Il existe aujourd’hui tellement d’applications de prise de notes qu’il n’est pas toujours évident de faire un choix éclairé. Devrais-je plutôt utiliser Evernote, OneNote ou Bear ? Notion, Nuclino ou Slite ? Google Keep ou Simple Note ? Si vous vous posez ce genre de questions, soyez rassuré c’est tout à fait normal ! C’est ce qui arrive lorsqu’il y a de nombreux choix. Mais j’ai une bonne nouvelle pour vous, vous êtes au bon endroit !
Dans cet article, je vais partager avec vous les critères qui me semblent les plus importants lorsqu’il faut choisir une application de prise de notes. J’en dénombre six qui me semblent les plus importants :
- la facilité d’écriture
- l’organisation des informations
- la collecte d’informations
- la recherche d’informations
- le partage des informations
- les fonctionnalités annexes
Dans la suite, nous allons passer en revue chacun de ces critères et je vous donnerai des exemples en citant en particulier les outils Evernote, OneNote et Notion parce que ce sont les outils que je connais le mieux parmi les nombreux outils qui existent aujourd’hui sur le marché.
1. La facilité d’écriture
Le premier critère à regarder concerne les différentes possibilités offertes par l’outil pour prendre des notes. Plusieurs éléments sont à prendre en compte : le positionnement du contenu, les options d’enrichissement du texte, l’existence de modèles, l’utilisation de tableaux, etc.
1.1. Le positionnement du contenu : certaines applications permettent de prendre des notes uniquement de manière linéaire c’est à dire les unes après les autres. C’est notamment le cas de Evernote.
A l’opposé, des applications comme OneNote offrent la possibilité de positionner les blocs de contenu de manière libre sur la note et d’écrire certaines informations côte à côte par exemple.
Entre ces 2 possibilités, une application comme Notion permet de créer plusieurs colonnes dans la note et d’écrire ainsi des informations différentes dans chaque colonne.
1.2. Les options d’enrichissement du texte : la plupart des outils proposent la possibilité de souligner, de mettre en gras ou en italiques, d’utiliser des couleurs différentes à l’intérieur du texte.
Les éléments différenciants qu’on peut noter au niveau des applications sont les niveaux de titres H1, H2, H3. Ils ne sont par exemple pas proposés par Evernote. Mais on les retrouve chez Notion ou encore chez OneNote.
1.3. L’existence de modèles : dans une optique de gain de temps, il peut être intéressant d’utiliser des modèles pré-remplis. Evernote et OneNote en proposent. Mais des outils comme Notion ou Slite ont une base de données de modèles particulièrement fournie. Le seul petit bémol est que la plupart des modèles sont souvent en anglais.
Ci-dessous, quelques modèles proposés par Slite :
En plus d’utiliser les modèles existants, ces outils vous donnent également la possibilité de créer vos propres modèles.
Ci-dessous la catégorisation des modèles chez Evernote :
1.4. L’utilisation de tableaux : pour certaines prises de notes, vous pouvez avoir besoin d’utiliser des tableaux pour présenter des informations (par exemple le suivi des ventes d’un produit, l’état d’avancement d’un projet, etc.)
Les outils offrent 2 possibilités : des tableaux simples avec des informations statiques et des tableaux dynamiques avec des formules de calcul intégrées.
Si Evernote propose de simples tableaux, Notion est un véritable spécialiste des tableaux avec des formules de calcul, comme vous pouvez le voir ci-dessous avec un tableau de suivi commercial.
OneNote permet également d’utiliser des tableaux dynamiques dans les notes mais pas directement. Cela se fait à travers l’intégration de feuilles Excel dans les notes. Ce qui implique donc la nécessité de double-cliquer sur la feuille Excel lorsqu’on souhaite faire des modifications.
2. L’organisation des informations
Une fois que vos notes sont prises, il faut pouvoir les organiser et les classer. Il existe globalement 2 manières de le faire : premièrement en utilisant des dossiers, deuxièmement en utilisant des mots-clés.
L’organisation des notes étant très personnelle, il est difficile de dire quelle est la meilleure approche. Je vais néanmoins vous présenter en quoi consiste chacune des deux approches.
2.1. L’organisation en dossiers : cette approche consiste à créer des dossiers thématiques, ce qui vous permet de classer chaque note dans le bon dossier. C’est une manière très classique d’organiser les informations. C’est ce que nous faisons en général dans nos ordinateurs.
Cette approche est présente chez :
- Evernote et le terme utilisé est carnet de notes : un carnet comporte une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai créé un carnet pour chacun des dix domaines majeurs de ma vie :
- OneNote et le terme utilisé est section : une section comporte une ou plusieurs notes (encore appelées pages dans le langage OneNote).
- Notion et le terme utilisé est page : une page comprend une ou plusieurs notes. Dans l’exemple ci-dessous, je vous montre la page “Notes & Drafts” dans laquelle il y a 3 notes. Je peux créer autant de pages que je veux, de ce type.
2.2. L’organisation avec des mots-clés : dans cette approche, il n’y a pas plusieurs dossiers mais un dossier unique dans lequel toutes les notes sont regroupées. En revanche dans chaque note, vous allez utiliser des mots-clés en rapport avec la thématique abordée. L’intérêt des mots-clés est de vous permettre de faire des recherches plus tard dans votre base de données de notes.
Ce système de mots-clés est une spécificité de l’outil Evernote qui permet notamment d’utiliser des étiquettes. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai quatre notes avec l’étiquette “Procrastination” qui sont dans le dossier global CLASSEMENT. Dans ce dossier global, se trouvent également d’autres notes avec des étiquettes différentes.
Il existe aussi un système similaire chez Notion, le terme utilisé est tag. On peut ajouter un ou plusieurs tags dans une note.
Chez OneNote, il existe un système dit de balises, d’indicateurs ou de marqueurs visuels. Mais le fonctionnement n’est pas absolument pas le même. Alors que les étiquettes permettent d’effectuer le classement des notes dans Evernote, chez OneNote, les balises ne concernent pas la note elle-même mais son contenu et ce sont plutôt des indicateurs d’action.
3. La collecte d’informations
La manière de collecter les informations constitue également un critère important lorsqu’il faut choisir son outil de prise de notes.
Il existe globalement 3 manières de collecter rapidement les informations en utilisant un outil de prise de notes : en prenant des notes manuscrites, en prenant une photo, à travers un web clipper.
3.1. Les notes manuscrites : une note manuscrite permet de dessiner ou d’écrire à la main avec votre doigt ou avec un stylet. Elle est bien pratique pour noter rapidement des informations importantes ou encore pour écrire ou dessiner directement dans une note. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée pour les ordinateurs ou les téléphones dotés d’un écran tactile.
Evernote et OneNote proposent cette fonctionnalité mais elle n’existe pas (encore) chez Notion. Vous pouvez voir ci-dessous les captures d’écran réalisées dans la version mobile de ces 2 applications, et qui montrent cette fonctionnalité.
3.2. La prise de photos : cette fonctionnalité est bien pratique lorsque vous n’avez pas beaucoup de temps pour noter certaines informations. C’est notamment le cas lorsque vous participez à une réunion durant laquelle toutes les informations importantes sont notées sur un paper board. C’est tellement plus pratique de prendre la photo du paper board !
Cette fonctionnalité est proposée de manière “native” chez Evernote (icône de l’appareil photo sur l’image ci-dessus). Pour pouvoir faire la même chose côté OneNote, il faut en plus utiliser une autre application de Microsoft à savoir Office Lens. Du côté de Notion, cette fonctionnalité n’existe pas pour le moment.
3.3. L’utilisation du web clipper : le web clipper est une puissante fonctionnalité qui vous permet de capturer des informations lorsque vous naviguez sur Internet, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.
C’est l’une des fonctionnalités clés chez Evernote. Tous ses adeptes n’hésiteront pas à vous vanter ses mérites et à juste titre d’ailleurs, puisque le web clipper d’Evernote permet non seulement de capturer des pages sous plusieurs formats mais également d’annoter les informations importantes et de les partager.
OneNote et Notion proposent également des web clippers. C’est dire à quel point cette fonctionnalité est importante !
4. La recherche d’informations
Je considère personnellement les applications de prise de notes comme des “deuxièmes cerveaux” ou encore des “cerveaux externes”.
À l’image du cerveau humain, ils doivent pouvoir nous aider à retrouver rapidement les informations qui y sont stockées.
Pour la petite histoire, à ses débuts, le slogan utilisé par Evernote était Remember Everything. À votre avis, pourquoi le logo est un éléphant ? Vous connaissez l’expression “avoir une mémoire d’éléphant” ? Vous comprenez donc que la notion de stockage, d’organisation et de restitution des informations est au coeur même de ces outils.
Les points principaux à regarder sont : la manière dont la recherche est effectuée et le niveau de finesse des résultats remontés lors de la recherche.
4.1. La manière dont les recherches sont effectuées : lorsqu’on fait une recherche, on peut taper le terme recherché et attendre que le résultat nous soit remonté. Mais on peut également s’attendre à ce que la recherche soit intuitive en nous proposant des résultats sur la base des informations stockées dans l’application de prise de notes. On peut en quelque sorte dire que c’est une recherche filtrée, à l’image des recherches effectuées sur le moteur de recherche Google qui fait des propositions de mots-clés ou de termes à l’internaute.
La fonctionnalités de recherche de la plupart des outils sont plutôt optimisées. Notion propose par exemple, lorsqu’on lance une recherche, les précédentes recherches déjà effectuées et Evernote va même plus loin en donnant la possibilité d’enregistrer ses recherches pour pouvoir les réutiliser à l’avenir.
4.2. Le niveau de finesse des résultats : dans une note, en plus du texte, vous pouvez également avoir des images avec du texte ou encore des annotations, des pièces jointes, etc. Une recherche qui remonte des résultats avec un niveau de finesse élevé est une recherche qui retrouve les informations recherchées partout où elles se trouvent.
Evernote et OneNote sont très performants en termes de finesse des résultats de recherche puisque ces 2 outils sont capables d’identifier le texte dans les images, les PDF et tous les documents qui y ont été sauvegardés. Ce qui n’est pas le cas chez Notion.
Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir que la recherche dans Evernote arrive à trouver une information pas écrite dans la note directement mais sur une image. C’est juste puissant !
5. Le partage des informations
De nos jours, l’une des fonctionnalités qui apporte souvent un réel plus à nos usages des outils digitaux est la possibilité de collaborer en partageant des informations avec nos interlocuteurs ou nos partenaires. Les applications de prise de notes n’échappent pas à cette règle !
Quels éléments faut-il regarder en particulier concernant ce point ? De mon point de vue, 2 choses sont importantes : le niveau de détail du partage et le niveau de contrôle que nous avons sur les informations partagées à nos interlocuteurs et partenaires.
5.1. Le niveau de détail du partage : la question à se poser est de savoir jusqu’à quelle granularité vous pouvez partager des informations. Juste la note ou le dossier entier ? Cette question est importante dans le choix de votre outil parce que en fonction de ce qui est possible de faire, vous organiserez vos notes en conséquence.
Chez Notion par exemple, il y a plusieurs façons de partager les informations : publication en ligne et mise à disponible du lien, partage de l’espace de travail, invitation privée à collaborer, partage d’un lien.
5.2. Le niveau de contrôle du partage : il s’agit ici des droits que vous donnez à la personne à laquelle vous partagez des informations. Ce point est important et j’en ai fait les frais il y a quelques mois… J’ai partagé un document à plusieurs personnes et par mégarde, j’ai donné les pleins droits à tout le monde au lieu de juste leur donner les droits de consultation. Le document a été supprimé par l’une des personnes.
Vous l’aurez bien compris, il y a plusieurs niveaux de droits lorsque vous effectuez un partage : consultation simple, consultation et commentaires, consultation et modification, accès total. L’outil que vous choisissez doit donc avoir suffisamment de flexibilité pour vous permettre de gérer les droits d’accès.
La plupart des outils du marché permettent en général de faire cette gestion des droits d’accès. Voici par exemple ce que propose Evernote :
6. Les fonctionnalités annexes
Parmi les fonctionnalités annexes, celles qui me paraissent les plus importantes sont les suivantes :
6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement : si les outils les plus populaires comme Evernote, OneNote ou encore Notion disposent d’une application mobile, ce n’est pas toujours le cas des nouveaux entrants sur le marché.
6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports : pouvoir retrouver vos différentes notes que ce soit en ligne, sur ordinateur, sur tablette ou encore sur mobile est un avantage pas du tout négligeable.
6.3. L’intégration d’autres applications : l’intégration d’applications permet de relier une application à une autre afin qu’il y ait un partage d’informations. On peut même aller plus loin en permettant que cette communication inter-applications soit automatisée dans une optique de gain de temps. Pour cela, on utilise des outils d’automatisation dont les plus populaires sont Zapier, IFTTT ou Automate.
Conclusion
Choisir une application de prise de notes requiert de bien savoir quels sont vos besoins et vos attentes, mais également d’avoir une bonne connaissance des fonctionnalités proposées par les différentes applications de prise de notes disponibles sur le marché.
Comprendre les fonctionnalités des applications de prise de notes, c’est ce que nous avons pris le temps de faire tout au long de cet article et voici ce qu’il convient de retenir concernant les fonctionnalités majeures à regarder de près pour choisir votre application :
1. La facilité d’écriture
1.1. Le positionnement du contenu
1.2. Les options d’enrichissement du contenu
1.3. L’existence de modèles
1.4. L’utilisation de tableaux
2. L’organisation des informations
2.1. L’organisation en dossiers
2.2. L’organisation avec des mots-clés
3. La collecte d’informations
3.1. Les notes manuscrites
3.2. La prise de photos
3.3. L’utilisation du web clipper
4. La recherche d’informations
4.1. La manière dont les recherches sont effectuées
4.2. Le niveau de finesse des résultats
5. Le partage des informations
5.1. Le niveau de détail du partage
5.2. Le niveau de contrôle du partage
6. Les fonctionnalités annexes
6.1. La disponibilité sur les plateformes de téléchargement
6.2. La possibilité d’utilisation sur plusieurs supports
6.3. L’intégration d’autres applications
Maintenant que vous avez la liste des fonctionnalités principales, il vous appartient de les mettre en regard de vos besoins et de vos attentes et d’estimer leur niveau d’importance pour vous. Ce qui vous permettra de manière ultime d’effectuer votre choix d’application.
Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter un bon travail d’analyse !
