Les outils de capture vous permettent de capturer différents types d’informations et de données : texte, images, PDF, audios, etc. L’objectif est de vous vider l’esprit, noter ce que vous avez à faire et ne pas oublier des choses importantes que vous auriez à faire. Il existe plusieurs outils qui peuvent vous servir de système de capture. Ils peuvent être regroupés en 2 catégories : les outils de capture visuels et les outils de capture écrits. 

Les outils de capture visuels : ils permettent de prendre des notes en créant un réseau interconnecté d’idées avec une vision globale. Voici quelques exemples :

Obsidian : c’est un outil qui permet de prendre des notes en faisant des liens bidirectionnels et d’avoir un graphe de connaissances. Il offre également une certaine expérience visuelle avec la possibilité d’avoir des cartes d’idées avec les différentes interconnexions des notes.

Mindmeister : cet outil permet de capturer des informations en créant des cartes mentales. De manière terre à terre, cela commence par une idée principale au centre de votre carte, à laquelle vous pouvez rajouter un nombre illimité de sous-thèmes, en utilisant un code couleur pour plus de clarté et d’élégance. Vous pouvez aussi ajouter du contexte aux sujets avec des pièces jointes, des médias intégrés, etc.

Les outils de capture écrits : ils servent à prendre des notes écrites de manière classique avec des bullet points ou avec des phrases complètes. Voici quelques exemples :

Evernote : c’est une application de prise de notes disposant de toutes les fonctionnalités nécessaires pour collecter, organiser et faire des recherches à l’intérieur de vos notes. Elle permet de prendre des notes manuscrites, d’enregistrer des audios, de prendre des photos, etc. Vous pouvez classer vos notes par classeurs ou encore utiliser un système d’étiquettes. En outre, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs supports (web, ordinateur, tablette, smartphone).

Bear : c’est une application conçue pour l’univers Apple. Elle n’est disponible donc que sur Iphone, Ipad et Mac. Avec une interface épurée et flexible, elle permet de prendre des notes en toute simplicité. De plus, elle propose plusieurs thèmes, ce qui permet donc de personnaliser l’utilisation. Elle offre également la possibilité d’exporter les notes dans plusieurs formats. Enfin, elle dispose d’une fonctionnalité “Focus mode” qui permet de se concentrer si vous écrivez notamment des longs textes qui nécessitent une certaine réflexion et de la concentration.

Les outils de planification vous permettent de planifier le travail que vous allez effectuer pour réaliser vos projets et atteindre vos différents objectifs. Il existe 2 types d’outils de planification : l’agenda et le gestionnaire de tâches.

L’agenda : il sert à positionner des blocs de temps, des réunions, des mémos pour travailler efficacement sur vos projets. Il existe des agendas papier et électronique. Nous nous focaliserons ici sur la partie électronique. Voici deux exemples :

Google Agenda : c’est l’agenda proposé dans la suite logicielle Google Workspace. Très facile d’utilisation, il vous permet de créer des évènements, des tâches, des objectifs, des rappels selon que vous êtes sur la version web ou la version mobile. Si vous utilisez Gmail, vous pourrez également bénéficier d’une importation automatique d’évènements dans votre agenda. En effet, tous les emails que vous recevez pour une réservation de vol, d’hôtel, de concert ou de restaurant
seront ajoutés automatiquement à votre agenda.
De plus, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Agenda Outlook : c’est l’agenda relié à Outlook et proposé dans la suite logicielle Microsoft 360. Il vous permet de suivre vos rendez-vous et planifier des réunions avec d’autres personnes. Vous pouvez également enregistrer facilement des évènements de type réservation de vol dans votre agenda, à partir de votre boîte email Outlook.

De la même façon que Google Agenda, vous avez également la possibilité de créer plusieurs agendas et de faire des partages d’agendas.

Le gestionnaire de tâches : il complète votre agenda en vous aidant à répertorier et à prioriser les tâches en rapport avec les activités positionnées dans votre agenda. Voici deux exemples :

Todoist : très facile à prendre en main, cette application vous permet de gérer efficacement vos tâches. Vous avez la possibilité de les organiser par projets et de les afficher par horizons temporels (aujourd’hui, prochainement). Vous avez également une boîte de réception dans laquelle vous pouvez enregistrer en vrac vos différentes tâches et les classer ultérieurement.

Tick Tick : disponible sur plusieurs plateformes et systèmes d’exploitation, c’est une application qui vous permettra d’organiser facilement les différents aspects de votre vie. Grâce à des fonctionnalités d’enregistrement rapide, vous pouvez créer vos tâches par écrit et par audio, gérer les priorités et collaborer avec d’autres personnes. Vous pouvez également transformer vos emails en tâches. De plus, vous pourrez suivre vos performances grâce aux statistiques.

Les outils d’exécution ont pour objectif de faciliter l’exécution des différentes actions identifiées pour réaliser vos projets. Sans être exhaustifs, on peut souligner en particulier 2 catégories de d’outils qui se révèlent être de bons facilitateurs d’exécution.

Les outils de gestion de projets : ils vous aident à faire un rétroplanning de vos projets et à travailler de manière collaborative avec vos collaborateurs et vos partenaires/clients. Voici deux exemples :

Asana : il s’agit d’un outil permettant d’organiser, de planifier et de gérer vos projets en équipe de A à Z. Par ailleurs, il permet de travailler de manière collaborative et d’obtenir une vue d’ensemble du travail pour que les équipes se focalisent sur les tâches prioritaires au bon moment. Asana donne également la possibilité de faire des commentaires sur les tâches et de partager des fichiers relatifs aux projets.

Clickup : c’est une plateforme tout-en-un qui permet de gérer des tâches, les documents, les projets, le travail d’équipe dans plusieurs domaines (ingénierie, marketing, design, ressources humaines, etc.). Concernant la partie gestion des projets, cette solution permet d’organiser les tâches, de collaborer en équipe et d’effectuer le suivi d’avancement du travail en cours.

Les outils de focalisation : ces outils vous permettent de dompter les distractions de votre environnement et de mener votre travail jusqu’au bout avec efficacité. Voici deux exemples :

Noisli : c’est une plateforme numérique mêlant des sons et des bruits de fond qui vous permet de créer un environnement sonore propice à la concentration et à la détente, et stimule votre productivité. Au lieu d’écouter de la musique, vous écoutez ces bruits d’ambiance qui vous aident à vous concentrer dans votre travail.

Freedom : c’est un bloqueur d’applications et de sites Web disponible pour Mac, Windows, Android, iOS et Chrome. Il permet de retrouver concentration et productivité pour accomplir avec efficacité vos tâches.

Time Doctor : il permet d’effectuer un suivi du temps et des informations sur la productivité pour vous-même et vos équipes, vous donnant ainsi l’opportunité de donner le meilleur de vous-mêmes en rectifiant le tir et corrigeant vos mauvaises habitudes.

Toggl Track : la promesse de cet outil est d’effectuer le suivi de votre temps de travail pour une meilleure qualité de travail, afin de vous éviter des pertes de temps inutiles et surtout du surtravail pouvant conduire au surmenage.

Google Drive : c’est la solution de stockage de la suite logicielle Google Workspace. Avec Google Drive, vous avez un accès facile et sécurisé à vos documents. De plus, il s’intègre avec la technologie que vous utilisez déjà. Ainsi, vous pouvez collaborer sur des fichiers Microsoft Office sans avoir à convertir les formats de fichier.

OneDrive : c’est l’espace de stockage proposé par Microsoft. Il vous permet de stocker vos photos et fichiers et d’y accéder depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez. Vous organisez ainsi vos données tout en les protégeant et en restant connecté.