7 étapes pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité

Oct 4, 2021 | Gestion du temps

Tout le monde aspire à bien gérer son temps et à être plus productif. Cette quête de productivité et de performance n’est pas nouvelle et elle ne date pas de notre époque. En effet, depuis la révolution industrielle jusqu’à nos jours, l’Homme n’a jamais cessé de chercher des moyens pour obtenir des résultats plus rapidement en faisant le moins d’efforts possibles. C’est ce qui donne naissance, année après année, à de nombreuses inventions technologiques toutes aussi novatrices les unes que les autres. C’est dire à quel point la gestion du temps et la productivité sont de véritables sujets d’actualité.

Il existe aujourd’hui de nombreux moyens et outils pour bien gérer son temps et devenir une personne productive. Il suffit de faire quelques recherches sur Internet pour en trouver. Mais il n’est pas toujours facile de s’en sortir dans la masse d’informations.

Sur la base de mes études sur le sujet depuis plusieurs années, de mes expériences personnelles et des coachings que j’ai pu faire avec de nombreuses personnes, je vais dans cet article partager avec vous un guide pratique en 7 étapes qui vous permettra certainement de parvenir à une meilleure gestion de votre temps et à l’augmentation de votre productivité.

Étape 1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

Le temps c’est de l’argent, entend t-on souvent dire pour souligner son importance et estimer en quelque sorte sa valeur. Mais la vérité est que la valeur du temps est bien supérieure à celle de l’argent.

Simple et complexe à la fois, le temps est une notion quelque peu difficile à bien appréhender. D’un côté, on dit qu’il est rare mais de l’autre on se rend compte qu’on en dispose tous les jours. Contradictoire non ? De quel côté se positionner alors ? Laissez-moi partager avec vous ma citation préférée en gestion du temps :

Le temps c’est la vie. Il est irréversible et irremplaçable. Perdre votre temps c’est perdre votre vie mais maîtriser votre temps c’est maîtriser votre vie – Alan Lakein

Cette citation d’Alan Lakein est de mon point de vue la meilleure explication de ce qu’est le temps. En effet, il est important de réaliser que votre temps est intrinsèquement lié à votre vie. En d’autres termes, chaque jour qui passe et durant lequel vous n’utilisez pas bien le temps à votre disposition, vous êtes en train de bloquer la manifestation des accomplissements qui doivent sortir de votre vie. Ne pas bien gérer votre temps c’est vous préparer inconsciemment tous les jours à quitter la terre sans avoir accompli les rêves et projets qui font battre votre coeur, sans avoir résolu les problèmes de la société pour lesquels vous êtes une solution. Est-ce que vous voulez ? Je ne le crois pas.

Vous comprenez donc que la valeur de votre temps est aussi inestimable que celle de votre vie. De la même façon que vous faites attention à votre vie, faites donc également attention à votre temps parce qu’un jour viendra où vous ne pourrez tout simplement plus gérer votre temps. Oui un jour vous serez hors du temps, vous ne serez plus de ce monde…

Pourquoi faut-il bien gérer son temps ? Je crois qu’après ce qui vient d’être dit, la question est vite répondue ! LOL. Plus sérieusement, tant que vous n’aurez pas pris le temps de répondre en votre âme et conscience à cette question qui peut paraître banale de prime abord, il vous sera difficile de bien gérer votre temps. La vérité est que votre temps sur terre est limité. Vous le savez, je ne vous apprends rien. Mais en êtes-vous réellement conscient ? Commencez par changer votre rapport au temps et il vous sera ensuite plus facile de le gérer.

Étape 2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs majeurs

Vous n’êtes pas sur terre par hasard ! Personne n’est venu accompagner les autres sur terre ! Vous avez certainement déjà entendu ces phrases ou des phrases similaires et cela sonne peut-être un peu cliché. Vous n’y croyez pas trop ou vous vous posez des questions sur la raison de votre existence ? Vous êtes en bonne voie, vous tenez les choses par le bon bout.

Vous avez certainement chez vous une télévision, un fer à repasser, des assiettes, des verres, un balai ou un aspirateur… Ces objets vous servent-ils à quelque chose ? Certainement sinon vous ne les posséderiez pas. À votre avis, si des objets créés par l’Homme ont une raison d’être (but, mission), à combien plus forte raison l’Homme lui-même, qui a été créé par un être supérieur et plus sage que lui ?

J’aime souvent dire bien gérer son temps dans l’absolu ne veut rien dire. Vous gérez bien ou mal votre temps par rapport à une mission que vous avez à accomplir dans un temps qui vous est imparti. En vérité, c’est la connaissance et la pleine conscience de la mission pour laquelle vous êtes sur terre qui donnera le tempo de la manière dont vous allez gérer votre temps.

La mission de vie ou encore la mission pour laquelle vous êtes sur terre c’est le but de votre vie, la raison de votre existence. La vie terrestre est comme un grand puzzle. Chaque être humain en constitue une pièce. Autrement dit, pour que le puzzle soit complété, chacun doit apporter sa contribution. 

Comment découvre-t-on sa mission de vie ? Question complexe et simple en même temps. Complexe parce que vous imaginez peut-être quelque chose d’extraordinaire et d’inaccessible (superman, batman, wonderwoman… LOL je plaisante ! Une mission de vie ne signifie pas forcément avoir un rôle prépondérant comme président, ministre, DG, maire…) et simple parce que tout est déjà en vous (talents, capacités, battements de coeur, frustrations, aspirations, etc.) et n’attend qu’à être mis en lumière. 

Heureux ceux qui placent en toi leur appui ! Ils trouvent dans leur coeur des chemins tout tracés – Psaumes 84 : 5 (La Bible LSG)

Si vous achetez un appareil électronique et avez des interrogations sur son fonctionnement, vous allez sans doute consulter la notice prévue à cet effet par le fabricant. De la même manière, le meilleur moyen pour l’Homme de saisir sa mission de vie est de se tourner vers son Créateur. En se confiant en Lui, il obtient de la clarté par rapport à ce qu’il est appelé à faire dans la vie.

Et la vision alors dans tout ça ? C’est tout simplement la manière dont vous allez vous y prendre pour accomplir votre mission. C’est l’ensemble des orientations spécifiques et particulières ou encore votre feuille de route. Je parle de spécificités et de particularités parce que vous pouvez avoir la même mission de vie qu’une autre personne mais vous n’allez pas l’accomplir de la même manière. Ce qui vous distinguera des autres ce sera votre singularité.

Une fois que vous avez de la clarté sur votre mission de vie et votre vision, il vous appartient maintenant de vous fixer des objectifs et d’identifier différents jalons qui vous permettront de mesurer votre progression dans l’accomplissement de votre mission. 

À présent que la mission de vie, la vision et les objectifs sont clarifiés, vous pouvez vous demander comment bien gérer votre temps pour maximiser l’accomplissement de votre mission.

Étape 3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

Chaque jour vous avez des idées, des inspirations, des projets qui vous viennent à coeur. Il est important d’en garder une trace pour ne pas les perdre de vue. Lorsque vous prenez le temps de le faire régulièrement, il vous sera plus facile de créer des liens avec votre mission, votre vision et vos objectifs. De ces idées, inspirations et projets découleront des activités et tâches à accomplir qui nécessiteront d’optimiser votre organisation et de bien gérer votre temps.

Avant de voir comment effectuer votre capture, je veux ici souligner l’importance de mettre en place un système de capture. En effet, c’est l’une des fondations de tout système d’organisation. C’est lui qui vous permet de collecter diverses informations venant de multiples sources, de les organiser astucieusement et d’identifier comment les utiliser en les convertissant par exemple en activités et tâches à réaliser. Les informations collectées peuvent également vous servir comme bases, modèles ou sources d’inspiration pour vos différents projets.  

Il existe plusieurs manières de capturer vos idées, inspirations, projets :

– Écrit : vous prenez des notes manuscrites ou via une application

– Visuel : vous réalisez des cartes conceptuelles (mindmaps) ou des sketchnotes si vous êtes de nature créative avec une fibre artistique

– Audio : vous enregistrez des informations en utilisant des supports sonores parce que vous êtes plus à l’aise avec ce moyen

Dans l’absolu il n’y a pas un moyen meilleur qu’un autre. Il s’agit surtout d’identifier celui qui est le plus adapté pour vous. Et cela dépend principalement de 3 paramètres :

– Type de mémoire : êtes-vous plutôt auditif, visuel ou kinesthésique ?

– Type de contenu que vous “consommez” habituellement : texte (blogs, livres, magazines…), audio (podcasts), vidéo (YouTube, Facebook Vidéos, etc.)

– Niveau d’utilisation des nouvelles technologies : avez une utilisation faible, moyenne ou plutôt forte des nouvelles technologies ? Par nouvelles technologies j’entends les outils numériques (applications mobiles, logiciels…) mais également les objets numériques (smartphones, tablettes…) 

Quand votre système de capture est mis en place, vous savez où trouver l’ensemble de vos informations entrantes et extraire les activités et les tâches qui en découlent. Vous pouvez à présent vous demander comment prioriser et planifier l’ensemble de ces activités et tâches. C’est ce que nous verrons dans les 2 prochaines étapes.

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Étape 4 – Prioriser stratégiquement vos activités 

Toutes les activités identifiées dans votre système de capture n’ont pas la même importance. C’est la raison pour laquelle il faut les prioriser. Vous comprenez donc que bien gérer ses priorités est fondamental si vous voulez bien gérer votre temps.

L’important n’est pas de tout faire mais de faire le plus important – François Gamonnet

Prioriser ses activités revient à identifier quoi faire à quel moment ET surtout quoi ne pas faire. Chaque mois, chaque semaine, chaque jour, vous devez savoir quelles sont vos priorités c’est-à-dire quelles sont vos activités les plus importantes, celles qui doivent passer en premier. 

Pour prioriser stratégiquement vos activités, vous ne devez pas perdre de vue votre mission de vie et votre vision. Elles constituent en quelle sorte votre boussole. En fonction de là où vous en êtes dans son accomplissement, vous saurez de “manière naturelle” si vous devez ou pas privilégier tel ou tel projet ou alors reléguer au second plan tel ou tel autre projet. 

On peut distinguer 2 types de priorités : 

– les priorités long terme : elles ont un impact sur votre mission de vie et votre vision en ce sens qu’elles peuvent vous détourner de votre destination finale ou vous retarder considérablement. Le respect de ces priorités déterminera où vous serez dans les prochaines années et influencera l’accomplissement de vos objectifs majeurs dans la vie. 
La vérité est que si vous savez où est-ce que vous souhaitez être dans les prochaines 5 ou 10 années, il y a certains projets qui vous mettrez automatiquement de côté et d’autres sur lesquels vous vous focaliserez avec détermination. 

– les priorités court/moyen terme : il s’agit des arbitrages que vous devez régulièrement faire entre plusieurs activités dans vos différents projets. L’idée ici est d’arriver à identifier quelles sont les activités qui ont le plus de poids et dont les conséquences futures de leur non exécution seront les plus négatives dans l’atteinte de vos objectifs, l’accomplissement de votre vision et la réalisation de votre mission de vie.

Vous ne pouvez pas échapper à la gestion des priorités si vous voulez bien gérer votre temps. C’est donc une étape qu’il ne faut absolument pas négliger. 

Étape 5 – Planifier astucieusement vos activités

Lorsqu’on parle de gestion du temps, la plupart des personnes pensent presqu’automatiquement à la planification. Et c’est vrai, c’est une étape importante dans la mise en place d’une démarche d’optimisation de la manière dont on gère son temps. La vérité est qu’il n’est tout simplement pas possible d’être un bon gestionnaire de son temps si on n’est pas un bon planificateur.

Planifier c’est amener le futur au présent afin de pouvoir agir aujourd’hui – Alan Lakein

Pour planifier stratégiquement vos activités, vous devez BIEN utiliser les 2 outils incontournables de la planification à savoir l’agenda et la liste de tâches.

Beaucoup de personnes utilisent de manière interchangeable ces 2 outils, mais ils n’ont absolument pas la même fonction. S’il est vrai qu’ils travaillent en étroite synergie, chacun a un rôle bien précis. L’agenda vous aide à positionner vos activités dans un calendrier afin d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire. Quant à la liste des tâches, elle vous permet de lister et de prioriser l’exécution de l’ensemble des tâches requises pour réaliser les activités planifiées dans votre agenda. Vous comprenez donc pourquoi ces 2 outils travaillent en synergie.

Il existe aujourd’hui sur le marché plusieurs types d’agendas et de gestionnaires de tâches. Vous pouvez opter pour une version papier ou alors privilégier une version électronique. Même si j’aurais tendance à conseiller un outil électronique, la vérité est que chaque type d’outil a ses avantages et ses inconvénients.

Il n’y a donc pas de mauvaise ou de bonne solution, le plus important est de choisir un outil que vous allez réellement utiliser. En effet, il ne sert à rien de prendre la dernière application à la mode si c’est pour l’utiliser de temps en temps. Ceci étant dit il est également possible d’adopter un fonctionnement hybride : mi-papier, mi-digital.

Étape 6 – Exécuter efficacement vos tâches

Maintenant que vos activités sont priorisées et planifiées et que votre liste de tâches est prête, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action ! Et ce n’est pas forcément l’étape la plus simple…

De nos jours, il n’a jamais été aussi facile de se disperser. Lorsque les sollicitations ne sont pas digitales (nos outils et applications numériques et leurs multiples notifications), ce sont les êtres humains qui prennent le relai en nous interrompant de diverses manières. Il est donc plus que jamais important d’apprendre à travailler de manière focalisée.

En dehors des interruptions sur lesquelles vous n’avez pas toujours de contrôle, il y a 2 mauvaises tendances que vous devez juguler : le multitâche et la procrastination.

Le multitâche est une tendance qui a toujours eu le vent en poupe et de nombreuses personnes se vantent même de la pratiquer. Mais nous avons aujourd’hui des preuves scientifiques de ses effets négatifs sur notre productivité. Les études démontrent que notre cerveau ne sait pas faire plusieurs choses en même temps et soulignent que nous perdons du temps au lieu d’en gagner lorsque nous pratiquons le multitâche.

Il vaut mieux avoir l’oeuf aujourd’hui que la poule demain
– Proverbe Grec Antique

Quant à la procrastination, c’est une tendance qui ne date pas de notre époque puisqu’elle existait déjà à l’époque des philosophes grecs comme Socrate et Aristote sous le nom d’acrasie, qui signifie agir à l’encontre de son meilleur jugement. Autrement dit c’est lorsque vous faites une chose en sachant pertinemment que vous devriez plutôt en faire une autre. 

L’impact négatif de la procrastination n’est plus à démontrer lorsque nous voyons le nombre de projets non menés jusqu’à leur terme ou encore le nombre d’objectifs non atteints chaque année par plusieurs personnes. Il est donc de la plus haute importance de mettre en oeuvre des stratégies éprouvées en finir avec cette mauvaise tendance.

Étape 7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

C’est certainement l’étape la plus négligée lorsqu’on décide de mettre en place un système pour optimiser la gestion du temps et augmenter sa productivité. Mais comment pouvez-vous savoir si les actions que vous avez pu mettre en place fonctionnent réellement si vous ne les contrôlez pas ?

Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer
– Lord Kelvin

L’idée de cette septième et dernière étape est de vérifier dans quelle mesure ce que vous faites dans les étapes précédentes porte ou pas des fruits. En d’autres termes, contrôler vos résultats c’est vérifier que les actions que vous mettez en oeuvre vous permettent de mener à bien vos projets, d’atteindre vos objectifs et réaliser votre vision et votre mission de vie.

Pour contrôler vos résultats, vous pouvez par exemple vous poser ce genre de questions : 

– la méthode de capture des informations que j’utilise actuellement est-elle réellement adaptée pour moi ?

– la manière dont je priorise mes activités est-elle pertinente ?

– est-ce que j’utilise correctement mon agenda ?

– n’ai-je pas tendance à confondre ma liste de tâches et mon agenda ?

– Etc.

Pour contrôler efficacement vos résultats, vous devez mettre en place :

– une revue périodique qui vous permettra de faire des états d’avancement réguliers sur la réalisation de vos projets

– des indicateurs de performance qui serviront à mesurer votre productivité sur des éléments bien précis que vous allez définir

– un système d’amélioration continue pour effectuer des ajustements suite à la mesure de votre performance, en mettre en place des actions correctives

Avoir un système de contrôle est un véritable incontournable quand on s’engage dans une démarche pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité. Le contrôle vous permet en toute objectivité de savoir si vous allez ou pas dans la bonne direction en ce qui concerne la concrétisation de vos projets. Et en cas de fausse route, il vous permet de demi-tour à temps.

Conclusion

S’il est vrai qu’il existe de nombreux moyens et outils pour apprendre à bien gérer son temps et devenir une personne productive, il faut aussi souligner qu’il est très facile de se noyer dans la masse d’informations qu’on peut trouver sur Internet.

Pour vous faire gagner du temps, dans cet article j’ai exposé les 7 étapes issues de mes expériences et de mes études sur le sujet de l’organisation, de la gestion du temps et de la productivité : 

1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer

2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs

3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs

4 – Prioriser stratégiquement vos activités

5 – Planifier astucieusement vos activités

6 – Exécuter efficacement vos tâches

7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires

Vous voulez aller plus loin en approfondissant ces 7 étapes pour les mettre efficacement en pratique dans votre vie ? Je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité qui vous aidera à (re)prendre le contrôle de votre temps.

5 manières de gagner du temps au quotidien

Feb 17, 2021 | Gestion du temps

Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. Mais comment se fait-il que la plupart des personnes se plaignent de ne pas avoir suffisamment de temps et qu’une minorité seulement de personnes arrivent à réaliser leurs projets et à atteindre leurs objectifs ? La différence entre ces 2 catégories de personnes réside simplement dans leur rapport au temps lorsqu’il s’agit de gérer certaines situations courantes de la vie.

Dans cet article, je vais partager avec vous 5 choses pratiques que vous pouvez faire face à ces situations et qui vont permettront certainement de gagner du temps au quotidien.

1 – Appliquer la méthode 5-20-1

As-tu 5 minutes ? Il est courant d’entendre cette question au quotidien de la part de nos interlocuteurs lorsque nous travaillons. Et il est très tentant de s’arrêter de travailler pour s’occuper de nos interlocuteurs. Mais la vérité est qu’en général ces sollicitations extérieures prennent rarement 5 minutes. Non seulement elles prennent plus de temps que prévu mais elles nous défocalisent également de notre travail, ce qui au final nous fait donc perdre beaucoup de temps.

Au lieu donc de répondre systématiquement “Oui” à cette question pour ne pas frustrer votre interlocuteur, il y a une approche alternative qui consiste à évaluer toutes les sollicitations entrantes afin d’identifier celles qui pourraient être gérées rapidement sans avoir un grand impact négatif sur votre travail en cours. Pour cela, je vous propose d’utiliser la méthode 5-20-1 qui vous permettra d’éviter de tomber dans le piège du “Oui systématique” ou du “Non inapproprié” et de gagner du temps. 

Cette méthode est simple et se déroule en 3 étapes :

1. Prenez le temps d’écouter votre interlocuteur : par mesure de politesse et de respect, laissez votre interlocuteur (collègue, manager, etc.) s’exprimer jusqu’au bout.

2. Estimez le temps nécessaire pour traiter sa demande : classez chaque demande dans l’une des 3 catégories suivantes : entre 5 et 10 minutes, entre 20 et 40 minutes et 1 heure et plus.

3. Prenez votre décision en fonction de chaque catégorie : les durées de réalisation des catégories sont un indicateur de votre priorité de passage à l’action.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 5 et 10 minutes, vous pouvez passez à l’action immédiatement.

– Si le traitement de la demande nécessite entre 20 et 40 minutes, vous pouvez l’accepter et indiquer à votre interlocuteur que vous vous en occuperez après votre travail en cours.

– Si le traitement de la demande nécessite 1 heure ou plus, cela va nécessiter une réorganisation de votre temps. Il est recommandé de négocier son exécution pour les jours à venir.

La mise en application de cette méthode vous permettra de gagner du temps car cela vous évitera d’accepter les pseudo-sollicitations de 5 minutes qui se transforment en 30 minutes voire 45 minutes ou 1 heure dans certains cas.

2 – Réduire votre temps passé en ligne

Passer du temps sur Internet est certainement l’un des moyens les plus consommateurs de temps pour une grande majorité de personnes. Tout comme moi, il vous est certainement arrivé d’aller sur Internet pour une raison précise et vous retrouver à faire mille choses qui n’avaient rien à voir avec votre intention initiale. C’est dire à quel point Internet peut être une arme de distraction massive. Pour vous en convaincre, laissez-moi partager quelques chiffres avec vous.

En effet, selon le Global Digital Overview 2020, un rapport global sur l’utilisation d’Internet dans le monde, l’internaute moyen passe 6 heures et 43 minutes en ligne chaque jour. C’est près du tiers d’une journée. Ce chiffre ramené à l’échelle d’une année, représente plus de 100 jours de connexion pour un internaute. Ce qui est tout simplement énorme ! 

S’il est vrai que ces chiffres représentent une moyenne, il n’en demeure pas moins vrai que Internet est une véritable source de perte de temps, puisque vous vous imaginez sans doute qu’une grande partie de ce temps passé sur Internet n’est certainement pas productif.

Supposons que vous soyez parmi les personnes qui passent plus de 6 heures sur Internet chaque jour. Si vous arrivez à réduire simplement ce temps en passant de 6 heures à 4 heures, cela vous fera gagner 2 heures par jour, donc 10 heures par semaine (en se limitant du lundi au vendredi). Ce n’est absolument pas négligeable puisque cela représente 40 heures par mois. Et croyez-moi avec 40 heures par mois, vous pouvez considérablement avancer dans la réalisation d’un projet qui vous tient à coeur et réaliser ainsi des rêves qui vous semblaient autrefois inaccessibles.

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3 – Décliner les réunions à faible impact

En milieu professionnel, il est courant d’organiser des réunions pour tout et n’importe quoi. Mais la vérité est qu’il y a des sujets qui ne nécessitent pas forcément l’organisation d’une réunion. 

Ceci étant dit, ce n’est donc pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement répondre positivement et y participer. Il convient au préalable de vous interroger sur l’objectif de la réunion et sur la pertinence de votre participation. En adoptant cette approche, cela vous fera gagner du temps et vous évitera d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.

D’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. Cette étude nous montre que presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ce qui pourrait s’expliquer par plusieurs paramètres : absence d’ordres du jour précis, objectifs non clairs, mauvaise identification des participants, etc.

Vous comprenez donc que prendre du temps pour réfléchir à la pertinence de votre participation aux réunions et à leur impact sur votre travail est un élément qui vous fera gagner du temps chaque jour, puisque cela vous évitera d’être à des réunions dans lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée et de ne pas perdre votre temps.

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

Il y a quelques années, je suis intervenu dans une entreprise en tant que consultant pour aider les équipes d’une direction opérationnelle à optimiser leur manière de travailler au quotidien.

J’ai pour cela organisé plusieurs ateliers pour échanger avec les différents métiers concernés. En faisant l’état des lieux, j’ai identifié plusieurs pratiques incohérentes et inefficaces. Et quand j’ai posé la question de savoir pourquoi on faisait telle ou telle chose de telle manière, la réponse que j’ai obtenue était la suivante : “nous avons toujours fait comme ça depuis des années”. Je suis certain que vous avez déjà fait face à une situation similaire.

De la même manière qu’il y a des pratiques qui n’ont jamais été remises en question en entreprise, nous avons également à titre personnel mis en place des fonctionnements que nous suivons depuis des années et qui ne sont peut-être plus pertinents aujourd’hui.

Voici quelques exemples simples :

– utiliser des feuilles volantes pour prendre des notes : en général, il est tellement facile de les perdre

– ranger plusieurs documents administratifs dans un pochette sans les classer : lorsqu’il n’y en a pas beaucoup et s’ils ne sont pas de catégories différentes (banque, santé, factures, etc.), il est facile de s’en sortir

– ne pas utiliser un agenda pour noter ses rendez-vous : si vous comptez uniquement sur votre mémoire pour vous souvenir de vos rendez-vous, vous allez en rater un paquet !

Arrêter les fonctionnements inefficaces, c’est décider de gagner du temps au quotidien en adoptant des pratiques plus pertinentes et plus adaptées à vos réalités d’aujourd’hui. Si nous revenons aux trois exemples cités juste avant, voici ce que vous pouvez faire :

– troquer vos feuilles volantes contre un bloc-notes ou une application mobile

– classer vos documents en les regroupant par catégories et utiliser des pochettes de couleurs différentes pour chaque catégorie de documents

– acheter un agenda papier ou opter pour un agenda électronique

En mettant en place ces changements en apparence simples, vous allez gagner du temps au quotidien puisque l’inefficacité de vos anciens fonctionnements sera compensée par les nouvelles pratiques adoptées.

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Même si les messageries instantanées (WhatsApp, Messenger, Télégram, etc.) sont de plus en plus utilisées de nos jours, l’email reste néanmoins un canal de communication encore solidement ancré dans les habitudes puisqu’il est utilisé à travers le monde par plus 4 milliards de personnes.

D’après une enquête menée par Adobe, les français passent en moyenne 3 heures chaque jour à consulter leurs emails professionnels et 2 heures à consulter leurs emails personnels. À la fin de la semaine, c’est donc plus de 10 heures consacrées uniquement aux emails.

Mais pourquoi passons-nous autant de temps dans les emails ?

L’explication tient en 2 raisons majeures :

– une consultation compulsive des emails : nombreuses sont les personnes qui consultent leurs emails plusieurs fois par heure

– lire et relire les emails plusieurs fois sans prendre de décision : c’est malheureusement le quotidien d’une grande majorité de personnes et cela constitue une pure perte de temps.

Que faut-il donc faire pour minimiser le temps passé à lire et à traiter les emails ?

Premièrement, supprimez les notifications d’arrivée de nouveaux emails et planifiez ensuite des créneaux dédiés à la consultation de vos emails. Cela vous évitera d’y aller toutes les 5 minutes.

Deuxièmement, réalisez que votre boîte de réception des emails devrait fonctionner comme votre boîte aux lettres. Elle sert à réceptionner et non pas à stocker ce que vous recevez. Elle devrait donc être vidée régulièrement.

Lorsque vous recevez un email et que vous le lisez, vous devez faire l’une des actions suivantes :

– répondre immédiatement en communiquant les éléments demandés par votre interlocuteur

– planifier une action dans votre agenda parce que nous n’êtes pas en capacité de la faire immédiatement

– transférer l’email à une autre personne plus qualifiée que vous pour traiter la problématique dont il est question dans l’email

– archiver l’email parce que les informations qu’il contient peuvent vous servir pour plus tard

– supprimer l’email parce que son contenu n’est pas si important que cela et il ne vous sera pas utile à l’avenir.

En implémentant ces changements, vous constaterez vous-même que vous allez passer de moins en moins de temps dans la gestion de vos emails et gagnerez ainsi un précieux temps au quotidien.

Conclusion

S’il est très facile de perdre du temps chaque jour, la bonne nouvelle est qu’il existe également des moyens simples que vous pouvez implémenter rapidement dans votre vie pour gagner du temps au quotidien. 

J’ai identifié 5 pratiques dont nous avons discuté tout au long de l’article :

1 – Utiliser la méthode 5-20-1

2 – Réduire votre temps passé en ligne

3 – Décliner les réunions à faible impact

4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces

5 – Traiter immédiatement les emails après lecture

Il vous appartient maintenant de choisir la pratique qui se rapproche le plus de votre situation actuelle et de définir les actions à mettre en oeuvre pour l’expérimenter dans votre fonctionnement au quotidien.

 

7 questions à se poser pour gérer efficacement son temps

Sep 9, 2020 | Gestion du temps

La gestion du temps est une notion qui préoccupe depuis toujours l’humanité. En effet, l’homme a toujours cherché et cherche d’ailleurs toujours des moyens pour gagner du temps et vivre mieux.

C’est ce qui a donné naissance à des inventions telles que :

  • la voiture (plus rapide que la marche à pieds)
  • le TGV (plus rapide que la voiture)
  • l’avion (plus rapide que le TGV)
  • le lave-vaisselle et le lave-linge (plus rapides et plus efficaces que les mains)
Dans notre monde moderne où les choses vont de plus en plus vite, nous devons plus que jamais gérer efficacement notre temps.

Dans son roman “Si c’était vrai”, Marc Lévy parle du temps sous forme de parabole, il compare CELUI qui nous offre ce temps à un banquier qui nous offrirait tous les matins une cagnotte de 86400 € dans laquelle nous pourrions puiser toute la journée, mais qui nous serait retirée chaque soir sans que nous puissions épargner un seul euro. Tout euro présent peut être dépensé, mais il est impossible d’en épargner un seul, et tous les jours, le banquier refait la même proposition. La seule inconnue est que le banquier peut un jour décider d’interrompre son offre sans prévenir.
Les 86400 euros représentent le nombre de secondes dont nous disposons durant une journée, soit 24×60×60 = 86400 secondes.

Cette parabole nous interpelle sur :
  • l’usage que nous faisons de notre temps
  • le fait que nous avons comme une mission à accomplir chaque jour avec ce temps disponible
  • le fait que notre séjour sur terre n’est pas éternel puisque le “banquier” peut arrêter à tout moment de nous fournir les 84600 euros
Dans cet article, je vais explorer 7 questions, qui de prime abord, paraissent évidentes mais elles vous permettront de mieux appréhender la gestion de votre temps.

1. Qu’est-ce que le temps ?

D’après le petit Larousse, le temps est “une notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les êtres”.

Vous êtes d’accord avec moi que cette définition ne nous aide pas beaucoup dans la compréhension du temps. Elle nous montre que le temps est une notion difficile à appréhender parce que en réalité, chaque personne a une vision et une perception différentes du temps.

A titre d’exemple, quand vous travaillez sur un sujet qui vous passionne, votre perception du temps n’est pas la même que lorsque vous travaillez sur un sujet qui ne nous passionne pas. En général, vous ne voyez pas le temps passer. Vous pouvez travailler jour et nuit, cela ne vous dérangera pas. Même si on ne vous paye pas, ce ne sera pas très grave.

Un autre exemple : quand vous êtes en vacances, votre rapport au temps n’est pas le même que lorsque vous êtes en activité. En général, les choses vont un peu au ralenti, vous êtes un peu plus flexible si les choses ne se passent pas comme prévu.

Il est important d’avoir conscience de ces spécificités dans la gestion de votre temps.

Même si nous avons des perceptions différentes vis à vis du temps et même si ces perceptions peuvent varier selon les contextes,  nous devons néanmoins être conscient de la vérité suivante  : le temps est irréversible et irremplaçable et doit donc être utilisé chaque jour comme si c’était le dernier parce que :
  • ce que vous avez l’opportunité de faire aujourd’hui et que vous reportez à demain par procrastination, rien ne vous garantit que vous le ferez demain ;
  • les 24 heures d’une journée ne peuvent pas être stockées, ni épargnées pour être utilisées plus tard ;
  • vous ne pouvez pas non plus les accélérer, les augmenter ou les ralentir.

Il est donc important de réaliser que le passé ne peut pas toujours se rattraper.

2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ?

La planification est une compétence ô combien importante pour bien gérer votre temps ! Planifier consiste à découper, organiser et positionner vos différentes activités dans un horizon temporellement défini. Cela vous permet d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire et de mieux gérer vos différents engagements.


Pour réussir votre planification, il faut développer l’habitude de visualiser complètement votre journée avant de la commencer. Autrement dit, à la fin de la journée, qu’est ce que vous aimeriez avoir accompli. Cette habitude, Stephen Covey l’appelle “begin with the end in mind” dans son livre “The 7 Habits of Highly Effective People” (Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent).


Pour planifier votre journée, c’est très simple. Vous pouvez utiliser soit un agenda papier, soit un agenda électronique. Moi j’utilise plutôt l’agenda électronique de mon smartphone. Mais en réalité, je l’utilise plus pour faire ma planification hebdomadaire (les grands objectifs de la semaine).

Pour ma planification journalière, je fais en général une liste de tâches à faire pour la journée. Pour cela, j’utilise l’application Todoist (disponible sur Android et Apple Store) qui est un excellent gestionnaire de tâches. Je l’ai connecté à ma boîte de réception Gmail et je peux transformer facilement des emails qui le requièrent en tâches à faire.

A la fin de la journée, vous prenez simplement votre liste et vous faites votre auto-évaluation sur votre productivité.

En matière d’outils, pour résumer j’utilise l’agenda électronique pour ma planification hebdomadaire et la liste de tâches pour ma planification journalière.

Exemple : J’ai un coaching prévu avec une cliente vendredi de 13h à 14h. Je le positionne dans mon agenda. Mais entre lundi et vendredi, je vais avoir des tâches de préparation de ce coaching. Ces tâches, je les note dans la liste journalière de tâches.

En matière de gestion du temps, si vous ne planifiez pas, vous allez souvent vous retrouver à improviser !

Si vous ne planifiez pas, vous risquez de faire passer les priorités des autres avant les vôtres.

Je termine cette question 2 par une petite question que je vous pose : êtes-vous un planificateur ou un improvisateur ? 

3. Qu’est-ce qu’une priorité ?

C’est le fait de considérer une tâche ou une activité plus importante que les autres au point de la faire passer en premier. Ainsi, savoir prioriser c’est être capable de faire la part des choses entre l’important et l’accessoire.

La priorité est une notion à la fois relative et subjective. Ce qui prioritaire pour vous ne le sera pas forcément pour les autres.

Mais comment faire pour savoir que telle tâche est prioritaire par rapport à telle autre tâche.

Pour le savoir il faut se poser 2 questions :

– l’exécution de cette activité vous rapproche t-elle de la réalisation de vos objectifs ?
 
– quel est l’impact de la non-exécution de cette tâche sur l’atteinte de vos objectifs ?

Exemple : un photographe débutant a eu un marché qui lui a rapporté 1000 euros. Son objectif aujourd’hui est d’augmenter son niveau en termes de techniques photographiques et de logiciels de montage. Mais son ordinateur est vieillissant. Avec ces 1000 euros, il hésite entre acheter un sac Channel à sa femme pour ses 30 ans (pour marquer le coup) et investir dans son travail en achetant un ordinateur pour augmenter la valeur ajoutée de son offre pour ses clients.

Dans cet exemple, il est évident que ce qui est vraiment prioritaire c’est d’investir dans la formation afin de devenir un meilleur photographe. Il pourra ainsi avoir des revenus plus conséquents à l’avenir et faire plaisir à sa femme. 

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4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?

Il existe une loi en gestion du temps qui s’appelle la loi de la procrastination créative. Cette loi nous dit ceci : “pour effectuer une tâche, il faut reporter une autre moins importante”.

Du coup face à 2 actions prioritaires, il faut définir la moins importante ou encore la moins prioritaire.

Pour le faire, il faut évaluer les conséquences futures de leur non-exécution sur l’atteinte de vos objectifs.
Celle dont les conséquences futures sont les moins négatives sera considérée comme la moins prioritaire.

Exemple : vous êtes auteur-compositeur et votre objectif est de sortir un CD
Parmi les différentes actions que vous avez à faire, les 2 suivantes sont prioritaires pour vous :
  • rédiger vos compositions pour faire une maquette
  • trouver un producteur qui financera la sortie de votre CD
    Évaluons les conséquences futures de la non-exécution des 2 actions :
    Action 1 : si je ne rédige pas mes compositions, il me sera difficile de faire une maquette et si je n’ai pas de maquette, cela ne sert à rien d’aller voir un producteur
    Action 2 : si je ne trouve pas un producteur, mon album ne pourra pas être financé.
Lorsqu’on compare les conséquences futures des 2 actions, celle qui est la moins prioritaire est l’action 2 parce que même si on trouve un producteur, on ne dispose pas de maquette à lui soumettre pour production. Donc pour le moment, il convient de se focaliser d’abord de se focaliser sur l’action 1.

5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ?

NON est l’un des mots les plus importants dans le monde de la gestion du temps car il vous fera gagner beaucoup de temps si vous savez l’utiliser.

Steve Jobs disait que “Décider de ce qu’on ne doit plus faire est aussi important que de décider quoi faire” 
Sa capacité à ne pas toujours faire comme les autres auraient aimé qu’il fasse a joué un rôle important dans la réussite actuelle de l’entreprise Apple.

Savoir dire NON au bon moment vous évite de vous faire voler votre temps en faisant des tâches qui ne vous rapportent rien ou très peu.


En matière de gestion du temps, vous devez à la fois vous gérer vous même et gérer également des paramètres extérieurs qui ne dépendent pas toujours de vous.

Parmi ce que j’appelle paramètres extérieurs, il y a votre entourage qui peut vous solliciter pour faire des tâches qui ne sont pas toujours prioritaires par rapport à vos objectifs personnels. Dans votre planification, il faut toujours intégrer une plage horaire pour gérer les imprévus car il y en aura toujours que vous le vouliez ou non. 

  • Si la sollicitation extérieure qui vous est faite rentre dans votre plage horaire de gestion des imprévus, vous pouvez dire OUI
  • Si non, vous devez dire NON. Si vous ne dites pas NON, cela peut affecter la gestion de vos priorités
Je sais qu’il n’est pas toujours facile de dire NON, parce que votre entourage peut penser que vous ne voulez pas les aider. Je sais également que face à certaines personnes, il vous est difficile de dire NON et si vous dites NON vous aurez tendance à culpabiliser.
Comment donc dire NON ? C’est l’objet de notre question 6.

6. Existe-il des techniques pour dire “NON” ?

Beaucoup de personnes ont du mal à dire non parce qu’elles ne veulent pas décevoir les personnes qui les entourent, que ce soit au travail ou dans la famille.
Oui il existe de nombreuses techniques pour dire NON. Je vais partager avec vous 2 d’entre elles que je trouve pertinentes :

  • L’offre de compromis : cette technique consiste à consentir à la demande de votre interlocuteur jusqu’à une certaine limite, ou bien à proposer une solution de rechange qui vous implique personnellement. Elle permet également de vous soulager lorsque vous sentez coupable de dire NON à quelqu’un.
Exemple :  votre grande sœur vous demande de garder son fils samedi après-midi jusqu’à 18h. Mais ce samedi vous avez un rendez-vous amoureux à 19h avec votre mari avec qui vous avez passé très peu de temps ces derniers temps. De plus, demain matin il va en voyage d’affaires. Le rendez-vous avec votre mari est donc plus que jamais prioritaire.

Problème 1 : quand votre sœur vous confie son fils Christophe, elle ne vient jamais le chercher à l’heure (elle a souvent 1h à 2h de retard) donc il y a des chances qu’elle vous mette en retard pour votre rendez-vous avec votre mari.

Problème 2 : la dernière fois que votre sœur vous a demandé de garder son fils, vous avez dit NON et vous l’avez très mal vécu après. C’est comme si vous ne vouliez pas l’aider.
Comment donc lui dire NON ? Je vous propose les 2 options suivantes :
– Option 1 : vous lui dites “OUI je veux bien garder ton fils mais j’insiste vraiment sur le fait que je ne peux pas le garder au-delà de 17h en raison d’un programme prévu de longue date avec mon mari “(vous dites 17h en tablant sur le fait que si elle arrive en retard, au pire elle sera là à 18h et ce sera toujours OK pour vous)
–> cette 1 ère solution vous permet de répondre dans une certaine mesure au besoin de votre sœur et de ne pas culpabiliser. 
– Option 2 : vous lui dites “je ne peux vraiment pas garder Christophe samedi, j’ai un programme prévu de longue date avec mon mari. Je sais que la dernière fois que tu m’as demandé de garder Christophe, je n’avais pas pu le faire. Je ne veux surtout pas que tu penses que je ne veux pas t’aider. Je te propose de faire garder Christophe par l’une de mes élèves de piano, c’est une excellente baby-sitter. C’est elle qui garde souvent les enfants de X et de Y. En plus pas besoin de la payer, je m’en occupe”
–> cette 2 ème solution vous permet de dire NON mais de résoudre le problème de votre soeur en lui trouvant une solution de rechange

  • Le disque rayé : cette technique consiste à répéter avec calme, clarté et fermeté ce que l’on veut ou ne veut pas. Elle réclame une certaine patience, de la persévérance, un peu de cran et de volonté.
    Il faut persévérer dans l’expression de votre opinion, de votre souhait ou de votre sentiment sans dévier du point de vue que vous voulez exposer et défendre. Cette technique permet de tenir bon et de ne pas reculer.
Exemple :  vous êtes une femme tranquillement installée à la terrasse d’un café, au soleil, en train de lire un livre passionnant en préparation d’un exposé la semaine prochaine. Un homme vous aborde et propose de vous offrir un verre. Vous n’avez vraiment pas envie, de plus vous n’êtes pas en avance sur la préparation de votre exposé. Comment dire NON ?
Je vous propose le dialogue suivant :
Vous : merci mais non, je suis en train de lire un livre important et je ne suis franchement pas disponible. Je n’ai pas le temps.
Lui : voyons mademoiselle, boire un verre ne vous fera pas perdre beaucoup de temps
Vous : merci, mais non, je ne veux pas interrompre la lecture de mon livre
Lui : vous n’êtes pas gentille
Vous : c’est possible
Lui : je ne suis pas un dragueur, c’est juste pour parler un peu
Vous : il y a d’autres personnes ici avec lesquelles vous pouvez parler, mais pas avec moi. Je vous prie de me laisser tranquille
Si vous vous adressez ainsi à la personne, il y a de fortes chances qu’elle vous laisse tranquille.

7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?

Pour pouvoir définir et bâtir votre stratégie de gestion du temps, vous pouvez procéder en 4 étapes :

Etape 1 : Faire un diagnostic de votre gestion du temps : il s’agit d’avoir un regard critique sur votre gestion actuelle de votre temps. Cela vous aidera à mieux vous connaître et à bien connaître l’usage que vous faites aujourd’hui de votre temps. Quels sont vos points faibles ? Quels sont vos points forts ? Quelles actions pouvez-vous mettre en oeuvre pour vous ajuster ?

Etape 2 : Se fixer des objectifs  : suite à votre diagnostic de gestion du temps, vous devez vous fixer des objectifs pour corriger vos défaillances. 

Exemple 1 :  si vous avez identifié comme défaillance, votre incapacité à dire NON face à des situations bien précises, vous devez vous définir comme objectif de dire NON à l’avenir face à ces situations.

Exemple 2 : si vous avez identifié comme défaillance, votre manque de planification, vous devez vous définir comme objectif de commencer à planifier vos journées. 

Etape 3 : Définir un plan d’action et identifier les ressources nécessaires : après avoir fixé vos différents objectifs, vous devez définir quelles actions mettre en oeuvre et quelles ressources utiliser pour atteindre ces objectifs que vous vous êtes fixés.

Exemple de ressources : lire un livre sur la gestion du temps, participer à une masterclass,  se faire coacher sur la gestion de son temps, etc.

Etape 4 : Suivre et évaluer votre plan d’action : se fixer des objectifs et définir un plan d’action ne sont pas suffisants. Il faut en faire un suivi périodique afin d’évaluer si les objectifs sont atteints ou non. Cela vous permettra de savoir si vos objectifs ne sont trop ambitieux ou bien si les ressources utilisées sont pertinentes.

Conclusion

Se poser des questions est un excellent moyen de progresser dans son apprentissage et d’améliorer notre manière de fonctionner. 

Dans cet article, nous avons passé en revue 7 questions qui je le crois vous ont donné une meilleure compréhension de la gestion de votre temps.

Pour synthétiser, voici les 7 questions auxquelles j’ai répondu :

1. Qu’est-ce que le temps ?

2. Quel est l’intérêt de la planification dans la gestion du temps ? 

3. Qu’est-ce qu’une priorité ?

4. Comment faire le choix entre 2 actions prioritaires ?

5. Pourquoi le mot “NON” est important dans la gestion du temps ? 

6. Existe-t-il des techniques pour dire “NON” ? 

7. Comment définir et bâtir une stratégie de gestion du temps ?

Il vous appartient maintenant de mettre en pratique, dans votre gestion du temps, les clés partagées dans les réponses aux différentes questions.

Continuez d’apprendre à gérer efficacement votre temps avec les ressources suivantes : 

>>> La méthode JATO qui vous aidera à optimiser votre organisation personnelle et à bien gérer votre temps au quotidien.

>>> La méthode T.E.M.P.S expliquée dans mon premier livre.