Tout le monde aspire à bien gérer son temps et à être plus productif. Cette quête de productivité et de performance n’est pas nouvelle et elle ne date pas de notre époque. En effet, depuis la révolution industrielle jusqu’à nos jours, l’Homme n’a jamais cessé de chercher des moyens pour obtenir des résultats plus rapidement en faisant le moins d’efforts possibles. C’est ce qui donne naissance, année après année, à de nombreuses inventions technologiques toutes aussi novatrices les unes que les autres. C’est dire à quel point la gestion du temps et la productivité sont de véritables sujets d’actualité.
Il existe aujourd’hui de nombreux moyens et outils pour bien gérer son temps et devenir une personne productive. Il suffit de faire quelques recherches sur Internet pour en trouver. Mais il n’est pas toujours facile de s’en sortir dans la masse d’informations.
Sur la base de mes études sur le sujet depuis plusieurs années, de mes expériences personnelles et des coachings que j’ai pu faire avec de nombreuses personnes, je vais dans cet article partager avec vous un guide pratique en 7 étapes qui vous permettra certainement de parvenir à une meilleure gestion de votre temps et à l’augmentation de votre productivité.
Étape 1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer
Le temps c’est de l’argent, entend t-on souvent dire pour souligner son importance et estimer en quelque sorte sa valeur. Mais la vérité est que la valeur du temps est bien supérieure à celle de l’argent.
Simple et complexe à la fois, le temps est une notion quelque peu difficile à bien appréhender. D’un côté, on dit qu’il est rare mais de l’autre on se rend compte qu’on en dispose tous les jours. Contradictoire non ? De quel côté se positionner alors ? Laissez-moi partager avec vous ma citation préférée en gestion du temps :
Le temps c’est la vie. Il est irréversible et irremplaçable. Perdre votre temps c’est perdre votre vie mais maîtriser votre temps c’est maîtriser votre vie – Alan Lakein
Cette citation d’Alan Lakein est de mon point de vue la meilleure explication de ce qu’est le temps. En effet, il est important de réaliser que votre temps est intrinsèquement lié à votre vie. En d’autres termes, chaque jour qui passe et durant lequel vous n’utilisez pas bien le temps à votre disposition, vous êtes en train de bloquer la manifestation des accomplissements qui doivent sortir de votre vie. Ne pas bien gérer votre temps c’est vous préparer inconsciemment tous les jours à quitter la terre sans avoir accompli les rêves et projets qui font battre votre coeur, sans avoir résolu les problèmes de la société pour lesquels vous êtes une solution. Est-ce que vous voulez ? Je ne le crois pas.
Vous comprenez donc que la valeur de votre temps est aussi inestimable que celle de votre vie. De la même façon que vous faites attention à votre vie, faites donc également attention à votre temps parce qu’un jour viendra où vous ne pourrez tout simplement plus gérer votre temps. Oui un jour vous serez hors du temps, vous ne serez plus de ce monde…
Pourquoi faut-il bien gérer son temps ? Je crois qu’après ce qui vient d’être dit, la question est vite répondue ! LOL. Plus sérieusement, tant que vous n’aurez pas pris le temps de répondre en votre âme et conscience à cette question qui peut paraître banale de prime abord, il vous sera difficile de bien gérer votre temps. La vérité est que votre temps sur terre est limité. Vous le savez, je ne vous apprends rien. Mais en êtes-vous réellement conscient ? Commencez par changer votre rapport au temps et il vous sera ensuite plus facile de le gérer.
Étape 2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs majeurs
Vous n’êtes pas sur terre par hasard ! Personne n’est venu accompagner les autres sur terre ! Vous avez certainement déjà entendu ces phrases ou des phrases similaires et cela sonne peut-être un peu cliché. Vous n’y croyez pas trop ou vous vous posez des questions sur la raison de votre existence ? Vous êtes en bonne voie, vous tenez les choses par le bon bout.
Vous avez certainement chez vous une télévision, un fer à repasser, des assiettes, des verres, un balai ou un aspirateur… Ces objets vous servent-ils à quelque chose ? Certainement sinon vous ne les posséderiez pas. À votre avis, si des objets créés par l’Homme ont une raison d’être (but, mission), à combien plus forte raison l’Homme lui-même, qui a été créé par un être supérieur et plus sage que lui ?
J’aime souvent dire bien gérer son temps dans l’absolu ne veut rien dire. Vous gérez bien ou mal votre temps par rapport à une mission que vous avez à accomplir dans un temps qui vous est imparti. En vérité, c’est la connaissance et la pleine conscience de la mission pour laquelle vous êtes sur terre qui donnera le tempo de la manière dont vous allez gérer votre temps.
La mission de vie ou encore la mission pour laquelle vous êtes sur terre c’est le but de votre vie, la raison de votre existence. La vie terrestre est comme un grand puzzle. Chaque être humain en constitue une pièce. Autrement dit, pour que le puzzle soit complété, chacun doit apporter sa contribution.
Comment découvre-t-on sa mission de vie ? Question complexe et simple en même temps. Complexe parce que vous imaginez peut-être quelque chose d’extraordinaire et d’inaccessible (superman, batman, wonderwoman… LOL je plaisante ! Une mission de vie ne signifie pas forcément avoir un rôle prépondérant comme président, ministre, DG, maire…) et simple parce que tout est déjà en vous (talents, capacités, battements de coeur, frustrations, aspirations, etc.) et n’attend qu’à être mis en lumière.
Heureux ceux qui placent en toi leur appui ! Ils trouvent dans leur coeur des chemins tout tracés – Psaumes 84 : 5 (La Bible LSG)
Si vous achetez un appareil électronique et avez des interrogations sur son fonctionnement, vous allez sans doute consulter la notice prévue à cet effet par le fabricant. De la même manière, le meilleur moyen pour l’Homme de saisir sa mission de vie est de se tourner vers son Créateur. En se confiant en Lui, il obtient de la clarté par rapport à ce qu’il est appelé à faire dans la vie.
Et la vision alors dans tout ça ? C’est tout simplement la manière dont vous allez vous y prendre pour accomplir votre mission. C’est l’ensemble des orientations spécifiques et particulières ou encore votre feuille de route. Je parle de spécificités et de particularités parce que vous pouvez avoir la même mission de vie qu’une autre personne mais vous n’allez pas l’accomplir de la même manière. Ce qui vous distinguera des autres ce sera votre singularité.
Une fois que vous avez de la clarté sur votre mission de vie et votre vision, il vous appartient maintenant de vous fixer des objectifs et d’identifier différents jalons qui vous permettront de mesurer votre progression dans l’accomplissement de votre mission.
À présent que la mission de vie, la vision et les objectifs sont clarifiés, vous pouvez vous demander comment bien gérer votre temps pour maximiser l’accomplissement de votre mission.
Étape 3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs
Chaque jour vous avez des idées, des inspirations, des projets qui vous viennent à coeur. Il est important d’en garder une trace pour ne pas les perdre de vue. Lorsque vous prenez le temps de le faire régulièrement, il vous sera plus facile de créer des liens avec votre mission, votre vision et vos objectifs. De ces idées, inspirations et projets découleront des activités et tâches à accomplir qui nécessiteront d’optimiser votre organisation et de bien gérer votre temps.
Avant de voir comment effectuer votre capture, je veux ici souligner l’importance de mettre en place un système de capture. En effet, c’est l’une des fondations de tout système d’organisation. C’est lui qui vous permet de collecter diverses informations venant de multiples sources, de les organiser astucieusement et d’identifier comment les utiliser en les convertissant par exemple en activités et tâches à réaliser. Les informations collectées peuvent également vous servir comme bases, modèles ou sources d’inspiration pour vos différents projets.
Il existe plusieurs manières de capturer vos idées, inspirations, projets :
– Écrit : vous prenez des notes manuscrites ou via une application
– Visuel : vous réalisez des cartes conceptuelles (mindmaps) ou des sketchnotes si vous êtes de nature créative avec une fibre artistique
– Audio : vous enregistrez des informations en utilisant des supports sonores parce que vous êtes plus à l’aise avec ce moyen
Dans l’absolu il n’y a pas un moyen meilleur qu’un autre. Il s’agit surtout d’identifier celui qui est le plus adapté pour vous. Et cela dépend principalement de 3 paramètres :
– Type de mémoire : êtes-vous plutôt auditif, visuel ou kinesthésique ?
– Type de contenu que vous “consommez” habituellement : texte (blogs, livres, magazines…), audio (podcasts), vidéo (YouTube, Facebook Vidéos, etc.)
– Niveau d’utilisation des nouvelles technologies : avez une utilisation faible, moyenne ou plutôt forte des nouvelles technologies ? Par nouvelles technologies j’entends les outils numériques (applications mobiles, logiciels…) mais également les objets numériques (smartphones, tablettes…)
Quand votre système de capture est mis en place, vous savez où trouver l’ensemble de vos informations entrantes et extraire les activités et les tâches qui en découlent. Vous pouvez à présent vous demander comment prioriser et planifier l’ensemble de ces activités et tâches. C’est ce que nous verrons dans les 2 prochaines étapes.
Étape 4 – Prioriser stratégiquement vos activités
Toutes les activités identifiées dans votre système de capture n’ont pas la même importance. C’est la raison pour laquelle il faut les prioriser. Vous comprenez donc que bien gérer ses priorités est fondamental si vous voulez bien gérer votre temps.
L’important n’est pas de tout faire mais de faire le plus important – François Gamonnet
Prioriser ses activités revient à identifier quoi faire à quel moment ET surtout quoi ne pas faire. Chaque mois, chaque semaine, chaque jour, vous devez savoir quelles sont vos priorités c’est-à-dire quelles sont vos activités les plus importantes, celles qui doivent passer en premier.
Pour prioriser stratégiquement vos activités, vous ne devez pas perdre de vue votre mission de vie et votre vision. Elles constituent en quelle sorte votre boussole. En fonction de là où vous en êtes dans son accomplissement, vous saurez de “manière naturelle” si vous devez ou pas privilégier tel ou tel projet ou alors reléguer au second plan tel ou tel autre projet.
On peut distinguer 2 types de priorités :
– les priorités long terme : elles ont un impact sur votre mission de vie et votre vision en ce sens qu’elles peuvent vous détourner de votre destination finale ou vous retarder considérablement. Le respect de ces priorités déterminera où vous serez dans les prochaines années et influencera l’accomplissement de vos objectifs majeurs dans la vie.
La vérité est que si vous savez où est-ce que vous souhaitez être dans les prochaines 5 ou 10 années, il y a certains projets qui vous mettrez automatiquement de côté et d’autres sur lesquels vous vous focaliserez avec détermination.
– les priorités court/moyen terme : il s’agit des arbitrages que vous devez régulièrement faire entre plusieurs activités dans vos différents projets. L’idée ici est d’arriver à identifier quelles sont les activités qui ont le plus de poids et dont les conséquences futures de leur non exécution seront les plus négatives dans l’atteinte de vos objectifs, l’accomplissement de votre vision et la réalisation de votre mission de vie.
Vous ne pouvez pas échapper à la gestion des priorités si vous voulez bien gérer votre temps. C’est donc une étape qu’il ne faut absolument pas négliger.
Étape 5 – Planifier astucieusement vos activités
Lorsqu’on parle de gestion du temps, la plupart des personnes pensent presqu’automatiquement à la planification. Et c’est vrai, c’est une étape importante dans la mise en place d’une démarche d’optimisation de la manière dont on gère son temps. La vérité est qu’il n’est tout simplement pas possible d’être un bon gestionnaire de son temps si on n’est pas un bon planificateur.
Planifier c’est amener le futur au présent afin de pouvoir agir aujourd’hui – Alan Lakein
Pour planifier stratégiquement vos activités, vous devez BIEN utiliser les 2 outils incontournables de la planification à savoir l’agenda et la liste de tâches.
Beaucoup de personnes utilisent de manière interchangeable ces 2 outils, mais ils n’ont absolument pas la même fonction. S’il est vrai qu’ils travaillent en étroite synergie, chacun a un rôle bien précis. L’agenda vous aide à positionner vos activités dans un calendrier afin d’avoir une vision globale de ce que vous avez à faire. Quant à la liste des tâches, elle vous permet de lister et de prioriser l’exécution de l’ensemble des tâches requises pour réaliser les activités planifiées dans votre agenda. Vous comprenez donc pourquoi ces 2 outils travaillent en synergie.
Il existe aujourd’hui sur le marché plusieurs types d’agendas et de gestionnaires de tâches. Vous pouvez opter pour une version papier ou alors privilégier une version électronique. Même si j’aurais tendance à conseiller un outil électronique, la vérité est que chaque type d’outil a ses avantages et ses inconvénients.
Il n’y a donc pas de mauvaise ou de bonne solution, le plus important est de choisir un outil que vous allez réellement utiliser. En effet, il ne sert à rien de prendre la dernière application à la mode si c’est pour l’utiliser de temps en temps. Ceci étant dit il est également possible d’adopter un fonctionnement hybride : mi-papier, mi-digital.
Étape 6 – Exécuter efficacement vos tâches
Maintenant que vos activités sont priorisées et planifiées et que votre liste de tâches est prête, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action ! Et ce n’est pas forcément l’étape la plus simple…
De nos jours, il n’a jamais été aussi facile de se disperser. Lorsque les sollicitations ne sont pas digitales (nos outils et applications numériques et leurs multiples notifications), ce sont les êtres humains qui prennent le relai en nous interrompant de diverses manières. Il est donc plus que jamais important d’apprendre à travailler de manière focalisée.
En dehors des interruptions sur lesquelles vous n’avez pas toujours de contrôle, il y a 2 mauvaises tendances que vous devez juguler : le multitâche et la procrastination.
Le multitâche est une tendance qui a toujours eu le vent en poupe et de nombreuses personnes se vantent même de la pratiquer. Mais nous avons aujourd’hui des preuves scientifiques de ses effets négatifs sur notre productivité. Les études démontrent que notre cerveau ne sait pas faire plusieurs choses en même temps et soulignent que nous perdons du temps au lieu d’en gagner lorsque nous pratiquons le multitâche.
Il vaut mieux avoir l’oeuf aujourd’hui que la poule demain
– Proverbe Grec Antique
Quant à la procrastination, c’est une tendance qui ne date pas de notre époque puisqu’elle existait déjà à l’époque des philosophes grecs comme Socrate et Aristote sous le nom d’acrasie, qui signifie agir à l’encontre de son meilleur jugement. Autrement dit c’est lorsque vous faites une chose en sachant pertinemment que vous devriez plutôt en faire une autre.
L’impact négatif de la procrastination n’est plus à démontrer lorsque nous voyons le nombre de projets non menés jusqu’à leur terme ou encore le nombre d’objectifs non atteints chaque année par plusieurs personnes. Il est donc de la plus haute importance de mettre en oeuvre des stratégies éprouvées en finir avec cette mauvaise tendance.
Étape 7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires
C’est certainement l’étape la plus négligée lorsqu’on décide de mettre en place un système pour optimiser la gestion du temps et augmenter sa productivité. Mais comment pouvez-vous savoir si les actions que vous avez pu mettre en place fonctionnent réellement si vous ne les contrôlez pas ?
Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer
– Lord Kelvin
L’idée de cette septième et dernière étape est de vérifier dans quelle mesure ce que vous faites dans les étapes précédentes porte ou pas des fruits. En d’autres termes, contrôler vos résultats c’est vérifier que les actions que vous mettez en oeuvre vous permettent de mener à bien vos projets, d’atteindre vos objectifs et réaliser votre vision et votre mission de vie.
Pour contrôler vos résultats, vous pouvez par exemple vous poser ce genre de questions :
– la méthode de capture des informations que j’utilise actuellement est-elle réellement adaptée pour moi ?
– la manière dont je priorise mes activités est-elle pertinente ?
– est-ce que j’utilise correctement mon agenda ?
– n’ai-je pas tendance à confondre ma liste de tâches et mon agenda ?
– Etc.
Pour contrôler efficacement vos résultats, vous devez mettre en place :
– une revue périodique qui vous permettra de faire des états d’avancement réguliers sur la réalisation de vos projets
– des indicateurs de performance qui serviront à mesurer votre productivité sur des éléments bien précis que vous allez définir
– un système d’amélioration continue pour effectuer des ajustements suite à la mesure de votre performance, en mettre en place des actions correctives
Avoir un système de contrôle est un véritable incontournable quand on s’engage dans une démarche pour bien gérer son temps et augmenter sa productivité. Le contrôle vous permet en toute objectivité de savoir si vous allez ou pas dans la bonne direction en ce qui concerne la concrétisation de vos projets. Et en cas de fausse route, il vous permet de demi-tour à temps.
Conclusion
S’il est vrai qu’il existe de nombreux moyens et outils pour apprendre à bien gérer son temps et devenir une personne productive, il faut aussi souligner qu’il est très facile de se noyer dans la masse d’informations qu’on peut trouver sur Internet.
Pour vous faire gagner du temps, dans cet article j’ai exposé les 7 étapes issues de mes expériences et de mes études sur le sujet de l’organisation, de la gestion du temps et de la productivité :
1 – Comprendre la valeur du temps et pourquoi il est important de bien le gérer
2 – Clarifier votre mission de vie et votre vision et définir vos objectifs
3 – Capturer méthodiquement les idées, projets, activités et tâches en cohérence avec vos objectifs
4 – Prioriser stratégiquement vos activités
5 – Planifier astucieusement vos activités
6 – Exécuter efficacement vos tâches
7 – Contrôler vos résultats et effectuer les ajustements nécessaires
Vous voulez aller plus loin en approfondissant ces 7 étapes pour les mettre efficacement en pratique dans votre vie ? Je vous invite à rejoindre ma formation Maîtrisez votre temps et décuplez votre productivité qui vous aidera à (re)prendre le contrôle de votre temps.
