez les documents imprimés dont vous n’avez plus besoin

4. Gardez des chemises vierges et un moyen d’étiquetage à portée de main

5. Jetez les stylos inutilisés

6. Évitez de manger sur votre bureau

7. Mettez les choses en ordre et nettoyez votre bureau une fois par semaine

Il ne vous reste plus qu’à les en pratique ces astuces pour votre bureau.

Comment mettre en place la méthode P.A.R.A : le guide pas-à-pas

Dec 27, 2022 | Organisation

Dans un précédent article, j’ai expliqué ce qu’est la méthode P.A.R.A et comment elle pouvait facilement être adoptée comme méthode d’organisation en raison de son caractère universel, flexible, simple, adaptable, transverse, modulable et orienté résultats.

Mais avant de l’adopter, il se peut que vous ayez déjà un autre type d’organisation en place. Comment donc faire pour basculer de votre organisation actuelle à l’organisation P.A.R.A ? 

En prenant comme hypothèse que vos informations et documents devant être organisés se trouvent dans votre ordinateur, dans cet article, nous verrons en 5 étapes majeures, comment implémenter la méthode P.A.R.A dans votre ordinateur.

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

L’idée ici est de faire table rase du passé et recommencer à zéro au lieu d’essayer de faire “migrer” des centaines d’anciens fichiers vers un nouveau système. Cela risquerait de vous prendre tellement de temps que vous pourriez abandonner en chemin.

En déplaçant les anciens fichiers dans le nouveau dossier, vous ne les perdez pas. Si vous avez vraiment besoin de retrouver un document d’un ancien projet, il vous suffira simplement de vous plonger dans les archives et de faire quelques recherches. Vous retrouverez tout exactement comme vous l’avez laissé. Mais en attendant, ils sont hors de votre vue et de votre esprit, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos nouveaux projets.

Dans le dossier Documents de votre ordinateur, vous passerez de ce qui est probablement un ensemble de fichiers mal organisés qui encombrent votre espace de travail, à des archives centralisées :

Méthode PARA

Étape 2 – Créez des dossiers pour chacun de vos projets en cours

Après que vous ayez fait table rase du passé, vous pouvez à présent structurer votre espace pour stocker les nouvelles informations que vous allez capturer et les nouveaux documents que vous allez créer.

Mais avant de créer un dossier pour chacun de vos projets, prenez quelques instants pour faire un travail d’identification de vos différents projets. Vous pouvez pour cela passer en revue les domaines de votre vie (spirituel, familial, couple, santé, financier, professionnel, etc.) pour voir ce qui est actuellement en cours et ce que vous avez prévu de faire.

Maintenant, créez un dossier (et un seul) pour chacun de vos projets en cours. Une fois que vous aurez créé un dossier pour chacun des projets que vous avez identifiés, vous disposerez à présent de dossiers pour stocker tout ce sur quoi vous travaillez :

Méthode PARA
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Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets

L’idée ici est de déplacer tous ces dossiers projets dans un dossier principal appelé “Projets”, afin de pouvoir les retrouver à un seul endroit.

Méthode PARA

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Déplacez l’archive des fichiers existants dans un nouveau dossier appelé simplement “Archives”, afin de pouvoir séparer ce qui a été enregistré avant la date d’aujourd’hui de ce qui sera enregistré dans le futur :

Méthode PARA
Il vous reste donc les deux dossiers P.A.R.A essentiels : Projets et Archives. Le premier sera utilisé utilisé pour stocker les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement, et le second pour archiver tout ce dont vous avez fini de vous occuper. 

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Vous vous dites peut-être que vous pourriez déplacer des anciens fichiers dans vos dossiers de projets nouvellement créés, mais il n’est pas recommandé de le faire. Pourquoi ? Pour la simple raison qu’il faudrait passer du temps pour trier les fichiers afin de savoir lesquels peuvent être utiles, et pour quels projets actuels ou futurs. Du coup, il est préférable de les laisser là où ils sont. Au lieu de faire un gros travail pour les organiser et les affecter à des projets, vous pouvez les rechercher seulement si et quand vous en avez besoin.

Les deux autres dossiers P.A.R.A restants – Areas (Sphères de responsabilité) et Ressources – peuvent et doivent venir plus tard, une fois que vous avez quelque chose à y mettre. Les nouvelles informations arrivent généralement par le biais de vos projets sur lesquels vous travaillez activement en ce moment. Mais une fois en action, vous constaterez souvent que certains éléments d’information sont utiles au-delà de ce seul projet.

Par exemple, vous pouvez vous rendre compte qu’une checklist que vous avez utilisée pour organiser un mariage (un projet) est quelque chose que vous aimeriez continuer à faire. Vous pouvez créer un nouveau dossier intitulé “Mariage” et l’y déplacer, afin de toujours savoir où le trouver. Placez ce dossier “Mariage” dans un nouveau dossier appelé “Areas” :

Méthode PARA

Ou peut-être avez-vous appris une nouvelle méthodologie d’optimisation de processus au cours d’une mission pour un client, mais une fois celle-ci terminée, vous décidez que ces connaissances doivent rester disponibles pour de futurs projets. Vous pouvez déplacer la note contenant ces connaissances vers un nouveau dossier intitulé “Méthodologies”, et la placer dans un nouveau dossier “Ressources” :

Méthode PARA

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi les numéroter de 1 à 4 pour les classer par ordre d’applicabilité :

Méthode PARA

Vous avez maintenant un système P.A.R.A entièrement fonctionnel !

Vos projets vous apportent un flux constant d’idées et d’apprentissages, et une partie de ces connaissances est classée dans les “Areas” et les “Ressources” pour vous en servir dans le futur.

Conclusion

Nous venons de voir un guide pratique pas-à-pas pour organiser vos informations et vos documents dans votre ordinateur selon la méthode P.A.R.A en 5 étapes majeures :

Étape 1 – Créez un nouveau fichier appelé “Archives [date du jour]” et déplacez-y les fichiers existants

Étape 2 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Étape 3 – Créez un nouveau dossier appelé “Projets” et déplacez-y tous les dossiers des différents projets 

Étape 4 – Créez un nouveau dossier “Archives” et déplacez-y le dossier “Archives [date du jour]”

Étape 5 – Créez de nouveaux dossiers uniquement si et quand vous en avez besoin

Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action et à l’implémenter dans votre ordinateur.

Si vous voulez en savoir plus sur la philosophie de productivité de Tiago Forte, je vous recommande fortement son livre Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential.

Comment optimiser son organisation avec la mise en place ?

Oct 16, 2021 | Organisation

Lorsque j’étais au lycée, je travaillais le week-end et pendant les vacances scolaires dans un restaurant à Paris. Employé polyvalent, j’ai été plongeur, commis du chef cuisinier, second du barman et également serveur. De ces années de travail en restauration, j’ai été marqué par une pratique qui avait un impact certain sur la performance de l’équipe : il s’agit de la mise en place.

C’est une technique d’organisation utilisée dans le domaine de la restauration ou encore dans le milieu culinaire. Elle consiste à préparer en amont tout ce dont on a besoin (ingrédients et ustensiles) avant de commencer à cuisiner. Mais la mise en place ne s’arrête pas à la cuisine. Elle est également utilisée par les serveurs pour préparer la salle à manger qui accueillera les clients.

Cette technique d’organisation est utilisée par les plus grands chefs et est enseignée dans les prestigieuses écoles de restauration. C’est dire à quel point son importance est capitale pour la gestion quotidienne d’une cuisine professionnelle ou d’une activité de restauration.

Dans cet article, nous verrons premièrement en quoi consiste réellement la mise en place. Dans un deuxième temps, nous nous en inspirerons pour l’appliquer à l’organisation personnelle. Nous terminerons en soulignant quelques bénéfices de cette technique pour l’organisation.

Comprendre ce qu’est la technique de la mise en place

Avant de cuisiner un repas chez vous, vous décidez d’abord en amont de la recette que vous allez faire. Vous vous demandez ensuite si vous avez les ingrédients et les ustensiles nécessaires pour la réaliser.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité de ce dont vous avez besoin, vous ne commencez pas à faire à manger immédiatement, mais vous préparez d’abord le terrain en sortant les ustensiles, en pesant les quantités, en découpant les ingrédients qui le nécessitent, en préchauffant le four, etc. Quand les préparations sont prêtes, on dira que vous avez fait la mise en place. Vous êtes maintenant dans les conditions optimales pour réaliser votre recette.

Dans une cuisine professionnelle, la mise en place se passe d’une manière similaire avec quand même quelques différences significatives en ce qui concerne la précision et la rigueur. En effet, les professionnels feront preuve d’une attention particulière en ce qui concerne les ustensiles et les appareils utilisés. Sans être exhaustif, le chef cuisinier veillera à ce que :

– ses couteaux soient bien limés ;

– les quantités d’ingrédients lui permettent d’assurer ses différents services de la journée ;

– l’huile de la friture soit remplacée à l’issue de plusieurs utilisations ;

– le four soit en excellent état de fonctionnement ;

– il n’y ait aucun problème avec la chambre froide ;

– Etc.

Que pourrait-il se passer si le cuisinier amateur à la maison ou le chef cuisinier au restaurant procédaient sans mise en place ? Ils risquent par exemple d’oublier des ingrédients ou des ustensiles dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas en stock ou qui sont en panne.

La technique de la mise en place appliquée à l’organisation personnelle

En nous inspirant de la technique de la mise en place, nous pouvons tirer quelques principes applicables à l’organisation quotidienne pour optimiser la productivité et améliorer la manière dont nous gérons nos tâches.

Commençons en faisant d’abord quelques parallèles :

– la recette que le cuisinier veut réaliser peut s’assimiler à un projet sur lequel vous travaillez

– les ingrédients constituent l’ensemble des tâches que vous avez identifiées et qu’il faut exécuter pour mener à bien votre projet

– les ustensiles sont les outils que vous allez utiliser pour faciliter l’exécution de vos tâches

– la cuisine dans laquelle intervient le cuisinier correspond à votre environnement de travail (bureau fermé, open space, coworking)

Même si les contextes culinaire et personnel sont différents, nous pouvons quand même identifier des similitudes en ce qui concerne les apports de la mise en place : meilleures préparation et planification, organisation en amont pour faciliter l’exécution des tâches.

Voici 4 étapes simples qui vous permettront de tirer profit de la technique de la mise en place :

  • Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

     

  • Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

     

  • Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.
  • Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et en minimisant les bruits.

Si vous voulez approfondir vos connaissances dans l’implémentation de la technique de la mise en place dans votre organisation personnelle, je vous recommande le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.

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Les bénéfices de la mise en place

Utiliser la technique de la mise en place dans l’organisation d’une cuisine ou dans la vie quotidienne comprend plusieurs bénéfices :

Premièrement, la mise en place vous permet d’anticiper vos besoins et de planifier votre travail en avance. En faisant les choses en avance, vous avez la possibilité de faire des ajustements ou des modifications si vous le jugez nécessaire avant de passer réellement à l’action. Ce n’est pas le cas lorsque vous faites les choses sans préparation. 

Deuxièmement, la mise en place favorise l’optimisation de votre manière de travailler. Cela est rendu possible en vous assurant que les ressources et les outils dont vous avez besoin sont préparés, organisés et disposés de manière à faciliter votre passage à l’action et à minimiser les interruptions. Vous pourrez ainsi travailler de manière plus focalisée. 

Troisièmement, la mise en place vous permet de vous sentir en confiance et d’avoir le contrôle de la situation. Ceci est vrai car l’organisation en amont apporte la tranquillité d’esprit, minimise les risques d’oubli et les erreurs, et fait gagner du temps lors de l’exécution grâce à une anticipation des étapes requises pour bien effectuer le travail.

Sans être exhaustifs, ces 3 bénéfices nous montrent que la mise en place réduit la charge mentale, facilite le passage à l’action et permet de réaliser ses projets plus aisément. 

Conclusion

Technique d’organisation utilisée dans l’univers culinaire, la mise en place est transposable à l’organisation personnelle et peut être implémentée en suivant ces 4 étapes :

1. Commencez par lister clairement les tâches que vous envisagez d’exécuter et identifiez ce dont vous aurez besoin pour réaliser chacune d’entre-elles. 

2. Assurez-vous que vous avez les ressources nécessaires et les outils adéquats pour réaliser chacune de ces tâches.

3. Vérifiez en amont vos ressources et outils et disposez-les dans un ordre optimal afin de ne pas perturber ou interrompre votre exécution des tâches.

4. Préparez votre environnement de travail en disposant d’un bon éclairage et d’une température adéquate (pas trop froid ni trop chaud) et minimisant les bruits.

Vous voulez aller plus loin en approfondissant vos connaissances sur la mise en place et l’organisation personnelle, je vous recommande de lire le livre Work Clean : The life-changing of mise-en-place to organize your life, work and mind.