Dans l’ère numérique actuelle, la productivité est un défi quotidien, principalement en raison du flux incessant de distractions, dont le coupable numéro un est le téléphone. À l’heure où cette petite merveille technologique était simplement destinée à la communication, elle s’est métamorphosée en une source infinie de tentations dérobant notre attention.
Avant d’explorer des stratégies pour optimiser la productivité, il est essentiel de comprendre les forces qui la compromettent, notamment les interruptions constantes, le manque d’organisation, un environnement de travail non optimal, une mauvaise gestion des priorités, et même des niveaux d’énergie inadéquats. C’est dans ce contexte que nous plongerons pour démystifier ces ennemis silencieux de la productivité.
1 – Un contexte défavorable à la productivité
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre que notre époque n’est pas vraiment favorable à la productivité. La vérité est toute simple : nous vivons dans un monde digital qui nous offre un flux constant et presqu’incontrôlable de distractions. Et ces distractions passent majoritairement par un canal que nous connaissons tous. Il s’agit d’un objet que nous avons tous à portée de main et dont nous sommes presque tous devenus prisonniers. J’ai nommé le téléphone ! Il fut un temps, il nous servait à téléphoner. Mais cette époque est révolue ! Aujourd’hui, quand on le prend pour passer un appel, on se retrouve à faire tellement d’autres choses qu’on en vient à se demander plusieurs minutes plus tard : “Mais qu’est-ce que je voulais faire déjà ?” Je te vois sourire et je me sens tout d’un coup moins seul 😉
Bref, tu l’auras compris, il est tellement facile de nos jours de se disperser et de voir sa productivité prendre rapidement un coup.
2 – Ces ennemis silencieux de ta productivité
Plusieurs facteurs peuvent expliquer le fait que nos journées ne soient pas toujours productives. Parmi les plus courants, nous pouvons citer :
– Des interruptions constantes : les notifications incessantes sur nos téléphones, les mails entrants, les collègues qui nous sollicitent sans cesse, etc. peuvent sérieusement entraver notre capacité à nous concentrer et à accomplir efficacement nos tâches.
– Un manque d’organisation : sans une planification adéquate, tu risques très rapidement de te sentir dépassé.e par le nombre de tâches à accomplir et de manquer de temps pour les réaliser efficacement.
– Un environnement de travail non optimal : l’environnement dans lequel tu travailles impacte directement ta productivité. As-tu un bureau confortable ? Du matériel ou des outils adéquats pour réaliser tes tâches quotidiennes ? Une bonne luminosité ou un éclairage approprié ?
– Une mauvaise gestion des priorités : si tu n’apprends pas à prioriser tes tâches, à éviter les pièges de la surcharge de travail et à optimiser ton emploi du temps, il te sera difficile de travailler de manière productive au quotidien.
– Un niveau d’énergie pas toujours au top : si tu ne t’alimentes pas correctement et si tu ne te reposes pas suffisamment, cela se fera ressentir tôt ou tard et affectera ta capacité à bien travailler et à obtenir des résultats à la hauteur de tes attentes.
3 – Un guide pas-à-pas pour des journées productives
Dans cette partie, je veux partager avec toi quelques principes à intégrer dans ton fonctionnement, et qui t’aideront à élever ton niveau de productivité au quotidien :
1. Une journée productive se prépare toujours : on n’est pas productif par hasard, ça part toujours d’une intention. C’est la raison pour laquelle dès la veille, tu dois déjà te projeter sur la manière dont tu envisages ta journée et préparer tout ce dont tu as besoin. Ça va peut-être te sembler évident, mais dès la veille tu dois savoir comment tu vas t’habiller demain matin. Ce n’est pas productif de commencer à réfléchir le matin à ton habillement et à de chercher à repasser tes vêtements. Tu cours le risque d’être en retard…
Se préparer la veille revient également à mettre à disposition les éléments nécessaires à l’exécution de tes tâches. Si tu as par exemple un rdv administratif, tu peux avant d’aller te coucher, préparer une chemise cartonnée avec tous les documents relatifs à ta procédure administrative. Autre exemple, si tu as prévu d’aller à la salle de sport après ton travail, tu peux aussi préparer ton sac la veille.
2. Pour passer une journée productive, tu dois avoir un ou plusieurs objectifs à atteindre : en commençant ta journée, tu dois identifier 1 à 3 choses majeures que tu aimerais accomplir d’ici la fin de la journée. Il peut s’agir d’un rapport à terminer, d’une présentation PowerPoint à réaliser, d’une proposition commerciale à rédiger, etc. Ces choses à accomplir doivent être ta boussole tout au long de la journée, en ce sens que c’est elles qui doivent déterminer tes actions.
3. Définis tes activités ou tâches prioritaires qui te permettront d’atteindre ton objectif : maintenant que tu sais clairement ce que tu dois accomplir d’ici la fin de la journée, il faut être capable d’identifier les activités ou tâches incontournables pour atteindre ton objectif. Ces tâches seront tes tâches prioritaires de la journée.
4. Planifie une ou plusieurs plages horaires de travail profond (Deep Work) pour travailler sur tes tâches prioritaires : l’une des meilleures manières d’obtenir des résultats rapidement est de travailler de manière focalisée. Le travail focalisé te permet de dompter les distractions et d’abattre une quantité importante de travail en un laps de temps court, parce que tu n’es pas interrompu. Veille donc à planifier au moins une session de Deep Work dans ta journée
5. Fais un bilan en fin de journée : la fin de journée est le moment idéal pour s’arrêter et évaluer ta performance de la journée. Il s’agit de noter ce qui s’est bien passé, ce qui s’est moins bien passé et d’identifier les actions correctives à mettre en oeuvre pour ne pas refaire les mêmes erreurs à l’avenir. En intégrant cette pratique à ton fonctionnement, tu verras que ta productivité s’améliorera au fil des jours.
Conclusion
Face au défi de la productivité au quotidien, la mise en place d’un guide pratique peut grandement améliorer notre quotidien. Planification préalable, fixation d’objectifs clairs, identification des tâches prioritaires, intégration de sessions de travail profond, et bilan quotidien sont autant de principes à adopter pour accroître notre productivité. Se préparer la veille, définir des objectifs concrets, planifier des créneaux dédiés au travail intense, tout cela concourt à créer une journée productive. En intégrant ces principes dans notre routine, nous transformons la productivité d’un défi en une habitude bien ancrée, permettant ainsi d’atteindre nos objectifs avec efficacité et satisfaction.
