Dans notre monde numérique en constante évolution, il est tentant de se laisser emporter par la profusion d’outils et d’applications à notre disposition. Cependant, cet excès peut entraîner un certain nombre de conséquences néfastes sur notre productivité, notre qualité de travail et notre bien-être.

Voici 3 exemples concrets des problèmes liés à l’utilisation excessive d’outils numériques :

– La dispersion de l’attention : bon je vais exagérer un peu ! Imagine un professionnel qui jongle avec six applications de messagerie instantanée, trois outils de gestion de projet et cinq applications de prise de notes. J’avoue, j’ai abusé dans mon exemple LOL. Non seulement cela peut être accablant, mais cela peut également entraîner une dispersion de l’attention. Au lieu de se concentrer sur des tâches importantes, on devient constamment interrompu par des notifications, ce qui diminue la qualité du travail.

– Le stress et la surcharge cognitive : l’utilisation excessive d’outils numériques peut entraîner un stress considérable. On se sent rapidement submergé par le nombre d’outils à maîtriser, les mises à jour constantes et la nécessité de passer d’une application à l’autre. Cela peut créer une surcharge cognitive, rendant plus difficile la prise de décisions importantes.

– La perte d’un temps précieux : en multipliant les outils, on peut perdre un temps précieux à chercher des informations, à passer d’une interface à l’autre et à former son équipe à utiliser de nouveaux logiciels. Cette perte de temps peut avoir un impact significatif sur la productivité globale.

Après avoir identifié les conséquences de l’excès d’outils numériques et établi des critères pour choisir judicieusement les outils, il est temps d’aborder la phase pratique de gestion de ton écosystème numérique.

Cette troisième partie te guidera à travers les étapes essentielles pour une utilisation optimale de tes outils tout en minimisant les distractions et les perturbations.

Voici comment gérer ton “arsenal numérique” de manière efficace :

1. L’inventaire de ton écosystème numérique

Commence par dresser un inventaire de tous les outils que tu utilises actuellement. Cela peut inclure des logiciels, des applications, des plateformes en ligne, et même des appareils. Identifie clairement leurs rôles et leur pertinence par rapport à tes objectifs. Je t’assure que tu seras surpris de constater combien d’outils tu utilises peut-être de manière inutile…

2. La rationalisation de ton écosystème

Une fois que tu as identifié l’ensemble de tes outils, pose-toi la question suivante : “Ces outils contribuent-ils réellement à ma productivité et à la réalisation de mes tâches ?” Si la réponse est non, envisage sérieusement de les éliminer de ton écosystème. Moins d’outils signifie moins de distractions et une meilleure concentration sur tes tâches essentielles.

3. L’intégration et l’automatisation

Assure-toi que les outils que tu conserves sont bien intégrés les uns aux autres. L’automatisation des tâches répétitives entre les outils peut te faire gagner un temps précieux. Tu peux configurer des flux automatisés pour transférer des informations entre différentes applications. Par exemple, si tu utilises Evernote pour la prise de notes et Instapaper pour lire des articles et surligner des passages importants, ces passages importants peuvent être exportés directement dans Evernote via des outils d’automatisation. Je ferai prochainement un numéro de la newsletter sur les outils d’automatisation.

4. L’organisation de tes données

Organise soigneusement tes données et fichiers dans tes outils numériques. Utilise pour cela des structures de dossiers cohérentes et des étiquettes (tags) pour faciliter la recherche et la récupération d’informations. Un système d’organisation efficace peut réduire le temps que tu passes à chercher des documents.

5. La maintenance et la mise à jour

Veille à ce que tes outils numériques soient constamment maintenus et mis à jour. Les correctifs de sécurité, les nouvelles fonctionnalités et les améliorations de performance peuvent contribuer à une expérience de travail plus fluide.

6. L’évaluation continue

N’oublie pas de réévaluer régulièrement ton écosystème numérique. Tes besoins évoluent, tout comme la technologie. Ce qui était un outil efficace pour toi il y a un an peut ne plus l’être aujourd’hui. Reste donc à l’affût des nouvelles solutions qui pourraient mieux répondre à tes besoins.

En appliquant ces principes de gestion pratique de ton écosystème numérique, tu pourras profiter pleinement de la technologie tout en évitant les pièges de la surcharge. L’efficacité, la clarté et la sérénité qui en résulteront seront des atouts majeurs pour ta productivité personnelle et professionnelle.

Bien choisir et gérer tes outils numériques est essentiel pour éviter la surcharge et maximiser ta productivité. En suivant les critères de sélection proposés et en rationalisant ton écosystème numérique, tu pourras réduire les distractions, diminuer le stress et gagner un temps précieux. Adopte une approche réfléchie pour évaluer et maintenir ton arsenal numérique afin de soutenir tes objectifs personnels et professionnels. Mets en pratique ces conseils pour créer un environnement numérique qui optimise ton efficacité et ton bien-être au quotidien.

Wedo est une plateforme collaborative de gestion de réunions ainsi que des tâches associées à ces dernières, notamment l’invitation des participants, la diffusion de l’ordre du jour, la rédaction du compte rendu et le suivi des tâches.

Voici les caractéristiques principales qui en font un outil idéal pour avoir des réunions productives :

GESTION EFFICACE DES RÉUNIONS

– Avant la réunion : l’outil permet de préparer et de partager les points de l’ordre du jour à tous les participants en amont. Il est également possible d’y attacher des fichiers.

– Pendant la réunion : l’outil permet de prendre des notes en temps réel et de rédiger ainsi le compte-rendu en consignant les décisions prises et l’assignation des tâches à réaliser.

– Après la réunion : l’outil donne un accès instantané au compte-rendu et au suivi des tâches et permet ainsi aux participants de rester informés de leur état d’avancement.

GESTION COLLABORATIVE DES TÂCHES

– Partage des tâches dans des espaces de travail : vous pouvez créer des espaces de travail pour y partager des tâches avec les membres de l’équipe, permettant ainsi à tout le monde de savoir ce qui doit être fait et pour quand.

– Planification des tâches : l’outil offre la possibilité de planifier efficacement les tâches et de les organiser afin qu’elles apparaissent au moment opportun pour la personne qui va les exécuter. 

– Délégation des tâches : vous pouvez déléguer les tâches en un clic, consulter les tâches assignées à vos collègues et obtenir automatiquement les feedbacks lorsque les tâches sont terminées.

Wedo est disponible uniquement sur navigateur web.

Wedo propose plusieurs options de tarification pour répondre aux besoins variés des équipes et des organisations. Voici les principales options :

– La version d’essai : elle dure 14 jours, permet de découvrir le fonctionnement de l’outil et de décider si on l’adopte ou pas.

– Forfaits payants : Wedo propose 2 forfaits payants (Pro et Entreprise) pour les entreprises et les organisations qui veulent utiliser l’outil de manière illimitée ou bien recherchent des fonctionnalités avancées. Ces forfaits offrent des avantages tels que des réunions, des tâches et des checklists illimitées ainsi que l’intégration de certaines fonctionnalités de sécurité.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier avec le temps et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Wedo pour obtenir les informations de tarification à jour.

Pour vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et l’utilisation de Wedo, vous pouvez visionner la vidéo démo ci-dessous, qui vous guidera à travers ses principales fonctionnalités.

Slack est une application de messagerie instantanée et de collaboration conçue pour les équipes et les entreprises de toutes tailles. Voici les caractéristiques principales qui en font un outil essentiel pour augmenter la productivité :

– Canaux de communication : Slack organise les discussions en “canaux”, qui peuvent être thématiques ou spécifiques à des projets. Cela permet aux membres de l’équipe de cibler les discussions pertinentes et d’éviter les distractions inutiles.

– Intégrations avec des outils tiers : l’outil offre une multitude d’intégrations avec des applications et des services populaires tels que Google Drive, Trello, Asana, GitHub, et bien d’autres. Cela permet aux utilisateurs de centraliser leur travail et d’accéder rapidement à tous les fichiers et informations dont ils ont besoin.

– Messages directs et appels vocaux : en plus des canaux, les utilisateurs peuvent également communiquer directement avec leurs collègues via des messages privés ou des appels vocaux, favorisant ainsi une communication plus personnelle.

– Partage de fichiers : Slack permet aux utilisateurs de partager facilement des fichiers, des documents, des images, et même des vidéos, sans avoir à quitter l’application.

– Recherche avancée : avec un historique de messages complet, la fonction de recherche de Slack facilite la récupération d’informations et de discussions passées, ce qui peut être très utile pour retrouver des détails importants ou des décisions prises précédemment.

Slack est disponible sur plusieurs plateformes, rendant son utilisation flexible et accessible à tous les membres d’une équipe, où qu’ils se trouvent. Vous pouvez télécharger l’application sur :

– Windows et macOS

– Android et iOS

– Web (version en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur)

Slack propose plusieurs options de tarification pour répondre aux besoins variés des équipes et des organisations. Voici les principales options :

– Gratuit  : le plan gratuit de Slack est une excellente option pour les petites équipes et les projets personnels. Il offre un ensemble de fonctionnalités de base, y compris la possibilité de créer et de rejoindre des canaux, d’effectuer des appels vocaux en tête-à-tête, et de stocker un certain nombre de messages.

– Forfaits payants : Slack propose des forfaits payants pour les entreprises qui recherchent des fonctionnalités avancées. Ces forfaits offrent des avantages tels que des intégrations illimitées avec d’autres outils, un historique de messages plus étendu, des appels de groupe, une sécurité améliorée, et un support client prioritaire.

Les forfaits payants de Slack sont généralement proposés à un coût abordable par utilisateur et par mois, et les clients peuvent choisir le niveau de fonctionnalités qui correspond le mieux à leurs besoins.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier avec le temps et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Slack pour obtenir les informations de tarification à jour.

Pour vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et l’utilisation de Slack, vous pouvez visionner la vidéo démo ci-dessous, qui vous guidera à travers ses principales fonctionnalités.

Trello est un outil de gestion de projet basé sur la méthode Kanban, qui utilise des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches. Voici quelques caractéristiques principales qui font de Trello un choix populaire parmi les professionnels et les équipes:

– Tableaux flexibles : Trello utilise des tableaux pour représenter les projets, offrant une vue d’ensemble claire et organisée de toutes vos tâches. Vous pouvez créer autant de tableaux que nécessaire et les personnaliser selon vos besoins spécifiques.

– Cartes et listes : à l’intérieur de chaque tableau, vous pouvez créer des cartes représentant des tâches individuelles. Ces cartes peuvent être déplacées d’une liste à l’autre, ce qui vous permet de suivre facilement leur progression.

– Collaboration en équipe : Trello facilite la collaboration entre les membres d’une équipe. Vous pouvez attribuer des cartes à des membres spécifiques, ajouter des commentaires, joindre des fichiers et même utiliser des fonctionnalités de discussion en temps réel pour faciliter la communication.

– Notifications et rappels : Trello vous permet de rester à jour grâce à ses fonctionnalités de notifications. Vous recevrez des rappels pour les échéances, les commentaires et les modifications apportées aux cartes que vous suivez.

Trello est disponible sur plusieurs plateformes, ce qui vous permet de l’utiliser sur différents appareils. Vous pouvez télécharger l’application Trello sur les plateformes suivantes :

– Android : disponible sur le Google Play Store.

– iOS : disponible sur l’App Store d’Apple.

– Web : accessible via votre navigateur préféré sur n’importe quel ordinateur.

Trello propose différentes options de prix pour répondre aux besoins variés des utilisateurs. Voici un aperçu des plans disponibles:

– Free : c’est le plan de base de Trello, qui offre des fonctionnalités essentielles pour une utilisation individuelle. Il est entièrement gratuit et vous permet de créer un nombre illimité de cartes et jusqu’à 10 tableaux par espace de travail.

– Standard : c’est le plan destiné aux petites équipes qui veulent optimiser le travail collaboratif. Il comprend tous les avantages du plan Free avec en plus des tableaux illimités, des checklists avancées, des champs personnalisés, et bien d’autres fonctionnalités.

– Premium : ce plan est conçu pour les équipes qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que l’intégration avec d’autres outils, des fonctionnalités de sécurité supplémentaires et la possibilité de gérer des équipes plus importantes.

– Enterprise : cette option convient aux grandes entreprises ayant des besoins spécifiques en matière de sécurité, de conformité et d’intégration. Les prix varient en fonction des exigences de l’entreprise. Il faut contacter l’équipe de vente de Trello pour obtenir un devis personnalisé.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier avec le temps et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Trello pour obtenir les informations de tarification à jour.

Pour vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et l’utilisation de Trello, vous pouvez visionner la vidéo démo ci-dessous, qui vous guidera à travers ses principales fonctionnalités.

Zapier se distingue des autres outils d’automatisation par sa facilité d’utilisation et sa grande compatibilité avec une vaste gamme d’applications populaires. L’outil offre une interface conviviale qui permet à tout utilisateur, même sans compétences techniques approfondies, de créer des flux de travail automatisés, appelés “Zaps”.

Voici quelques-unes des caractéristiques clés de Zapier :

– Connectivité étendue : Zapier prend en charge plus de 2 000 applications, y compris des services bien connus tels que Gmail, Slack, Trello, Salesforce et bien d’autres. Cette compatibilité étendue vous permet d’automatiser des tâches entre différentes plateformes sans efforts particuliers.

– Création de Zaps personnalisés : Avec Zapier, vous pouvez créer des Zaps personnalisés en utilisant des déclencheurs (triggers) et des actions spécifiques à chaque application. Par exemple, vous pouvez configurer un Zap pour envoyer automatiquement un email de bienvenue personnalisé chaque fois qu’un nouveau contact est ajouté à votre liste de diffusion.

– Automatisation multiétape : Zapier permet de créer des flux de travail automatisés complexes en enchaînant plusieurs actions dans un seul Zap. Vous pouvez combiner des déclencheurs et des actions de différentes applications pour exécuter des tâches complexes sans effort.

Zapier propose plusieurs options de tarification flexibles pour répondre aux besoins des utilisateurs, qu’ils soient individuels ou en entreprise.

Voici un aperçu des différents plans proposés :

– Gratuit : le plan gratuit de Zapier permet d’automatiser des tâches simples avec un nombre limité de Zaps. C’est un excellent point de départ pour découvrir l’outil et ses fonctionnalités.

– Plans payants : Zapier propose plusieurs plans payants (starter, professionnel, équipe) avec des fonctionnalités avancées telles que des Zaps illimités, des actions multiétape et une intégration avec des applications premium. 

– Plan Entreprise : Pour les grandes entreprises ayant des besoins d’automatisation complexes et spécifiques, Zapier propose un plan personnalisé avec des fonctionnalités sur mesure et un support dédié.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier et qu’il est recommandé de consulter le site officiel de Zapier pour obtenir les informations de tarification à jour.

Pour vous aider à mieux comprendre le fonctionnement de Zapier, vous pouvez visionner cette mini-vidéo démo : 

Zapier est un outil incontournable pour ceux qui cherchent à optimiser leur productivité en automatisant leurs tâches répétitives. Sa compatibilité avec de nombreuses applications populaires, sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités avancées en font un choix idéal pour les individus et les entreprises de toutes tailles.

En intégrant Zapier dans votre arsenal d’outils de productivité, vous pourrez automatiser des tâches fastidieuses et vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. N’attendez donc plus, essayez Zapier dès aujourd’hui et découvrez comment il peut transformer votre façon de travailler ! 

Asana est une plateforme de gestion de projet en ligne qui permet aux équipes de collaborer efficacement sur des tâches et des projets.

Voici quelques-unes de ses caractéristiques principales :

– Tableau de bord intuitif : Asana offre une interface utilisateur conviviale et avec une facilité de navigation, vous permettant de visualiser rapidement l’état de vos projets, les tâches en cours et les responsabilités assignées.

– Gestion de tâches : vous pouvez créer des tâches, les organiser en listes, les attribuer à des membres de votre équipe et définir des échéances. Asana vous permet également de définir des priorités, de suivre l’avancement et d’ajouter des commentaires pour une meilleure collaboration avec les membres de votre équipe.

– Collaboration en temps réel : avec Asana, les membres de votre équipe peuvent travailler ensemble sur les mêmes tâches en temps réel. Vous pouvez commenter, partager des fichiers, obtenir des mises à jour en direct et faciliter la communication pour une productivité optimale.

– Gestion de projet avancée : Asana vous permet de créer des projets avec des tâches et des sous-tâches, de définir des dépendances entre les tâches et de suivre les jalons importants. Cela vous aide à maintenir une vue d’ensemble de vos projets et à vous assurer que tout avance dans la bonne direction.

Asana est disponible sur différentes plateformes, ce qui en fait un choix flexible pour les équipes gestionnaires de projets :

– Application Web : Asana est accessible via un navigateur Web, vous permettant de l’utiliser sur n’importe quel ordinateur avec une connexion Internet.

– Applications mobiles : Asana est disponible en tant qu’application pour les appareils tournant sous iOS et Android, vous permettant d’accéder à vos projets et de collaborer même lorsque vous êtes en déplacement.

Asana propose plusieurs options de tarification pour répondre aux besoins des différentes équipes :

– Basique : Asana propose une version gratuite avec des fonctionnalités de base pour les petites équipes. Vous pouvez créer un nombre illimité de projets et de tâches, et collaborer avec un nombre limité de membres.

– Premium : la version Premium d’Asana offre des fonctionnalités avancées telles que des règles automatisées, des tableaux de bord personnalisés, des formulaires et bien plus encore. 

– Business : la version Business est conçue pour les équipes de taille moyenne à grande. Elle comprend des fonctionnalités supplémentaires comme l’administration avancée, les autorisations personnalisées et l’accès à des intégrations avancées avec d’autres outils.

– Enterprise : Asana propose également une option pour les grandes entreprises qui ont des besoins spécifiques en matière de sécurité, de conformité et de support. Les tarifs pour l’option Enterprise sont disponibles sur demande et offrent des fonctionnalités hautement personnalisables et une assistance dédiée.

Il est important de noter que les options mentionnées peuvent varier et qu’il est recommandé de consulter le site officiel d’Asana pour obtenir les informations de tarification à jour.

Pour vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et l’utilisation d’Asana, vous pouvez visionner la vidéo démo ci-dessous, qui vous guidera à travers ses principales fonctionnalités pour une gestion efficace de votre projet.

Asana est un outil puissant pour la gestion de projet, offrant des fonctionnalités simples et avancées et une collaboration efficace et transparente. Avec son tableau de bord intuitif, sa gestion de tâches efficace et sa capacité à favoriser la collaboration en temps réel, Asana vous aide à maximiser votre productivité et à atteindre vos objectifs.

C’est un outil qui convient aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises, et offre des options de tarification pour répondre aux différents besoins spécifiques. N’hésitez pas à consulter leur site officiel pour obtenir les détails complets sur les tarifs et les fonctionnalités disponibles.