Comment organiser son espace de travail

Oct 4, 2023 | Organisation

Un espace de travail bien organisé peut grandement améliorer ta productivité, réduire ton stress et favoriser ta concentration. Pourtant, de nombreux obstacles peuvent empêcher de maintenir cet ordre essentiel.

Dans cet article, nous examinerons pourquoi l’organisation de ton espace de travail est cruciale, les défis courants auxquels tu peux faire face, et je te proposerai un guide pratique en quatre étapes pour organiser efficacement ton bureau. Prépare-toi à transformer ton espace de travail en un environnement optimisé pour la productivité et le bien-être.

1 – L’importance de l’organisation de l’espace de travail

L’espace de travail est d’une importance cruciale parce qu’il peut affecter aussi bien positivement que négativement notre productivité. Voici 3 raisons majeures pour lesquelles tu devrais organiser ton espace de travail :

– L’organisation de ton espace de travail améliore ton efficacité : un espace de travail organisé te permet de trouver rapidement ce dont tu as besoin, ce qui accélère ton travail. Cela signifie moins de temps perdu à chercher des fournitures, des documents ou des dossiers.

– L’organisation de ton espace de travail réduit ton stress : un environnement propre et ordonné favorise un esprit tranquille et réduit le stress. À l’opposé, un espace de travail désorganisé peut faire en sorte que tu te sentes submergé.e.

– L’organisation de ton espace de travail améliore ta concentration : l’absence par exemple de distractions visuelles t’aide à rester concentré.e sur tes tâches, alors qu’un espace encombré peut entraîner une perte de concentration.

Bien sûr que la liste n’est pas exhaustive. J’ai mis l’accent sur ces 3 points qui peuvent te sembler basiques mais qui sont tout de même très importants.

2 – Les obstacles à l’organisation de l’espace de travail

Il existe une multitude de choses sur lesquelles nous pouvons nous appuyer pour justifier le manque d’organisation de notre espace de travail. Voici quelques-uns des obstacles les plus courants :

– Le désordre accumulé : si tu n’as pas l’habitude de ranger tes affaires, il y a de fortes chances que les choses se soient accumulées et forcément ça peut rendre la tâche intimidante. Les objets inutiles s’entassent, et il peut être difficile de savoir par où commencer.

– Le manque de temps : nos vies professionnelles parfois trépidantes peuvent laisser peu de temps pour l’organisation. C’est une réalité. Du coup, beaucoup de personnes remettent l’organisation à plus tard faute de temps.

– La résistance au changement : certaines personnes ont des bureaux mal rangés tout simplement parce qu’elles ont du mal à abandonner des objets ou des habitudes de travail, même s’ils sont inefficaces.

– La mauvaise planification : un manque de planification préalable peut entraîner un désordre chronique. Du coup, sans une structure claire, l’espace de travail devient rapidement chaotique.

Il est important d’identifier l’obstacle le plus courant chez toi et de voir ce que tu peux mettre en place comme action corrective pour t’en sortir.

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3 – 4 étapes pratiques pour organiser ton espace de travail  

Maintenant que nous avons compris l’importance de l’organisation de l’espace de travail et que nous avons identifié les obstacles potentiels, passons aux étapes pratiques pour organiser son espace de travail en un rien de temps :

Étape 1 : Le désencombrement

L’étape initiale du processus d’organisation de ton espace de travail consiste à éliminer le superflu et à ne conserver que ce qui est vraiment nécessaire. Voici ce que tu peux faire :

– Trie et élimine : commence par passer en revue tous les éléments présents dans ton espace de travail, des documents aux fournitures en passant par les objets personnels. Pose-toi la question suivante pour chaque élément : “Est-ce que j’en ai réellement besoin pour mon travail ou ma vie quotidienne ?”. Si la réponse est non, envisage de t’en débarrasser.

– Classe tes affaires en 3 catégories :

À garder : identifie les éléments essentiels et fonctionnels que tu utilises régulièrement dans ton travail. Ces éléments sont ceux que tu souhaites garder à portée de main pour travailler efficacement.

À donner/recycler : pour les objets ou fournitures en bon état dont tu n’as plus besoin, tu peux les donner à des collègues ou les recycler si possible en les utilisant autrement.

À jeter : élimine de manière appropriée les objets cassés, usagés ou irrécupérables. Assure-toi si cela est possible de respecter les règles de recyclage et de gestion des déchets si cela est pratiqué dans ta région ou ton pays 😉

– Organise ton désencombrement : une fois que tu as trié les éléments en ces trois catégories, organise la mise en œuvre de ces actions. Range immédiatement les éléments à garder dans des endroits appropriés. Prépare les objets à donner ou à recycler pour une utilisation ultérieure.

Le désencombrement est une étape cruciale pour créer un espace de travail plus fonctionnel, moins stressant et plus productif. Il te permet de te débarrasser du superflu, de libérer de l’espace et de te concentrer sur ce qui compte réellement. Une fois cette étape franchie, tu peux passer à l’organisation efficace de ton espace de travail.

Étape 2 : La planification de l’espace de travail

La planification de l’espace de travail consiste à concevoir la disposition idéale de ton bureau pour maximiser ton confort et ta productivité. Voici quelques points clés à considérer :

– Réfléchis à la disposition idéale : prends le temps de réfléchir à la meilleure disposition de ton espace de travail. Pense à l’emplacement de ton bureau, de ta chaise, de ton écran d’ordinateur et de tes fournitures. L’objectif est de créer un agencement qui te permette d’accéder facilement à ce dont tu as besoin et qui favorise ta concentration.

– Optimise ton espace de rangement : réfléchis à la manière dont tu peux optimiser l’espace de rangement pour tes fournitures, tes documents et tes dossiers. Si tu le peux, utilise des étagères, des tiroirs et des organisateurs pour garder les éléments essentiels à portée de main. Veille à ce que ton espace soit bien rangé et que chaque chose ait sa place.

– Minimise les distractions : lors de la planification de ton espace de travail, pense également à minimiser les distractions visuelles et sonores. Si tu le peux, évite de placer ton bureau près de zones très fréquentées, de fenêtres bruyantes ou d’éléments visuels distrayants. Crée un environnement propice à la concentration.

– Si possible, personnalise ton bureau selon tes besoins : enfin, personnalise ton espace de travail en fonction de tes besoins spécifiques. Tu peux par exemple ajouter des touches de décoration. Si tu as besoin d’un espace pour la créativité, tu peux te créer une zone dédiée pour cela. Et si tu utilises fréquemment des documents, prévois un espace pour les ranger de manière organisée.

La planification de l’espace de travail vise à créer un environnement où tu peux travailler efficacement, confortablement et sans distractions inutiles. En optimisant la disposition de ton espace, tu contribues grandement à améliorer ta productivité et ton bien-être au travail.

Étape 3 : L’organisation des fournitures

L’organisation des fournitures est une étape essentielle pour maintenir un espace de travail efficace. Voici comment procéder de manière efficace :

– Range-les de manière logique et accessible : trie tes fournitures en fonction de leur fréquence d’utilisation et de leur pertinence pour tes tâches quotidiennes. Les choses que tu utilises couramment doivent être à portée de main, tandis que celles utilisées moins fréquemment peuvent être placées dans des zones moins accessibles. Par exemple, garde tes stylos, tes crayons et ton bloc-notes à portée de main sur ton bureau, tandis que les fournitures moins utilisées, comme des archives peuvent être placées dans un tiroir ou sur une étagère à proximité.

– Utilise des boîtes de rangement ou des organisateurs : utilise des boîtes, des bacs ou des organisateurs pour regrouper des articles similaires. Par exemple, tu peux avoir une boîte pour les fournitures de bureau (agrafeuses, trombones, etc.), une autre pour les articles de papeterie, et ainsi de suite.

Étiquette ensuite ces contenants de manière claire pour savoir rapidement ce qu’ils contiennent. L’étiquetage contribue à maintenir l’ordre au fil du temps.

– Mets en place un système de rangement : crée un système de rangement cohérent et logique. Cela signifie que chaque type de fourniture a sa place définie. Par exemple, les dossiers peuvent être rangés dans un classeur, les stylos dans un porte-stylos, et ainsi de suite. Évite de laisser des fournitures en vrac sur ton bureau. Un espace de travail organisé est également un espace visuellement agréable.

– Assure-toi de la facilité d’accès: assure-toi que les fournitures dont tu as besoin fréquemment sont facilement accessibles. Tu gagneras du temps et tu éviteras des interruptions inutiles si tu peux atteindre ce dont tu as besoin rapidement.

L’organisation des fournitures contribue à la fois à l’efficacité et à la propreté de ton espace de travail. En regroupant et en rangeant de manière logique tes fournitures, tu crées un environnement plus ordonné, où chaque objet a sa place définie, facilitant ainsi la réalisation de tes tâches quotidiennes.

Étape 4 : La routine d’entretien

Une routine d’entretien régulière est essentielle pour maintenir un espace de travail organisé sur le long terme. Pour en définir une, il convient de considérer les points suivants :

– Planifie une routine quotidienne : alloue quelques minutes chaque jour pour ranger et organiser ton espace de travail. Je te recommande cette routine quotidienne en fin de journée avant de quitter le bureau. C’est ce que je fais personnellement. Utilise ce temps pour remettre en ordre ton bureau, ranger les fournitures, et vérifier que tout est en place.

– Inclus des tâches spécifiques : tu peux intégrer des tâches spécifiques à ta routine, comme par exemple trier et classer les documents entrants, vider ta poubelle, essuyer ton bureau, dépoussiérer ton ordinateur, etc. En incluant des tâches spécifiques, tu éviteras que le désordre ne s’accumule au fil du temps.

– Sois consistant.e : la clé de la réussite de cette routine est la constance. Fais-en réellement une habitude quotidienne. Plus tu la pratiques, plus elle devient automatique et moins elle te prendra de temps.

– Aide-toi d’outils de productivité : utilise des outils de productivité tels que des rappels ou des listes de tâches pour ne pas oublier de pratiquer ta routine.

La routine d’entretien quotidienne garantit que ton espace de travail reste organisé et fonctionnel jour après jour. Elle empêche le désordre de s’accumuler et te permet de profiter des avantages d’un environnement de travail propre et ordonné en permanence.

Conclusion

L‘organisation de ton espace de travail est un facteur clé pour booster ton efficacité, réduire le stress et améliorer ta concentration. En identifiant et en surmontant les obstacles courants, et en suivant les quatre étapes pratiques de désencombrement, de planification, d’organisation des fournitures et de mise en place d’une routine d’entretien, tu pourras créer un espace de travail fonctionnel et inspirant. Mets en pratique ces conseils pour profiter d’un environnement qui soutient pleinement ta productivité et ton bien-être au quotidien.

Infobésité : comment faire face à la surcharge d’informations ?

Sep 8, 2023 | Organisation

Dans une époque où l’information inonde nos vies de toutes parts, le concept d’infobésité émerge comme une réalité pertinente et pressante. L’infobésité, issue de la surabondance d’informations provenant de multiples sources, du monde numérique aux réunions professionnelles, est devenue un défi majeur.

Dans cet article, nous plongerons dans les méandres de ce phénomène, explorant ses implications et fournissant des stratégies pratiques pour maîtriser cette avalanche d’informations qui peut entraver notre bien-être et notre productivité.

1 – Qu’est-ce que l’infobésité ?

Le terme “infobésité” est issu de la contraction des mots “information” et “obésité”. Elle désigne la surabondance d’informations ou encore l’excès d’informations provenant en général de multiples sources (Internet, télévision, smartphones, messageries instantanées, réseaux sociaux, etc.), auxquelles nous sommes confrontés chaque jour. 

De manière pratico-pratique, on considère qu’une personne est “infobèse” quand le volume d’informations qu’elle reçoit dépasse sa capacité productive de traitement de ces informations. En d’autres termes, c’est lorsqu’elle passe plus de temps à collecter de l’information qu’à produire quelque chose avec cette information collectée.

2 – Quelques statistiques clés

Les statistiques que je partage avec toi dans cette section sont issues des travaux de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) :

EMAILS

– Nous recevons en moyenne 29 emails quotidiennement 

– Le créneau le plus chargé d’envoi des emails est 10h-11h

– Dans 49 % des cas, la fonction “Répondre à tous” est utilisée dans des conversations de plus de 3 personnes

RÉUNIONS

– Nous passons en moyenne 4h25 min en réunion chaque semaine

– 28 % des réunions auxquelles nous participons durent plus de 3 heures

– 15 % des réunions auxquelles nous participons laissent moins de 30 minutes de battement avec la précédente

USAGES COLLABORATIFS

– 4h16 min : c’est le temps moyen passé en visio chaque semaine 

– Nous échangeons en moyenne 90 messages par tchat 

– 50 % des personnes utilisent plus le tchat que l’email 

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3 – Pourquoi est-il important de lutter contre l’infobésité ?  

L’infobésité est un véritable fléau ayant des conséquences négatives aussi bien pour les individus que pour les entreprises ou les organisations. Il est donc plus que jamais nécessaire de lutter contre elle.

Voici quelques raisons principales qui justifient cette nécessité :

– L’infobésité est à l’origine de l’hyperconnexion : il s’agit de notre état de connexion permanente à Internet et à nos appareils numériques (smartphones, ordinateurs portables et tablettes). Selon une étude Adobe, 84 % des salariés consultent leur emails professionnels en dehors des heures de travail. Et d’après les chiffres de l’OICN , 31 % des salariés sont hyperconnectés. Cette frontière presqu’inexistante entre la vie pro et la vie perso, résultat de l’hyperconnexion, peut causer du stress, la perte de sommeil, l’isolement social ou encore la dépendance aux outils digitaux.

– L’infobésité cause la paralysie décisionnelle : plus nous avons d’informations pour prendre une décision, plus il est difficile de se décider. L’excès d’informations étouffe le processus décisionnel, nous empêchant ainsi de prendre des décisions éclairées.

– L’infobésité fait perdre du temps et impacte négativement la productivité : l’infobésité peut nous faire passer beaucoup de temps à lire des informations inutiles ou peu pertinentes, ce qui nous empêche d’être productifs. En effet, la surabondance d’informations nous rend moins efficaces parce qu’on perd le sens des priorités. De plus, on n’a de plus en plus de mal à se concentrer car qui dit plus d’informations dit aussi plus de distractions.

4 – Astuces pratiques pour maîtriser l’infobésité  

Après avoir compris ce qu’est l’infobésité et pourquoi il est important de lutter contre elle, voici quelques stratégies pratiques pour la maîtriser :

– Effectuer une diète informationnelle : il s’agit de limiter le nombre de canaux entrants d’informations en sélectionnant soigneusement les applications, les sites et les réseaux sociaux que nous allons utiliser.

– Planifier des moments de déconnexion :  il est recommandé de planifier des moments de déconnexion réguliers. Cela est possible en limitant les distractions et en mettant le focus sur des activités qui permettent de se détendre. En effet, ces temps de déconnexion réguliers permettent de réduire le stress et se recentrer sur l’essentiel.

– Éliminer les informations de type “au cas où” : qui n’a jamais sauvegardé une information en se disant “on ne sait jamais, je peux en avoir besoin à l’avenir” ? C’est souvent le cas lorsque tu tombes sur un article, un podcast ou une vidéo intéressante et que tu l’enregistres en pensant la consulter plus tard. Mais très souvent tu oublies de le faire…

– Privilégier les outils digitaux tout-en-un : avoir un outil tout-en-un t’évite de jongler entre plusieurs applications différentes et te permet d’avoir tout ce dont tu as besoin à un seul endroit. En entreprise, des solutions collaboratives comme Teams ou Slack peuvent faire l’affaire avec documents, messagerie, appels, tchat, agenda au même endroit. En termes d’organisation personnelle, un outil comme Notion peut être une excellente alternative pour avoir son agenda, ses notes, sa to do list, sa base documentaire à un seul endroit.

– Utiliser des outils de curation de contenu : la curation de contenu est une pratique qui consiste à sélectionner, éditer et partager les contenus les plus pertinents d’Internet sur un sujet donné. Parmi les solutions les plus populaires de ce segment, nous pouvons citer Scoop.It ! et Feedly. N’hésite pas à les tester, elles peuvent te faire gagner beaucoup de temps.

Conclusion

En réaction à l’infobésité omniprésente, il devient impératif de prendre des mesures pour préserver notre bien-être et notre productivité. Les statistiques exposent la réalité du défi, avec des flux constants d’emails, de réunions et d’interactions numériques. Lutter contre l’infobésité est essentiel, car elle conduit à l’hyperconnexion, à la paralysie décisionnelle et à une perte de temps préjudiciable.

Les astuces pratiques présentées, de la diète informationnelle à l’utilisation d’outils tout-en-un, offrent des moyens tangibles de reprendre le contrôle. En privilégiant la qualité sur la quantité, ces stratégies permettent de naviguer à travers le flot d’informations de manière intentionnelle, préservant ainsi notre espace mental et favorisant une productivité épanouissante.

L’hyperproductivité : de l’obsession de la productivité à l’équilibre pour des résultats durables

Sep 4, 2023 | Organisation

À l’ère de la constante recherche de l’efficacité, le mythe de l’hyperproductivité est omniprésent. Les pressions de la société moderne nous incitent souvent à croire que pour réussir, il faut travailler de manière acharnée, sacrifiant parfois notre bien-être et nos relations personnelles. Cependant, cette quête incessante de productivité peut se révéler non seulement épuisante mais également contre-productive à long terme.

Dans cet article, nous explorerons la nécessité de cultiver un équilibre sain pour une productivité durable, rejetant ainsi le mythe de l’hyperproductivité au profit d’une approche plus épanouissante

1 – Le mythe de l’hyperproductivité

De nos jours, partout où nous allons, nous sommes confrontés à des messages qui nous poussent à être constamment plus productifs, à en faire toujours plus en moins de temps. Ce mythe de l’hyperproductivité peut nous amener à croire que nous devons travailler sans relâche, sacrifier notre bien-être et nos relations personnelles pour atteindre des résultats exceptionnels. Cependant, cette mentalité peut être épuisante et contre-productive à long terme.

La vérité est que la productivité ne se résume pas à la quantité de travail accomplie. Elle repose sur la capacité à atteindre des objectifs significatifs tout en préservant notre énergie et notre bien-être. La qualité du travail effectué et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle sont des facteurs essentiels pour une productivité réellement épanouissante.

2 – Cultiver l’équilibre pour des résultats durables 

Il est essentiel de cultiver un équilibre sain entre nos différents domaines de vie afin de maintenir une productivité durable. Voici quelques conseils pour t’aider à y parvenir :

– Définis tes priorités : identifie les domaines de ta vie qui sont les plus importants pour toi. Cela peut être ta carrière, ta famille, ta santé ou tes loisirs. En accordant la bonne quantité de temps et d’énergie à chacun de ces domaines, tu créeras un équilibre global qui favorisera ton bien-être et ta productivité.

– Fixe-toi des limites : apprends à dire non lorsque tu es surchargé(e) et respecte tes limites personnelles. Établir des frontières claires entre ton travail et ta vie personnelle t’aidera à maintenir un équilibre sain et à éviter l’épuisement professionnel.

– Prends soin de toi : lorsque tu prends soin de ton bien-être physique et mental, tu es plus en mesure de maintenir une productivité élevée sur le long terme. Accorde-toi des moments de détente, pratique une activité physique régulière, adopte des habitudes de sommeil saines et nourris-toi de manière équilibrée.

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3 – Stratégies pratiques pour une productivité épanouissante  

Maintenant que nous avons abordé l’importance de l’équilibre, voici quelques stratégies pratiques pour cultiver une productivité épanouissante :

– Planification intelligente : utilise des outils de planification tels qu’un agenda, un gestionnaire de tâches, ou encore des méthodes de gestion de projet pour organiser efficacement tes tâches et priorités. Une planification intelligente t’aidera à te concentrer sur les tâches les plus importantes et à éviter la surcharge de travail.

– Pratique la gestion du temps basée sur les priorités : au lieu de te laisser submerger par une liste de tâches interminable, identifie les quelques tâches les plus importantes et concentre-toi sur elles en premier. La gestion du temps basée sur les priorités te permet de diriger ton énergie vers les activités qui ont le plus d’impact.

– Pratique la délégation : ne sois pas réticent(e) à déléguer des tâches lorsque cela est possible. Identifier les tâches qui peuvent être confiées à d’autres personnes te permet de te concentrer sur les aspects les plus importants de ton travail et de libérer du temps pour des activités plus significatives.

Conclusion

La véritable productivité ne se mesure pas à la quantité de travail accomplie, mais plutôt à la capacité de réaliser des objectifs significatifs tout en préservant notre bien-être physique et mental.

Cultiver un équilibre entre les différents aspects de notre vie devient alors une clé essentielle pour maintenir une productivité durable. En définissant nos priorités, en fixant des limites, et en prenant soin de notre bien-être, nous créons un terrain propice à une productivité épanouissante.

De plus, en adoptant des stratégies pratiques telles que la planification intelligente, la gestion du temps basée sur les priorités, et la délégation, nous pouvons transcender le mythe de l’hyperproductivité pour embrasser une approche plus équilibrée et épanouissante de notre vie professionnelle et personnelle.

Comment être productif au quotidien

Aug 31, 2023 | Organisation

Dans l’ère numérique actuelle, la productivité est un défi quotidien, principalement en raison du flux incessant de distractions, dont le coupable numéro un est le téléphone. À l’heure où cette petite merveille technologique était simplement destinée à la communication, elle s’est métamorphosée en une source infinie de tentations dérobant notre attention.

Avant d’explorer des stratégies pour optimiser la productivité, il est essentiel de comprendre les forces qui la compromettent, notamment les interruptions constantes, le manque d’organisation, un environnement de travail non optimal, une mauvaise gestion des priorités, et même des niveaux d’énergie inadéquats. C’est dans ce contexte que nous plongerons pour démystifier ces ennemis silencieux de la productivité.

1 – Un contexte défavorable à la productivité  

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre que notre époque n’est pas vraiment favorable à la productivité. La vérité est toute simple : nous vivons dans un monde digital qui nous offre un flux constant et presqu’incontrôlable de distractions. Et ces distractions passent majoritairement par un canal que nous connaissons tous. Il s’agit d’un objet que nous avons tous à portée de main et dont nous sommes presque tous devenus prisonniers. J’ai nommé le téléphone ! Il fut un temps, il nous servait à téléphoner. Mais cette époque est révolue ! Aujourd’hui, quand on le prend pour passer un appel, on se retrouve à faire tellement d’autres choses qu’on en vient à se demander plusieurs minutes plus tard : “Mais qu’est-ce que je voulais faire déjà ?” Je te vois sourire et je me sens tout d’un coup moins seul 😉

Bref, tu l’auras compris, il est tellement facile de nos jours de se disperser et de voir sa productivité prendre rapidement un coup.

2 – Ces ennemis silencieux de ta productivité 

Plusieurs facteurs peuvent expliquer le fait que nos journées ne soient pas toujours productives. Parmi les plus courants, nous pouvons citer :

– Des interruptions constantes : les notifications incessantes sur nos téléphones, les mails entrants, les collègues qui nous sollicitent sans cesse, etc. peuvent sérieusement entraver notre capacité à nous concentrer et à accomplir efficacement nos tâches.

– Un manque d’organisation : sans une planification adéquate, tu risques très rapidement de te sentir dépassé.e par le nombre de tâches à accomplir et de manquer de temps pour les réaliser efficacement.

– Un environnement de travail non optimal : l’environnement dans lequel tu travailles impacte directement ta productivité. As-tu un bureau confortable ? Du matériel ou des outils adéquats pour réaliser tes tâches quotidiennes ? Une bonne luminosité ou un éclairage approprié ?

– Une mauvaise gestion des priorités : si tu n’apprends pas à prioriser tes tâches, à éviter les pièges de la surcharge de travail et à optimiser ton emploi du temps, il te sera difficile de travailler de manière productive au quotidien.

– Un niveau d’énergie pas toujours au top : si tu ne t’alimentes pas correctement et si tu ne te reposes pas suffisamment, cela se fera ressentir tôt ou tard et affectera ta capacité à bien travailler et à obtenir des résultats à la hauteur de tes attentes.

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3 – Un guide pas-à-pas pour des journées productives 

Dans cette partie, je veux partager avec toi quelques principes à intégrer dans ton fonctionnement, et qui t’aideront à élever ton niveau de productivité au quotidien :

1. Une journée productive se prépare toujours : on n’est pas productif par hasard, ça part toujours d’une intention. C’est la raison pour laquelle dès la veille, tu dois déjà te projeter sur la manière dont tu envisages ta journée et préparer tout ce dont tu as besoin. Ça va peut-être te sembler évident, mais dès la veille tu dois savoir comment tu vas t’habiller demain matin. Ce n’est pas productif de commencer à réfléchir le matin à ton habillement et à de chercher à repasser tes vêtements. Tu cours le risque d’être en retard…

Se préparer la veille revient également à mettre à disposition les éléments nécessaires à l’exécution de tes tâches. Si tu as par exemple un rdv administratif, tu peux avant d’aller te coucher, préparer une chemise cartonnée avec tous les documents relatifs à ta procédure administrative. Autre exemple, si tu as prévu d’aller à la salle de sport après ton travail, tu peux aussi préparer ton sac la veille.

2. Pour passer une journée productive, tu dois avoir un ou plusieurs objectifs à atteindre : en commençant ta journée, tu dois identifier 1 à 3 choses majeures que tu aimerais accomplir d’ici la fin de la journée. Il peut s’agir d’un rapport à terminer, d’une présentation PowerPoint à réaliser, d’une proposition commerciale à rédiger, etc. Ces choses à accomplir doivent être ta boussole tout au long de la journée, en ce sens que c’est elles qui doivent déterminer tes actions.

3. Définis tes activités ou tâches prioritaires qui te permettront d’atteindre ton objectif : maintenant que tu sais clairement ce que tu dois accomplir d’ici la fin de la journée, il faut être capable d’identifier les activités ou tâches incontournables pour atteindre ton objectif. Ces tâches seront tes tâches prioritaires de la journée.

4. Planifie une ou plusieurs plages horaires de travail profond (Deep Work) pour travailler sur tes tâches prioritaires : l’une des meilleures manières d’obtenir des résultats rapidement est de travailler de manière focalisée. Le travail focalisé te permet de dompter les distractions et d’abattre une quantité importante de travail en un laps de temps court, parce que tu n’es pas interrompu. Veille donc à planifier au moins une session de Deep Work dans ta journée

5. Fais un bilan en fin de journée : la fin de journée est le moment idéal pour s’arrêter et évaluer ta performance de la journée. Il s’agit de noter ce qui s’est bien passé, ce qui s’est moins bien passé et d’identifier les actions correctives à mettre en oeuvre pour ne pas refaire les mêmes erreurs à l’avenir. En intégrant cette pratique à ton fonctionnement, tu verras que ta productivité s’améliorera au fil des jours.

Conclusion

Face au défi de la productivité au quotidien, la mise en place d’un guide pratique peut grandement améliorer notre quotidien. Planification préalable, fixation d’objectifs clairs, identification des tâches prioritaires, intégration de sessions de travail profond, et bilan quotidien sont autant de principes à adopter pour accroître notre productivité. Se préparer la veille, définir des objectifs concrets, planifier des créneaux dédiés au travail intense, tout cela concourt à créer une journée productive. En intégrant ces principes dans notre routine, nous transformons la productivité d’un défi en une habitude bien ancrée, permettant ainsi d’atteindre nos objectifs avec efficacité et satisfaction.

 

Combien d’heures faut-il travailler pour être productif ?

Jul 10, 2023 | Gestion du temps, Organisation

La question de savoir le nombre idéal d’heures qu’il faut travailler pour être réellement productif est souvent posée. Certains affirment qu’il faut passer de longues heures au bureau pour réussir, tandis que d’autres prônent une approche plus équilibrée en privilégiant la qualité plutôt que la quantité. Alors, quelle est la vérité ?

Dans cet article, nous allons explorer en profondeur le sujet de la productivité et découvrir comment trouver le bon équilibre entre le nombre d’heures de travail et l’efficacité réelle.

1 – Les limites de l’endurance 

Il est tentant de penser que plus nous travaillons, plus nous serons productifs. Cependant, des études montrent que la productivité diminue considérablement après un certain nombre d’heures. Par exemple, une recherche réalisée par l’Université de Stanford a révélé qu’une semaine de travail de 50 à 55 heures était associée à des performances équivalentes à celles d’une semaine de 40 heures. Ceci montre qu’au-delà d’un certain nombre d’heures de travail, la productivité commence à chuter de manière significative. Autrement dit, travailler de longues heures n’est pas nécessairement synonyme de résultats optimaux.

Imaginons un scénario suivant : Alex, un employé, travaille régulièrement 60 heures par semaine pour prouver sa dévotion à son entreprise. Malgré son temps supplémentaire, ses performances diminuent progressivement et il finit par se sentir épuisé et démotivé. En revanche, Sarah, une collègue d’Alex, opte pour une approche plus ciblée. Elle travaille 40 heures par semaine, mais se concentre sur les tâches les plus importantes, utilise des techniques de gestion du temps et maintient un équilibre entre travail et vie personnelle. Au fil du temps, Sarah obtient des résultats remarquables tout en maintenant une meilleure qualité de vie.

2 – La productivité et la concentration

La productivité ne dépend pas seulement du nombre d’heures passées au travail, mais aussi de la capacité à se concentrer et à rester attentif. Notre cerveau a une capacité limitée de maintenir une attention soutenue sur une tâche spécifique. C’est pourquoi il est essentiel de faire des pauses régulières pour recharger nos batteries cognitives. Des études ont montré que des périodes de travail intensif de 60 à 90 minutes, suivies de courtes pauses de 10 à 15 minutes, permettent de maintenir un niveau élevé de concentration et de productivité tout au long de la journée.

Prenons l’exemple de David, un entrepreneur débordé. Il travaille sans relâche pendant des heures d’affilée, croyant que cela lui permettra d’accomplir davantage de tâches. Cependant, à mesure que sa fatigue s’accumule, sa concentration diminue et sa productivité en souffre. D’un autre côté, Laura, une autre entrepreneure, utilise la technique du “pomodoro” qui consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, suivis de courtes pauses de 5 minutes. Grâce à cette approche, Laura maintient sa concentration et termine ses tâches plus rapidement, ce qui lui permet de profiter de temps libre supplémentaire. 

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3 – L’importance de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle  

Pour être véritablement productif, il est essentiel de trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle. Travailler excessivement peut entraîner un épuisement professionnel, une détérioration de la santé mentale et des problèmes relationnels. D’un autre côté, prendre le temps de se reposer, de se détendre et de s’occuper de soi peut stimuler la créativité, la motivation et l’efficacité globale.

Jennifer, une cadre ambitieuse, se consacre exclusivement à sa carrière, négligeant sa vie personnelle et sa santé. Au début, elle obtient quelques résultats, mais à long terme, son épuisement professionnel l’empêche d’être aussi performante qu’elle le souhaiterait. En revanche, Marc, un autre cadre, s’accorde régulièrement des pauses pour faire de l’exercice, passer du temps avec sa famille et poursuivre des activités qu’il aime. Grâce à cet équilibre, Marc conserve une énergie et une motivation élevées, ce qui se traduit par une productivité constante et des résultats remarquables.

Conclusion

La clé de la vraie productivité réside dans la qualité plutôt que dans la quantité des heures travaillées. Trouver le bon équilibre entre les heures de travail et l’efficacité réelle est essentiel pour maximiser les résultats tout en préservant notre bien-être mental et physique. Il est temps de repenser notre approche du travail et de privilégier des stratégies telles qu’une bonne gestion du temps, la concentration, et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. En appliquant ces principes, nous pouvons tous devenir plus productifs et profiter d’une meilleure qualité de vie.

L’illusion de la productivité : comment l’éviter et atteindre de véritables résultats

Jun 14, 2023 | Gestion du temps, Organisation

Dans notre société moderne axée sur les performances et la réussite, la productivité est devenue un objectif à part entière pour plus d’une personne. Nous cherchons constamment des moyens d’accomplir davantage de choses en moins de temps, convaincus que cela nous mènera à la réussite. Cependant, derrière cette quête effrénée de productivité se cache souvent une illusion, une perception déformée de ce qu’est réellement la productivité et de la façon dont elle peut véritablement être atteinte.

Dans cet article, nous allons explorer les différents aspects de cette illusion de la productivité, identifier les pièges courants et proposer des solutions pratiques pour optimiser notre efficacité réelle.

1 – Les indicateurs trompeurs 

La réelle productivité ne peut être mesurée uniquement en termes de quantité de travail accompli ou de tâches accomplies. Les indicateurs traditionnels, tels que le nombre d’heures passées à faire telle chose ou la quantité de X choses réalisées sur Y période, peuvent être trompeurs. Par exemple, une personne peut passer des heures à réaliser un type d’action sans réellement progresser sur des tâches importantes et stratégiques.

Imaginons un responsable de projet qui consacre la majeure partie de sa journée à assister à des réunions et à répondre à des emails, mais qui ne trouve jamais le temps de planifier des actions concrètes pour faire avancer son projet. Bien qu’il puisse sembler occupé et productif, son travail réel est minime et ne contribue pas véritablement à la réalisation des objectifs du projet.

2 – La tyrannie de la surcharge d’informations

Dans l’ère digitale dans laquelle nous vivons, nous sommes constamment bombardés d’informations provenant de diverses sources, telles que les médias sociaux, les emails, les actualités, etc. Nous pensons souvent que rester connectés et être au courant de tout est essentiel pour être des personnes productives. Cependant, cette surcharge d’informations peut devenir un piège qui nous éloigne de nos tâches prioritaires et diminue notre capacité de concentration.

Considérons par exemple une personne qui passe une grande partie de sa journée à parcourir les médias sociaux et à lire des articles d’actualité. Bien qu’elle puisse se sentir informée et à jour, cette activité ne contribue pas directement à la réalisation de ses objectifs professionnels ou personnels, à moins qu’elle ne soit journaliste… Au contraire, elle lui fait perdre un temps précieux qui aurait pu être consacré à des tâches plus significatives. 

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3 – La véritable productivité centrée sur les résultats  

La véritable productivité ne réside pas dans la quantité de travail accompli, mais dans la qualité des résultats obtenus. Il est donc essentiel de se concentrer sur les tâches qui ont un réel impact sur nos objectifs et de les mener à bien de manière efficace. Cela nécessite une planification stratégique, la mise en place de priorités claires et la capacité de dire “non” aux tâches non essentielles.

Supposons qu’un entrepreneur se fixe pour objectif d’augmenter les ventes de son entreprise. Plutôt que de s’éparpiller dans diverses tâches non essentielles, comme répondre à des emails non urgents ou participer à des réunions sans réelle valeur ajoutée, il gagnerait à se concentrer sur des activités stratégiques telles que la prospection de nouveaux clients, l’amélioration de son produit et la mise en place de campagnes de marketing ciblées. En se focalisant sur ces actions à fort impact, il parviendra à générer de véritables résultats, augmentant ainsi les ventes de son entreprise.

4 – Éliminer les distractions et cultiver la concentration 

L’une des principales illusions de la productivité réside dans la croyance que nous pouvons accomplir plus de tâches en étant multitâche. Cependant, la réalité est que le multitâche nous rend moins efficaces et nous éloigne de la concentration nécessaire pour produire un travail de qualité. Il est crucial d’éliminer les distractions, de créer un environnement propice à la concentration et d’adopter des techniques de gestion du temps telles que la méthode Pomodoro.

Imaginons un étudiant qui se retrouve souvent à étudier tout en ayant plusieurs onglets de réseaux sociaux ouverts sur son ordinateur. Bien qu’il pense qu’il puisse jongler entre les deux, son attention est constamment divisée, ce qui entraîne une diminution de sa productivité. En éliminant les distractions, en fermant les réseaux sociaux et en se concentrant pleinement sur son travail scolaire pendant des périodes de temps définies, il parviendra à assimiler les informations de manière plus efficace et à obtenir de meilleurs résultats académiques.

Conclusion

L’illusion de la productivité est un piège qui peut nous éloigner des véritables résultats. La véritable productivité réside dans la focalisation sur des tâches à fort impact, l’élimination des distractions et la création d’un environnement propice à la concentration. En repensant notre approche de la productivité et en nous concentrant sur la qualité des résultats plutôt que sur la quantité de travail accompli, nous pouvons réellement optimiser notre efficacité et atteindre nos objectifs de manière plus significative.