Nous disposons tous de 24 heures chaque jour. Mais comment se fait-il que la plupart des personnes se plaignent de ne pas avoir suffisamment de temps et qu’une minorité seulement de personnes arrivent à réaliser leurs projets et à atteindre leurs objectifs ? La différence entre ces 2 catégories de personnes réside simplement dans leur rapport au temps lorsqu’il s’agit de gérer certaines situations courantes de la vie.
Dans cet article, je vais partager avec vous 5 choses pratiques que vous pouvez faire face à ces situations et qui vont permettront certainement de gagner du temps au quotidien.
1 – Appliquer la méthode 5-20-1
As-tu 5 minutes ? Il est courant d’entendre cette question au quotidien de la part de nos interlocuteurs lorsque nous travaillons. Et il est très tentant de s’arrêter de travailler pour s’occuper de nos interlocuteurs. Mais la vérité est qu’en général ces sollicitations extérieures prennent rarement 5 minutes. Non seulement elles prennent plus de temps que prévu mais elles nous défocalisent également de notre travail, ce qui au final nous fait donc perdre beaucoup de temps.
Au lieu donc de répondre systématiquement “Oui” à cette question pour ne pas frustrer votre interlocuteur, il y a une approche alternative qui consiste à évaluer toutes les sollicitations entrantes afin d’identifier celles qui pourraient être gérées rapidement sans avoir un grand impact négatif sur votre travail en cours. Pour cela, je vous propose d’utiliser la méthode 5-20-1 qui vous permettra d’éviter de tomber dans le piège du “Oui systématique” ou du “Non inapproprié” et de gagner du temps.
Cette méthode est simple et se déroule en 3 étapes :
1. Prenez le temps d’écouter votre interlocuteur : par mesure de politesse et de respect, laissez votre interlocuteur (collègue, manager, etc.) s’exprimer jusqu’au bout.
2. Estimez le temps nécessaire pour traiter sa demande : classez chaque demande dans l’une des 3 catégories suivantes : entre 5 et 10 minutes, entre 20 et 40 minutes et 1 heure et plus.
3. Prenez votre décision en fonction de chaque catégorie : les durées de réalisation des catégories sont un indicateur de votre priorité de passage à l’action.
– Si le traitement de la demande nécessite entre 5 et 10 minutes, vous pouvez passez à l’action immédiatement.
– Si le traitement de la demande nécessite entre 20 et 40 minutes, vous pouvez l’accepter et indiquer à votre interlocuteur que vous vous en occuperez après votre travail en cours.
– Si le traitement de la demande nécessite 1 heure ou plus, cela va nécessiter une réorganisation de votre temps. Il est recommandé de négocier son exécution pour les jours à venir.
La mise en application de cette méthode vous permettra de gagner du temps car cela vous évitera d’accepter les pseudo-sollicitations de 5 minutes qui se transforment en 30 minutes voire 45 minutes ou 1 heure dans certains cas.
2 – Réduire votre temps passé en ligne
Passer du temps sur Internet est certainement l’un des moyens les plus consommateurs de temps pour une grande majorité de personnes. Tout comme moi, il vous est certainement arrivé d’aller sur Internet pour une raison précise et vous retrouver à faire mille choses qui n’avaient rien à voir avec votre intention initiale. C’est dire à quel point Internet peut être une arme de distraction massive. Pour vous en convaincre, laissez-moi partager quelques chiffres avec vous.
En effet, selon le Global Digital Overview 2020, un rapport global sur l’utilisation d’Internet dans le monde, l’internaute moyen passe 6 heures et 43 minutes en ligne chaque jour. C’est près du tiers d’une journée. Ce chiffre ramené à l’échelle d’une année, représente plus de 100 jours de connexion pour un internaute. Ce qui est tout simplement énorme !
S’il est vrai que ces chiffres représentent une moyenne, il n’en demeure pas moins vrai que Internet est une véritable source de perte de temps, puisque vous vous imaginez sans doute qu’une grande partie de ce temps passé sur Internet n’est certainement pas productif.
Supposons que vous soyez parmi les personnes qui passent plus de 6 heures sur Internet chaque jour. Si vous arrivez à réduire simplement ce temps en passant de 6 heures à 4 heures, cela vous fera gagner 2 heures par jour, donc 10 heures par semaine (en se limitant du lundi au vendredi). Ce n’est absolument pas négligeable puisque cela représente 40 heures par mois. Et croyez-moi avec 40 heures par mois, vous pouvez considérablement avancer dans la réalisation d’un projet qui vous tient à coeur et réaliser ainsi des rêves qui vous semblaient autrefois inaccessibles.
3 – Décliner les réunions à faible impact
En milieu professionnel, il est courant d’organiser des réunions pour tout et n’importe quoi. Mais la vérité est qu’il y a des sujets qui ne nécessitent pas forcément l’organisation d’une réunion.
Ceci étant dit, ce n’est donc pas parce que vous êtes invité à une réunion et que vous êtes disponible au créneau proposé, que vous devez nécessairement répondre positivement et y participer. Il convient au préalable de vous interroger sur l’objectif de la réunion et sur la pertinence de votre participation. En adoptant cette approche, cela vous fera gagner du temps et vous évitera d’encombrer votre agenda avec des activités sans valeur ajoutée pour votre travail ou vos objectifs.
D’après une étude réalisée en France par l’institut de sondage OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, les cadres en entreprise passent 6,2 semaines par an en réunion et 48 % des réunions sont jugées non productives. Cette étude nous montre que presqu’une réunion sur deux n’est pas productive. Ce qui pourrait s’expliquer par plusieurs paramètres : absence d’ordres du jour précis, objectifs non clairs, mauvaise identification des participants, etc.
Vous comprenez donc que prendre du temps pour réfléchir à la pertinence de votre participation aux réunions et à leur impact sur votre travail est un élément qui vous fera gagner du temps chaque jour, puisque cela vous évitera d’être à des réunions dans lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée et de ne pas perdre votre temps.
4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces
Il y a quelques années, je suis intervenu dans une entreprise en tant que consultant pour aider les équipes d’une direction opérationnelle à optimiser leur manière de travailler au quotidien.
J’ai pour cela organisé plusieurs ateliers pour échanger avec les différents métiers concernés. En faisant l’état des lieux, j’ai identifié plusieurs pratiques incohérentes et inefficaces. Et quand j’ai posé la question de savoir pourquoi on faisait telle ou telle chose de telle manière, la réponse que j’ai obtenue était la suivante : “nous avons toujours fait comme ça depuis des années”. Je suis certain que vous avez déjà fait face à une situation similaire.
De la même manière qu’il y a des pratiques qui n’ont jamais été remises en question en entreprise, nous avons également à titre personnel mis en place des fonctionnements que nous suivons depuis des années et qui ne sont peut-être plus pertinents aujourd’hui.
Voici quelques exemples simples :
– utiliser des feuilles volantes pour prendre des notes : en général, il est tellement facile de les perdre
– ranger plusieurs documents administratifs dans un pochette sans les classer : lorsqu’il n’y en a pas beaucoup et s’ils ne sont pas de catégories différentes (banque, santé, factures, etc.), il est facile de s’en sortir
– ne pas utiliser un agenda pour noter ses rendez-vous : si vous comptez uniquement sur votre mémoire pour vous souvenir de vos rendez-vous, vous allez en rater un paquet !
Arrêter les fonctionnements inefficaces, c’est décider de gagner du temps au quotidien en adoptant des pratiques plus pertinentes et plus adaptées à vos réalités d’aujourd’hui. Si nous revenons aux trois exemples cités juste avant, voici ce que vous pouvez faire :
– troquer vos feuilles volantes contre un bloc-notes ou une application mobile
– classer vos documents en les regroupant par catégories et utiliser des pochettes de couleurs différentes pour chaque catégorie de documents
– acheter un agenda papier ou opter pour un agenda électronique
En mettant en place ces changements en apparence simples, vous allez gagner du temps au quotidien puisque l’inefficacité de vos anciens fonctionnements sera compensée par les nouvelles pratiques adoptées.
5 – Traiter immédiatement les emails après lecture
Même si les messageries instantanées (WhatsApp, Messenger, Télégram, etc.) sont de plus en plus utilisées de nos jours, l’email reste néanmoins un canal de communication encore solidement ancré dans les habitudes puisqu’il est utilisé à travers le monde par plus 4 milliards de personnes.
D’après une enquête menée par Adobe, les français passent en moyenne 3 heures chaque jour à consulter leurs emails professionnels et 2 heures à consulter leurs emails personnels. À la fin de la semaine, c’est donc plus de 10 heures consacrées uniquement aux emails.
Mais pourquoi passons-nous autant de temps dans les emails ?
L’explication tient en 2 raisons majeures :
– une consultation compulsive des emails : nombreuses sont les personnes qui consultent leurs emails plusieurs fois par heure
– lire et relire les emails plusieurs fois sans prendre de décision : c’est malheureusement le quotidien d’une grande majorité de personnes et cela constitue une pure perte de temps.
Que faut-il donc faire pour minimiser le temps passé à lire et à traiter les emails ?
Premièrement, supprimez les notifications d’arrivée de nouveaux emails et planifiez ensuite des créneaux dédiés à la consultation de vos emails. Cela vous évitera d’y aller toutes les 5 minutes.
Deuxièmement, réalisez que votre boîte de réception des emails devrait fonctionner comme votre boîte aux lettres. Elle sert à réceptionner et non pas à stocker ce que vous recevez. Elle devrait donc être vidée régulièrement.
Lorsque vous recevez un email et que vous le lisez, vous devez faire l’une des actions suivantes :
– répondre immédiatement en communiquant les éléments demandés par votre interlocuteur
– planifier une action dans votre agenda parce que nous n’êtes pas en capacité de la faire immédiatement
– transférer l’email à une autre personne plus qualifiée que vous pour traiter la problématique dont il est question dans l’email
– archiver l’email parce que les informations qu’il contient peuvent vous servir pour plus tard
– supprimer l’email parce que son contenu n’est pas si important que cela et il ne vous sera pas utile à l’avenir.
En implémentant ces changements, vous constaterez vous-même que vous allez passer de moins en moins de temps dans la gestion de vos emails et gagnerez ainsi un précieux temps au quotidien.
Conclusion
S’il est très facile de perdre du temps chaque jour, la bonne nouvelle est qu’il existe également des moyens simples que vous pouvez implémenter rapidement dans votre vie pour gagner du temps au quotidien.
J’ai identifié 5 pratiques dont nous avons discuté tout au long de l’article :
1 – Utiliser la méthode 5-20-1
2 – Réduire votre temps passé en ligne
3 – Décliner les réunions à faible impact
4 – Arrêter les fonctionnements inefficaces
5 – Traiter immédiatement les emails après lecture
Il vous appartient maintenant de choisir la pratique qui se rapproche le plus de votre situation actuelle et de définir les actions à mettre en oeuvre pour l’expérimenter dans votre fonctionnement au quotidien.
