L’agenda fait partie des outils incontournables à utiliser lorsqu’on aspire à bien organiser. Encore faut-il savoir bien l’utiliser pour tirer profit des différents avantages qu’il procure. Bien utiliser un agenda comprend deux dimensions : premièrement savoir quels types d’activités y positionner, deuxièmement être conscient des erreurs à ne pas faire dans son utilisation au quotidien. C’est sur cette deuxième dimension que je vais me concentrer dans le cadre de cet article.
J’ai identifié quatre erreurs principales que je vais partager avec vous et je vous propose sans plus tarder de rentrer dans le vif du sujet.
Erreur 1 – Accepter toutes les réunions
Dans la sphère professionnelle, il est courant d’envoyer les invitations aux réunions par email. Et très souvent, nous avons tendance à répondre “Oui” par défaut, à partir du moment où aucun évènement n’est positionné dans notre agenda sur le créneau proposé. Mais ce n’est pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement y participer.
Il faut au préalable s’interroger sur l’objectif de ladite réunion et surtout la valeur ajoutée de votre participation. Vous interroger sur la pertinence de votre participation à une réunion vous fait en réalité gagner du temps et vous évite d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.
En effet, d’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. En d’autres termes, presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ceci s’explique par l’absence d’ordres du jour précis, d’objectifs clairement identifiés et une mauvaise identification des participants à la réunion.
Ces statistiques mettent en évidence la nécessité de prendre un temps de réflexion avant de confirmer votre participation à une réunion. Vous l’aurez bien compris, avant de dire “Oui” à la prochaine invitation de réunion, réfléchissez à deux fois !
Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre
Lorsque j’accompagne des clients dans leur organisation personnelle et/ou professionnelle, je fais souvent avec eux l’exercice de réalisation de leur planning hebdomadaire. Et j’ai remarqué une chose : beaucoup de personnes ont souvent un planning serré avec presqu’aucune marge de manoeuvre. Mais la vérité est que, aussi organisée soit une personne, elle devra tôt ou tard faire face à des imprévus. Par exemple, lorsque vous acceptez de participer à une réunion de 10h à 11h et que vous positionnez dans votre agenda un rendez-vous de 11h à 12h, que se passera-t-il si votre réunion se termine en retard ? Cela va inévitablement vous faire arriver en retard à votre rendez-vous.
Il est donc important de toujours laisser un temps de battement ne serait-ce que de 10-15 minutes entre 2 évènements positionnés dans votre agenda. Cela vous permettra non seulement de faire face à un éventuel imprévu mais également de “souffler” avant d’enchaîner avec la prochaine activité. Vous pourrez ainsi faire un tour aux toilettes, aller à la machine, vous rafraîchir ou simplement vous changer les idées. Dans ce cas, le temps de battement vous permet de faire une pause.
D’ailleurs, plusieurs études ont démontré ces dernières années que faire des pauses dans son travail augmente le niveau de productivité en permettant aux personnes qui en prennent d’être plus alertes que celles qui n’en prennent pas.
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Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets
Parmi les types d’activités à positionner absolument dans votre agenda, il y a ce qu’on appelle les blocs de temps. Ils sont basés sur une technique appelée la technique du time-blocking qui consiste à bloquer dans votre agenda des plages horaires spécifiques durant lesquelles vous allez travailler de manière dédiée sur une thématique particulière.
Si vous êtes par exemple un blogueur, vous avez besoin de positionner dans votre agenda des blocs de temps pour rédiger de manière efficace vos articles. Si vous êtes un responsable marketing, en plus des différentes réunions avec votre équipe, il est nécessaire d’avoir des blocs de temps qui vous permettront de réfléchir aux stratégies marketing à implémenter pour les différents projets que vous pilotez.
Les blocs de temps sont le meilleur moyen d’avancer rapidement dans la réalisation de vos projets. De manière générale, la durée d’un bloc de temps peut varier entre 90 et 120 minutes. Afin de bien en tirer profit, il est recommandé de travailler de manière focalisé en vous éloignant de toutes les sources de distraction. Vous pouvez également si vous le jugez nécessaire, prendre de courtes pauses durant votre bloc de temps pour optimiser votre productivité.
Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas
En matière d’utilisation d’agenda, la règle d’or est d’avoir un seul et unique agenda, qu’il soit papier ou électronique. Évitez de jongler entre un format et l’autre. Sinon vous risquez de vous en mêler les pinceaux.
Certaines personnes ont deux agendas : un pour la sphère personnelle et un pour la sphère professionnelle. C’est une mauvaise idée si vous les gérez de manière indépendante, parce que cela vous empêche d’avoir une vision globale et consolidée de ce que vous avez à faire dans votre vie.
De plus, si vous êtes un utilisateur d’agendas papier, cela suppose donc d’avoir en permanence sur vous vos 2 agendas, pour ne rien louper.
En revanche, si vous utilisez un agenda électronique comme Google Agenda, il est possible d’afficher vos 2 agendas à un même endroit pour ainsi avoir une vision consolidée. Cela est rendu possible grâce à la fonctionnalité de partage d’agendas.
Si vous voulez vous organiser de manière optimale au quotidien, vous avez tout intérêt à utiliser un seul agenda en adoptant un agenda papier ou en centralisant vos différents agendas électroniques dans un agenda électronique principal.
Conclusion
Bien utiliser un agenda peut paraître simple de prime abord, mais comme vous avez pu le constater tout au long de l’article, il est facile de faire des erreurs qui peuvent impacter la stabilité de votre organisation ainsi que votre productivité. Nous avons notamment passé en revue 4 erreurs majeures :
Erreur 1 – Accepter toutes les réunions
Erreur 2 – Planifier sans marge de manoeuvre
Erreur 3 – Ne pas planifier des blocs de temps pour vos projets
Erreur 4 – Avoir plusieurs agendas
Il vous appartient maintenant d’identifier l’erreur dans laquelle vous vous retrouvez le plus souvent et de définir les actions à mettre en oeuvre pour reprendre le contrôle de la situation.
